出荷作業の業務改善方法・手順とは？発生しやすいミスとおすすめシステム

出荷作業とは

出荷作業は、ネットショッピングで注文された商品を発送するだけではなく、在庫の管理や検品などの業務内容が該当します。

業務内容や扱う商品は倉庫ごとで変化します。しかし、送り状の作成や梱包など、注文されてから発送するまでの全行程を、出荷作業担当者が担うことが一般的です。

販売計画や在庫管理、出荷作業などは販売管理の一部です。販売管理についてもくわしく知っておきましょう。

出荷と出庫の違い

出荷は、商品の取り出し・検品・受発注管理などの作業を指す一方、出庫は倉庫から商品を取り出すことのみを指します。すなわち、出荷には出庫が含まれています。

出荷と発送の違い

発送は、ピッキングしてから運送業者のトラックに積み込むまでの作業を指します。出荷がピッキング・検品・梱包を経て倉庫から出されることを指すため、出荷ののち発送が進められます。

出荷作業における3つの手順

出荷業務の一般的な手順である受注から出庫までの流れを、3つに分けて紹介します。

ピッキング

ピッキング作業とは、商品の置いてある倉庫から伝票や指示書どおりのものを取り出す作業のことです。一概にピッキング作業と言っても、商品によってピッキングの作業工程は異なります。

ピッキングの際に必要な知識や経験は特にありません。しかし、重量のある商品を取り扱う際にはフォークリフトを使用するため、資格や運転免許などが必要となる場合もあるでしょう。

基本的には用意されたマニュアルどおりに必要な商品をピックアップすることがピッキングの役割です。場合によっては、検品や梱包を同時に行うこともあります。

出庫検品

出庫検品とは、商品に欠陥や問題がないかチェックする仕事のことです。

出庫検品作業では、食品類が腐っていないか、衣類は糸のほつれやシミなどの汚れがないかなどのチェック作業が該当します。

出庫検品作業は、完成品として出てきた商品が出荷できる状態かどうかを確認するため、ミスが特に許されない業務です。

出庫確定

出庫を確定させる際には、取引先に受注内容に対する納品書を発行し、在庫担当者が売上伝票を作成します。売上伝票の作成ができたら、納品書や振替用紙などを梱包し、指定された運送会社へ引き渡して完了です。

梱包作業では、ダンボールに入れるだけでなく、クッション材となる気泡緩衝材に包んだり、ダンボール以外の木箱や発泡スチロールの箱に入れたりする場合もあります。

倉庫で扱う商品によって、外箱や緩衝材は変化します。

出荷作業で発生しやすいミス

出荷作業は、商品の搬入から発送までのすべてを担う場合が多くあります。出荷作業でよく生じるミスのパターンを紹介します。

• 商品内容の間違い
• 商品数の間違い
• 送り先の間違い
• 付属品の入れ忘れ

商品内容の間違い

ユーザーが注文した内容とは違う商品が配送されるミスです。中でもよく起こる間違いは次のとおりです。

• サイズ
• カラー
• 品番
• モデル（新旧の違い）

商品のカラー表記が英語でされている場合、「BL」と「BK」と似ている略語による間違いが発生しやすくなります。

特に、多くのサイズやカラーを持つ商品では、このような間違いが起こりやすいでしょう。この場合、商品ごとに特有の対応策が必要です。

また、ピッキングの際に品番のみをチェックし、色やサイズなどを特定する下位の識別番号を見落としている場合にもよく起こります。

バーコードやQRコードの生成時、またはピッキングや品質検査の段階で、作業者が商品の詳細を完全に理解していない状態で機械的に作業するとミスが発生しやすくなります。

商品数の間違い

注文された内容と違う数で出荷してしまうのも、よく起こるミスのひとつです。新入社員でも経験豊富な従業員でも発生する可能性があります。

数量間違いは、ピッキング時の数の数え間違いや検査漏れが原因で起こりやすいミスです。送り状の数量欄に、発送リストに記載されている数量とは異なる数を間違って入力することも生じます。

同じ商品を異なる数量で複数の宛先に発送する場合、ミスが発生するリスクは高まるので注意が必要です。

送り先の間違い

送り状の貼り間違いや住所確認の確認ミスによって、荷物を誤った宛先に送ってしまうことも、よくあるミスです。

A社宛の荷物に誤ってB社の送り状を貼り付ける、あるいは逆のケースにより、A社の荷物がB社へ、B社の荷物がA社へ誤配されることがあります。

これは「テレコ」と言われ、同じくよく発生するミスのひとつです。荷物と送り状が一致している状態がなんらかの理由で乱れると、このような不一致が起こりやすくなります。

誤配送は個人情報の流出につながり、深刻な影響を及ぼす可能性があります。また、誤配送された荷物の回収や正しい宛先への再配送には、多大な時間とコストが必要です。

付属品の入れ忘れ

説明書や付属品、プロモーション用のチラシなど、商品と一緒に同梱すべきアイテムを忘れてしまうことがあります。

特に、プロモーション用チラシの同梱することで広告収入を得ている場合は、予想以上に重要な役割を果たしています。

付属品はピッキングリストに記載されていないアイテムもあるため、作業員は付属品を忘れずに同梱するよう細心の注意を払いましょう。付属品が多い部署では、忘れ防止のためにダンボールにマークを付けておく対策が求められます。

出荷作業の業務改善方法

ミスが起こってしまうと問題が大きくなり、労力もかかりがちな出荷作業において、業務効率化やミス削減につながる取り組みはどうすればいいのでしょうか。出荷作業を改善するアイデアについて紹介します。

マニュアル作成

出荷作業の効率を改善するには、マニュアル作成が欠かせません。

利用するバーコードスキャナーや商品の搬入手順、出荷作業時の確認項目に至るまで、さまざまなケースの出荷作業手順をマニュアル化しましょう。

アルバイトや派遣社員が担当することも多い出荷作業では、人材の流れが激しく、教える人や技術を持った人が常にいるとは限りません。マニュアルを見ただけで、すべてがわかる状態にであると望ましいでしょう。

ローケーション管理

ローケーションを管理し、どこにどの商品がどれだけあるか確認しやすくすることも大切です。ピッキングしやすくなれば、ヒューマンエラーも起きにくくなり、ミス防止につながります。

出荷スペースを広く取っておくことも大切です。送り先ごとに作業できれば、作業の際に混乱しなくて済みます。

バーコードやハンディターミナルの活用

バーコードスキャンやハンディターミナルを導入することで、商品情報や数量をその場で正確に確認できます。目視だけに頼らず、ミスの防止や作業スピードの向上につながるでしょう。

在庫のデータがリアルタイムで反映されるため、在庫状況のズレも減り、管理の手間が大きく軽減されます。

作業員への教育と定期的な見直し

現場スタッフへの教育はもちろん、定期的に作業手順や環境を見直すことで、管理のムダやミスを減らせます。新しいスタッフが入ったタイミングや、出荷量が増える時期はしっかり確認しましょう。

実際に現場で作業する人の声を取り入れることで、より現実的で効果的な改善策が見つかりやすくなるため、おすすめです。

倉庫管理システムや在庫管理システムの導入

人力での作業を減らすために、倉庫管理システム（WMS）や在庫管理システムの導入を検討するのもひとつの手段です。

これらのシステムは、入荷時や現在の在庫数やズレがないかを確認し、出荷作業のミスを減らすのに役立つシステムです。

また、出荷作業に特化したシステムもあるため、こちらも検討してみてください。

出荷作業におすすめのシステム2選

商品の受注後の物流作業を効率化してくれるサービスを2つ紹介します。受注・発送業務を自動化してくれるため、出荷作業を効率化させたいと考える方は、ぜひ参考にしてみてください。

• すべての作業をクラウドで一元管理
• アナログな物流作業にかかっていた時間を削減
• スモールEC向けのベストソリューション

ロジクラは、スモールEC向けのサービスです。スモールECの出荷作業をクラウドのパワーで効率化することによって、EC事業の出荷オペレーションを大幅に削減します。

同サービスは、専用アプリもあるため、スマートフォンを活用してピッキング・検品・宅配伝票の発行・クラウド上での在庫管理が可能です。

• ライバル不在の商品群多数
• 資金回収機会が増える
• 販売手数料が安い

クロスマは、無駄な作業コストをかけずに、売上・利益率・在庫回転・キャッシュフローを最大化するソリューションです。

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上記で紹介したサービス以外の出荷管理システムは、こちらの記事で紹介しています。

また、発送業務のみを効率化したい場合は、発送代行サービスを利用する手段もあります。課題にあわせて、検討してみてください。

出荷作業の自動化で業務改善を

現在では多くの企業が出荷効率化に役立つシステムを導入することで、出荷にかかる手間やコストを大幅に削減しています。

特にスマートフォンの普及により、インターネットで買い物をする人が増加しています。扱う商品によっては社内出荷では出荷作業が追いつかないケースも少なくありません。

今後、出荷作業の効率化を検討している方は、ぜひ本記事で紹介されている出荷作業におすすめのシステムを参考に、導入を検討してみてください。

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