不動産業界向けワークフローシステムおすすめ比較！解決できる課題

ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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不動産業界における主な課題

不動産業界は、他業界に比べてデジタル化やペーパーレス化の取り組みが遅れていると指摘されています。

紙文化が強く残る企業が多いことや、経営層の意識の差、そして煩雑な契約・承認業務が要因となり、業務効率化や生産性向上が妨げられているのが現状です。次に、不動産業界が抱える代表的な課題を解説します。

紙でのやり取りが基本の企業が多い

長年にわたり不動産業を営んでいる企業の多くは、古くからの慣習にもとづき紙ベースで業務を行っています。稟議や申請書類、さらには見積書や契約書まで紙で取り交わすケースも多く、ペーパーレス化が進まない要因です。

また、高齢の社員を中心にデジタル化に抵抗感を持つ層も存在します。そのため、若手社員が中心となってデジタル技術の利便性を広め、紙文化からの脱却を図る企業も増えつつあります。

DXの必要性を感じていない経営者もいる

不動産業界には、依然として「従来の方法で十分」と考える経営者も少なくありません。しかし、不動産取引においてもシステム利用が標準化していくなかで、顧客や取引先のニーズに応えるためにはデジタル化が不可欠です。

国土交通省による不動産IDの整備も進められており、今後はワークフローシステムを含むデジタルツールの導入が求められます。紙文化から脱却し、DXによって業務効率化と顧客対応力を強化することが競争力の鍵になります。

契約・承認業務に時間がかかる

不動産業界では契約手続きや承認フローが複雑で、紙ベースで進められるケースが多いため、処理に時間がかかるのが一般的です。承認者が出張中や不在の場合、書類が滞留して業務が停滞することも珍しくありません。

このような遅延は顧客対応のスピード低下にもつながり、機会損失や信頼低下のリスクを招きます。ワークフローシステムの導入によって承認プロセスを効率化すれば、これらの課題を大きく改善できます。

不動産業界で活用できるワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、稟議をはじめとした各種申請業務と、その確認・承認フローを効率化するシステムを指し、業界・業種を問わず広く導入されています。

各種申請書類の作成機能や申請から承認フローの設計機能、さらに文書管理に関する機能などが実装されています。クラウド型のシステムの場合、社員が社外から書類の申請やチェックが可能です。

外部システムと連携できる製品も多く、書類申請以外にも、広く業務効率化を実現できる場合もあります。ワークフローシステムシステムの機能について、さらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

不動産業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由

ペーパーレス化やDXの遅れなど、不動産業界の課題を解決するには、ワークフローシステムの導入が有効です。ワークフローシステムがどういった形でペーパーレス化の促進に役立つか、具体的な機能とともに確認しておきましょう。

生産性の維持・向上が可能

ワークフローシステムは各種申請書類の作成から、承認に至るまでの流れを電子化できます。

紙ベースのやり取りでは申請から承認まで、どうしても時間がかかってしまいます。しかし、ワークフローシステムならば処理のほとんどをシステム上で完結できるので、社員の手間を大幅に削減可能です。

不動産業界は慢性的な人手不足のところも多く、さまざまな業務を兼任している社員が珍しくありません。書類に関する業務をシステムで効率化できれば、他のコア業務にかけられる時間が増えるため、業務生産性も向上するでしょう。

作業の高速化と人的ミスの削減につながる

ワークフローシステムによる書類申請業務の効率化により、作業の高速化と人的ミスの削減も可能です。基本的にシステム上での作業となるので、ミスが発生した場合にも気付きやすく、素早く修正できます。

ワークフローシステムのなかには、作業漏れが発生した場合や、申請のし忘れが起こった場合に、アラートで知らせてくれる機能を有する製品も少なくありません。最適な承認ルートを任意に設計できる機能もあるので、全体の効率を考えて作業フローを構築できます。

また、書類の作成に関してテンプレートを登録・利用できるシステムも多いため、稟議に関するものだけではなく、見積書や請求書の作成も効率化できます。

不動産業界向けワークフローシステムの比較

不動産業界におすすめ、不動産業界で導入実績のあるワークフローシステムを紹介します。

バクラク申請は、搭載AI-OCRにより複数枚の請求書や領収書などを一括で読み取れるワークフローシステムです。読み取った情報を自動入力してくれるので、申請書作成の手間削減につながります。

申請承認をスマートフォンアプリで完結でき、設定した承認期限にもとづく承認催促に自動対応できます。並列承認をはじめ自社規定に合った承認経路の設定や、申請内容に応じた承認経路の自動分岐が可能です。

請求書受取や経費精算などに対応するサービスをシリーズで展開しているので、バックオフィス業務における幅広い課題解決に役立ちます。不動産業界はもちろん、企業規模や業種問わず利用されています。

グルージェントフローは、シンプルな操作性で使いやすい、クラウド型のワークフローシステムです。端末を選ばず稟議の申請から確認・承認が可能で、申請フォームの作成とルート設計が簡単にできます。

書類はExcelやWordをコピー&ペーストして作成できるほか、多数のテンプレートを利用できます。承認経路もノーコードで設計できるので、初めてワークフローシステムを導入する組織でも、問題なく運用できるでしょう。

さらに、グループウェアと連携して文書やタスクを管理できる機能や、ビジネスチャットと組み合わせて承認依頼や確認などの自動通知ができる機能もあります。IT業界を中心として建設業界や保険業界、不動産業界にも多くの導入事例があり、あらゆる業界に柔軟に対応できるシステムです。

ワークフローEXは、Excel で作成した稟議を、そのままワークフローに適用できるシステムです。インストールが不要で、そのままドラッグ&ドロップで申請ができるので、誰にでも使いやすいのが魅力です。

手軽でシンプルな画面構成ですが、申請から承認に関する基本機能をはじめ、文書の検索やリマインダーなど、ワークフローの設計と効率化に必要な機能が網羅されています。

オンプレミス・クラウドのどちらもリリースされているので、環境にマッチした方を選択するとよいでしょう。自動車業界や運送業界・小売業界など、さまざまな業界で導入されており、不動産業界にも問題なく対応できます。

MAJOR FLOW ワークフローは、XML形式で帳票フォームの設計データを作成できる「FormDesigner」を利用して、簡単に申請書画面を作成できるツールです。

書類の申請から承認までの流れを自由に設計でき、「承認」や「否認」「催促」「代筆」といったように、さまざまな場面に対応できるのが特徴です。立場によって使い分けが可能な共有トレイ機能や、申請書の検索機能も備えているので、書類業務全般の効率化を実現できます。

事業規模はもちろん、さまざまな業界に広く対応できるシステムです。無料トライアル版が利用できるので、まずは機能性や操作性を確認してみるとよいでしょう。

X-point Cloudは、紙イメージの入力フォームをベースに、ノーコードでワークフローを設計できるシステムです。紙の帳票をそのまま運用する感覚なので、電子システムに不慣れな社員でも問題なく利用できるのが魅力です。

書類の作成から申請・承認に関する機能はもちろん、文書の検索やデータ集計に関する機能も充実しています。柔軟なルート設計が可能であり、部門・部署による柔軟な使い分けが可能なので、複雑な組織構造の企業でも問題なく運用できます。

実際、不動産業界をはじめ、建設業界・広告業界・流通業界・小売業界など幅広く導入されており、学校法人への導入事例も少なくありません。あらゆる組織に柔軟に対応できるシステムといえるでしょう。

AgileWorksは、組織改編や業務変更に対して、柔軟に対応できる拡張性を備えたワークフローシステムです。紙の入力フォームのような感覚で操作が可能で、ノーコードでシステムを運用できることが特徴です。

既存の文章フォーマットをそのままフォームとして利用できる機能や、書類の申請から承認までのフローを任意に設計できる機能はもちろん、書類管理に関する機能も充実しています。

基幹システムやマスタ連携で機能を拡張できるため、多くの業界に柔軟に対応している点も魅力です。実際、不動産業界をはじめ、製造業界や建設業界・広告業界・金融業界など幅広く導入されており、学校法人への導入事例もあります。

環境の変化に応じて柔軟に業務フローを変更したい場合や、グループウェアをはじめ、さまざまな外部システムとの連携を図りたい場合などにおすすめです。

intra-mart ワークフローは、申請・承認などの業務プロセスをデジタル化し、社員の生産性を向上できるワークフローシステムです。

社員の書類申請から承認までのフローのみならず、業務プロセス全般の処理やシステム連携にも対応しています。

これから書類業務を電子化したい企業はもちろん、すでに管理システムを運用している企業にもおすすめです。豊富な連携機能により、組織全体の業務生産性を向上できるでしょう。

日本の商慣習に合ったワークフローを設計できるので、不動産業界はもちろん、建設業界や製造業界などにもおすすめです。

実際、これらの業界を含め、さまざまな業界の企業に導入されています。導入にあたっては無料トライアルに加えて、オンラインデモの利用も可能です。

Streamlineは、稟議書や各経費精算書など、さまざまな申請書に対応したワークフローシステムで、金額や内容による条件分岐や柔軟なルート設定ができます。

紙の書式やExcelをそのままのイメージで電子化でき、入力項目をドラッグ&ドロップするだけで、簡単にフォーマットの作成が可能。わかりやすい管理画面で、複雑なルート設定ができる機能も有しています。

さらに、Google WorkspaceやMicrosfoft 365との連携や、APIを用いることで外部システムからの自動申請やデータ取得にも対応しています。

IT業界を中心に保険業界や広告業界・建設業界などで広く利用されており、不動産業界にも問題なく導入可能です。30日間は無料でお試しできるので、まずは使い勝手を確かめてみましょう。

不動産業界向けワークフローシステム導入のメリット

不動産業界では、契約書や稟議などの業務フローが複雑で時間がかかることが多く、生産性の低下や人的ミスが発生しやすい環境です。

ワークフローシステムを導入することで、こうした業務を効率化し、社員の負担を軽減するとともに、企業全体のパフォーマンスを高められます。次に、導入によって得られる具体的なメリットを紹介します。

社員の生産性を維持・向上できる

ワークフローシステムを活用することで、紙ベースの煩雑な業務をデジタル化し、効率的に進められるようになります。申請や承認の流れがオンラインで一元管理されるため、社員は本来の業務により多くの時間を割けるようになり、結果として生産性の維持や向上につながります。

また、業務の進捗状況がリアルタイムで可視化されるため、滞留や遅延を早期に把握できる点も大きなメリットです。これにより、現場社員だけでなく管理職にとっても業務管理が容易になります。

作業の高速化と人的ミスの削減につながる

ワークフローシステムは、申請内容の自動チェックや承認ルートの自動設定などを行えるため、作業スピードが大幅に向上します。従来のように紙の書類を手作業で確認する必要がなくなり、入力漏れや承認忘れといったヒューマンエラーの防止にも効果的です。

さらに、電子化によって記録が自動で残るため、監査対応やトラブル発生時の検証もスムーズになります。結果として、業務品質の向上とリスク低減を同時に実現できます。

不動産業界向けワークフローシステムで社員の生産性を向上

各種申請書類の承認までの流れを効率化でき、ペーパーレス化にも役立つのがワークフローシステムです。

不動産業界はDXが遅れているといわれていますが、今後は業務のあらゆる面でデジタル技術の活用が不可欠になります。ワークフローシステムの導入をきっかけに、業務フローの電子化を進めるとよいでしょう。

ワークフローシステムを選ぶ際には、料金プランの確認はもちろん、利用できる機能やベンダーのサポート体制なども確認することが大事です。組織全体の生産性の向上を目指すならば、電子契約システムや経費精算システムなどと連携できるかも確認する必要があります。

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また、本記事で紹介した各システムの詳細は、記事内の「詳細はこちら」ボタンから確認できます。ボタンからは各システムの口コミもチェックできるので、料金や機能と口コミを照らし合わせ、より自社に合うシステムを選んでください。

環境に合ったシステムを慎重に選択し、社員の業務負担を軽減するとともに、生産性の向上に努めましょう。なお、不動産業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。

• 不動産業界向け電子契約システム
• 不動産業界向け顧客管理システム