CRM(顧客管理システム)には多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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介護業界で活用できるCRMの機能
CRMの機能には、顧客情報を一元管理できる機能をはじめ、マーケティングの支援や、顧客分析に関する機能などがあります。
顧客と良好な関係を構築し、満足度を高めることで、LTVの最大化につながる機能も備わっているため、業界・業種を問わず広く活用されているシステムです。
さまざまなプロモーションを支援する機能も豊富なため、新規顧客の獲得からリピートの促進まで、幅広いシーンで利用できるのが特徴です。
介護業界は慢性的な人手不足により、限られた人員を効率的に活用しなければいけません。
少子高齢化により、介護需要は高いものの、コスト管理の問題や法規制に関する問題を抱えています。介護スタッフの業務負担が増大しがちなので、CRMで業務効率化を図りつつ、顧客一人ひとりと良好な関係を築く工夫が求められます。
CRMは優れた顧客管理機能やコミュニケーション機能を備えているため、積極的な導入が望まれます。CRMの機能について、より詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご確認ください。
介護業界における顧客管理の課題
介護業界の顧客管理は、問い合わせから入居判定まで関係者が多く、人手不足の中で電話・紙・Excelが混在しやすい業務です。履歴が欠けると入居機会の逸失や監査対応の混乱につながり、現場が疲弊しやすくなります。
- 折り返しの遅れによる機会損失：見学後の折り返しが夜になり、家族の関心が薄れて他施設へ流れかねません
- 同意・説明の履歴が散逸する：同意書や家族説明が紙とメールに散り、監査やクレーム時に経緯を示せず不安が残ります
- 二重入力が事務を圧迫：受付メモや電話帳が分散し、入居判定会議の直前に情報が欠けて判断が止まりやすいです
人手不足によるスタッフの業務負担の増大
介護業界では慢性的な人手不足が続き、現場はシフトを埋めるだけで精一杯になりやすいです。余力がない状態で見学予約や入居相談の電話対応まで抱え、疲弊が離職につながりがちです。
少子高齢化で介護ニーズは増える一方、夜勤や身体介助の負担が重く、経験者ほど現場を離れる傾向もあります。結果として、生活相談員や管理者が複数業務を兼務せざるを得ません。
限られた人数で介護記録や家族連絡に加え、紹介元（居宅ケアマネ・病院・地域包括）への連絡や空床調整も進める必要があります。折り返しが遅れると入居機会を逃し、現場のストレスがさらに増えるでしょう。
法制度への柔軟な対応が必要
介護業界は介護保険制度の影響が大きく、介護報酬改定や運用通知の変更で必要な記録・同意・説明が増減しやすい業界です。制度変更を見落とすと、加算の算定漏れや監査での指摘につながるリスクがあります。
人手不足の介護施設では、同意書の取得状況や家族への説明履歴を紙とメールで追いかけるだけでも限界になりがちです。担当者の異動や退職が重なると、いつ誰が何を説明したかが追えず、クレーム対応が長期化することもあります。
制度対応を現場任せにすると、相談対応の質もブレやすく、紹介元への報告や家族対応のタイミングが遅れがちです。法改正が入っても入居希望者や家族との信頼関係を保つには、履歴を残して引き継げる運用体制が欠かせません。
IT化の遅れも深刻
介護業界では、IT化の遅れも深刻な課題となっています。IPAが公開している資料※にあるグラフでは、医療・福祉は全業種の中で最もDXが進んでいないことがわかります。
介護スタッフの業務効率化に役立つシステムを導入する以前に、デジタルインフラが不足しているところも少なくありません。また、介護スタッフのITスキル不足も課題であり、施設のIT化が進まない要因のひとつとなっています。
※出典：情報処理推進機構（IPA）「DX白書2023 」（2026年3月9日閲覧）
IT化を積極的に進めるには、業務プロセスにデジタル技術を導入するメリットを現場のスタッフに理解してもらうための工夫が求められます。そのうえで、CRMをはじめとした業務効率化や生産性の向上に寄与するシステムを、積極的に導入するとよいでしょう。
介護業界におけるCRMの導入メリット
介護業界の顧客管理は人手不足の中で属人化しやすく、対応遅れや履歴欠けが入居機会の損失につながりがちです。CRMを活用すると、現場の抜け漏れと監査リスクを同時に減らせます。
折り返し遅れを防ぎ入居決定を早める案件管理
介護施設の入居相談は、家族の問い合わせから見学、情報確認、入居判定まで工程が多く、生活相談員や管理者が兼務すると折り返しが遅れがちです。入浴介助の応援に入っている間に折り返しが夜になり、家族の温度感が下がって他施設に流れかねません。
CRMで案件ステータスと次アクションを一元化し、折り返し期限のリマインドや担当者のタスクを自動で回すと、対応漏れを減らせます。紹介元（居宅ケアマネ・病院・地域包括）への確認も前倒しできるため、入居判定の停滞を短縮しやすいです。
同意・説明の証跡を残し監査とクレームに強くする
介護業界は介護保険制度や介護報酬改定の影響を受けやすく、同意書の取得や家族への説明内容が増減しやすいです。記録が紙やメールに散ると、担当者が変わると経緯が追えず、家族対応がこじれて炎上する不安が残ります。
CRMに同意・説明・連絡・クレームの履歴を時系列で残し、添付や更新履歴も管理できれば、監査やトラブル時に証跡をすぐ提示できます。役割別の権限設定で個人情報の閲覧範囲を絞れるため、運用を崩さずコンプライアンスを守りやすいでしょう。
スマホ入力と連携で二重入力を減らし情報欠けを防ぐ
受付メモや個人の電話帳、Excel台帳が混在すると、入力が「事務所に戻ってまとめて」になり、入居判定会議の直前に医療情報や家族要望が欠けることがあります。情報が揃わないまま会議が止まれば判断が翌週に持ち越され、現場の負担と焦りが積み上がります。
CRMをスマホ前提の最短入力にし、必須項目を絞ったフォームで登録できると、共用タブレットでも履歴が残せます。メールや電話メモ、既存の介護ソフトと連携して二重入力を減らせば、入力が定着しやすくなり、判断材料の不足を防ぎやすいです。
介護業界向けCRMの選び方
介護業界の顧客管理は人手不足の影響を受けやすく、入力が止まると入居機会の損失や監査対応の不安につながります。導入後に現場が元に戻らないよう、最初に押さえるべき基準を整理します。
入力定着の設計（スマホ・役割分担）
介護業界の顧客管理は、入居相談の電話や見学予約など「その場で動く」対応が多く、入力が後回しになると折り返し遅れで機会損失になりかねません。生活相談員や管理者が兼務する現場では、入力が重いCRMほど使われず、入居相談台帳が紙に戻るリスクがあります。
スマホで、見学予約や折り返し連絡を必須項目を絞ったプルダウン中心の画面で完了できるかを確認してください。生活相談員・管理者・事務で入力項目を出し分けられるか、期限・担当者・未対応が一覧で見えるリマインダーがあるかも重要です。共用端末で担当者を切り替えやすいログイン方式かどうかも欠かせません。
履歴・証跡と権限（同意・家族説明）
介護保険制度の運用や介護報酬改定の影響で、同意書の取得状況や家族への説明内容を正確に残す重要性が高まっています。記録が紙やメールに散在すると「いつ誰が何を説明したか」が追えず、監査対応やクレーム対応が長期化する不安が残ります。
同意・説明・連絡・クレームの履歴を、入居相談者（利用者）単位で時系列に追えるかを確認しましょう。更新履歴は「誰が・いつ・どの項目を」変えたかまで残る仕様だと安心です。職種・拠点・役職で閲覧範囲を分けられる権限設計と、添付（同意書PDFなど）の保管ルールもチェックが欠かせません。
連携とデータ移行（介護ソフト・Excel台帳）
介護現場では、入居相談台帳がExcel、連絡履歴が個人メモ、利用開始後は介護記録や介護請求（レセプト）ソフトと、情報が分断されやすい構造です。二重入力が続くと定着が止まり、入居判定会議の直前に医療情報や家族要望が欠けて判断が止まりやすいです。
介護記録・介護請求ソフト、メール、電話メモについて、どの方法で連携できるかを確認してください（API連携で自動取り込みか、CSVによる週次または月次の手動連携か）。Excel台帳の移行では、項目マッピングだけでなく重複データの名寄せ方針まで支援できるかが重要です。紹介元（居宅介護支援事業所のケアマネジャー、病院、地域包括支援センター）別に履歴と集計ができるかも、導入効果を左右します。
介護業界の課題をCRMで解決できる理由
介護業界では、慢性的な人手不足や法制度への対応に関する課題が指摘されていますが、CRMを導入すれば解決に向けた一助となります。その理由を、CRMの機能や特徴とともに解説します。
顧客管理のシステム化により業務負担を軽減できる
CRMの導入により、顧客情報の管理や営業活動など、さまざまな業務を効率化できるため、スタッフの業務負担を軽減できます。
介護スタッフは日々の介護業務をこなしながら、顧客との関係構築にも力を入れなければいけません。日常業務の多さから、長時間労働につながっているケースが多くあります。
そこで、CRMによって一部の業務を効率化・自動化できれば、スタッフが重要な仕事に注力できるようになり、顧客との良好な関係も築けるでしょう。CRMを軸にスタッフ間の情報共有もしやすくなり、介護業務の質の向上にもつながります。
法改正にも柔軟に対応できる
営業やマーケティングに関する業務をクラウド型CRMで自動化・効率化しておけば、法改正にもスムーズに対応できるようになります。クラウド型であれば、法改正にもベンダーが対応してくれるためです。
システムの運用が定着するまでは、ある程度の手間と時間がかかるでしょう。しかし、スタッフが問題なく運用できるようになれば、法改正や業務体制の変更にも柔軟に対応できるようになります。体制の変更が現場にもたらす混乱も、最小限に抑えられます。
ただしCRMをはじめ、ITシステムを導入する際には、被介護者データの扱いやセキュリティなどに関して、さまざまな要件をクリアしなければいけません。施設のデジタルインフラの状況や、現状における情報管理体制などを考慮し、どのようなシステムを選択・導入すべきか、慎重に判断する必要があります。
CRMをきっかけに介護DXの推進が可能に
CRMの導入を皮切りに、業務システムのデジタル化を進め、介護DXを推進できます。CRMは介護現場にも多くのメリットをもたらすため、これまでIT化に興味のなかった管理者やスタッフでも、利便性を理解しやすいでしょう。業務効率化を実現できるとわかれば、その後のデジタル化に関する協力も得やすくなります。
特に介護スタッフは、CRMの活用で業務負担が軽減されるため、介護DXの推進も後押ししてくれる可能性が高いでしょう。介護DXは業界全体の流れでもあるので、早い段階で進めておけば、業界における競争優位の確立にもつながります。
【特化サービス】介護業界特化のおすすめCRM3選
介護業界に特化したおすすめのCRMを紹介します。
| 比較項目 | カイゴCRM | ゴリラSFA | カナミッククラウドサービス（施設・有老・サ高住システム） |
|---|---|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | △ | △ | △ |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | △ | △ | × |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | △ | △ | △ |
| 初期費用 | 要問い合わせ | 50,000円 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ | 50,000円＋1,000円/ID | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 要問い合わせ | 要問い合わせ | あり |
カイゴCRM
カイゴCRMは、介護業界の入居・利用の問い合わせ管理に特化したクラウド型CRMです。問い合わせ者ごとの案内履歴や施設見学予定、待機状況までをひとつのデータベースで追えます。
地域包括支援センターや居宅介護支援事業所、病院などへの営業状況も見える化でき、施設と本部で状況共有が進みます。スマホやPCから確認できるため、折り返し遅れの不安を減らしやすいです。
カイゴCRMの機能
| 機能 | 対応可否 |
|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | △（問合せ・見学・待機を一元管理、リマインドは記載なし） |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | △（案内履歴などを登録可、権限は記載なし） |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | △（スマホ・PCで閲覧可、外部連携は記載なし） |
ゴリラSFA
ゴリラSFAは、医療・介護業界向けに特化したSFA/CRMです。案件のパイプライン管理やKPI集計により、拠点別・個人別の状況も把握しやすくなります。
顧客からの問い合わせやクレームを管理し、部門をまたぐ対応でも抜け漏れを防ぎやすい設計です。スマホ対応やAPI連携も可能なため、入力と連携の負担を抑えやすいでしょう。
ゴリラSFAの機能
| 機能 | 対応可否 |
|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | △（案件パイプライン管理は可能、リマインドは記載なし） |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | △（問合せ・クレーム管理は可能、権限は記載なし） |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | △（スマホ対応・API連携を明記、最短入力UIは記載なし） |
カナミッククラウドサービス（施設・有老・サ高住システム）
カナミッククラウドサービス（施設・有老・サ高住システム）は、入居前の問い合わせや見学情報を記録・検索でき、見込み客の管理まで行える介護向けシステムです。入居後は請求業務に加え、バイタルやヒヤリハット・事故報告などの記録にも活用できます。
入力データを基に統計分析やベッドコントロールもでき、施設と本部で情報を集約しやすい構成です。ケアプランデータの連携をはじめ、データ連携も強みとしており、二重入力の不安を減らす助けになります。
カナミッククラウドサービス（施設・有老・サ高住システム）の機能
| 機能 | 対応可否 |
|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | △（問合せ・見学の記録/検索で見込み客管理） |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | ×（同意書・説明履歴や権限は公式情報で確認できず） |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | △（ケアプランデータ連携などデータ連携を提供） |
【汎用】介護業界にもおすすめのCRM6選
介護業界にもおすすめのCRMを紹介します。
| 比較項目 | Mazrica Sales | F-RevoCRM | kintone | 戦略箱ADVANCED | Zoho CRM | Synergy! |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | △ |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | ◯ | ◯ | ◯ | △ | ◯ | △ |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | △ |
| 初期費用 | 0円 | 0円〜 | 0円 | 要問い合わせ | 0円 | 118,000円 |
| 月額費用 | 6,500円/ID〜（最小10ID） | 10,000円〜 | 1,000円/ユーザー〜（最小10ユーザー） | 4,000円/ユーザー（最小10ユーザー） | 2,400円/ユーザー〜 | 20,000円〜 |
| 無料トライアル | あり | あり | あり | あり | あり | あり |
Mazrica Sales
Mazrica Salesは、関係各所との関係構築から営業活動の可視化までをサポートするCRMです。病院やケアマネージャーなどとの関係構築といったプロセスを含め、営業活動をマネジメントできます。
提案件数やクロージング率などの数値も可視化でき、成約数はもちろん、途中経過となる提案数や施設の見学数などを考慮して管理できます。
モバイルアプリによる名刺情報の取り込みや、ツール連携によって顧客情報の入力を半自動化でき、集約した情報をもとに顧客理解を深められます。
Mazrica Salesの機能
| 機能 | 対応可否 |
|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | ◯（案件・アクション管理＋通知/オートメーション） |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | ◯（権限設定＋監査ログで「いつ誰が何を」確認） |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | ◯（モバイルアプリ＋Google連携/API連携） |
F-RevoCRM
F-RevoCRMは、散在する顧客接点をまとめて管理できるのに加えて、紙の業務フローをスムーズにデジタル化できるCRMです。システム上でさまざまな情報を自動で連携できるようにするのが特徴で、ワンクリックで請求書の発行もできます。
また、ニーズに合わせた顧客接点の管理ができるため、組織のCX向上にも寄与します。リード管理から代理店管理、名刺管理、請求書管理まででき、介護業界や医療業界、製造業界など、多くの企業に導入されています。多種多様な情報を扱えるので、営業支援ツール（SFA）としても有用です。
F-RevoCRMの機能
| 機能 | 対応可否 |
|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | ◯（案件/タスク更新を起点にワークフロー自動化） |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | ◯（更新履歴の自動管理＋項目/モジュール権限制御） |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | ◯（スマホアプリ＋API/外部サービス連携） |
kintone
kintoneは、業務に応じたアプリを作成できる、サイボウズ社のクラウドサービスです。顧客案件の管理からプロジェクト管理・受発注管理など、さまざまな業務を効率化できます。
部門別・部署別に使える豊富なテンプレートを備えており、業務プロセスに応じて、スタッフが活用しやすいアプリを作成できます。システム上でのデータの蓄積・検索もスムーズで、アプリを介して社員間・部門間の円滑なコミュニケーションが可能です。
申し込み後、すぐにアプリの作成を開始できる手軽さも魅力で、アプリの操作体験や30日間の無料体験版を利用できます。まずは試験的に導入するとよいでしょう。
kintoneの機能
| 機能 | 対応可否 |
|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | ◯（担当/締切＋ステータス管理＋リマインダー通知） |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | ◯（レコード変更履歴＋アプリ/レコード権限） |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | ◯（モバイルアプリ＋REST APIで外部連携） |
戦略箱ADVANCED
戦略箱ADVANCEDは、充実した営業管理機能に加えて、情報ポータルとして顧客情報を社内で共有できるシステムです。営業活動のDXを推進できるシステムとして、介護業界をはじめ、IT業界や医療業界など、多くの企業に導入されています。
スタッフの活動管理やスケジュール管理機能だけでなく、CRMとして、見込み・実績管理や顧客管理に関する機能も利用できます。集計機能による施策の効果測定や、顧客データの多角的な分析も可能です。
無料トライアル版が用意されているので、まずは豊富な機能を確認するとよいでしょう。
戦略箱ADVANCEDの機能
| 機能 | 対応可否 |
|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | ◯（商談プロセス管理＋タスク/ToDo＋アラーム発行） |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | △（クレーム管理＋各種権限設定、操作ログは記載なし） |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | ◯（スマホでQR/コードチェックイン＋CSV/Office365連携） |
Zoho CRM
Zoho CRMは、業種や事業規模を問わず、さまざまな企業に選ばれているCRM/SFAです。使いたい機能やスケールに応じて柔軟にプランを選択できるため、小規模な介護施設から、全国規模で展開している事業者まで幅広く利用できます。
月額2,400円から利用できる手軽さと、豊富な機能が特徴です。最新機能が頻繁にリリースされているので、適切に組み合わせて運用するとよいでしょう。ノーコード・ローコードで自由にカスタマイズも可能で、操作はドラッグ&ドロップ中心で、誰にでも使いやすいのも魅力です。
Zoho CRMの機能
| 機能 | 対応可否 |
|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | ◯（案件管理＋タスク管理＋活動リマインダー） |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | ◯（監査ログ＋権限管理） |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | ◯（モバイルアプリ＋API連携） |
Synergy!
Synergy!は、ユーザーの使いやすさを徹底的に考えたデザインと、堅牢なセキュリティが特徴のCRMです。集客や顧客情報の管理から、クロスチャネルでのメッセージングまで対応しており、豊富な分析機能も備えています。
可能な限り不要な機能を削ぎ落とし、操作性のよい画面構成を実現しているため、必要な機能にすぐアクセスできるのが特徴です。マニュアルを見なくても操作を覚えられるので、忙しい介護現場でもスムーズに利用が定着するでしょう。ベンダーによる各種サポートや、活用支援サービスも充実しています。
Synergy!の機能
| 機能 | 対応可否 |
|---|---|
| 問い合わせ〜見学〜入居判定の案件ステータス管理＋タスク自動リマインド | △（問い合わせ管理で対応状況/優先度を管理） |
| 同意書・説明履歴・クレーム経緯の時系列ログ化＋権限管理（閲覧制御） | △（権限設定/操作ログあり、同意書等は運用設計が前提） |
| スマホ前提の最短入力UI＋二重入力を減らす連携 | △（外部連携/APIあり、スマホ入力は記載なし） |
介護業界向けCRMでスタッフの業務負担を軽減しよう
CRMは顧客情報をまとめて管理・共有できるシステムとして、多くの企業に利用されています。
マーケティング支援機能や豊富な分析機能を備えた製品が多く、スタッフの情報管理に関する業務を効率化できるため、介護の現場でも役立つでしょう。業務プロセスにCRMを組み込むことで、法改正にもスムーズに対応できます。
導入するシステムを選ぶ際には、必要な機能が網羅されているか確認し、操作性やカスタマイズ性にも注目しましょう。介護施設にはIT管理者がいないケースが多いので、システムトラブルが発生した際、すぐにサポートを受けられるかも重要です。
複数のCRMを比較検討したうえで、環境やニーズに合ったものを慎重に選ぶ必要があります。また、介護業界ではCRMに関連して、次のようなサービスも導入されているので、あわせて利用を検討してみましょう。
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