保育園向け電子契約システムおすすめ比較！解決できる課題
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保育園で活用できる電子契約システムの機能
電子契約システムの機能には、主に契約締結に関するものと、契約書管理や契約書にかかる業務を効率化できる機能があります。具体的には契約書のテンプレート機能や書面の送信機能、ステータス管理やリマインドに関する機能などが豊富に実装されています。契約書の作成から契約の締結・書面の管理に至るまで、一連の業務をまとめて効率化できるのが特徴です。
保育園では重要な保育業務に時間を取られるため、保育士がそれ以外の業務に充てる時間をなかなか確保できないケースが少なくありません。
そこで電子契約システムを保育園が導入すれば、紙による契約書の締結に比べて簡単に手続きができるようになり、保育園側・保護者側の双方の手間を削減できます。
事実、契約書の作成機能やステータス管理機能など、手早く契約を進められる機能が多いので、各地で導入が広まっています。電子契約システムの機能についてさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご確認ください。
保育園の契約業務に関する課題
保育園では、保育士との雇用契約の締結や入所希望者とのやりとりなどに関して、さまざまな課題を抱えています。普段の業務において解決すべき課題は何か、ここで確認してみましょう。
契約まわりの業務に時間を取れない
保育園は慢性的な人手不足に陥っているところが多く、職員が保育業務に時間を取られており、なかなか書類仕事に手が回らないケースは珍しくありません。
とくに、紙の契約書を使っている保育園では一つひとつの契約業務に時間がかかるため、職員の長時間労働の原因といわれています。電子契約システムの導入により保育士の負担を減らしつつ、契約書関連の業務をスムーズにこなせる体制の構築が必要です。
契約書の管理にも手間がかかる
紙の契約書の場合、契約締結後の管理にも手間と時間を要します。保育士との雇用契約書に加えて、入園希望者との契約書などの管理も必要です。とくに雇用契約の更新時期や入園希望者との契約が増える時期は、多くの書面を取り交わす必要があり管理が複雑になりがちです。
また、書類の保管場所も確保しなければならず書類整理も必要となるため、業務負担が大きくなる可能性があります。業務が煩雑になると、書類紛失のリスクや情報の記載漏れが発生するリスクが高まるので、その観点からも早急な契約書の電子化が必要です。
IT化が遅れている保育園も目立つ
働き方改革の推進のため、積極的に業務のIT化を進めている保育園もありますが、多くの施設ではIT化が遅れているのが現状です。契約書まわりの業務もIT化されていないところが多く、いまだ紙での契約書の締結が主流といえるでしょう。
また、インターネット環境が満足に整っていなかったり、複数の職員がパソコンを共有していたりする保育園も珍しくありません。契約書に関する業務に限らず、アナログ処理の業務が多く、保育士の生産性が上がらない原因といわれています。
記録作業もほぼ手書きなため効率が悪いところが多いので、電子契約システムの導入をきっかけとしたDXの推進が求められています。
保育園の課題を電子契約システムで解決できる理由
保育園では契約書まわりの業務負担や、IT化の遅れなどの課題を抱えていますが、電子契約システムの導入により、課題をクリアできる可能性があります。その理由を、電子契約システムの機能や特徴とともに、簡単に解説します。
契約まわりの業務効率を向上
電子契約システムの導入により、契約書にかかる業務の大幅な効率化が可能です。紙での契約の場合、契約書の印刷や郵送・署名押印などの作業が発生し、相手にも手作業を求めなければいけません。さらに、契約書の管理や廃棄にも手間がかかってしまいます。
一方、電子契約を締結できるようにしておけば、契約書作成から契約締結・契約書管理まで、システム上で完結が可能です。相手も電子契約に対応できる体制でなければいけませんが、互いに電子契約が可能ならば、正確かつスピーディーに契約を結べます。
契約書の管理コストの削減も可能
電子契約システムを導入すれば、契約まわりの業務効率化に加えて、契約書の管理コストも削減できます。紙の契約書の保管場所に難儀している保育園は多く、整理にも時間がかかってしまうため、職人の長時間労働の原因となるケースも珍しくありません。
紙の書類を電子化してシステム上で契約できる状態ならば、データの管理に手間がかからず改ざんやなりすましなどの不正行為も防げます。紙の契約書のように紛失のリスクもゼロではありませんが、電子データならばアクセス制限機能や電子署名・タイムスタンプ機能などにより、厳格な管理が可能です。
電子契約システムをきっかけに保育DXを実現
電子契約システムにより、IT化が遅れている保育園でも電子契約システムの導入をきっかけに保育DXの実現が可能です。
電子契約書は今後、保育園でもより一般的になるのは間違いありません。ITスキルが低めの職員でも必要性を感じてもらいやすいため、スムーズに導入できる可能性が高いでしょう。電子契約システムの有用性が広く認識されれば、ほかのITシステムの導入もしやすくなります。
保育園向け電子契約システムのおすすめ比較
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※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
Docusign - ドキュサイン・ジャパン株式会社
Docusignは、世界中で利用されている有名な電子契約サービスです。契約書の管理はもちろん、ワークフローの自動化により手作業を削減し、業務全体の効率化を図れます。
世界基準の堅牢なセキュリティにより、パソコンのみならずスマートフォンやタブレット端末からも安全に利用可能です。文書の準備から署名・捺印まで、ガイドにしたがうだけで操作できるので、30日間の無料トライアル版も用意されています。
電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサインは、文書の性質や相手に応じて柔軟に契約締結ができる電子契約サービスです。1回あたりの送信料が安く、他社ではオプションや上位プランでのみ利用できる機能が標準で搭載されているのが魅力です。導入時もGMOグループの充実したサポートを受けられます。
月額9,680円（税込）から利用できる有料プランに加えて、お試しのフリープランもあり、月に8件まで無料で送信できます。
SMBCクラウドサイン - ＳＭＢＣクラウドサイン株式会社
SMBCクラウドサインは、日本の法律に特化した、弁護士監修の電子契約サービスです。印刷から製本・押印・スキャンなど、紙での契約書にかかるプロセスをオンラインで完結できるようになり業務スピードを大幅に改善できます。
契約締結プロセスの効率化により、間接的な人件費も削減できます。メガバンクの厳格なセキュリティにより、安全に電子契約書を管理できるのも強みです。導入の際には、SMBCグループへの導入ナレッジを活用した充実したサポートを受けられます。
ContractS CLM - ContractS株式会社
ContractS CLMは、契約のライフサイクル管理を実現し、契約書に関する業務をシステムに集約できる管理ソリューションです。契約にかかるプロセスの一元管理が可能で、契約者とのやりとりや承認プロセスに至るまで、すべてシステム上で完結できます。
電子契約の進捗確認も容易で、契約業務を効率的に進められるのが特徴です。契約書の雛形管理はもちろん、他社から受領した契約書のレビューや承認にも対応可能です。紙と電子文書の共同管理もできるので、これからDXを進めるIT業界やサービス業界・飲食業界などのさまざまな企業に導入されています。
DX-Signは、書類や印鑑・契約書に関する作業を、すべてオンライン化できる電子契約サービスです。契約の締結から送付先の選定・電子署名など、必要な機能が網羅されています。通信の暗号化と保存ファイルの暗号処理により、安全に書類を管理・運用できます。
初期費用が一切かからず、完全無料で電子契約のお試しが可能なので、まずは操作性や機能を確かめてみるとよいでしょう。IT業界や不動産業界など、多くの業界・業種に導入されており、保育園・幼稚園への導入もおすすめです。
eformsign - 日本フォーシーエス株式会社
eformsignは、契約書をはじめ、多くの文書を簡単に電子化できるクラウド型の電子契約サービスです。開発知識がなくても簡単に電子書式の作成ができます。顧客との契約書締結や管理はもちろん、稟議書の管理にも活用でき、文書のワークフローに簡単に組み込めるのが強みです。
さらに、自動入力機能による手間の削減や多数文書の一括作成が可能で、厳密な権限管理にも対応しています。ユーザーガイドや動画ガイドなど、導入時に役立つサポートも充実しているので、まずは機能性や使い勝手を確認してみましょう。
保育園向け電子契約システムで保育士の負担を軽減しよう
電子契約システムは、契約書の作成から契約の締結・契約後の文書管理に至るまで、すべてをシステム上で完結できる機能を有しています。テンプレートを使って簡単に書面を作成でき、強固なセキュリティで安全に契約書データを管理できるため、個人情報を多く取り扱う保育園での導入も広まっています。
うまく運用できれば、保育士の業務負担を軽減できるのに加えて、入所希望者にも契約書まわりの手間をかけずに済むようになるでしょう。導入するサービスを選ぶ際には、機能性や操作性はもちろん、既存のシステムとの相性や連携性にも注目する必要があります。
近年は多くの電子契約サービスがリリースされているため、どれが施設の環境やニーズに合っているか、慎重に判断しましょう。無料トライアル版が利用できるものも多いので、まずは実際に使ってみるのがおすすめです。
なお、保育園では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。
