ビジネスチャットを社外連絡として利用するメリット・デメリット・選び方

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するメリット

ビジネスチャットは、社内のコミュニケーションツールとしてすでに導入している企業も少なくありません。ビジネスチャットのなかには、社内だけでなく、社外連絡ツールとして利用できるサービスもあり、メールや電話に比べてスムーズにやりとりできる点が魅力です。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するメリットは、具体的に次のようなことが挙げられます。

リアルタイムでのやりとりが可能

ビジネスチャットは、メールや電話と比べてリアルタイムでのやりとりが可能です。緊急の連絡や確認・相談事項などにも素早く対応できます。

また、ビジネスチャットでは、相手のオンライン状況や既読状況を確認できるため、コミュニケーション効率や業務効率が向上します。

記録として残せる

ビジネスチャットでは、やりとりしたメッセージやファイルの履歴を残せるため、後から内容を確認したり、共有したりしたい場合にも便利です。過去のやりとりから検索も可能です。

また、ビジネスチャットでは、メッセージやファイルをカテゴリーやタグで分類したり、重要なものにスターを付けたりできるため、整理や検索がしやすくなります。

セキュリティ体制が万全

ビジネスチャットでは、メッセージやファイルの暗号化やパスワード保護などのセキュリティ対策が行われています。これにより、社外の相手とやりとりする際にも、情報漏えいや不正アクセスのリスクを低減できます。

また、ビジネスチャットでは、メッセージやファイルの送信先や閲覧権限を細かく設定できるので、必要な相手だけに情報を共有できます。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するデメリット

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用する場合のデメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

共通のツールを使用しなければならない

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するには、クライアントと同じツールを使用する必要があります。メールの場合はメールソフトの種類が異なっていても送受信できますが、ビジネスチャットの場合は同じツールでなければ送受信できません。

すでにクライアントがビジネスチャットを利用している場合はそのツールに合わせることや、クライアントごとに複数のツールを使い分ける必要があることも考えられます。

コミュニケーション量が増える

ビジネスチャットは、リアルタイムでのやりとりが可能な反面、メールや電話よりも多くのやりとりが発生することがデメリットとして挙げられます。

急ぎの内容ではなくても、チャット通知が来るたびに対応していると本来の業務に集中できなくなったり、ストレスを感じたりすることで、生産性やメンタルヘルスに影響を与えることも考えられます。

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するためのルール

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するには、最低限ルールを設ける必要があります。具体的には次のようなルールを設けることでトラブルの回避や、信頼性の向上につながります。

• 利用時間を決める
• 使用の連絡ツールと分ける

利用時間を決める

ビジネスチャットは、リアルタイムでのやりとりが可能となる一方で、内容や緊急度に関わらずスピーディーな返信対応に囚われがちです。

社外の相手とは、業務時間や休日が異なる場合があるため、利用時間をあらかじめ決め、利用時間外や休日には返信対応を行わないなどのルールを設けることで、負担を軽減できます。

さらに、利用時間外にメッセージを送る場合は、返信の期限や優先度を明記するとスムーズです。

私用の連絡ツールと分ける

ビジネスチャットは、社外の相手とも気軽にコミュニケーションができるため、仕事以外の話題にも及ぶケースもあります。

しかし、ビジネスチャットでのそのようなやりとりは、公私混同していると疑われる原因にもなるため、私用の連絡ツールと線引きをして利用する必要があります。

また、記録として残るため、、プライバシーや倫理に関する問題が発生する恐れもあります。ビジネスチャットは、仕事の連絡に限定し、私用の連絡は別のツールを使用してください。

社外連絡用のビジネスチャットを選ぶときのポイント

社外連絡用のビジネスチャットを選ぶときには、次のようなポイントを考慮することがおすすめです。

セキュリティ体制は万全か

社外の相手とやりとりする際には、機密情報や個人情報などのセキュリティに関するリスクが高まります。

そのため、メッセージやファイルの暗号化やパスワード保護などのセキュリティ対策が行われているか、送信先や閲覧権限の設定が細かくできるかなどを確認しましょう。

ほかにも、メッセージやファイルの削除や閲覧期限の設定ができるかなどもあわせて確認しておくと安心です。

操作性に優れているか

ビジネスチャットは、業務中に頻繁に利用するツールとなるため、操作性に優れていることが重要です。シンプルなUIや、メッセージやファイルの送受信がスムーズに行えるかなどを確認しておくと安心です。

外部サービスとの連携は可能か

ビジネスチャットは、社外の相手とのコミュニケーションだけでなく、業務の効率化や自動化にも役立ちます。たとえば、カレンダーやスケジュール管理ツール、CRMやプロジェクト管理システムなどと連携ができると、業務の効率化や生産性向上にもつながります。

シェア率はどのくらいか

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして利用するには、相手と同じツールを使用しなければなりません。多くの利用実績があるビジネスチャットであれば、相手先の企業でも導入しているツールである可能性が高くなります。

また、多くの利用実績があることで、操作性や機能性が担保されている点からも、導入しやすいといえます。

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次の記事では、おすすめのビジネスチャットを紹介しています。ツール導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

社外連絡にもビジネスチャットを導入して業務効率化を目指そう

ビジネスチャットを社外連絡ツールとして使用する際のメリット・デメリットや注意点を解説しました。ビジネスチャットは、社外の相手ともリアルタイムでのやりとりができる便利なツールである一方で、コミュニケーション量が増えることやツール選定の面で気をつけなければなりません。

対応時間や会話の内容など、一定のルールをあらかじめ設けて、導入することがおすすめです。セキュリティや操作性、外部サービスとの連携、シェア率などのポイントを考慮して、適切なツールを選んでください。

ビジネスチャットは複数あり、機能や特徴がそれぞれ異なるため、比較検討して自社に合うものを導入し、業務効率を高めましょう。

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