オンプレミス型のグループウェア比較6選！クラウド型と比べたメリットとデメリット

グループウェアとは

グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのソフトウェアです。従業員同士が、場所や時間にとらわれず、業務に必要な情報にアクセスしたり、コミュニケーションをとったりできます。グループウェアには、主にオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

グループウェアのオンプレミス型とクラウド型の違い

グループウェアのオンプレミス型とクラウド型にはそれぞれ異なる特徴があります。一般的に、オンプレミス型は大企業に、クラウド型は中小企業から中堅企業、一部の大企業に適しています。

	オンプレミス型	クラウド型
導入期間	数か月〜1年以上	1か月〜数か月
主なコスト	初期費用とサーバー管理費用	月額または年額のライセンス費用
カスタマイズ性	◯	△
保守運用の工数	△	◯
セキュリティ	自社の基準に沿った要件で組める	サービス提供会社が一定程度対応

オンプレミス型のグループウェア

オンプレミス型は、自社でサーバーやソフトウェアを管理する方式です。セキュリティ対策をしやすい点、古めのシステムと連携しやすい点、カスタマイズしやすい点が特徴です。大規模な組織や高度なセキュリティを求めている企業に適しています。

クラウド型のグループウェア

クラウド型は、インターネットを通じて提供されるサービスです。サーバーやソフトウェアなどのインフラは、サービス提供事業者が管理するため、導入が容易で初期費用を抑えやすいです。また、テレワークをはじめ多様な働き方に対応しやすいメリットもあります。

オンプレミス型グループウェアのメリット

オンプレミス型のグループウェアを導入して得られるメリットは次のとおりです。

機密情報を厳重に管理

オンプレミス型グループウェアは、自社サーバー内にデータを保管するため、情報漏えいのリスクを低減できます。社内ネットワークからのみアクセス許可する運用をしやすく、機密情報を扱う企業でも導入が可能です。

既存システムとの連携

オンプレミス型グループウェアは、開発できれば既存の基幹システムと連携できる点が強みです。クラウド型はユーザーから人気な新しめのシステムとしか連携できないケースが多いものの、オンプレミス型は追加開発しやすいため独自のシステム連携もカスタマイズできます。

安定稼働でストレスフリー

オンプレミス型グループウェアは、自社サーバーで運用するため安定した動作が見込めます。インターネット回線をはじめとした外部環境に左右されないため、システム停止を許されない環境において、自社内で対策しやすいメリットがあります。

長期的なコストパフォーマンス

オンプレミス型グループウェアは、初期費用が高額なものの、長期的に見るとランニングコストを抑えられるケースがあります。特に、利用者数が多い大規模な組織では、クラウド型よりもコストを抑えやすいです。

オンプレミス型グループウェアのデメリット

オンプレミス型のグループウェアには次のようなデメリットもあります。メリットとデメリットを天秤にかけ、最適な選択肢を取りましょう。

初期費用が高額

オンプレミス型は、ソフトウェアのライセンス費用だけでなく、サーバー構築や追加開発の費用によって導入までのコストが高額になる傾向にあります。前もって見積もりを立て、オンプレミス型とクラウド型のいずれが費用対効果に優れているのか分析しましょう。

保守と運用に専門知識が必要

オンプレミス型は、自社でサーバーの管理やソフトウェアのアップデート、トラブル対応をします。そのため、専門知識をもつ担当者が必要で、人材育成や採用にコストがかかります。

災害時や障害時のリスク

オンプレミス型グループウェアは、自社サーバーで運用するため、災害やサイバー攻撃のリスクも自社にて対策が必要です。そのため、バックアップをはじめとした災害対策は事前に計画しておきましょう。

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オンプレミス型とクラウド型のいずれがよいか判別つかない場合には、クラウド型のグループウェアも並行して調査を進めるとよいでしょう。

オンプレミス型グループウェアが適しているケース

オンプレミス型のグループウェアは次のような企業に適しています。

セキュリティ要件が高い企業

金融機関や官公庁、研究機関といった機密情報を多く扱う企業では、オンプレミス型のグループウェアが候補となります。自社サーバー内でデータを管理できるため、クラウド型よりもセキュリティレベルを高めやすく、厳格なセキュリティ要件を満たせます。

カスタマイズを重視する企業

独自の機能を追加したい場合や古めの既存システムと連携したい場合は、オンプレミス型グループウェアが適しています。クラウド型に比べて自由度が高く、企業独自の運用に合わせてカスタマイズできるため、多くの状況でシステム連携が可能です。

安定稼働を最優先する企業

オンプレミス型のグループウェアは、自社サーバーで運用するため、ネットワーク環境に左右されず、安定したパフォーマンスを発揮します。そのため、業務の中断や遅延を避けたい企業にとって貴重な選択肢となります。

利用者数が多い企業

オンプレミス型グループウェアは、初期費用は高額ですが、利用者数が増えても追加費用が発生しないため、長期的に見るとコストを抑えられる可能性があります。クラウド型グループウェアは、利用者数に応じて月額料金が発生してコストが高額になるケースもあるため、両者を試算して比べてみましょう。

オンプレミス型のグループウェア6選

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Garoonは、10名から数万名まで幅広い企業に適したグループウェアです。Garoonは、次のような特徴があります。

• 社内のシステムや情報を集約したポータル
• 高度な管理機能に加え、カスタマイズにて他システムと連携
• 4言語対応によりグローバルなビジネスでも利用可能

NI Collabo 360は、30個以上のアプリケーションを統合した経営改善型グループウェアです。NI Collabo 360には次のような特徴があります。

• スケジュールや文書管理をはじめとした30以上のサービス
• テレワーク時の就業管理や災害時の安否確認も搭載
• 可視化経営システムと連携し経営情報を360°見える化

desknet's NEOは、510万ユーザー以上^※の導入実績をもつ国産のグループウェアです。desknet's NEOには次のような特徴があります。

• 官公庁や金融機関での導入実績あり
• ChatGPTによるAIアシスタントを搭載
• 同社のAppSuiteと連携してノーコードでアプリ開発

※出典：「desknet's NEO 公式サイト」2024年4月現在

Chat&Messengerは、ビジネスチャット、Web会議、文書、スケジュール、ワークフロー、勤怠管理などを統合したグループウェアです。Chat&Messengerには次のような特徴があります。

• LAN内専用メッセンジャーでセキュリティ面も安心
• オンプレミスとクラウドの両方に対応
• クラウドのフリープランでトライアル可能

StarOfficeは、セキュリティに強みをもつ国産のグループウェアです。StarOfficeには次のような特徴があります。

• 攻撃対策、情報漏えい、誤送信防止対策などセキュリティ対策が充実
• ドラッグ＆ドロップでの操作をはじめ使いやすく設計
• 人事システムとの連携で運用を楽に

テレワンプラス

テレワンプラスは、業務効率化を支援するコラボレーションシステムです。テレワンプラスには次のような特徴があります。

• 1つのツールでプロジェクト管理や顧客管理を内包
• ガントチャートやカンバン表示にて視覚的にわかりやすい
• 見積書や請求書の作成といったドキュメント機能も

オンプレミス型はセキュリティ要件が高い企業におすすめ

オンプレミス型グループウェアは、クラウド型と比較して初期費用や運用コストはかかりますが、セキュリティやカスタマイズ性、安定稼働など多くのメリットがあります。特に、セキュリティ要件が高い企業や利用者数が多い企業にとっては、よい選択肢といえるでしょう。

グループウェアを選ぶ際には、搭載されている機能のほかに、他システムとの連携、運用コストなどを踏まえて比較検討しましょう。あわせて各サービスの口コミも見ておくとよいです。