請求書をペーパーレス化する方法 - 発行側と受領側 | メリットや注意点、おすすめシステム6選

注目の請求書発行システム、サービス資料まとめ

請求書のペーパーレス化とは

請求書のペーパーレス化とは、紙の請求書に代わり、電子データで請求書を発行および受領することです。電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙で受領した請求書をデータ化して保存し、紙の原本を破棄できます。

これにより業務効率化やコスト削減、環境負荷軽減など、多くのメリットをもたらします。近年、電子帳簿保存法の改正によって電子請求書の法的効力が強化されており、今後もペーパーレス化の流れはさらに加速していくでしょう。

【発行側】請求書をペーパーレス化する方法

請求書を発行する側にとって、ペーパーレス化は業務効率化やコスト削減に直結する重要な取り組みです。具体的な方法としては、次の2つが挙げられます。

WordやExcelで作った請求書をPDF化する

WordやExcelで作成した請求書をPDF化し、メールに添付して送信したりオンラインストレージで共有したりする方法です。手軽に始められるものの、電子帳簿保存法の要件を満たすためにはタイムスタンプを付与したり適切なファイル名で保存したりと手間がかかります。

請求書発行システムを使う

請求書発行システムを利用すれば、請求書の作成から送信、管理までを効率的に行えます。システムによっては電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も自動で行われるため、法令違反のリスクを軽減できるのもメリットです。請求書の自動作成や入金消込機能を搭載しているシステムもあります。

【受領側】請求書をペーパーレス化する方法

請求書を受領する側にとっても、ペーパーレス化は業務効率の改善やコストの削減につながります。具体的な方法としては、次の3つが考えられます。

取引先に電子請求書の発行をお願いする

最もシンプルな方法は、取引先に電子請求書の発行を依頼することです。これにより、紙の請求書の処理や保管の手間を省けます。ただし、取引先によっては電子請求書に対応していない場合もあるため、事前確認が必要です。

受領した紙の請求書をデータ化する

紙の請求書を受領した場合、スキャナやスマートフォンアプリなどを利用してデータ化する方法があります。データ化することで、検索性や管理の効率が向上します。ただし、電子帳簿保存法の要件を満たすためには、適切な解像度でスキャンしたり、タイムスタンプを付与したりしなければなりません。

請求書受領サービスや受領代行サービスを利用する

請求書の受領からデータ化までをサポートしてくれるサービスもあります。大量の請求書を処理する場合や、電子帳簿保存法への対応に不安がある場合におすすめです。ただし、サービスによっては費用がかかるため、コストとのバランスを考慮しましょう。

請求書をペーパーレス化するメリット

請求書のペーパーレス化には、業務効率化やコスト削減だけでなく、持続的な成長につながる多くのメリットがあります。

郵送や保存にかかるコストの削減

紙の請求書の場合、印刷代や郵送代、保管スペースの確保など、多くのコストが発生します。ペーパーレス化によってこれらのコストを削減でき、財務状況の改善に貢献します。

請求書のやり取りがスムーズになる

電子請求書であれば、メールやシステムを通じて即座に送受信するため、郵送によるタイムラグを解消できます。また、紛失や誤配のリスクも軽減され、請求書のやり取りがスムーズになります。

請求書処理の効率化

紙の請求書では、手作業での入力や処理が必要となり手間も時間もかかります。ペーパーレス化により、これらの作業を自動化すれば、業務効率が向上します。

請求書の管理や検索が楽になる

電子データとして保存された請求書は、キーワード検索や日付による絞り込みなど効率的な検索が可能です。必要な請求書をすぐに探し出せるため、請求書処理のスピードが改善されます。

請求書をペーパーレス化する際の注意点

請求書のペーパーレス化を進めるうえで、最も重要なのは電子帳簿保存法の要件を満たすことです。電子帳簿保存法では、電子データとして保存された帳簿や書類の法的効力を保証するためのルールを定めています。要件を満たしていない場合、税務調査で不利な扱いを受ける可能性があります。

改ざん防止策が必要

電子データは改ざんされるリスクがあるため、改ざん防止のための措置を講じなければなりません。具体的には、タイムスタンプの付与や訂正履歴の保存などが求められます。

一定以上の解像度が必要

紙の請求書をスキャンして電子化する場合は、一定以上の解像度で保存する必要があります。解像度が低いと、文字が判読できず、税務調査で問題になるかもしれません。

原則として7年間の保存が必要

電子請求書は紙の請求書と同様に、原則として法人は7年間、個人事業主は5年間保存する必要があります。保存期間が短いと、税務調査で問題になる可能性があります。

【発行側】請求書のペーパーレス化におすすめのシステム2選

マネーフォワード クラウド請求書は、請求書をはじめとする各種帳票をテンプレートから簡単に作成できるシステムです。合算請求や印影登録の機能が搭載されており、業界・業種問わず帳票をペーパーレス化できます。マネーフォワード クラウド請求書には次のような特徴があります。

• 過去の品目名を学習して入力補助
• 一度登録した取引先を選択でき送付先が多くても簡単
• フォーマルからカジュアルまで多様なテンプレート

Misocaは、月10通までの請求書を無料で作成できるシステムです。見積書・納品書などの帳票にも対応しているほか入力補助もあり、さまざまな帳票の管理を効率化できます。Misocaには次のような特徴があります。

• 送付数に応じたプラン設定でコストの無駄を省きやすい
• 有料プランならメール・FAX送付も可能
• メールやチャット、電話、画面共有サポートあり

【受領側】請求書のペーパーレス化におすすめのシステム2選

Bill Oneは、紙の請求書をはじめさまざまな方法で送られる請求書をまとめてオンラインで受領してくれるサービスです。同社提供の名刺読み取りのノウハウを活用しているのが強みです。Bill Oneには次のような特徴があります。

• スキャンの代行までしてくれるためテレワークが可能
• 請求書処理のステータスをすぐに確認
• CSVファイルで出力し会計ソフトと連携

TOKIUMインボイスは、さまざまな形式の請求書の受取りからスキャン、電子データ化まで代行するサービスです。会計ソフト連携や請求書のオンライン処理の機能が搭載されており、ペーパーレス化と効率化を両立できます。TOKIUMインボイスには次のような特徴があります。

• 取引先への送付先変更の連絡まで代行
• 請求書の支払い申請・承認・仕訳もオンラインで完結
• クラウド上で請求書を閲覧・検索

【発行・受領】電子請求書の送受信ができるシステム2選

invoiceAgentは、取引先と共同利用できる電子取引ソリューションです。請求書をはじめとする帳票の送受信やAI-OCRの機能が搭載されており、作成はもちろん受領した請求書のペーパーレス化もできます。invoiceAgentには次のような特徴があります。

• 文書のライフサイクルを種類別に記録・管理
• タイムスタンプ付与やPeppol準拠のデータ送受信で法令順守
• 高精度な5つのOCRと自動画像補正による高い認識率

e-メイサイプロ - 株式会社 シスプロ

e-メイサイプロは、取引先を巻き込んで請求書をペーパーレス化できるシステムです。請求書の送受信やPDFアップロードの機能が搭載されており、レイアウトを変えずに紙の請求書をペーパーレス化できます。e-メイサイプロには次のような特徴があります。

• 見積書や納品書などの帳票にも対応
• 取引先にメールを送付して、送付管理画面からダウンロード
• 取引先企業は自社への電子請求書を無料で発行できる

請求書のペーパーレス化でコスト削減を進めよう

請求書のペーパーレス化は、コスト削減や業務効率化といったメリットに貢献する取り組みです。電子帳簿保存法やインボイス制度の要件を踏まえつつ、適切なシステムを選択することで成長につなげましょう。