NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 各部署、担当ごとにナレッジが蓄積されており共有が難しい状態だった 共有を試みるが EXCELやWORD、PDF等 では情報にたどり着くことも容易ではなく、また作成者にとっても負担になる作業だった 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ※先ずは情報の作成が短時間、簡単に行えすぐに扱え、スマホにも対応 ※手間のかかる図の貼り付けや加工がブラウザ内で完結、外部URLにも対応 ※タグやキーワードがなくても全文検索で検索ができ、権限や外部共有も可能で紙ベース、EXCEL等のデータによる漏洩が起こりにくい ※問い合わせは「キーワード検索」一本で表示でき、改版の心配もない

導入前の課題はリモートワークに伴い部署間の連携をスムーズにする、人により異なる引き継ぎに統一したマニュアルを作成したい、であった。ナレッジ蓄積の場の必要性もあった。導入し、今まで口頭で行っていた伝達事項も全て投稿することにより皆が周知し履歴も残ることからナレッジの蓄積へとつながっている。画像編集や動画埋め込みがあり視覚的に理解しやすいマニュアル作成ができる。Google mapの埋め込みもできる。また社外共有もURL発行で可能なので議事録にも使用可能。検索ツールとしては更に優秀。見つからないはない。管理面、ファイル、ページ、個人リポートを集計でき分析が容易。グループ単位で通知ができ非常に便利。

導入前の課題 WordやExcelでナレッジを管理していたため、最新版が分からず探しづらい、散在する問題があり、情報を探すのに毎回時間がかかっていました。 導入後の効果 notepmでナレッジを一元管理することで、「どこに情報がある？」という無駄なやり取りが大幅に減少しました。タグや検索機能も優れているため、必要な情報がすぐ見つかるようになり、作業時間が短縮しました。

自分が新入社員だった頃はまだNotePMのような情報共有ツールが導入されていなかったので、仕事中にわからないことがあれば毎回上司に直接尋ねなければならず、叱責されることもあり極力無駄な質問はしたくないと思ったものですが、NotePMの導入以降、新入社員は何かわからないことがあればNotePMを確認すれば大抵の疑問は解決できるので、上司に何回も同じ質問して叱責されることもなく、業務の円滑化、職場環境の改善に大きく貢献していると感じます。

マニュアルはもともとエクセル上で管理しており、エクセルを使えない社員はマニュアル作りたくても作ることができなかったので、それが原因でマニュアルの項目が増えない、投稿者が一部に絞られてしまうという問題が出ましたが、NotePMならマークダウンでページを作成できることで、文字通り誰でもマニュアルを作成できるようになり、様々な角度からの項目を充実させることができました。

【導入前の課題】 社内の情報共有が属人的で、必要な資料を探すのに時間がかかることが多かった。 属人化されたマニュアルの作成手順があり、他者が介入しづらかった 【導入後の効果】 基本テンプレートからマニュアル作成することで、属人化しないマニュアル作成ができた。 カテゴリ分けやタグ付けにより、整理された状態でナレッジを蓄積でき、マニュアル検索がスムーズになった。

リモートワーク導入にあたり、以前のように隣のデスクの社員に聞きたいことを聞くということができなくなり、他のツールのチャットを引き続き使用していたがあまりにも非効率になっていた。また他の業務を可視化するツールを徐々に導入していたが、一元管理の保管場所の問題、情報共有の場を作る必要があった。 そこでいくつかトライアルをした結果御社導入に至る。どのファイル、PDFに入っている情報も検索できるという検索力の高さ、他のツールにない全文検索が可能という強力なツール。容易な投稿に閲覧記録もわかりモチベーションが向上し投稿したくなる使用でコミュニケーションも活発になった。共有、管理が容易になったので業務も効率化。属人化の問題もなくなる。わからないこともNotePMで質問でき他の部署からのアドバイスも返ってくるようになりリモートワークでも連帯感を感じれるので意欲向上になった。マークダウンも慣れる。散在していたファイルがまとまり他部署のワークフローをも可視化したことでお互いの業務への理解が深まった。新しいコミュニケーションの形だと実感している。

導入前は業務に関するノウハウ、各部署におけるマニュアル、その他議事録などが部署ごとの管理であった為属人化しており情報共有に関する意識も低く、増え続ける情報、ファイルの管理は煩雑になっており、また活用もできていなかった。 社内フローを円滑にする上でまず情報共有ツールの見直しが始まり社員が使用しやすい、参加しやすいことを前提に複数のツールのトライアルをした。notePMの導入の決め手は検索力の高さが他のツールに比べ秀でていた為。またテンプレートが社内報、日報、議事録、電話対応マニュアルなどと多くあり一元管理に適していた。動画の埋め込みもできるので（携帯から撮影した）文字に起こしていた時に比べ業務も迅速になり社員の理解力も上がった。コミュニケーションを活発化させる機能があり今までは個人でメールしていたところを全てnotePM上で行え属人化もなくなり、コメント、いいね機能は手軽に使えるから好評。見た目にも色別で変更がわかるなど視覚的にわかりやすいようになっている。権限設定も柔軟にできるのでグループごとに作成し共有などとにかく使用勝手が良い。無制限ツリー構造はファイルをまとめるのに便利。

導入前はナレッジ共有、マニュアルに対する意識が低く情報の集約ができておらず、更新もしばらくしていない状態であった為、必要な情報は他の部署に確認のメールをすることが多かった。その為業務遂行に関して時間を要することが多かった。トライアルでマニュアル作成を実施。ステップガイドを参照にテンプレートで容易に作成できた。フォルダ階層が無限にできるという他にない機能もあり管理面、ユーザー面共に使用勝手が良い。アップロードにファイルを選ばないので手間も省け他のツールと比較して断然早い。検索面、ファイルはもちろんPDF内のファイルまで検索できるという高機能で見つからないがなくなった。 他に、変更、編集後の自動更新で常に最新の情報を載せれ、お知らせ通知機能で周知が容易になった。また閲覧記録もわかる。デバイスはモバイルも可能だが作成はパソコンからの方が良い。エクスポートインポートも容易。社全体で言うと、検索力の高さから積極的に利用するようになり、また投稿も容易なのでコミュニケーションが活発になりナレッジ共有への意識も変わった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 毎年新入社員が入る時期になると、作業の手順はもちろん各申請方法、社内手続きなどの方法に関して新入社員からの問い合わせが急増し、顧客からの問い合わせ対応に支障が出ることがありました。 NotePMの導入後は問い合わせがあった場合にその内容とアンサーをマニュアルにまとめるようにしたことで、問い合わせがあってもNotePMを確認するように指示するだけで済むようになり、顧客対応の遅延を防ぐことができています。

以前は社内で各個人とのメールやチャット、または異なるクラウドストレージ上に情報が散在していた事で、いざ何かしら過去のデータを参照するとなったときに該当情報がどこにあるかわからず非効率的な場面が多々ありましたが、NotePMが使われるようになってからは全ての情報の保存管理をNotePMにまとめることができ、過去のデータ検索も容易になりました。

導入前は他のツールを使用していたが情報が散在しておりまた部署による属人化も課題の一つであった。導入後は窓口を一つにしたことによりナレッジ共有を平等に行えるようになった。ファイル、PDF検索が非常に容易にでき検索スピードが格段と上がり見つからないがなくなった。テンプレートの多さでマニュアルのみならず目標管理などもできシンプルな操作、見やすいアイコンは作成を容易にしてくれている。形式を選ばないアップロードはかなり便利。そして早い。レポート機能、既読した人がわかるのも状況把握に役に立っており業務の改善も積極的に行えるようになった。連携しているLINEWORKに更新の度周知が行き届くので見逃しがない。

社員の増加に伴い、それぞれの教育担当により研修の手順に違いが出てしまい、その結果として作業の抜け漏れが出るという事が社内で問題となっていました。 NotePMが導入されてからは、共通認識となる研修内容をノートで作成、共有したことで社内の研修内容を標準化することができ、作業手順のムラをなくして問題となっていた抜け漏れを解決できました。

もともとpdfのマニュアルデータを共有して利用していたのですが、担当者によっては独自の手順をpdf上書きしていたり、一部の工程だけ変更されているなどマニュアルの内容が異なる事で共同作業がしづらくなっていましたが、NotePMにマニュアルを作成し、それ以降マニュアル確認はNotePMで行うようルールが定められた事でマニュアルの標準化に成功しました。

従来は他のツールを使ってマニュアルの作成を行っていたのですが、編集方法がやや特殊で決してシンプルとは言えず、また画像や動画の埋め込み操作が複雑で、正直なところ使いづらいと感じていました。 それが、NotePMならブログの記事を書くのと同じような簡単さでマニュアルを作る事ができ、画像や動画の埋め込みも簡単なので初心者でも扱いやすく、以前よりもマニュアルとして頻繁に活用されるようになりました。

これまで日報や議事録の管理、マニュアル管理、人事関係のデータなど、それぞれ専用の管理ツールを利用していたので無駄に管理の手間が多かったのですが、NotePMにそれら全てのデータをまとめて管理するようになってからは煩雑さがなくなり、同時に複数ツールを利用していた頃と比べてランニングコストを大幅に削減できました。

マニュアルや取引先情報、社員情報などを紙管理から電子化してクラウド管理に変更して以降、検索にかける時間を大幅に短縮することができ、必要な情報を必要な時に素早く参照できるようになったことで、マニュアルが見られないことが起因となるトラブルを減らしてスムーズに業務を進行できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内で各部署、各担当による業務情報のブラックボックス化が進んでしまい、問い合わせの頻度が増えたことで業務進行が遅れる事案が増えていました。 NotePMの導入以降はブラックボックス化していた情報をノート化して共有した事で、各担当に問い合わせをしなくても必要な情報を確認できるようになり、社内の問い合わせを約70％削減できました。

社内ではもともと独自に開発したオンラインマニュアルを利用しており、セキュリティ性が高いことは理解できるが正直なところ操作性が悪く、エラーも多かったことでほとんど使われていないような状況でした。NotePMはセキュリティ性の高さが第三者機関から証明されており、操作性がよく、かつエラーも起きず、非常に使い心地が良いことで利用が定着し、社内での問い合わせを削減できたと同時に業務上のミスも低減できました。

導入前は、マニュアルや社内規定などがファイルサーバーの深い階層に眠っていたり、更新情報が全体に周知されにくかったりといった課題がありました。 NotePMを導入してからは、最低限の社内ルールやマニュアルをNotePMに集約し、いつでも参照できる環境を整えることができました。 口頭での確認を減らし、まずはNotePMを見る、という習慣が少しずつ根付いてきています。

社内のナレッジ、情報共有では自社のファイルサーバーを利用していましたが、ファイル格納にあたり整理しずらい、また検索性が悪かったことであまり利用されておらず、その結果情報共有のフォーマットの違いが出てしまい、情報統率がむずかしい状況となっていました。 NotePMはファイルを階層化して情報を整理できること、また検索性能が高くほとんど一発で見たい情報がヒットすることで情報共有のスペースとしてしっかり機能しており、利用状況も良好です。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内では常に複数のプロジェクトが進行している中で、各プロジェクトのタスク、議事録や経費といった情報の一元管理ができておらず、トラブルが起きやすかったり、対応が遅れるといった課題がありましたが、それらの情報をNotePMに集約できたことで各プロジェクトの情報の視える化が進み、トラブルの予防ができるようになりました。

社員が仕事をしながら経験して気付いた作業のコツをナレッジとして記事化してオンラインで共有できます。それにあたって社員にしっかり利用を浸透させるため、とにかく操作性がシンプルな製品を選ぶ必要がありました。NotePMはブラウザで記事の閲覧だけでなく作成、投稿をすることができるので利用のハードルが低く、導入から利用の浸透が速かっただけでなくナレッジの集約も予想より速く驚きました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・新たなプロジェクトを発足するにあたって、従来は情報共有が難しい部分があったのですが、NotePMは作業内容やプロジェクトの概要、スケジュールといった情報を共有するのに非常に有用で、プロジェクトのスタートアップで活躍しています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ・検索機能が優秀で、ノートの名前、内容、添付ファイルなどを検索範囲に設定できるのはとても便利です。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来はオンラインマニュアルというものが無かったのでリモートワークをしている社員はマニュアルを確認できない状態だったのですが、NotePMの導入によってマニュアルのオンライン化が実現し、リモートワークをしている者でもマニュアルを確認できるようになりました。