DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

【導入前の課題】 従来の紙ベースの稟議処理では、書類の紛失や、承認漏れといったリスクがありました。また、複数の関係者が関わる案件では、進捗状況の把握が難しく、意思決定が遅れることもありました。 【導入後の効果】 DottedSign導入後、これらの課題が解消されました。電子化により、書類の管理が効率化され、承認状況もリアルタイムで確認できるようになりました。また、コメント機能を活用することで、非対面でのコミュニケーションも円滑になり、意思決定のスピードが向上しました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 当社は採用にあたり締結まで全てが紙媒体だったので、締結までに要する時間はかかり、コストもかかっていた。 導入後は、テンプレートで契約書を統一し、面接時の書類等も全てタブレット上で行いスムーズな面接へ、また契約書送付も郵送からメールにし、メール上で署名をもらえるようになりコスト削減、業務がスムーズになった。 以前のようなヒューマンエラーもなくなった。 電子署名に切り替わったことにより、タイムラグもなくなく、サインがもらえるようになり採用締結までの日数が大幅に削減された。書類等の整理、進歩状況などが可視化されたことは大いに役に立っている。 あらかじめ書類作成し署名依頼の順序を組み立て、一括送信、の流れを作って置けば迅速な業務になる。また、可視化された業務で無駄のない業務、チームのやる気にも繋がっている。

【導入前の課題とサービスでの解決】 テレワークに移行しつつある中、何段階もある契約締結までの流れは滞り始めていた。また今まで契約書類は一箇所にまとまってはいたが安全な状態ではなかったので紛失や改ざんの恐れはあった。 今回導入にあたり、法的にも効力がある、安全性が高い、というのが決め手であった。デバイスや場所を選ばず業務遂行が可能なのでテレワーク体制に見合った働き方である。リアルタイムで社員間の業務が可視化された事は業務を円滑に遂行するだけではなく社員間の絆も深めた。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約書類の一括送信、署名依頼の振り分け、順番を設定できるので格段と契約業務が迅速になった。 アラート機能やリマインダー機能は業務の遅延を防げている。

導入前は契約書作成から送付、締結まで時間がかかっていた上、保管上の問題点もありました。特定の部署がなかった為、個々で行う事務作業は本来の業務は疎かになっていました。テレワークに伴い導入となりましたが、以前と比べ物にならないほど契約業務がスムーズになり、対面署名機能は取引先に出向きその場で契約書締結までを行え時間を短縮できるようになりました。一括送信機能は他の部署のサインをすぐに貰え円滑な業務になり、また業務内容が可視化されたことによりリアルタイムで他の社員の仕事内容が把握できるようになりました。フォルダで管理している契約書類はテンプレートを使い書類を統一し見やすく検索も簡単になったことでヒューマンエラーもなくなり事務作業効率が向上しました。

クラウドベースの製品である大きなメリットとして、業務を進める場所やデバイス、時間が自由なのは本当に効率が良く重宝しています。 以前は社外で行うこと自体不可能だった書類の作成や書類への承認がどこにいても、早朝でも、深夜でもできるようになり、承認のスピードアップで業務全体のスピードアップに貢献できています。

従来の物理的な契約方法では郵送の時間や相手側に書類が到着してから署名がもらえるまでのタイムラグで納品が遅れることがあり、それに関してはこちらも強く言えないので納期が遅れることも含めた予定調整が必要となるのが面倒だったが、ドットサインを使い始めてからは確実に従来の半分以下の期間で署名がもらえるため、納品が遅れることを視野に入れる必要が無くなった。

以前は契約業務や社内承認フローといえばそれぞれ関係している当事者しか進捗を知ることができなかったので、遅延が生じていても当事者以外は遅延の発生を把握できなかったのですが、ドットサインでは署名をタスクとしてダッシュボードで可視化することができ各契約への署名、社内承認の進捗確認ができるので遅延が発生した場合、もしくは遅延が見込める場合に素早くフォローできるようになりました。

契約書類は紙ベースだったので作成から契約、保管の業務は出社しなければならなく、人的ミス、遅延、紛失などもあった。テレワーク体制へ移り課題は増えていった。導入後、マルチデバイス対応により場所を選ばず行える業務で迅速化が実現。リアルタイムで共有作業できるのでチームの団結力も上がり作業効率が格段と良くなった。保管場所をクラウドにしたことで紛失も防げまた検索が著しく簡単になり全てが簡素化された。 レポート機能はチーム内の仕事を一元管理し可視化できるので作業に無駄がなくなりチーム内の士気も上がった。またリマインダー機能は業務に追われる中遅延を防ぐことができ弊社の信頼にも繋がっている。

・人的ミスの軽減 紙書類ベースでの作業は宛先や承認担当者、自社側の情報を手書き、もしくは手入力していたためヒューマンエラーによる人的ミスが発生することがありましたが、ドットサインは各情報を自動で転記できたり、テンプレートとして保存して利用できることで、手作業を減らして人的ミスが起きる要因を最大限排除することができました。 ・細かな経費を削減できるというメリット 電子書類は印刷せずそのままSMSやメールでの送信が可能な事で、コピー用紙や封筒、切手代といった細かな経費を削減できました。

当社では顧客と対面する機会があるので、契約は基本的に対面するタイミングで行うのが常となっております。その対面契約を行う際に起こりえるトラブルが、必要な書類が足りない、判子を持ってきていないという2点でした。無論しっかり気を付けていれば回避できるトラブルながら、人間が行う作業なのでどうしても凡ミスは起きてしまうものです。しかし、ドットサインが導入されてから、対面契約に必要なのはPC、もしくはタブレットのみとなり、紙書類やハンコを持ち歩かなくて良くなったことで上記2点のミスが起きることが無くなりました。これにより対面契約を100%スムーズに進められるようになったことに関して大きな導入効果を感じています。

ドットサインの導入前も契約業務を独自にオンライン化していましたが、PDFファイルを使った極めてシンプルなもので、法的効力という点で不安が出てきたためドットサインを導入しました。ドットサインは署名者が本人であるかをOTPで確認可能で、タイムスタンプが使えることで法的効力のある電子契約を締結でき、自社側も取引先側も安心して電子契約を取り交わすことができるようになりました。

弊社の場合、BtoBよりもBtoCで利用する場面が圧倒的に多く、月に70件以上の電子契約書を発行、送信するので一般的な送信件数ごとに課金される電子署名ツールではコストが掛かりすぎてしまいます。しかし、ドットサインなら送信件数で料金が上がらず、月ごとの定額制なので従量課金制のツールを使うのに比べて大きくコストを抑えて利用することができます。 BtoCでの利用を検討しているならドットサインはコスパが良くおすすめです。

導入以前は属人化していた契約業務だったので書類の不備や統一感のない契約書類、進行状況も口頭で確認し合うという状況下でした。テレワークになり業務が遅れがちになり導入を決定しました。導入後は場所を選ばないので何処でも作業が可能になったことと作業が可視化され業務遂行がスムーズになりました。チームのタスクを管理コンソールで一元管理することによりチームの進行状況がリアルタイムでわかるようになりメールの一括送信もできるのでより効率的になったと実感しています。リマインダー機能の自動送信やアラート機能は人為的ミスを減らしとても役に立っています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 サブスクリプションタイプの製品を提供しており、定期的に契約を更新するのですが、紙の契約書を使っていたころは契約の更新時期を失念しトラブルになることが少なからずありました。ドットサインには定期的に契約書を発行し自動で送付してくれる機能があるため、事前予約をしっかり設定しておくことで契約更新を失念してしまうということをなくせました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 同時進行している契約ステータスを一つの画面で一元管理できるので進捗状況をリアルタイムで把握でき、確認漏れを起因とするトラブルが起きにくいです。

従来の紙ベースでの契約は、契約書の安全な保管方法や紛失しないために気を遣う部分が多かったが、ドットサインを使えばセキュリティ性の高いクラウドストレージ内で契約書を管理することができ、さらに書類ごとにアクセス制限を設定できることで紙ベースの管理に比べてコンプライアンスを強化できたのが大きなメリットに感じている。また、セキュリティ面以外でも検索機能で大量の書類の中から必要な書類をすぐに見つけることができ、編集もオンライン上で行えることで管理の手間が少なくなったのがありがたい。

【導入前の課題とサービスでの解決】当社はフリーランスが多いので、日々の契約業務は多く書類も膨大になっていた。リモートワーク体制へ移行後、社員の足並みが揃わなくなり契約業務にかかる時間が増えてしまった。導入後はわざわざ出社をする手間を省け全ての業務を場所やデバイスを選ばず契約完結までできるようになり、また、社員同士や契約状況の進歩状況が可視化されより業務遂行がスムーズになった。さらに契約書類が統一されたことによりより、見やすく検索も簡単になり、ヒューマンエラーもなくなった。当社側だけではなく契約者側もスムーズに署名できるシンプルさで、採用率もあがった。

プロジェクトを進行していく中で、納期遅れが発生する理由の一つとして、紙ベースでの決裁、承認が遅いことによって作業自体の開始が遅れ、以降のスケジュールがキツキツになってしまうということがありました。 ドットサインが導入されてからは紙ベースでの取り回しをデジタル化し、紙書類のリレーからクラウド上の公開フォームでの署名に切り替えることができたことで、紙ベースとは比べものにならない速さで決済、承認が済むようになりました。それによって作業開始が遅れるのことも無くなり、納期を超過することも少なくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 テレワークが始まり、ほとんどの作業を自宅から進められるようになった中、申請、承認だけはテレワークで行うことができず、週に一度は承認作業の出社が必要でした。そんな時に部署内限定でドットサインが試験導入されたのですが、クラウドサービスということで自宅のパソコンで承認依頼を受けてそのまま即時承認できるようになり、承認作業の出社を削減することができました。部署内の承認効率化が他部署でも評価され、現在では社内の半分以上の部署でドットサインが導入されています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 承認作業の出社がなくなったことで不要な移動時間を割くことがなくなり、コア業務を進められる時間ができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内に置いて様々な使い方で利用されているが、自分は主に人事で利用しており、雇用契約書をデジタル化できたことで紙媒体の利用が減り入社手続きを始め人事関連の作業の効率化ができた。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 大量の書類もクラウド上で管理できるのでタグ付けや検索ができ、紙媒体 の様に保管場所を気にすることもない。

導入前の「課題」 以前の紙の場合は平均して二日、最長では二週間近くかかることもありました。遠方のお客様の場合は特に大変でした。 導入後の「効果」 平均して１時間、最長でも翌営業日には締結できるようになり、お客様満足度も向上しました。また署名が完了したデータはそのまま電子データとして保存が簡単で、かなり管理作業が楽になりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 やはり署名方法が簡単なのが良い。以前異なる製品のデモ版を使った時に多機能すぎたこととUIがとっつきにくかったことで使いづらいと感じた。また、その時に取引先へ紙媒体での契約から電子契約への移行を提案し、一度署名依頼を送ってみたものの、取引先からも複雑さを理由に断られてしまった。 それに比べてDottedSignは操作方法が非常にシンプルかつブラウザで利用でき、さらに取引先が見れる署名方法の動画マニュアルがあることで、電子契約への移行を提案しやすい。以前他の電子契約ツールの利用を断られた取引先にも、二度目の提案ということもあったのかもしれないがDottedSignの利用を受諾してもらえた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・紙媒体での取り回しを電子化しクラウド上で署名作業が可能になったことにより、社内申請に対するスピーディな署名取得、取引先との契約において署名状況のオンライン確認が可能となった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ・紙やインク代などハード面での経費削減、郵便代の削減といった効果があり、削減できている経費よりもドットサインのランニングコストが安いのはコストパフォーマンス的にとても良好。

従来の紙ベースでの契約と比較して、用紙代や印刷にかかるインク代、電気代、封筒代、郵便にかかる切手代が不要となり、書類をデータとして扱えるのでデータを保管する場所も要らず、ドットサインを導入したことで発生したものは少額の利用料金とそれ以上のメリットしか無い。

【導入前の課題】 新規取引先との契約締結や既存契約の更新において、印刷・押印・郵送のプロセスに多大な時間とコストがかかっていました。特に月末の契約更新時期には、書類の往復に時間がかかり、会計処理の締め作業に影響が出ることもありました。 【導入後の効果】 契約書の処理時間が従来の3分の1程度まで短縮され、特に月末の業務効率が劇的に改善しました。郵送費用も毎月削減できています。また、契約書の進捗状況がリアルタイムで確認できるため、取引先への確認の手間も大幅に減少。さらに、クラウドでの一元管理により、契約書の検索や参照が容易になり、監査対応の工数も削減できました。

以前使っていたツールは他の製品との連携性が乏しく、2重作業になってしまう部分があったのが非効率的でした。 新たに導入されたドットサインは普段からウェブ会議やコミュニケーションに利用しているTeamsとAPI連携を取ることが可能であり、社外契約や社内申請に関する会議をTeamsで行いながら同じプラットフォームで申請書を作成し、即座に電子署名を集められるのはスピーディかつ効率が良いです。