DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

弊社はフルリモートで仕事に参加してもらっているスタッフが多く、以前は雇用契約にあたり対面、もしくは紙契約書のやりとりが必要だったのですが、ドットサインを使うことで雇用契約をオンラインで行うことができるようになりました。対面や郵便でのやり取りだと時間が掛かる作業もオンラインで行えば1日で契約を結べるようになりました。

【導入前の課題】 総務部門として、紙ベースの申請処理に多くの時間を費やしていました。特に備品購入の際の上長承認プロセスが煩雑で、申請書類の紛失も頻繁に発生していました。また、オフィスが狭いためテレワークを導入していましたが、リモートでの申請や承認プロセスに課題を抱えていました。 【導入後の効果】 DottedSign導入後、申請から承認までのプロセスが完全にデジタル化され、申請書類の紛失がゼロになりました。備品購入の申請では、システム上で迅速に上長の承認が得られるようになり、処理時間が大幅に短縮されました。特筆すべきは、テレワーク時の利便性です。自宅からスマートフォンで申請できるため、忘れていた申請も即座に対応可能になりました。

これまで契約関係のやりとりは全て紙を使っており、契約の内容によっては多数の書類を印刷して製本する必要があったのですが、ドットサインを使い始めてからは紙の契約書が不要となり、月間数百枚の紙代と印刷代の削減、作業を行う人件費の削減ができ、トータルして毎月3～5万円の経費削減ができました。利用料金よりも削減できる経費が多いのは優秀だと思います。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社外との新規契約は営業へ行った者が個人で進める慣習があり、自社側で複数承認が必要な場合を除いて進捗確認も営業担当に属人化していました。そのため、管理者は契約に遅延が発生したタイミングで初めて進捗を知ることになり、素早い対応をとりずらいというのが課題になっていました。 DottedSignが新たに導入され、契約の進捗が視える化できたことによって遅延が出そうな契約に対して早めのフォローを入れることができるようになり、課題となっていた契約の属人化を改善できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 紙管理の契約書もデータ化して電子契約書と一緒に保存でき、後から探すとき検索で素早く呼び出せるので物理的にファイルを探すことがなくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は電子書類を1通送るごとに課金されていくタイプのツールを使っており、契約件数が少なかった頃は従量課金でコスパ良く使わせてもらっていたのですが契約の件数が増えたことで利用料金が配分されていた予算を超えてしまいました。 そこで定額制の電子契約ツールを探してみたところ、価格面でも機能面でも希望に近いということでドットサインが選ばれました。 ドットサインに移行して、シンプルに月々1万円ほどの節約になっただけでなく、外部のクラウドストレージと連携できることでこれまで別々になっていた契約書管理をワンストップ化して業務を効率化できました。

従来の契約方法では契約書を作成するところから始め、相手が返送してくるまでの待機時間が平均して10日前後ありました。そのほとんどが郵送待ちの時間であるため、ドットサインを利用して郵送を省いたことで9割方の契約が2日以内で完了できるようになりました。また、社内での書類管理に関してもデジタル化でき、管理工数を削減することができました。

弊社は大きな額ではありませんが契約の数が多く、毎日契約作業に掛ける時間が1～2時間ありました。契約作業はすべて職場で行っていたのですがドットサインを使い始めるようになってからは全体の契約中、約7割を電子化でき、その分職場以外の場所でも契約に関する作業ができるようになりました。 その結果外回りや出退勤の移動時に隙間時間を使って契約作業を済ませることができるようになり、職場での作業が減ったことで導入前に比べて平均して1時間以上早く帰宅できるようになりました。

従来であれば紙の契約書類を使っていたので相手方へ郵送するか、もしくは直接訪問するのが当たり前だったのですが、ドットサインを使うことで郵送も訪問も不要となりスピーディな契約締結が可能となりました。法的契約、販売契約どちらにも使えるので今ではほとんどの契約電子化が実現し、自社、取引先共に契約にかかる工数を削減できています。

コロナ以降、リモートで働く人が増えて出社の回数が減ったことで契約が滞ることが増えたことが目下改善が必要な課題としてたびたび会議で挙げられていました。 新たにドットサインを導入して以降は仕事場にいてもリモートでもドットサインを使って即日捺印ができるようになり契約が滞ることが一切なくなりました。

サブスクリプションのサービスを提供しておりますが、ドットサインを利用して契約締結の速度を向上できたおかげで、顧客のサービス利用開始日時が早まり、それによって全体的な入金サイクルの速度を向上したことにより従来よりも資金を多くプールできるようになりました。もちろん買い切り製品の購入契約にも便利に使っていますが、サブスクの場合は利用開始が早まることで次回入金も早まるという副産物的な効果があるのでありがたいです。

紙の契約書を使っていたころは外部との契約、特に海外の顧客との契約には国際郵便を使わなければいけないので通常3～5週間かかっており、さらに顧客へのリマインドに英語が必要なこともあってスムーズにいかないとなかなか煩わしい作業でした。それが、ドットサインを導入したことによって電子契約書を作成したその日に顧客からオンラインで署名をもらえるようになり契約の締結が早まっただけでなく、署名期限が近付くと英語のリマインドも自動で送付できることで、従来手動で行っていたリマインド作業も自動化できました。

ドットサインを使うまでは他のツールを使っていたのですが、電子契約を交わすにおいて双方が該当製品を本導入していることが前提だったので、取引先が該当製品を導入していない場合は新たな導入負担となるので、新規の取引先とはほとんど電子契約を行うことができませんでした。 ドットサインならこちら側がドットサインを導入しておけば取引先はドットサインを導入していなくても送られてきた契約書へ署名をすることができることから導入負担が掛からないので新規の取引先相手にも気軽に電子契約を提案できるようになりました。

ドットサインの前に利用していた製品と比べて複数人の署名フローを比較的自由に設定することができるようになりました。 また署名が集まらない場合に以前であればフローに組み込まれた全員に連絡して確認しなければいけなかったところを、ドットサインなら署名フローの中で誰が署名を止めているのかステータスから確認できるので、署名を止めている人物にピンポイントで催促できるようになったのが非常に効率的だと感じています。

今現在ドットサインで契約業務を行っている担当は以前に契約業務の経験はなく、リテラシーも決して高くはなかったものの、ドットサインの使いやすさ、マニュアルが整っていることで少しずつですが操作や契約関連の知識を付け、約1ヶ月で使いこなせるようになりました。 これによってもともと契約業務を行っていたリテラシーの高い担当がよりコアな業務に取り組む時間を生み出すことができ、生産性の向上に加えてリテラシーの低い社員も契約業務を遂行できるようになったことで社員の対応力向上につながりました。

自社ではSDGsの取り組みを強化しており、その中でも地球に優しく経費も削減できるペーパーレスには力を入れています。 社内での紙利用はさまざまな方法で減っているものの、外部とのやりとりでは相手企業の都合もあり紙利用を減らすことが難しい状況となっていました。 しかし、ドットサインの導入で、契約書や発注書、申込書などを電子化することができ、従来と比べて外部との紙利用を40％減することができました。

ドットサインで電子契約を導入して以降、例えば承認をする上司が出張中の場合や、取引先の担当がリモート勤務をしているといった状況でもネット環境さえあれば手持ちのデバイスから速やかに承認、署名ができるので、担当者不在で承認フローが滞るということが完全になくなりました。

これまでの契約は契約書を作った後に印刷、製本、押印からの郵送というごく一般的なフローで、その後は取引先の押印、返送待ちとなり、平均して2週間ほどかかっていました。また、請求業務は基本1名で行っており、仮に取引先からの押印、返送が遅い場合などはこちらから確認の一方を入れますが、いかんせん1名で行うため複数の契約が同時進行している場合に確認連絡を忘れてしまうといったこともあり、手が回らなくなってきたことでドットサインが導入されました。 ドットサインが導入されてからは印刷、製本、郵送の作業がなくなりましたし、取引先の押印もほとんど即日でいただけるようになりました。 複数の契約進捗もドットサイン上で簡単に確認でき、署名が遅い場合にリマインダー機能もあるので取引先へ電話で確認連絡することも不要となりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 少人数のチームでそれぞれが一つの業務ではなく複数の業務を掛け持ちしているので基本的に動き回っている時間が多く、会社にいる時間が短いので署名が集まりづらいという課題がありました。 DottedSignの導入により、それぞれ社員が別の場所にいてもオンラインで電子署名出来るようになり、必要な時にすぐ署名が集まるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ドキュサインを使うことでペーパーレス効果がある他、紙代やインク代を節約できるメリットを感じています。

顧客と対面する際にさまざまな物品を持って行くのですが、製本された分厚い契約書類も大きな荷物となっていました。また、印紙も必要なので、印紙を購入する手間や代金もかかりますし、時には書類を忘れてしまい契約を締結できないといった人的ミスも散見していましたが、そういった問題を一挙に解決したのがドットサインでした。 ドットサインの導入以降は社用のタブレットを一つ持って行くだけで対面した顧客とスムーズに契約を締結できるようになり、こちらとしてはもちろん顧客側の手間を減らすことができました。 また、仮に契約締結を忘れてしまってもオンライン上で契約を締結できるので対処しやすいというメリットもあります。

毎月30件ほどある契約を電子化したことによって契約ごとに収入印紙を貼る必要が無くなり、毎月2万円ほどの経費を削減できました。削減できた経費をドットサインの利用料金に回しても1万円以上残るので、作業効率の向上、経費の削減ができた上に、利用料金を相殺して実質無料のような形で使えるのは非常にコスパが良いです。

従来利用していた電子契約ソフトは複数書類の一括送信機能が無かったので、例えば同じ承認者に何通かの署名を依頼する場合に一通ずつ分けて署名依頼を作成する必要があり、同じ作業の繰り返しとなるので数が多くなるとそれだけでそこそこの工数になっていました。 それが、ドットサインが新たに導入されてからは、複数書類の一括送信機能が使えるようになったことで、署名が必要な複数の書類を一つのファイルにまとめて担当者に送れるようになり、署名依頼が一度で済むようになりました。

仕事の役割として契約書の作成と署名集めをすることが多く、DottedSignを導入する前は署名集めで各担当者に判子をもらいに行ったり、リモート環境の人には郵送したりと大変面倒に感じる作業だったのですが、DottedSignを導入したことで署名集めがオンライン上でできるようになり、自分の足を使う必要がなくなったことでコア業務に集中できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ドキュサインを使うまでは紙の契約書を使うのが当たり前でしたが、紙の契約書はいざという時に持っていくのを忘れてしまったり、うっかり紛失してしまったりというリスクがあり、実際にそういった事例もあったのですが、ドキュサインを使うようになって物理的な契約書を扱うことが無くなったので、持ち忘れ、紛失のリスクを完全に排除できました。

ドットサインの導入で一番助かったのが、署名のための出社が不要になったことです。基本的にリモートワークなのですが弊社が提供するサービスの性質上署名をすることが多く、署名のためだけに週のうち2回は出社する必要がありましたが、ドットサインの導入により出社せずとも必要な署名ができるようになり、リモートでの仕事に集中できるようになりました。

導入前は、契約書の署名プロセスに多くの時間を要し、書類管理も煩雑でした。導入後は、署名手続きが短時間で完了するようになり、業務効率が大幅に向上しました。また、署名済みの契約書を自社システムに直接保存できるため、文書管理が簡素化されました。これにより、書類の紛失リスクが減少し、必要な時にすぐに契約内容を確認できるようになり、顧客対応のスピードが向上しました。