プロジェクト管理・工数管理とは、Todoリストやスケジュール管理を通してプロジェクト管理を行うことをいいます。
ガントチャートと呼ばれる工程表を作成する機能や、各個人のタイムマネジメント機能が主な機能になります。これらは、特にプロジェクトマネージャーのもと、チームで仕事をする上では必須の作業です。この作業は従来、エクセルで作成するのが主流でしたが、データのバージョンのズレや進捗管理の把握でのミスなどのトラブルが多発していました。しかし、2000年代に入り、クラウド化によってリアルタイムに反映、共有できるプロジェクト管理ツールが台頭しています。
これらによって、従来抱えていた多くの問題が解決しました。クラウドでプロジェクト管理というのが近年のトレンドです。

・進捗管理
・チャット機能
・データ管理機能
プロジェクト管理ツール・工数管理ツールに必ずと言ってほど搭載されている機能はガントチャートをベースとした進捗管理機能です。ガントチャートには、進捗の節目にマイルストーンを設定できます。またクラウド型ならリアルタイムに各プロジェクトメンバーの業務負担を把握できます。
チャット機能では、プロジェクトチーム内でのメンバーのコミュニケーションをチャットで気軽に行うことが可能です。この気軽さがコミュニケーションを円滑にします。また、ここではデータにコメントを残すことが可能なので、普通ならわざわざ確認するほどではない小さなことでも連絡漏れなく確認することができます。
データ管理機能では、タスクに必要なデータや、出来上がったタスクを一元管理することが可能です。これによってデータは常に最新のバージョンのものに更新されます。サービスによってはバージョン管理をすることができるので、大規模な修正でも安心です。

・プロジェクトの高度化
・リモートワークの増加
・エクセル管理の限界
近年はプロジェクト自体が高度になってきていることも必要性の一つです。複数のサービスを利用してプロジェクトを進めることが常識になっています。プロジェクトが複雑に関係して進むものもあり、ここでも進捗状況の可視化は大切になってきています。
また、労働環境で、この10年で大きく変わったものとしてリモートワークのあり方があります。IT企業を中心にリモートワークを導入する企業が増えています。リモートワークの性質上、いつでも、どこでもアクセスできるシステムが必要でした。
エクセルでプロジェクト管理をしている企業はまだまだ多いですが、これにはいくつか問題点があります。それは、メンバーの負荷が不透明、大規模運用が難しい、情報共有がしにくいことが挙げられます。

・いつでもどこでもアクセス可能
・ガントチャート作成機能
・情報共有の簡易化
クラウド型のプロジェクト管理・工数管理ツールなら、いつでもどこでもアクセスし、最新の進捗状況が把握できます。また、外部のメンバーとの連携も簡単に取ることができます。
ガントチャート機能も搭載されています。エクセルでは難しかったプロジェクト期間中の修正も簡単に行うことが可能です。ここで各プロジェクトメンバーの負荷状況を確認できるので、メンバーの負荷を考慮したプロジェク管理ができます。結果的にプロジェクトは滞りなく進みます。
情報共有も円滑に、そして正確に行われるようになります。多くのプロジェクト管理ツールではチャット機能が搭載されていて、メンバー内のコミニケーションを促進します。プロジェクトで利用する多くのファイルも一元管理することが可能です。常にバージョンが最新のデータにアクセスでき、バージョンの違いによってミスが発生するのを防ぎます。

・ネット環境に依存する
・バージョン管理
・費用がかかる
まず、クラウドという特性上、ネットの環境に大きく依存するというデメリットがあります。環境が整っていれば、この手のツールはプロジェクトを大きく進める推進力になってくれます。しかし、劣悪な環境では、推進力どころか、むしろ弊害にさえなってしまいます。このようにネット環境はクラウドサービすを利用する上ではとても重要です。
次にバージョンの扱いに注意しなければなりません。常にデータが更新されるということは、前のバージョンに戻れないということを意味しています。しかし、最近ではこの問題を解決するためにバージョン管理機能が付いているプロジェクト管理ツールが増えているので、克服されているといえるでしょう。
当たり前のことですが、サービスを利用する以上、費用がかかります。多くのプロジェクト管理ツールでは、プロジェクトに参加する人数によって増えていきます。うまく活用しないと、ただコストが増えるだけなので、この点にも注意しましょう。

・費用総額
・バージョン管理機能
・連携機能
最初に比較するべきポイントはやはり費用ですが、特に「費用総額」が大切です。プロジェクト管理ツールは、よく「××円/1人」という表記です。ここ時点での差は小さな金額でも、何十人、何百人と人数で考えるとと、そして何カ月、何年と期間を考えるとこの小さな差は大きな差になります。
次にバージョン管理機能が比較ポイントになります。バージョンの更新が頻繁に行われるほど、バージョン更新によってデータが失われるリスクは高まります。このリスクを考慮して、バージョン管理機能が付いているものを選ぶと良いでしょう。
最後に、他サービスとの連携機能も比較してください。連携が多彩なサービスほど、ストレスなく、ロスなく作業を進めることができます。メールサービスから直接プロジェクト管理を行えたりすると大きく生産性が高まります。連携サービスの多さはサービス自体の機能と同じくらい重要です。

・スモールスタート
・利用機能を制限する
・担当者を選定する。
最初に、スモールスタートで始めることがプロジェクト管理ツール導入を成功させるコツです。具体的には、最初は一つのプロジェクトから導入を始めるということです。すべてのプロジェクトチームで一斉に導入してしまうと混乱することがほとんどだからです。
次に、利用する機能を制限することが重要です。最初から多くの機能を使おうとすると、これもまた大きな混乱を起こします。多少利便性を犠牲にしても、まずはそのプロジェクト管理に慣れるということが大切です。これはスモールスタートと根本的には同じ考え方です。
最後に、どんなに対策を打っても、使いやすいプロジェクト管理ツールを契約してもトラブルや混乱は発生します。そのため予め担当者を決めることが重要です。担当者を提供元との窓口にして、全社的な導入が終わるまでその体制続けましょう。