見積管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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見積書送付のお知らせメールで事業効率化
取引先に対して見積書を送付する機会は少なくありません。ただし、見積書を送るだけでは不十分なため、通常はあわせてメールも送付します。毎回その都度メール文を考えるのは、業務の効率を下げる要因となる可能性があります。
本記事ではボクシルが作成した見積もり送付のご案内メールのテンプレート（ひな形）を紹介します。テキスト形式で簡単に使える、さまざまなデザインののフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひ活用ください。
また、初めての方でも安心して見積もり送付のご案内メールを発行できるように、見積もり送付の案内メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。
見積もり送付の案内メール以外のテンプレートはこちらをご覧ください。
また、見積もり自体をもっと簡単に行いたい方には下の記事も参考になると思います。低コストで導入できる会計ソフトが紹介されています。
【無料】テキスト形式で使える見積もり送付のご案内メールテンプレート
ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に見積もり送付の案内メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
次の記事を参考に見積もり送付のご案内メールを発行ください。
見積もり送付のご案内メールテンプレート
見積書送付をお知らせする際の無料メールテンプレートです。
ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方は次をご覧ください。
見積もり送付をご案内するメールの書き方ポイント
見積書は、商品やサービスの価格や合計料金などを実際に購入・施工などをする前に算出した書類です。金額が多くなる場合や購入点数が多くなる場合、また、価格がわからない場合などに使われることが多い書類です。
見積書はビジネス面でとても重要な役割があり、その見積書一枚で高額な取引が行われる場合もあります。
見積書を送付する方法はファックスかメールでの添付かになりますが、基本的にはファックスが多いようです。証拠として紙に残りますし、メールの場合バックアップをとっていないと紛失する恐れもあるため、確実なファックスを利用する場合がほとんどです。
見積書を送付する時につける案内メールはどのような見積書が何枚送付されたかを表記しているだけではありません。見積書をどのような内容でどのようなパターンの見積書を送ったのかこちらの意思を伝えるためにも必要な書類です。
では、見積書を送付したときの案内メールはどのように書けば良いのでしょうか。ポイントをまとめてみました。
また、これらの処理を確実にするためには人の手をなるべく介さず機械処理で行う必要があります。メール配信システムでは自動入力してくれる部分もあり、効率化とともにより確実なメール送信が行えるでしょう。下の記事ではそんなメール配信システムを紹介しています。
見積書送付時の案内メールに書くポイント
見積書送付時の案内メールに書くポイントを紹介します。
件名
件名は、送信者がわかるように簡潔に記載することがビジネスマナーとされています。
ただし、見積書の場合はどの見積書かわからなくなる可能性があるため見積書の記載だけではなく「〇〇〇〇の見積書送付の件」など何の見積書を送付したのかがわかるようにしましょう。
見積書をどのような方法で送付したのかを記載
見積書の送付方法には、ファックスとメールの2通りがあります。送付の際には、どの方法を用いたかを明記するようにします。また、送信した日付に加え、可能であれば送信時刻の目安も記載しておくと、先方が確認しやすくなります。
見積書に書かれている内容を記載
見積書送付の案内メールの心臓部ともいえるのが、この内容の記載です。
たとえば、先方は「100㎡を冷やすためにエアコンの見積もりをしてほしい」と見積依頼したとします。この場合、エアコンの設置方法は1つだけではありません。
業務用エアコンでも種類がたくさんあり、設置方法も埋め込むタイプや壁掛けタイプなどタイプによっても金額が異なります。また、室内機2台に対して室外機1台でまかなえる
業務用エアコンもあります。
そのため、比較しやすいように見積もり依頼を受けた企業はさまざまなタイプでの見積もりを送ります。
もちろん、すべての見積もりをするわけではなくお客さまの利益になる見積もりを選定します。
それでも何種類かの見積もりになります。
このことを記載するとができるのが案内メールです。
たとえば、「100㎡対応のエアコン 業務用壁掛けタイプ併設〇台の見積もり 一式」という見積もりがあれば、「100㎡対応のエアコン 業務用埋め込みタイプの見積もり一式」など作成した見積書の内容を記載し、どのような状況に有利なのか不利なのか記載すると比較しやすくなります。
見積書の送付枚数を記載
見積書は数種類送ると大量の枚数になります。お客さまが把握しやすいように、どの見積書が何枚、と記載し合計枚数も記載しておくと良いでしょう。
見積書を送付するだけではなく詳しく説明するための訪問日を記載
見積書は作成して終わりではありません。
ここから商談が始まるので、見積書を送付した後に必ず詳しい説明に行かなければなりません。できるだけ早い日にちを設定し、いつお伺いできるのかなど日にちを記載しましょう。
自分の連絡先を記載
見積もり送付のご案内メールの最後には必ず自分の連絡先を記載します。
会社名・部署名・氏名・住所・連絡先などを記載し、「不明点はいつでもお問い合わせください」と書いておくと丁寧でしょう。
見積もり送付のご案内メールテンプレートのまとめ
これで見積書を送る際も安心です。
もっと見積もり送付の案内メールについて知りたい方は次の記事もご覧ください。
ボクシルでは見積もり送付のご案内メールの作成に役立つSFAのクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできます。
SFAのクラウドサービスについて気になった方はこちらから資料ダウンロード！
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