サイボウズ Office
導入事例 Tさん
- 男性 20代前半
- IT/通信/インターネット系
- 1,000人以上
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：情報の属人化による二重対応が月5件、月間15〜25時間の対応ロスが発生
―――サイボウズ Officeを導入する前の状況を教えていただけますか？
フィールドセールス中心の営業体制で、各担当者が顧客情報や商談の進捗を個人のメモやPC上で管理していました。
そのため、チーム全体で情報を共有できていませんでした。上長やメンバーがリアルタイムで現場の状況を把握できず、情報がブラックボックス化していたんです。
―――それによって、具体的にどのような問題が起きていましたか？
対応が重複していました。担当者が数か月かけて伴走していたクライアントに、別のメンバーが詳細を知らないまま重複してアプローチしてしまうケースが月に5件ほど発生していました。
前回の商談で断られた内容や検討が止まっている理由を把握できていないまま提案してしまい、顧客側の信頼を損なうことにつながっていたと考えています。
―――業績への影響はありましたか？
成約率が10〜15％落ちていた時期がありました。また、トラブル対応や調整の時間が月間15〜25時間発生しており、営業本来の活動に使えるリソースが削られていました。
ランニングコストと既存システムとの連携を重視してサイボウズ Officeを選定
―――選定はどのように進めましたか？
Microsoft 365、Google Workspace、desknet’s NEO、サイボウズ Garoon、kintoneの5製品を比較しました。
重視したのはランニングコスト、既存ツールとのデータ連携、スマートフォンとPCの操作性の3点です。最終的にサイボウズ Officeとdesknet’s NEOの2つを導入しました。
―――定着のための工夫はどのようなことをしましたか？
管理のための入力ではなく、次の商談を成功させるための武器という位置づけを繰り返し伝えました。
特に、管理職がメンバーの日報や顧客情報の入力に対してその日のうちにコメントやリアクションを返す文化をつくり、入力が組織の役に立っているという実感を持てるようにしました。
月40時間の業務が20時間に、週次ミーティングも1時間から30分に短縮
―――導入後、業務はどのように変わりましたか？
導入前は、日報・事務作業に月15時間、社内共有と問い合わせ対応に8時間、案件検索と情報整理に7時間、会議準備と報告に8時間かかっていました。合計は約40時間です。導入後は全体で約20時間に削減できています。
―――特に効果が大きかった点はどこでしたか？
案件検索と情報整理です。以前はファイルサーバーや個人のExcelをたどって1件ずつ情報を探していましたが、顧客名や案件番号で検索すると関連履歴がすぐに表示されるようになりました。導入前に4.5時間かかっていた作業が30分程度になっています。
また、毎週1時間かかっていた報告会議が30分になり、月換算で営業メンバー全体の会議時間が大幅に短縮されました。
―――最後に、グループウェアの導入を検討している方へメッセージをお願いします。
「何のために入力するのか」を現場が納得できる言葉で伝えることが、定着の鍵だと感じました。ツールを入れることで短期的な効率化だけでなく、チームの情報共有の質がどう変わるかを見据えて導入を進めることをおすすめします。
サイボウズ Office
