勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット | 導入する目的とは？
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勤怠管理システムとは
勤怠管理システムは、従来タイムカードとExcelで行っていた社員の勤務時間管理を自動化するシステムです。リアルアイムで従業員の勤務時間を見える化、残業時間が超過しそうな場合はアラートされるなど、適切な就労管理に役立ちます。
ICカードや生体認証システムを使うことで、入力や報告の手間を省き、正確な勤怠管理が可能です。給与計算システムをはじめとした他のサービスと連携することで、労務業務全体の工数削減を実現します。多くのサービスは、勤怠管理に関する法改正があった際に、法律を厳守した管理の仕方にアップデートされます。
勤怠管理システムには、クラウド型・オンプレミス型があり、導入スピードが比較的はやく、リモート勤務に対応できるクラウド型のサービスが注目されています。
近年では新型コロナの流行を受け、出勤打刻時に体温測定を同時にできる打刻機が登場するといった、安全かつ正確な勤務時間の管理が可能な勤怠管理システムが増えています。
勤怠管理システムの必要性
勤怠管理システムはなぜ必要なのか解説します。
法改正に準拠した勤怠管理を行うため
国は労働安全衛生法（第66条の8の3、第52条の7の3）にて、客観的な方法による労働時間の把握を義務づけています。
具体的にあげられている手法は次のとおりです。
- タイムカードによる記録
- パソコンのログインからログアウトまでの時間の記録
- 労働時間状況の記録は3年間保存する
労働時間の記録を従業員各自で行う場合、タイムカードの打刻ミスなどが発生すれば、正しい労働時間を記録できなくなります。勤怠管理システムを導入すれば、打刻もれや記入ミスが発生したときのアラート通知機能などがあり、エラーの発生を抑えられます。
また、労働時間の記録も勤怠管理システムの機能を使用して、手間なく保存可能です。
人材管理の最適化に役立つ
労務管理の法令順守を徹底することは大切です。勤怠管理システムなら、個人だけでなく、部署単位の労働時間の把握も用意になります。
勤怠管理システムで集計したデータを利用すれば、労働時間から人的リソースが足りていない部門はどこかを俯瞰的視点で把握可能です。配置移動や人員補充のための新規採用など、現状の労働状況をふまえて人材の最適化に役立ちます。
そのため、長時間労働が発生している部門に対して迅速に改善対策を立てやすくなるでしょう。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムの導入で得られるメリットは次のとおりです。
- コスト削減
- 適切な労働時間管理
- 不正打刻防止
- 業務効率アップ
- 給与計算システムや経費精算システムとの連携
- 支社やリモート勤務の管理を効率化
コスト削減
勤怠管理システム導入で得られるメリットとしてコスト削減の効果は大きいです。次に例を挙げます。
そこでA社が勤怠管理システムを導入したところ、従業員200人×300円で合計6万円のコストがかかるようになった。一見タイムカードで管理とコストは変わらないが、2日かかっていた集計作業が2時間で完了し労働生産性がアップ。さらにタイムカード用の紙費用もカットできたので、結果的に無駄を省きコスト削減にもつながった。
上記は一例であり、企業の環境によっても異なりますが、勤怠管理は従来のタイムカード管理に比べてコスト削減につながるのです。
適切な労働時間管理
コンプライアンスが重視されている現代では、勤怠管理の重要性が高まっています。
労基署による目も年々厳しくなり、少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。最悪の場合、臨検されブラック企業のレッテルを貼られる可能性もあるでしょう。
勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。さらに、既定の労働時間を超過しそうな従業員や、休暇をきちんと取れていない従業員がいた場合、システムが警告してくれるので、管理漏れによる勧告も避けられます。
適正な給与を支給したり、長時間労働を防止したりできるのがメリットです。
不正打刻防止
タイムカードによる打刻では、なりすまし（入れ替わり）や意図的に時間をずらした打刻といった、不正がおこりがちです。また、紙による申請では虚偽の記載もあるかもしれません。
勤怠管理システムの打刻方法には、静脈・指紋認証などの生体認証を活用したものや、顔認証システムを活用したもの、交通系ICカードを活用したものなどがあります。本人以外の打刻は難しいので、不正打刻を完全防止できるでしょう。
またスマートフォンの位置情報を利用する「GPS打刻機能」があれば、打刻と同時に位置情報も記録するため、外回りの多い営業部でも「誰が」「いつ」「どこで」打刻したかを管理でき、不正打刻防止につながります。
業務効率アップ
勤怠管理システムにより作業効率がアップするのは、人事だけではありません。
多くのクラウド勤怠管理システムではスマートフォン用のアプリケーションを用意しており、外出先・出張先などからの打刻に対応しています。直行や直帰が多くても出退勤打刻のために出社・帰社する必要がなく、翌日の打刻修正依頼も不要です。出社組でもデスクで打刻できるため、毎日タイムレコーダーまで行く手間もなくなります。
これらの業務効率化を総合して、1日5分でも時間を短縮できれば、1年間で2.5日分も勤務時間を短縮できます（1日8時間勤務、年間休日120日の場合）。
給与計算システムや経費精算システムとの連携
勤怠管理システム導入によるデータ化も、管理者にとっては大きなメリットです。
まず、タイムカードの記録をExcelにまとめてFAXで送信、といった手書きの管理業務がなくなります。勤怠管理システムでは、サーバー上にデータを蓄積。CSV形式でエクスポートできます。これを給与管理システムへアップすれば、勤怠管理から給与計算まで一連の作業を一元化できるのです。
さらに、近年はサービス提供社どうしの提携が進み、勤怠管理システムと給与計算システム、経費精算システムなどと直接APIで連携できるようになりました。管理の一元化を重視するなら、提携サービスは必ずチェックしておきたいポイントです。
支社やリモート勤務の管理を効率化
支社が全国にある企業の場合、勤怠データが支社ごとなり管理が大変です。またリモート勤務の場合も、同じことがいえるでしょう。
勤怠管理システムを導入すれば、社員はスマートフォンのアプリをタップするだけで勤怠入力ができ、管理側もデータを一元管理できるのでスムーズです。
勤怠管理システムのメリットを動画で見る
【勤怠管理システム＜前編＞】クラウド型システム導入のメリット・機能を紹介！
勤怠管理システムを導入する際のデメリット
勤怠管理システムの導入を検討する際は次のポイントに注意しましょう。
- 管理機能を扱いきれない場合がある
- 経営層の理解を得にくい
管理機能を扱いきれない場合がある
勤怠管理システムは「打刻をするだけのもの」と思われがちです。そのため、管理機能を詳しく調べずに導入し、失敗している企業が見られます。
勤怠管理システム導入のメリットは、正確な勤怠状況の把握にこそあります。管理画面の使い勝手や、集計時に適応できるフィルターの粒度、スマートフォンで使える機能などはシステムによってさまざまなので、無料トライアルをうまく活用し自社に合ったサービスを探すとよいでしょう。
無料の勤怠管理システムについては次の記事で詳しく紹介しています。永年無料で使えるシステムの多くは利用条件に制限があるので、きちんとした運用を目的とするなら、有料サービスの無料トライアルを検討するのも手です。
経営層の理解を得にくい
勤怠管理システムは利益を生むものではないので、費用対効果が見えにくい側面があります。ときには経営層から「既存システムと何が違うのか？」「コストをかけてまで導入する必要はあるのか？」などの疑問が呈されるでしょう。他部署からは人事が楽をしたいだけなのではと思われてしまうケースもあるそうです。
そこで、導入を検討する際は、次の点を明確にできるようサービスを比較、選定を進めましょう。
- システムを導入する会社側のメリット
- 従業員にとってのメリット
- 具体的に、業務をどれだけ効率化できるか
- システム導入前と導入後のコスト差
これらをきちんと説明できるようなサービスを検討したうえでプレゼンをして、理解を得るとよいでしょう。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを導入検討しており、実際にサービスを比較・選定する際は次のポイントを確認しましょう。
- 導入形態
- 搭載機能の多さ
- 打刻方法
- 妥当なコスト
- ツールの操作性・扱いやすさ
- 外部連携は可能か
- ベンダーのサポート
導入形態
第一にシステムの導入形態ですが、主にクラウドとオンプレミスの2つに分類されます。
クラウド
サーバを設置する必要がなく、パソコンとインターネット環境さえあれば利用できるのがクラウドです。サーバが必要ないことから初期費用を抑えられ、場所にとらわれずにいつでも利用できるのがメリットです。
また、サーバの管理・運用が必要ないため情報システム人材のいない企業でも気軽に導入できます。中小企業のみならず最近では大企業もクラウドを導入する傾向があります。
オンプレミス
サーバを設置しパッケージをインストールして利用するのがオンプレミスです。初期費用に数十万～数百万円かかり、サーバの管理・運用が必要な情報システム人材が不可欠になる中堅・大企業が利用しています。
環境により最適な導入形態が異なるので一概にどちらが良いとは言えませんが、クラウド導入の波が大きいのが現状です。やはり無料～数万円で導入できる敷居の低さやサーバの管理・運用が必要ないメリットが最大の要因でしょう。
まず情報システム人材がいない、または不足している企業では間違いなくクラウドがおすすめです。
搭載機能の多さ
「多機能＝良いシステム」との先入観がいまだに根強く残っていますが、多機能だからといって自社に適したサービスとは限りません。むしろ、使わない機能があればあるほど煩雑なシステムとなり、「使いにくいシステム」との認識が強くなります。そのため、勤怠管理システムは多機能すぎてはいけません。
ただ多機能かそうでないかは、これまた企業によって異なるのであらかじめ要件定義をしっかりしておく必要があります。「現状の勤怠管理体制にはどんな課題があるのか？」「課題をクリアするためにはどんな機能が必要なのか？」など、必要な機能を洗い出しておきましょう。
その要件定義をもとに各サービスを比較し、要件定義にマッチするサービスを選定してください。
打刻方法
勤怠管理システムの打刻方法には生体認証打刻、顔認証打刻、ICカード打刻、スマホ打刻、Web打刻など複数の種類があります。
それぞれの特徴を解説します。自社に合っているのはどの打刻方法かチェックしてみてください。
生体認証打刻
指紋認証または静脈認証システムを搭載した打刻方法で、不正打刻を完全に防止するだけでなく正確性にも優れている打刻方法です。
打刻機自体は5万～10万円程度とそこまで高価なものではなく、これまで不正打刻により多大な損失をしていたのであればぜひ導入したい打刻方法です。
顔認証打刻
「不正打刻ができない」点では生体認証打刻と同じメリットを発揮しますが、人により認識しにくいこともあるので正確性は少々劣ります。
しかし、専用打刻機は必要なく、カメラ付きPCやタブレットで対応できるので導入コストは安価になります。
ICカード打刻
主にFelica対応やNFC対応のICカードで打刻可能な方法です。SuicaやPASMOといった交通系カードはもちろん、自社で用意したICカードを配布して打刻させることも可能です。
打刻機は3,000～10,000円程度と安価に導入できます。
スマホ打刻
スマホ打刻はICカード打刻機で代用できるものが多く、それ以外では専用アプリケーションを利用して打刻できます。
そのために特別に何かを導入する必要はなく、ほとんどのサービスで標準対応しています。「GPS打刻機能」を活用すれば外出先からも不正打刻を防止可能です。
Web打刻
一番簡易的な打刻方法で、打刻専用PCもしくは個人のPCでシステムにログインして打刻可能です。
打刻機は必要ないので導入コストがかからない点では魅力的ですが、不正打刻を完全に防止できないので注意が必要です。
不正打刻を完全に防止したいのであれば生体認証打刻や顔認証打刻、従業員の利便性を高めたいのであればそれ以外の打刻方法を選択するといった、目的に合わせて一つまたは複数の打刻方法を選びましょう。
妥当なコスト
本来コストでサービスを比較するのは避けたいところですが、しっかり比較しておきましょう。注意点としては「システムを導入するうえでこのコストは妥当か？」と考えることです。
各サービスの特徴により導入効果はさまざまなので、「自社の現状と導入する勤怠管理ソフトの特徴」をしっかりと把握したうえで費用対効果を見きわめてください。
費用対効果を算出する方法
- 1.「導入費用」と「導入効果」2つの局面から考える
- 2.「導入費用」は初期費用や基本料金など導入にかかる料金をすべて計上する
- 3.「導入効果」はコスト削減と業務効率化に細分化して考える
- 4.「導入費用」から「導入効果」を差し引き費用対効果を算出する
- 5.各サービスによる導入効果の違いをしっかりと把握する
導入費用はクラウドなら初期費用、初月基本料金、オプション機能追加料金、サポート料金など。オンプレミスならサーバ購入費、パッケージ料金、設定費用、サポート費用、運用費用（主に人件費）などです。
次に導入効果は「コスト削減」と「業務効率化」の2つに細分化して考えます。勤怠管理ソフトの導入効果はコスト削減よりも業務効率化の方が大きいのが特徴です。
勤怠管理ソフトを導入することで削減できる代表的なコストと言えば、タイムカードです。毎月のタイムカードとインクリボンで5,000円ほどコストがかかっていると仮定します。
その他に、不正打刻をしている社員がいるとすれば勤怠管理ソフトの導入で防止可能なので、これもコスト削減として計上していいでしょう。
そして従来1日〜2日かかっていた集計・入力作業がゼロになるといった業務効率化も費用対効果として算出するために、集計・入力作業にかかっている人件費をもとに算出します。
月末の集計・入力作業に2人の社員を動員して2日間かかるとします。1人あたりの給与が25万円で25日稼働だとすると、日割の給与は1万円。つまり集計・入力作業には合計4万円の人件費がかかっていると考えられます。
合計して45,000円のコスト削減が費用対効果として計算できます。
ツールの操作性・使いやすさ
「自社にとって使える勤怠管理システム」のポイントの中でも重視してほしいのがUIの使いやすさです。どんなに自社の要件定義にマッチしたサービスを選定しても、UIが使いにくければ「使えるシステム」とは言えません。使い方が難しい製品を選んでしまうと、かえって業務に支障をきたす恐れがあります。
そこでUIの使いやすさを知るために各サービスが提供している無料トライアルを積極的に活用してください。また、必ず人事（または勤怠管理担当者）に無料トライアルを実施させましょう。
導入を推進するのが経営層や情報システム部だとしても実施に利用するのは人事、または勤怠管理担当者です。利用する本人が使えると判断しないと意味がないので必ず本人に実施させてください。
なお、使いやすいシステムであっても、従業員に対して使い方を記したマニュアルの作成や、ルールを徹底共有するための説明会の開催は必要です。
外部連携は可能か
自社で利用中のシステムと連携可能かをどうか確認することも重要です。既存システムとの連携によりさらに業務効率のアップが期待できます。勤怠管理の面倒さから開放されるだけでなく、給与計算システムと連携できれば、勤怠に関する処理をまとめて処理できるようになります。
ベンダーのサポート
ベンダーが提供するサポートも使えるシステムのポイントに関わってきます。ITリテラシーが高ければ、そこまで充実したサポートでなくとも独自に創意工夫したシステムを使いこなせるでしょう。その分選択できるサービスの幅が広いと言えます。
しかしITリテラシーが低く積極的にサポートを活用しなければならない場合は重視する必要があります。とくにシステムを導入した直後は操作方法や使い方などわからないことが出てくるケースが多いものです。
電話サポートの有無、サポート対応の時間、サポートの範囲などあらかじめベンダーに確認し比較しておきましょう。
おすすめ勤怠管理システム
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| 給与計算ソフト連携可能な勤怠管理システム | 建設業向け勤怠管理システム | 派遣会社向け勤怠管理システム |
| 病院向け勤怠管理システム | 介護業向け勤怠管理システム | 利用料金が安い勤怠管理システム |
勤怠管理システムを導入して多くのメリットを得る
勤怠管理システムのデメリットは「システム自体」よりも「導入における課題」といった色合いが濃いので、導入に成功すれば多くのメリットを享受できます。メリットはもちろん、デメリットもしっかりと把握したうえで導入に踏み込むことが大切です。
紹介した勤怠管理システムのメリットとは次のとおりです。
- コスト削減
- 適切な労働時間管理
- 不正打刻防止
- 業務効率アップ
- 給与計算システムや経費精算システムとの連携
- 支社やリモート勤務の管理を効率化
デメリットは次のとおりです。
- 管理機能を扱いきれない場合がある
- 経営層の理解を得にくい
メリット・デメリットの把握、そして文中で紹介した「サービスの比較ポイント」と「導入に失敗しないためのポイント」にも意識を向け、勤怠管理システム導入を推進しましょう。
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