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在籍証明書とは、企業が発行する在職証明
在籍証明書とは、企業に申請者が在籍している（していた）ことを証明する書類です。実は法律によって定められた証明書ではないため、企業によって名称が違います。在籍証明書のことを在職証明書、就業証明書、就労証明書、雇用証明書、勤務証明書という企業もありますが、内容は変わりません。
申請者からの依頼を受けて企業の人事担当者が発行しますが、決まったフォーマットはなく、会社ごとに作成する必要があります。
【無料】Wordで使える在籍証明書テンプレート
BOXILでは、Wordで必要な箇所を記入するだけで簡単に在籍証明書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。「Excelのテンプレートがほしい」という方もいるかもしれませんが、WordでもExcelでも基本的に内容は変わりません。
4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、この記事を参考に在籍証明書を発行してください。
また、「在籍証明書って何？」という方も安心して記入できるように、記事の後半では意外と知らない在籍証明書の書き方について紹介します。
在籍証明書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。
在籍証明書テンプレート【パターン1】
必要最低限の項目が揃った在籍証明書です。
在籍証明書テンプレート【パターン2】
こちらは、罫線があるのでそのまま印刷して手書きでも記入できるので汎用性が高いです。
在籍証明書テンプレート【パターン3】
横書きの在籍証明書です。
在籍証明書テンプレート【パターン4】
こちらも横書きの在籍証明書です。
BOXILでは、他にも多様なテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方はこちらをご覧ください。
在籍証明書テンプレートの次は、労務管理システムを導入してさらなる効率化を実現しませんか？BOXILなら複数社のサービス資料を無料で閲覧できるので、運用改善が見込めそうかを簡単に検討するのに便利です。
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在籍証明書に書くべき事項
在籍証明書に主に書かれている内容は、次の13の事項です。
- 在職者（もしくは退職者）の氏名や性別
- 在職者の生年月日
- 在職者の住所
- 在職者を採用した年月日
- 雇用した期間
- 雇用した形態
- 仕事内容や役職、職場での地位など
- 就労形態（正規雇用やパート・アルバイトなど）
- 勤務日数や就労時間帯
- 勤務地
- 給与支給の総額や月ごとの給与
- 会社の捺印
- その他必要事項（本人が希望した内容など）
上記の項目のうち注意が必要なのは、在職者の住所・生年月日・氏名です。これらの個人情報は、現在の住所ではなく「在職していたとき」のデータを記載します。
現住所と在職時の住所が違うということもあるかと思いますが、在職証明書は、在職していたときの情報なので問題ありません。結婚して氏名が変更になった場合でも、在籍していた時の旧姓を記載します。
また、雇用形態も明確にしておきましょう。様式に雇用形態のチェックボックスがある場合は該当項目にチェックを、ない場合は「正社員」「契約社員」「パート」「アルバイト」といった雇用形態を記載します。会社で雇用しているわけではない個人事業主・フリーランスには、在籍証明書の発行対象外となります。
在籍証明書が必要なシーンはさまざま
在籍証明書が必要なシーンは次のとおりです。
- 保育園や保育所、児童クラブへの申請時
- 転職の際に必要になる場合がある
- 外国人労働者がビザを申請・更新するとき
他にも住宅ローンの申請や審査、賃貸契約などで必要な場合もあります。従業員からの申請に応じて企業側も対応しましょう。
よくある必要なシーンについてそれぞれ紹介します。
保育園や保育所、児童クラブへの申請時
従業員で仕事を持つ親が、就学前の幼児を保育所や保育園に預けるときに申請をします。その際に必要なのが在籍証明書です。仕事をしているという確認が取れた場合のみ保育園や保育所への入所ができるため、在籍証明書は必要になります。
小学生の低学年などでよく利用される、放課後の児童クラブへ申請する際にも必要となります。
また一部の私立学校でも在籍証明書が必要になるケースがあります。施設によって必要の有無は異なります。
転職の際に必要になる場合がある
従業員が転職する際に次の転職先となる採用試験へ応募しますが、そのときにまれに在籍証明書を求められることがあります。これは、履歴書に書かれている内容と在籍証明書の内容が一致しているかを確かめるためです。
また公務員に転職する際、募集要項に「一般企業で5年以上の在籍経験がある方」と書かれている場合も、在籍証明書が必要になります。すべての転職時に必要というわけではありません。
「退職証明書」が必要になるケース
会社のルールとして在籍証明書の発行条件を「在籍している従業員のみ」としている場合は、退職証明書を発行します。
退職証明書は法律で退職後2年間は企業側が発行する義務があります。退職証明書は在籍証明書と同様の効力があるので、退職者が転職先に提出する書類として問題なく利用できます。
外国人労働者がビザを申請・更新するとき
外国人の従業員がビザを申請・更新するときにも在籍証明書が必要です。外国人が日本で生活をする場合、どのような名目で日本に滞在しているのか明らかにしないといけません。滞在の名目が労働である場合、ビザの申請や更新時には在籍証明書が必要になります。
ただし、これはビザが必要な方の場合です。定住者や永住者である外国人を雇用する場合は必要ありません。
在籍証明書発行時によくある疑問点
在籍証明書発行時によくある疑問点や質問事項についてまとめます。
アルバイトやパートから発行をお願いされた場合は？：可能
アルバイトやパートの従業員の方から在籍証明書の発行を依頼された場合でも、発行可能です。念のために発行をお願いされたら「どのような目的で在籍証明書を使うのか？」を確認しましょう。
派遣社員から発行をお願いされた場合は？：派遣元が発行する
派遣社員の在籍証明書は「派遣元」の会社でしか発行できません。派遣社員は派遣先の会社ではなく「人材派遣会社」と雇用契約を結んでいるからです。派遣会社に発行してもらうように回答しましょう。
退職した社員から発行をお願いされた場合は？：可能
在籍証明書は、退職した社員でも基本的に発行可能です。
ただし、「使用期間」「業務の種類」「当該事業における地位」「賃金」「退職の事由」のうち、退職者から請求された事項のみを記述しなければなりません。それ以外は記述しないようにしましょう。在籍証明書が必要な理由や目的をしっかりと聞いてから対応することが大切です。
前述したとおり、転職時には退職証明書も同様に転職先に提出できます。退職証明書でまかなえないのか確認するとよいでしょう。
Wordで在籍証明書が作成できる無料テンプレートのまとめ
在籍証明書は思いのほか記入事項が多いので、記入漏れがないように注意して作成しましょう。
次の記事では、在籍証明書に関連してバックオフィスについて紹介しています。
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