見積書送付のお知らせができるメールテンプレート【無料】

見積管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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見積書送付のお知らせメールで事業効率化

取引先に対して見積書を送付する機会は少なくありません。ただし、見積書を送るだけでは不十分なため、通常はあわせてメールも送付します。毎回メール文を考えるのは、業務の効率を下げる要因となる可能性があります。

本記事ではボクシルが作成した見積もり送付のご案内メールのテンプレート（ひな形）を紹介します。テキスト形式で簡単に使える、さまざまなデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、初めての方でも安心して見積もり送付のご案内メールを作成できるように、見積もり送付の案内メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

見積もり送付の案内メール以外のテンプレートはこちらをご覧ください。

また、見積書作成をもっと簡単に行いたい方には下の記事も参考になるでしょう。低コストで導入できる会計ソフトが紹介されています。

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【無料】テキスト形式で使える見積もり送付のご案内メールテンプレート

ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単に見積もり送付の案内メールが作成できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
以下のテンプレートを参考に、見積書送付のご案内メールを作成してください。

見積もり送付のご案内メールテンプレート

見積書送付をお知らせする際の無料メールテンプレートです。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方は次をご覧ください。

見積もり送付をご案内するメールの書き方ポイント

見積書は、商品やサービスの価格や合計金額などを、実際に購入・施工する前に算出した書類です。金額が高額になる場合や購入点数が多くなる場合、また、価格がわからない場合などに使われることが多い書類です。

見積書はビジネスにおいてとても重要な役割を担い、その見積書一枚で高額な取引が行われる場合もあります。

見積書の送付方法は、ファックスまたはメール添付が一般的です。ファックスは紙で残り、メールはバックアップを取っていないと紛失するおそれもあるため、確実なファックスを利用されるケースも少なくありません。

見積書を送付する時につける案内メールはどの見積書を何枚送付したかを記載するだけではありません。どの内容の見積書を送付したのかを示し、こちらの意図を伝えるためにも重要な手段です。

では、見積書を送付したときの案内メールはどのように書けば良いのでしょうか。ポイントをまとめました。

また、これらの処理を確実にするためには人の手をなるべく介さず機械処理で行う必要があります。メール配信システムには自動入力できる項目もあり、効率化とともにより確実なメール送信が行えるでしょう。下の記事ではおすすめのメール配信システムを紹介しています。

メール配信システム比較！タイプ別おすすめサービス・選び方

メール配信システムはこんな課題を解決したい方におすすめ！ ・効率的なメールマーケティングを実現したい・顧客とのコミュニケーションを強化したい・メール配信業務の自動化と効率化を図りた…

見積書送付時の案内メールに書くポイント

見積書送付時の案内メールに書くポイントを紹介します。

件名

件名は、送信者がわかるように簡潔に記載することがビジネスマナーとされています。

ただし、見積書の場合はどの見積書かわからなくなる可能性があるため件名に「見積書」と書くだけではなく「〇〇〇〇の見積書送付の件」など何の見積書を送付したのかがわかるようにしましょう。

見積書をどのような方法で送付したのかを記載

見積書の送付方法には、ファックスとメールの2通りがあります。送付の際には、どの方法を用いたかを明記するようにします。また、送信した日付に加え、可能であれば送信時刻も記載しておくと、先方が確認しやすくなります。

見積書に書かれている内容を記載

見積書送付の案内メールの心臓部ともいえるのが、この内容の記載です。

たとえば、先方は「100㎡を冷やすためにエアコンの見積もりをしてほしい」と見積依頼したとします。この場合、エアコンの設置方法は1つだけではありません。

業務用エアコンでも種類がたくさんあり、設置方法も埋め込むタイプや壁掛けタイプなどタイプによっても金額が異なります。また、室内機2台に対して室外機1台でまかなえる業務用エアコンもあります。

そのため、比較しやすいように、見積もり依頼を受けた企業はさまざまなタイプの見積書を送付します。

もちろん、すべてのパターンで見積もりを出すわけではなくお客さまの利益になる見積もりを選定します。
それでも見積書は何種類かになります。

このことを記載できるのが案内メールです。

たとえば、「100㎡対応のエアコン　業務用壁掛けタイプ（室内機）〇台の見積もり　一式」という見積もりがあれば、「100㎡対応のエアコン　業務用埋め込みタイプの見積もり一式」など作成した見積書の内容を記載し、どのような状況で有利か、不利かを記載すると比較しやすくなります。

見積書の送付枚数を記載

見積書は数種類送ると大量の枚数になります。お客さまが把握しやすいように、どの見積書が何枚かを記載し合計枚数も記載しておくと良いでしょう。

見積書を送付するだけではなく詳しく説明するための訪問日を記載

見積書は作成して終わりではありません。
ここから商談が始まるので、見積書を送付した後に必要に応じて、詳しい説明のために訪問することもあります。できるだけ早い日程を設定し、いつお伺いできるのかなど候補日程を記載しましょう。

自分の連絡先を記載

見積書送付のご案内メールの最後には必ず自分の連絡先を記載します。
会社名・部署名・氏名・住所・連絡先などを記載し、「不明点はいつでもお問い合わせください」と書いておくと丁寧でしょう。

見積書送付のご案内メールテンプレートのまとめ

これらのポイントを押さえれば、見積書送付の案内メールも安心して作成できます。

もっと見積もり送付の案内メールについて知りたい方は次の記事もご覧ください。

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ボクシルでは見積もり送付のご案内メールの作成に役立つSFAのクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできます。

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