RPAとは？意味やAIとの違い メリット・導入手順をわかりやすく解説
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RPAとは
RPAとは、「ロボティック・プロセス・オートメーション：Robotic Process Automation」の略称で、パソコン上の定型的な作業をソフトウェアロボットで自動化するツールです。ExcelやWebブラウザなどのデータ入力や転記、ファイルの複製といった単純作業の定型業務を自動化します。
近年、人件費の高騰や働き方改革から、定型業務の見直しや自動化に目が向けられるようになりました。RPA導入によって、業務削減や従業員の満足度向上などのメリットがあることから、導入の流れは世界的に広まりつつあります。
RPAの仕組み
最初にパソコン上で、ソフトウェアロボットに自動化させたい作業をRPAに記録します。フローチャート化された作業プロセスを、業務内容に応じて簡単なドラッグ＆ドロップ操作で編集し、ロボットを作成。
あとは、ロボットを実行するタイミングをスケジュール指定すれば、ロボットがその時間に人が画面操作するのと同じように、アプリケーションやWebブラウザを操作して定型業務を実行します。
RPAの活用例
RPAを活用した例には、次のようなものがあります。
- 問い合わせ内容をメールからExcelに転記
- 新入社員の情報を人事システムに自動で反映
- 営業実績のデータを月ごとにレポーティング
- 残業時間の多い従業員へメールで通知
単純作業や定型業務をRPAによって代替するのが主な活用方法です。
RPAの機能と特徴
RPAの主な機能と特徴について詳しく説明します。
操作の自動化
RPAの基本機能は、ユーザーがコンピューター上で行う操作を模倣して自動化することです。マウスのクリックやキーボード入力、ファイルの移動やコピー、データの入力・抽出などが含まれます。たとえば、日々の報告書作成のために必要なデータを複数のシステムから抽出し、統合してExcelシートにまとめる作業を自動で実行します。
ルールベースのプロセス
RPAは、事前に定義されたルールに従って業務を遂行します。これは、特定の条件にもとづいて異なる操作を実行する場合に有効です。たとえば、請求書の処理において、「特定の金額を超える場合には上司の承認を求める」といったルールを設定できます。
データの抽出と処理
RPAは、異なるソースからデータを抽出し、それを統合・処理する機能を持っています。WebサイトやPDFファイル、Excelシート、データベースなどからデータを自動で取得し、それを指定されたフォーマットに整理します。たとえば、複数のWebサイトから製品価格情報をスクレイピングし、レポートにまとめるといった作業が自動化可能です。
システム間の連携
RPAは、異なるアプリケーションやシステム間のデータ連携も自動化可能です。たとえば、CRMから顧客情報を取得し、ERPにその情報を入力するといった連携が自動的に行えます。これにより、手作業でのデータ入力や転記作業を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことにつながります。
ワークフローの自動化
RPAは、複数のステップからなる業務プロセスを自動化することで、業務フロー全体の効率化を実現可能です。たとえば、新規社員の入社手続きを自動化し、必要な情報を各部門に伝達してアカウント作成や設備準備を行う一連の作業をRPAが処理します。
エラー処理と例外管理
RPAは、予期しないエラーや例外が発生した場合にそれを検知し、適切に処理する機能を備えています。エラーログの生成や担当者への通知、エラーが発生したポイントでの自動リトライなどを実行します。
例外処理が発生した場合には、自動で別の処理を行うか、それとも人間の介入の要求をするか選択可能です。これにより、システムが停止することなくスムーズに業務を継続できます。
スケジューリング
RPAは、特定の時間や条件にもとづいて、自動で作業を開始するスケジューリング機能を備えています。定時のレポート作成やメール受信、ファイルの更新といった特定のイベントをトリガーとした動作の開始も可能です。
ノンストップ稼働
RPAのロボットは、24時間365日稼働できます。業務時間外でもタスクを実行し続けるので、生産性の大幅な向上が期待できるでしょう。
必要に応じてロボットを追加し、同時に複数のプロセスを処理することで、ピーク時の業務負荷にも対応できます。
RPA以外の自動化ツールとの違い
RPAとAI（人工知能）の違い
RPAとAIの違いは、判断を自動化するか否かです。RPAは、あらかじめ決められたルールどおりに動くため、シンプルな業務を確実にこなしてくれます。一方AIは、大量の学習データにもとづいてシステム自身で判断し定められた業務をこなします。
つまり、RPAの強みは単純作業を正確に実施する点、AIの強みは人間の判断をある程度の精度で代替してくれる点にあるといえるでしょう。
| RPA | AI | |
|---|---|---|
| 特徴 | 決められたルールにもとづいて処理 | 学習データにもとづいて判断を自動化 |
| メリット | 定型業務を正確にこなす | 判断が必要な業務をこなせる |
| デメリット | ルールを人間が決めておく必要あり | 誤った判断を下す場合がある |
詳しくは次の記事を参考にしてください。
RPAとVBA（Excel マクロ）の違い
RPAとVBAの違いは、ExcelやWordといったOffice アプリケーション以外を自動化できるか、プログラミングの習得が必要かという点にあります。
RPAは、ツールにもよりますがアプリケーションを問わず幅広く自動化でき、プログラミングがわからなくてもある程度実装可能です。一方で、Excelでマクロと呼ばれるVBAは、Office アプリケーションを中心に自動化し、プログラミングを必要とします。そのため、現場の担当者が操作するのであればRPAの方が適しています。
| RPA | VBA | |
|---|---|---|
| Officeアプリケーション以外の自動化 | できる | あまりできない |
| プログラミングの必要性 | 基本的に不要 | 必要 |
ちなみに、Office アプリケーションを自動化するのであれば、廃止が予定されているVBAの代わりに、Power AutomateというRPAツールを使うのがおすすめです。Power Automateはマイクロソフトが提供しているRPAツールで、プログラミングなしでOffice製品を中心に業務を自動化できます。
RPAとノーコードツールの違い
ノーコードツールは、プログラミングの知識がなくてもアプリケーションやワークフローを構築・自動化できるツールです。
RPAは、既存の業務プロセスの効率化やコスト削減を目的とした自動化に優れています。一方、ノーコードツールは、新しいアプリケーションやワークフローを迅速に構築し、自動化するための柔軟性が特徴です。
| RPA | ノーコードツール | |
|---|---|---|
| 自動化の対象 | 既存のアプリケーション | 新しいアプリケーションの構築による自動化 |
| プログラミングの必要性 | 基本的に不要 | 基本的に不要 |
たとえば、既存の会計システムで毎月行う定型的なデータ入力作業を自動化したい場合はRPAが適しています。新たにカスタマーサポートのための問い合わせ管理アプリを作成し、それを自動化したい場合はノーコードツールが有効です。
RPAの3つのクラスとは
RPAは対応できる自動化レベルにより、次の3つのクラスに分類されます。
- クラス1：RPA（Robotic Process Automation）
- クラス2：EPA（Enhanced Process Automation）
- クラス3：CA（Cognitive Automation）
クラス1：RPA（Robotic Process Automation）
クラス1のRPAは、従来型の最も基本的な自動化ツールです。主に定型的で反復的な作業を自動化することを目的としています。RPAには次のような特徴があります。
操作の模倣
RPAは、人間がコンピューター上で行うマウスのクリックやキーボード入力をそのまま模倣します。データのコピー＆ペースト、ファイルの移動、定型的なデータ入力作業などが該当します。
ルールベースの自動化
RPAは、事前に定義されたルールにもとづいて動作します。複雑な判断を必要とせず、決まった手順に従って業務を実行します。
カスタマイズ不要の統合
RPAは、既存のシステムやアプリケーションに変更を加えることなく動作できます。そのため、導入が比較的容易であり、ERPを含む既存のITシステムをそのまま自動化できるメリットがあります。
クラス2：EPA（Enhanced Process Automation）
クラス2のEPAは、クラス1のRPAに比べてより高度な自動化を提供するツールです。AIによるデータ分析や画像認識などを活用することで、より高度な業務自動化を実現します。EPAには次のような特徴があります。
一部判断が必要な非定型業務にも対応
EPAは、ルールベースのタスクだけでなく、パターン認識や意思決定を必要とする一部の非定型業務にも対応できます。たとえば、次のような作業の自動化に対応可能です。
- 顧客からの問い合わせにFAQへの自動回答を提供する
- レシートの自動読み取りで経費処理をサポートする
- 画像検査や不良品の検出などで品質管理プロセスを自動化する
プロセス全体の自動化
EPAは、単一のタスクだけでなく、業務プロセス全体の自動化が可能です。たとえば、請求書の処理プロセス全体を自動化し、データ抽出からシステムへの入力までを一連の流れとして実行できます。
クラス3：CA（Cognitive Automation）
クラス3のCAは、人間の認知能力を模倣することを目指した最も高度な自動化クラスです。機械学習（ML） や自然言語処理（NLP）、画像認識、音声認識などのAI技術を駆使して、複雑な意思決定や学習、推論を実行できます。CAには次のような特徴があります。
認知能力の追加
CAは、AIやMLを活用して人間の判断を模倣し、複雑な意思決定を行います。テキストや画像、音声などの非構造化データの解析だけではなく、複雑な問題解決にも対応可能です。
たとえば、顧客の感情を分析してパーソナライズされたサービスを提供したり、大量のデータから意味のある洞察を抽出したりできます。
自然言語処理（NLP）
CAは、自然言語を理解して処理する能力を持ちます。顧客からのメールを自動で読み取り、その内容にもとづいて適切な対応を取るように導きます。
予測と最適化
CAは、大量のデータを分析し、将来の傾向やパターンを予測可能です。業務プロセスの最適化や効率化も可能で、需要予測にもとづいた在庫管理の最適化といったことも実現可能になります。
RPAを導入するメリット
RPAを導入するメリットは次のとおりです。
- 従業員満足度の向上
- 人的コストの削減
- 業務の精度改善
- 顧客満足度の向上
従業員満足度の向上
RPAを導入すると、業務効率化により従業員の満足度が上がることがメリットと言えるでしょう。
RPAによって代替される業務は、テキストのコピー＆ペーストやファイルの移動といった、判断を必要としない単純作業です。単純作業を自動化することで、従業員はより価値のある仕事に集中できるようになり、従業員の満足度が向上するでしょう。
人的コストの削減
定型業務の自動化による人的コストの削減も大きなメリットのひとつです。
RPAの導入による残業代の削減のほか、従業員満足度が向上すれば離職率が下がり、人材採用や教育にかかるコストも軽減できます。ちなみに人的リソースを削減できるRPAは、機械的な労働者という意味で「デジタルレイバー」と呼称されることもあります。
業務の精度改善
単純作業の繰り返しにはRPAを導入するメリットが大きいといえるでしょう。
長時間労働では、どうしても集中力が切れてしまい、ヒューマンエラーの発生が避けられません。一方で、RPAは24時間365日稼働でき、決められたルールに沿って高い精度で業務をこなしてくれます。データの転記ミスや計算ミスといった問題が解消され、業務の信頼性が向上します。
顧客満足度の向上
RPAによって業務プロセスが迅速化されることで、顧客対応のスピードも向上します。
顧客からの問い合わせに対して迅速かつ正確に対応できるようになるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。また、従業員が煩雑な作業から解放されることで、より良い顧客サービスを提供する余裕が生まれ、顧客体験の質も高まります。
RPAを導入するデメリット
RPAを導入した際のデメリットには次のようなものが考えられます。
- 導入コストが高い
- 経験者が少ない
- 修正する工数や体制が必要
- 維持管理の難しさ
導入コストが高い
RPAのデメリットとして、費用の高いツールの多い点があげられます。クラウドであれば数万円から利用できるものの、デスクトップ型であれば数十万円、サーバー型なら数百万円から1,000万円以上となるケースも珍しくありません。
小さな規模から導入をしたい企業はクラウド型、少なくともデスクトップ型の導入をおすすめします。
経験者が少ない
RPAの経験者が少ない企業では、学習動画やマニュアル、書籍などを閲覧して習得するほか、ベンダーからのサポートを受けられる体制を整える必要があります。RPAはプログラミングに比べてハードルが低いのは事実ですが、一朝一夕で使いこなせるようになるわけでもありません。
周知のためにどの程度時間が必要か見積もり、十分に時間をかけて導入するようにしましょう。
修正する工数や体制が必要
RPAは、指示されたルールどおりには動けるものの、ルールに記載されていない想定外の事象が発生した際には稼働が停止します。その場合は担当者や情報システム部が原因の箇所を特定し、適宜修正する必要があります。
RPAの利用が広がってきた場合には、RPAに強い専門家を配置して修正にかかる工数を削減するのがおすすめです。
維持管理の難しさ
RPAシステムは、対象となる業務プロセスや利用するアプリケーションの変更に敏感です。業務プロセスが変更された場合やソフトウェアが更新された場合、RPAのシステムもそれに応じて更新する必要があります。
これには専門知識が求められ、定期的なメンテナンスが必要です。システムの維持管理が適切に行われない場合、業務の停止やトラブルが発生するリスクがあるでしょう。
RPAツールの種類
RPAツールは大きく分けて、オンプレミスのデスクトップ型とサーバー型、クラウド型の3つに分類されます。これらの違いを比較してみましょう。
ちなみに、デスクトップ型のRPAをRDA（Robotic Desktop Automation）と呼びRPAと区別する場合もありますが、本記事ではRPAの1つとしてRDAを定義しています。
| デスクトップ型 | サーバー型 | クラウド型 | |
|---|---|---|---|
| インストール先 | 自社のパソコン | 自社のサーバーとパソコン | インストール不要 |
| 初期費用の目安 | 10万円〜100万円 | 100万円〜2,000万円 | 0円～50万円 |
| 企業規模の目安 | 中小企業・大企業 | 大企業 | 中小企業 |
| おすすめ企業 | 主にオフラインでの作業を自動化したい新規導入の企業 | 他社のRPAを利用して勝手がわかっている企業 | 主にオンラインでの作業を自動化したい新規導入の企業 |
デスクトップ型（オンプレミス）
デスクトップ型のRPAツールは、パソコンそれぞれにインストールして使用するオンプレミスのシステムです。
RPAツールを利用したいパソコンにのみ導入するため費用が10万円程度と、導入しやすいのがメリットです。ただし、自動化する範囲を広げようとした際にサーバー型やクラウドに切り替える必要性があります。そのため、まずは小さな規模から自動化したい企業におすすめの形式です。
サーバー型（オンプレミス）
サーバー型のRPAツールは、サーバーおよびパソコンにインストールするオンプレミスのツールです。サーバーによって各パソコンのRPAツールを管理できるため、大規模にRPAツールを稼働させる場合に適しています。
デメリットは導入までに時間がかかること、購入にかかる費用が100万〜2,000万円と高額になりやすいことです。RPAツールをすでに使用していて大規模での運用に目処をつけられている企業におすすめです。
クラウド型
クラウド型のRPAツールは、提供先のサーバーにインストールされているシステムをオンラインにて利用するサービスです。
導入の工数およびコストがかからない点、リモートワークでも利用できる点が強みといえるでしょう。ただし大規模での導入を検討している場合は、サーバー型の方が費用対効果が高くなるケースもあります。小規模から徐々に利用を拡大していく企業におすすめです。
RPAツールの導入手順・方法
RPAを導入する際は、次の手順に沿って進めるのがよいでしょう。
- RPAツールを最小限の規模で導入
- RPAツールを評価
- RPAツールを継続するか入れ替えるか判断
- （入れ替える場合は）RPAツールの要件詰め
- RPAツールの選定
- RPAツールの無料トライアル
- RPAツールの本格導入
重要なのは、RPAツールを最小の規模で試して効果を実感してから、拡大したり入れ替えたりすることです。RPAツールはデスクトップ型やサーバー型では、費用が何十万から何百万円になることもあります。まずは、小さな規模で試用して運用できるようになってから、あらためてRPAツールの本格導入を検討するのがよいでしょう。
1. RPAツールを最小限の規模で導入
RPAツールを本格的に導入する前に小さな規模で試験的に導入します。まずは、1つのパソコンだけでトライアルするとよいでしょう。
従業員が、RPAツールによって単純作業から開放されて工数を削減できるだけでなく、本来の業務に時間をかけられるメリットを実感できるのも重要な点です。そのため、最初は低価格ですぐに利用できるクラウド型またはデスクトップ型の導入をおすすめします。
機能制限はありますが、無料で提供されているRPAツールもあるためチェックしてみましょう。
2. RPAツールを評価
RPAツールを導入したら使った担当者から効果や感想をヒアリングします。残業時間の減少以外の費用対効果だけでは測れない従業員満足度の向上を実感できるはずです。もし、周囲でRPAツールの噂を聞きつけて「使ってみたい」という従業員がいれば体験してもらうとよいでしょう。
3. RPAツールを継続するか入れ替えるか判断
RPAツールの導入を小さな規模で成功させたあとは、同じツールを使い続けるかほかのツールに入れ替えるかを検討します。いままで利用してきたRPAツールのアカウント数を増やせばよいのか、ほかの使いやすいツールに乗り換える必要があるのかは、前述のヒアリングを踏まえれば判断できるでしょう。
4. （入れ替える場合は）RPAツールの要件詰め
もし、RPAツールを入れ替える場合は、RPAツールを導入したいと考えている部署の間で要件を詰めます。RPAツールを試験的に導入したことでどのようなポイントに注目すればよいのか、どんな効果が得られるのかが明らかになっているはずです。
5. RPAツールの選定
要件にもとづいてRPAツールを選定します。RPAツールの仕様や料金は問い合わせないとわからない場合がほとんどなので、提供サービスの営業担当者にききましょう。
6. RPAツールの無料トライアル
RPAツールを1つまたは2つまで絞ったら無料トライアルにて、使用感を確かめましょう。RPAツールは、システムによってはテキストの多い表示だったり英語のみの対応だったりします。ツールを触る担当者に実際に触ってもらって使えそうかチェックしましょう。
7. RPAツールの本格導入
トライアルで問題がなければ本格導入します。RPAツールをはじめて利用する担当者は、使い勝手がわかるまでに時間がかかります。提供サービスが配信している学習用の動画やマニュアル、Q＆Aなどを参考にしながら徐々に慣れていきましょう。
RPAツールの導入事例
次の記事ではRPAの導入事例を紹介しています。RPAの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
▼RPAの導入例について、さらに詳しく知りたい方はこちら
RPAの導入で安定した業務精度と効率化を
RPAを導入することで、従業員満足度の向上や作業の高速化、コスト削減など、さまざまなメリットを享受できます。しかし、RPAツールは選び方を間違えると導入に失敗するリスクもあります。そのため、RPAの導入を検討する際は、事前に社内の課題を洗い出し、要件に合ったツールを選びましょう。
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