予算管理とは？目的や方法・やり方 - 目標設定や成果分析を効率化
予算を編成する手順や予算の管理法を知っていますか。予算管理の目的や手法、メリットを解説します。システムの導入を検討している方は、予算管理システムの比較をチェックしてみましょう。
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予算管理とは
予算管理は、予算の計画を立て、管理する業務のことです。
期のはじめや月次単位で目標設定を行い、設定した目標に合わせて予算を算出します。また計画どおりに実行されているかを随時確認し、課題や問題点があれば原因の分析も行います。
予算管理に類似する言葉との違い
予算管理には類似する言葉として、「経営管理・管理会計・予算統制・予実管理」などが存在します。そこで、次にこれらの言葉について詳しく紹介します。
なお予実管理に関しては、次の記事で詳しく解説しているため、こちらを確認してください。
予算管理と経営管理の違い
経営管理とはヒトやモノ、カネといった経営に必要な資源を管理する手法のことです。経営管理には、ファイナンスだけでなく組織としてのマネジメントも含まれています。たとえば製造業であれば、生産管理・販売管理・労務管理・人事管理・財務管理・予算管理が含まれます。
予算管理と管理会計の違い
管理会計とは、経営状況を明らかにするため、社内向けにまとめられた会計のことです。株主や金融機関など外部に向けた財務会計とは違い、経営者や役員が経営判断や経営戦略を立てるのに使われます。
詳細な数値を提示するだけでなく、スピーディーさも求められます。予算管理は新しく期をはじめる前や最中に行うものですが、管理会計は期が終わった後に総合的にまとめたもので、次の期に活かすデータといえるでしょう。
予算管理と予算統制の違い
予算統制とは、予算と実績を比較し、両者の差を無くすことです。予算管理のプロセスの1つで、PDCAサイクルのDo（執行）やCheck - Act（フィードバック）に該当します。詳しい情報については後述します。
予算管理における予算について
管理すべき予算は、主に次の4種類にわけられます。
- 売上予算
- 原価予算
- 利益予算
- 経費予算
売上予算
売上予算は、事業を営んで得られる金額の推計です。期初に設定し、売上予算にもとづいて業務の進捗を管理していきます。売上目標とほぼ同じ意味の言葉と考えていいでしょう。
将来の目標をもとに計算するパターンと、過去の実績から計算するパターンの2種類があります。モノやサービスを販売する事業であれば、単価を販売数の見込みにかけることで推測値を算出できます。競合や為替に左右されるため定期的な見直しが必要です。
原価予算
原価予算は、製品やサービスに必要になる原材料を仕入れる際に必要になる原価を算出し管理することです。
原価予算は、仕入れや製造に必要な数値から算出します。たとえば製造業であれば、売上予算を達成するためにどの程度商品を製造するか考え、そこから仕入れに必要な額を算出します。
売上が増減すると仕入れの数も変動するため、予想の値で逐一調整しましょう。一定のスパンにおいて見直しを要する点は、売上予算の推測と同じです。
利益予算
利益予算は、「売上から原価と経費を引いた金額」を予想して算出します。
売上の目標が未達成でも、原価や経費を目標以上に削減していれば、想定していた利益に到達できるケースもあります。利益を生み出すためには売上、原価、予算の課題・問題点の洗い出しが必要です。
経費予算
経費予算は、事業の維持に必要な費用のことです。
事務所の賃貸料、出張旅費や接待費のほか広告・宣伝代、調査費、人件費などが含まれます。経費は売上の状況によって変化することから、売上計画に合わせて算出します。
一方で売上予算や原価予算と違い、市場動向の影響はあまり受けないことから、予算・実績管理を行いやすいのが特徴です。
予算管理の目的・メリット
予算管理は経営にとって欠かせないと言われているのはなぜでしょうか。予算管理の目的やメリットを見ながら考えましょう。
目標設定が明確化する
予算管理をすると、売上・コスト・時間などの客観的なデータが集まるため、経営目標が定まりやすくなります。
目標は数値に表すことで、多くの人にわかりやすく伝えられます。売上をはじめとした数字を積み上げる目標のほかに、原価や管理費といった削減すべきコストも目標として設定することで、より利益の追求が可能です。
数値はあいまいさを含まないため達成できたのかできなかったのか、着地を見込めるのか後れを取っているのかが端的に把握できるようになります。
計画の設定
目標が定まれば、今後の計画の見通しが立ちます。資金はどの程度必要か、コストはどの部署にかけられるかを定量的に分析します。役割を部署やチーム単位に切り分けるため、責任の範囲を決定可能です。
予実の比較と分析
予算は、つくって終わりではなく、実績と定期的に比較し分析することが大切です。予算をあらかじめ設定しておけば、実績の進捗が妥当かを判断できます。
経営指針の設定
経営をどのように進めればよいかの指針を得られます。軌道修正の必要性や可否を、予算と実績から判断すれば的確に判断できるでしょう。
予算管理の方法・やり方
予算管理の業務フローを、Plan（編成）・Do（執行）・Check - Act（フィードバック）の3つのステップにわけた、PDCAサイクルにそって説明します。
Plan（編成）
目標数値を具体化し、どのように達成するか・資源をどのように配分するかを計画（Plan）します。
利益を上げるための予算をまずは会社単位で編成し、売上と予算、原価を計画したら部署単位に数値を落とし込みます。具体的には部門ごとに次のような対応をするとよいでしょう。
営業部門
営業部門は、前年の実績や市場の予想を考慮し売上の予測を立てます。
売上を考えると同時に経費の計算、すなわち予算編成を実施します。ただし、売上は経営者のトップダウンで決められることが多いでしょう。
マーケティング部門
マーケティング部門も同様に、前年の実績を考慮して目標設定を行います。設定される項目としては、たとえばメルマガの開封率や新規獲得のリード数、ウェビナーへの参加人数などが挙げられるでしょう。
認知・興味関心・比較検討・商談のフェーズの中でそれぞれ目標を設定し、これに必要な経費や原価を予想し算出します。
製造部門
製造部門は、売上を達成するためにどれくらい生産する必要があるか、また生産できる予算があるのかを計算します。原価と予算の照らし合わせ問題がなければ計画を進められます。
人事部門・経理部門
人事部門や経理部門は、前年の実績をもとに営業や製造部門から依頼される経費を加え、予算を組みます。ちなみに人事や経理、労務はまとめてコストセンターと呼ぶことがあります。
Do（執行）
予算を編成したら、事業を進めます（Do）。重要な点は、実行した業務内容を記録することです。誰が何をしたか把握できれば、改善の手段が見えてきます。費用対効果や投資対効果（ROI）を意識して業務を進められるような仕組みづくりも欠かせません。
Check - Act（フィードバック）
作業や活動が計画どおり進んでいるかをチェック（Check）し、現状に従ったアクション（Act）をとります。チェックの頻度は変動が少ないなら毎月、季節により変動するなら3か月程度で行いましょう。チェックで行う分析方法としては「差異分析」がおすすめです。
「差異分析」とは、月次予算と実績にどの程度の差異があったかに重点を置いて分析する方法のことです。月次試算表を作成し、どの数値が予算より低いか高いかを比較し、なぜそうなったのか問題点の洗い出しや対策などを考えます。
また予算管理の目的は、あくまでも事業の目標を達成することです。達成するために、予算と実績をリアルタイムにチェックできるシステムを確立しましょう。達成度が一目でわかるように、数値をグラフで表すといった工夫が必要です。
予算管理における課題・問題点
予算管理は、Excel（エクセル）を使って運用できます。Excelはほとんどの企業で導入されているツールのため、Excelを活用すれば無料で予算管理の運用が可能です。
また、Excelは多くの人にとって使い慣れているツールでもあります。そのため、予算管理に利用されるケースも多いですが、Excelを使った予算管理には、次のような課題や問題点があります。
Excelでは入力に時間がかかる
Excelで予算管理を行うと、手入力が多くなるため手間や時間がかかります。また体制の変更が起これば、フォーマットや関数の見直しが必要となるため、業務効率がいいとは言えません。
人的ミスが発生しやすい
Excelで入力を行うと、打ち間違いや計算ミスが発生しやすくなります。また、誤ってデータ自体を削除するといったトラブルが発生する可能性もあります。人が作業を行う以上、これらのミスを完全に防ぐことは難しいでしょう。
リアルタイムで予算管理ができない
前述したように、Excel入力ではデータ入力に時間がかかるため、入力が遅くなりがちです。すると月内にデータの集計ができず、予算の状況が把握できなくなります。結果予算の実行がうまくいっていない場合でも状況に気づけず、対応の遅れる危険性があります。
予算管理のコツ・ポイント
予算管理を効率的に行うためのポイントとして、次の4つがあります。
- 予算管理システム・ソフトの活用
- 月次の予算編成
- 適度な目標の難易度
- 予算を逐一修正
予算管理システム・ソフトの活用
予算管理システム・ソフトは、予算の作成や進捗管理、分析などの業務フローを効率化できます。前述したように、ExcelやGoogle スプレッドシートによる管理では多くの課題や問題が発生しやすくなります。
しかし予算管理システム・ソフトは入力作業を筆頭に、多くの業務を自動化もしくは簡略化できるため、これらの課題がクリア可能です。また、予算管理システムは、一つのシステムで全社的にデータを管理できるため、部署ごとの情報共有も簡単に行えます。
近年はクラウド型もあり、データが紛失する危険性もないため、効率的に管理を行いたい場合は導入がおすすめです。トライアルや無料プランで機能を試せるシステムも多くあるので、コストを抑えたい場合には、トライアルや無料プランのあるシステムを導入するとよいでしょう。
月次の予算編成
予算は年次だけでなく月次単位でも作成しましょう。予算は後から修正するケースが多々あるので、短いスパンでも細かく記録すると便利です。
また、月次で予算編成を行うことで、差異分析の精度が向上し、効果的な改善策の立案に役立ちます。月次予算の達成により、年次の予算達成につながりやすくなるでしょう。
適度な目標の難易度
目標設定は少し頑張れば達成できる程度の、適度な難易度にしましょう。現場は達成しやすい目標を報告する傾向にあります。しかし目標は高すぎても低すぎても、モチベーションを下げかねません。やる気を上げられるよう、難易度の調整は慎重に行ってください。
予算を逐一修正
予算を継続して修正するため、単月の結果に加え累積された結果も随時分析しましょう。現状までの達成度合いを踏まえ、追加で資金を調達しなくてはならないのか、早めの判断が必要になるからです。
予算管理に必要なスキル・役立つ資格
予算管理業務を行うためには、次のようなスキルや資格を身につけることが役立ちます。
- 会計に関するスキル・資格
- コミュニケーションスキル
会計に関するスキル・資格
予算作成では策定した予算をもとに、損益計算書や貸借対照表といった財務諸表の予算を作成します。また実績の確認や分析を行う場合にも、財務諸表や予算報告書に目を通すため、ある程度の会計知識は必要です。原価や利益などの基本的な考え方は、学習した方がいいでしょう。
予算管理に資格は必要ありませんが、会計知識を学ぶ際に役立つ資格もいくつか存在します。財務諸表を分析し、状態を把握したい場合は「ビジネス会計検定試験」、財務諸表の作成まで行いたい場合は「日商簿記検定」のような資格がおすすめです。
コミュニケーションスキル
予算編成部門は、経営陣と各部門の間に立ち予算の調整を行う部署です。必要に応じて各部門に修正指示や部署間での金額の調整など、あつれきの生じやすい業務もこなさなければなりません。
そのため、各部門との関係を悪化させず、スムーズに交渉を進めるためには、ある程度の柔軟さやコミュニケーションスキルが必要です。
予算管理で経営を安定化
予算は作成することに意義があるのではなく、実行することと管理することに意義があります。
また管理といっても、予算は経営指針であり社命ではありません。業績改善を目標として柔軟な対応とタイムリーな対策が立てられるように、適切かつ効率的な予算管理を確立することは、経営にとって大切です。
予算管理システムを導入することで、作業が効率化され、管理や分析がスムーズになります。BOXILがおすすめする予算管理システムを徹底比較した記事もあるので参考にしてください。
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