小口現金とは？仮払金との違い、仕訳方法・管理方法を解説＜出納帳テンプレートあり＞

小口現金とは

小口現金とは、企業が小規模な現金決済に対応するために保有している少額の現金のことです。

大金を手元に置いておくのはあらゆるリスクを伴います。そのため、文房具や切手の購入などの費用をあらかじめ各部署に渡しておくものが小口現金です。なお、仕訳の勘定科目では「小口現金」となり、貸借対照表では「資産」に該当します。

小口現金は少額を素早く決済できる反面、現金を取り扱うためにかかる手間が課題です。近年では 立替払い や法人クレジットカードの導入といった代替手段によって、小口現金を廃止する企業が増加しています。

小口現金と仮払金の違い

小口現金は、各部署に置かれた少額のまとまった現金です。交通費・消耗品費・雑費などに用いられます。

一方、仮払金は従業員に前もって支払われる大まかな現金のことを指します。長期出張のような大きく経費を使用するケースで対応することが多いです。

小口現金をなくす以外の経費精算を効率化させる方法はこちら にてまとめて解説しています。

小口現金出納帳とは

小口現金は一般的に、「小口現金出納帳」使って受入金額・日付・摘要・支払金額・支払内訳・残高を記録します。ただこれだけでは帳簿としては不十分なため、支払総額と内訳ごとの総額を集計し、決められた期間ごとに経理に報告する必要があります。

小口現金出納帳は、出納「帳」とはいうものの紙の帳簿は必要ありません。Excelや会計ソフトで小口現金を管理している企業も数多く存在します。スタッフが少なく、さほど小口現金の出し入れが多くなければ、紙やExcelでも問題ないでしょう。

小口現金出納帳と現金出納帳の違い

小口現金出納帳と現金出納帳の違いは次のとおりです。

小口現金出納帳は、複数の部署で小口現金がある場合に作成し、会計担当や経理担当が小口現金を一括管理する場合は、現金出納帳だけを使用することもあります。

小口現金出納帳は、一定期間ごとに各部署から経理部へ提出。小口現金と現金は、貸借対照表では金額が合算され、流動資産の部の「現金及び預金等」といった科目で仕訳されます。

小口現金出納帳と現金出納帳は、補助簿のため作成義務はありません。ただし、現金出納帳は企業が現金の台帳の残高と実際の残高が一致しているかを確認するための重要な帳簿です。また、個人事業主の場合は、確定申告の際に現金出納帳が必要となります。

定額資金前渡制度とは

「定額資金前渡制度（インプレストシステム）」とは、小口現金を運用している企業で一般的に採用されている制度です。会計担当者が、一定期間ごとに必要な金額の小口現金を補給します。

一方、必要に応じて随時小口現金を補給する「随時補給制度」を採用している企業もあります。

Excel（エクセル）を使った小口現金出納帳・現金出納帳の作成方法

小口現金出納帳や現金出納帳のような継続的に更新する必要がある帳簿の作成には、Excelが大変便利です。Excelを使用した出納帳の作成方法を詳しく解説します。

小口現金出納帳の作成方法

小口現金出納帳は、日常的な雑費の支払いや現金の受け取りを記録するための帳簿です。Excelを使用することで、簡単にこの出納帳を作成・管理できます。Excelを使用して小口現金出納帳を作成する際は、次の項目を用意しましょう。

小口現金出納帳に記載する項目

小口現金出納帳に記載する項目は主に6つあります。具体的な種類は次のとおりです。

ほかにも、必要に応じて事業所名や出納帳の作成日、取引ナンバーなどの項目を用意する場合もあります。

現金出納帳の作成方法

現金出納帳は、企業における現金の収入と支出すべてを記録するための帳簿です。小口現金出納帳とは異なり、経理部門のみで管理・記入することが多いでしょう。Excelを使用して現金出納帳を作成する場合、次の項目を用意しましょう。

現金出納帳に記載する項目

小口現金出納帳に記載する項目は、主に6つあります。具体的な種類は次のとおりです。

このほか、取引の詳細や特定の注釈が必要な場合は、追加の項目を設けることもあります。現金出納帳は現金の流れを一覧で確認できるため、定期的に確認し、状況を把握することが重要です。

実際にExcel（エクセル）で作成するための手順

Excel（エクセル）で小口現金出納帳や現金出納帳を作る際、次の手順を踏むことで簡単に作成できます。

1. 新しいワークシートを開く

Excelを開き、新しいワークシートを作成します。

2. タイトルの入力

シートの上部に「小口現金出納帳」「現金出納帳」などのタイトルを入力します。

3. ヘッダーの作成

上記で挙げた「日付」「摘要」「受入金額」などの項目を、ワークシートの上部に横並びで入力します。

4. 各項目の入力

ヘッダーの下に、実際の取引内容にもとづいて各項目を入力していきます。

5. 残高の自動計算設定

Excelの計算機能を利用して、自動的に残高が計算されるようにセルを設定します。

6. デザインや見た目の調整

必要に応じて、セルの色や罫線、フォントなどを調整して、見やすく整えましょう。

7. 保存と定期的な更新

作成した出納帳は適切なフォルダに保存し、定期的に内容を更新していきましょう。

Excel（エクセル）で使える無料のテンプレート

ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで簡単に小口現金出納帳や現金出納帳を作成できる無料のテンプレートをダウンロードできます。上記で説明した項目や計算式がすべて入っているので、ぜひ活用してください。

小口現金出納帳のExcel（エクセル）テンプレート

前述の「日付」「摘要」「受入金額」「支払金額」「支払内訳」の各項目が網羅された、一般的でシンプルな小口現金出納帳テンプレートです。

支払内訳には「交通費」「通信費」「消耗品費」「光熱費」「雑費」の項目が用意されており、多くの企業で手を加えることなく使えます。

支払金額も数式が入っていて自動計算されるので、各項目とそれぞれの金額を入力するだけで済みます。

現金出納帳のExcel（エクセル）テンプレート

前述の「日付」「勘定項目」「摘要」「受入金額」「支払金額」「差引残高」の各項目が網羅され、ナンバーによる管理も可能な現金出納帳テンプレートです。

もちろん差引残高には数式が入っており、自動で計算されるように設計されています。

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小口現金の注意点

小口現金の具体的な管理ルールは企業によって異なります。ただし、現金を取り扱う規定のため、管理ルールは慎重に決定しなければなりません。

最低限のルールとして、「1日の終わりに残高を照合すること」「管理する金額は必要以上に多くしないこと」の2つは満たすべきです。小口現金の取り扱いを開始する前に、取扱要領を定めておくとよいでしょう。

1日の終わりに残高を照合する

小口現金の管理担当は、小口現金出納帳の残高と、実際の小口現金の残高が一致しているかを毎日照合します。また、企業によっては間違いを防ぐために、複数人でチェックする場合もあります。

残高が不足したり一定回数の支払いを行ったりした際に、小口現金出納帳を会計部門や経理部に提出し、小口現金の補給や帳簿の確認を受けます。

上限金額は必要以上に多くしない

小口現金の上限金額は「いくらまで」と一概に法律で決まっているわけではなく、企業ごとの実情やルールに応じて設定します。

しかし、あまりに少額では補充の頻度が高くなり、反対に高額すぎると紛失や盗難のリスクが高まるためバランスも必要です。

使用用途を明確にする

小口現金は、日常的な雑費や緊急時の支払いに使用されることが多いです。しかし、具体的にどのような目的やケースで使用するかを明確にすることも重要です。

たとえば「交通費」「消耗品費」「通信費」など、使用用途をカテゴリ分けして明記し、それ以外の支出には使用しないようなルールを設けると、管理がしやすくなるでしょう。

小口現金の仕訳

小口現金の定額資金前渡制度では、経理担当者が小口現金を前渡しする際、補給する際、小口現金を精算した際のタイミングで仕訳が求められます。なお、補給と精算を同時に行う場合は省略が可能です。

小口現金を前渡しした仕訳・補給した仕訳

借方には小口現金、貸方には当座預金や現金預金など小口現金の支出元の勘定科目を記載します。基本的に小口現金は補給するだけですが、もしも多くなった小口現金を元の口座に戻す場合は、借方と貸方を反対にして仕訳を行います。

小口現金を精算した仕訳

小口現金を精算する場合は、小口現金出納帳の項目を勘定科目ごとに集計して借方に各種費用名と金額、貸方に勘定科目の小口現金および費用の合計金額を記載しましょう。

複数の部署で小口現金を利用している場合は、費用と勘定科目について一定のルールを設定することが重要です。

【省略した形式】補充と精算をまとめて仕訳

小口現金を補給するのと、担当者から受けた報告による各経費の精算を同時に行う場合は、借方に各種勘定科目と金額、貸方には小口現金を支出した元の項目名と合計金額を記載します。

ただし、この仕訳は補給した小口現金と支払った経費が等しい前提なので、支払った経費分の小口現金をすべて補給していないケースだと活用できない点には注意が必要です。

小口現金の勘定科目

小口現金の代表的な勘定項目は次の5つです。

小口現金は日常的な経費の支払いに活用されるため、多岐にわたる勘定科目が存在します。上記に挙げた5つの勘定科目は、小口現金の代表的な使用目的としてよく用いられるものです。ただし、状況や業務内容によっては、これ以外の勘定科目での支出も考えられます。

たとえば、次のような勘定科目も小口現金の支出対象として考えられます。

これらの勘定科目も小口現金での支払いが考えられるため、小口現金出納帳を作成する際には、これらの項目も考慮に入れるとよいでしょう。

また、小口現金を使用する際には、各取引ごとの金額や頻度、取引の目的などを明確にすることで、帳簿の整理や確認がスムーズに行えます。日常的な経費の支払いには便利な小口現金ですが、適切な管理と適切な帳簿の記載を心がけることが重要です。

小口現金のデメリット

小口現金は、従業員が素早く少額の現金決済ができる反面、次のようなデメリットもあります。

• 小口現金出納帳との残高照合が面倒
• 現金出納帳への転記の手間
• 管理コストの増加
• 現金の紛失や盗難のリスク
• 伝達ミスによる誤解やトラブル

それぞれのデメリットについて説明します。

小口現金出納帳との残高照合の手間

現金出納帳と小口現金の残高は毎日照合するため、担当者の負担となりやすいです。照合は原則退勤前に実施するため、数字が合わなければ残業して調査となるでしょう。

スピーディーな決済のはずが残業を増やしかねない点において一長一短の制度といえます。

現金出納帳への転記の手間

経理担当者は、小口現金出納帳の内容をすべて調べて、現金出納帳に転記します。小口現金では、従業員が合計2種類の帳簿に記載する工数、支払い内容を調べて仕訳する工数がデメリットです。

管理コストの増加

小口現金の適切な管理のためには、定期的な監査や研修が必要な場合もあります。これにより経理担当者の工数が増加し、管理コストが増大する可能性もあるでしょう。とくに、小口現金の取り扱いが頻繁である企業や組織では、このようなコストが無視できないレベルになることも考えられます。

現金の紛失や盗難のリスク

小口現金は、現金を人の手で管理しているため、紛失や盗難のリスクは避けられません。小口現金を管理する担当者は容易に横領できるほか、一人で小口現金を管理している場合はチェックが甘くなり、紛失するリスクも高まります。

また、悪意がなくても、渡す金額を間違えたり小銭を落としたりする危険もあります。

伝達ミスや入力ミスによるトラブル

小口現金の管理には複数の担当者が関わることも多いでしょう。そのため、伝達ミスや入力ミスが起こると、それが原因での誤解やトラブルが発生する可能性は否めません。とくに、複数の部署や人間が関与する場合、情報の伝達が不十分であると、予期しない問題が起こることも考えられます。

また、Excelで小口現金出納帳を管理している場合は、操作ミスによって意図せず入力済みの項目を削除してしまうことや、上書きしてしまうことがあります。結果的に数字が合わなくなり、トラブルのもととなる可能性もあるでしょう。

小口現金をなくすための方法

小口現金は、仕分けや支払いでなにかと問題がおきやすく、廃止している企業も数多く存在します。小口現金を使わずとも少額を決済する方法はいくつか存在するので、企業の形態を見ながら徐々に適切な運用方法を模索しましょう。

立替経費での精算

従業員に立て替えてもらった立替経費を、給与支払い時にまとめて精算する方法です。立替経費は、給与と同時に振り込むので手数料が発生せず、都度精算しないで済む点もメリットといえます。

ただし、従業員がこまめに経費精算をしてくれないと経理業務に支障をきたすため、経費精算ルールの整備は必要です。

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法人クレジットカードの利用

従業員に法人用のクレジットカードを持たせて支払ってもらう方法です。クレジットカードは記録が残るので証憑を紛失するリスクがなく、キャッシュレス化されるので現金の盗難や紛失の危険性もありません。しかし、クレジットカードに対応していない店舗では購入できない点がデメリットです。

電子マネーやプリペイドカードの活用

近年、電子マネーの普及率が高まってきており、多くの取引先や店舗での決済が可能になってきました。従業員に電子マネーのカードやプリペイドカードを支給し、それを使用して小額の決済を行う方法も考えられます。

電子マネーはリアルタイムでの取引の記録が残るため、証憑を紛失するリスクが低く、精算作業もスムーズに行えます。ただし、利用できる店舗や取引先には限りがあるため、事前の確認が必要です。

モバイル決済の導入

スマートフォンを利用したモバイル決済サービスも増えてきています。従業員のスマートフォンにモバイル決済アプリをインストールし、アプリを使って小額の決済を行う方法も考えられます。

この方法もキャッシュレスでの運用が可能であり、取引の記録がリアルタイムで残るため、精算作業が効率的に行えるでしょう。

経費精算システムや会計ソフトの導入

経費精算システムや会計ソフトを導入し、立替経費や法人クレジットカードをシステムで精算する方法です。従業員からの経費申請をシステムによって自動化し、キャッシュレスで運用できます。法人クレジットカードでの決済と組み合わせて、小口現金の廃止を進めましょう。

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小口現金をなくして経費精算を合理化しよう

小口現金は、少額の決済用の現金をすぐに利用できる点では便利です。ただし、現金の管理や出納帳の記帳に手間がかかるほか、紛失や盗難リスクもあるので、基本的には廃止する方向で考えたい制度です。

代替の手段としては法人クレジットカードや給料支払い時の精算などが考えられるものの、従業員から経理部門への迅速な経費精算の申告が必要となります。経費精算システムや会計ソフトをはじめとしたクラウドツールによって効率化していきましょう。

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