製造業界向け文書管理システムおすすめ比較！解決できる課題

製造業界で活用できる文書管理システムの機能

文書管理システムとは、社内文書を一元的に管理できるシステムです。契約書や見積書、報告書、マニュアルといった業務文書をデジタル化できるのに加えて、文書の作成から廃棄までを、1つのプラットフォームで実行可能なシステムが多くあります。

文書の保管や検索といったメイン機能に加えて、文書にアクセス制限を付与できる機能もあるため、安全な文書管理が可能です。外部サービスと連携できるシステムも多く、従業員の日常業務の効率化と、業務生産性の向上を実現できます。

製造業界では、紙文書の電子化が遅れている企業が多く、経理や総務などの業務で非効率が生じるケースも珍しくありません。文書管理システムを導入すれば、文書管理によるペーパーレス化、優れた検索性によるスピーディーな文書確認が可能です。結果、従業員一人ひとりの業務が効率化され、最終的には組織全体の生産性向上につながります。

なお、文書管理システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事もご確認ください。

製造業界における文書管理に関する課題

製造業界が文書管理に対して抱える課題として次のものがあげられます。

• 紙ベースの管理で効率が悪い
• デジタル化自体が遅れている傾向にある
• システムを導入しても扱いきれないケースもある

紙ベースの管理で効率が悪い

製造業界では、紙ベースで文書管理をする企業も少なくありません。目視で書類を確認したり、探したりする手間がかかるなど、従業員の負担が増大している現状があります。製造ラインや部門・部署ごとに書類が乱雑に管理されていたり、文書のフォーマットが統一されていなかったりするケースも多いです。

製造業界は、製品を作るプロセスにおいて多くの文書が発生することから、保管スペースを確保できない企業もあります。製造図面をはじめとして、生産指示書や点検簿といった多種多様な書類があるため、管理が煩雑になりやすいです。

デジタル化自体が遅れている傾向にある

製造業界は文書管理をはじめ、さまざまな業務においてデジタル化が遅れている傾向があります。

積極的に業務のデジタル化を進めている企業がある一方で、ITやDXなどに乗り気でない経営者もおり、紙ベースの管理から抜け出せない企業は珍しくありません。現場レベルでも紙による非効率な管理に慣れており、電子化するメリットに気付いていない場合もあります。

ペーパーレス化を推し進めるとともに、業務プロセスのデジタル化を図るには、紙ベースの管理から脱却するメリットを理解してもらう必要があるでしょう。また、小規模でも文書管理システムをはじめとしたITツールの利用を推進し、実際に業務効率化を図ることで、利便性を実感してもらうことが大切です。

システムを導入しても扱いきれないケースもある

ITシステムの導入にこぎつけても、現場でシステムを十分に扱いきれず、宝の持ち腐れのような状況に陥っている企業も少なくありません。文書管理システムをはじめとした、ITシステムを活用する際には、計画的かつ慎重な導入が求められます。

デジタル化を進めるのに必要な人材が足りない場合は、積極的に採用を検討しましょう。ITツールやデータの活用に関して、優れた知見を有する人材を採用できれば、文書管理システムを皮切りに、社内のDXを効率的に推進できるようになります。

また、システムのポテンシャルを存分に発揮できるように、業務プロセスの見直しや、システムの利用を啓発する活動への注力が必要です。

製造業界の課題を文書管理システムで解決できる理由

製造業が抱える課題を解決する方法として、文書管理システムがおすすめです。なぜ文書管理システムが課題を解決できるのか、その理由をお伝えします。

• ペーパーレス化の促進によって紙文化から脱却できる
• 文書管理の電子化をベースにDXを推進できる
• 業務フローの視覚化によってシステム化を図れる

ペーパーレス化の促進によって紙文化から脱却できる

文書管理システムを導入すれば、これまで紙ベースで管理していた書類をスムーズに電子化できます。社内のペーパーレス化が促進されれば、従業員の業務効率も改善されるでしょう。とくに製造業は、図面をはじめとした書類が多いため、電子化による恩恵が大きい業界です。

優れた文書管理機能や検索機能を有する製品が多いため、必要な書類に対してすばやくアクセスできます。社内文書の多くを電子化すれば、書類の保管スペースを削減し、物理的な管理負担を軽減できます。

文書管理の電子化をベースにDXを推進できる

文書管理システムの導入を通じて、紙ベースの業務を電子化し、そのデータを活用することでDXを推進できます。たとえば、電子化されたデータを分析することで、製造プロセスの最適化やコスト削減が可能になります。数あるITシステムの中でも、文書管理システムの有用性は周知されやすく、現場からの評価も得やすいです。従業員の生産性の向上を通じて、マネジメント層がDXに前向きになる可能性も十分にあるでしょう。

ほかのシステムと連携できる文書管理システムも多いため、既存の管理システムやクラウドサービスと組み合わせれば、組織全体の業務効率を大幅に改善できます。

業務フローの視覚化によってシステム化を図れる

文書管理は作業フローが決まっている企業が多いため、システム化を図りやすいのが特徴です。従業員のITリテラシーが高くない企業でも導入・運用しやすいシステムが多く、業務工数や管理コストの削減に寄与します。

ただし、スムーズな導入には業務フローの視覚化が欠かせません。一度にすべての文書を電子化するのは難しいため、どの文書から優先して電子化を進めるかを明確にする必要があります。電子化にあたって解決すべき問題点を洗い出し、着実に解決しましょう。

製造業界向け文書管理システムの比較

続いて、製造業におすすめの文書管理システムを紹介します。

• 帳票を集約して自動で仕分け、保管できる文書管理システム
• PDFやWord、Excel、紙など形式の異なる文書も仕分けてくれる
• 帳票データに対して「いつ」「誰が」「何をしたか」などを把握できる

invoiceAgent（インボイスエージェント）は、ウィングアーク1stが提供する文書管理システムです。請求書や納品書、領収書といった帳票を集約し、自動で仕分け、保管してくれます。PDFやWord、Excel、紙など形式の異なる文書を自動で仕分けてくれるうえ、高度な検索機能によって必要な情報をすぐに探し出せます。帳票を作成する場合、現在使っている帳票のフォーマットのままデジタル化が可能です。

電子帳簿保存法に関する認証制度である「JIIMA認証」も取得しているため、システムとしての信頼性も高いといえます。証跡管理によって、帳票データに対して「いつ」「誰が」「何をしたか」さらには「改ざんされていないか」も把握可能です。さまざまな業界で導入されており、帳票のやり取りが多く管理も煩雑になりやすい製造業におすすめといえます。

• 契約に関するプロセスを完結できるクラウド型システム
• 数日かかっていた契約のやり取りを数分で完了できる
• 姉妹サービスや外部サービスとの連携で文書管理の効率化が可能

クラウドサインは、契約締結から契約書管理まで、契約に関するプロセスを完結できるクラウド型のシステムです。手作業による署名や捺印、契約書の印刷や製本といった業務をオンラインで完結できます。これまで数日かかっていた契約のやり取りが、わずか数分で完了します。

契約書の送信側は、アップロードした書類に宛先を入力し、オンラインでの署名と捺印を加えてメール送信するだけです。相手は契約書をメールで受け取り、確認・合意すれば契約が締結します。

相手側はクラウドサインを利用していなくても契約の締結が可能です。クラウドサインの姉妹サービスや外部サービスとのAPI連携によって、文書管理の効率化機能も利用できます。書類の期限や閲覧権限の管理を強化できたり、書類をストレージに自動格納できたりといった使い方が可能です。

• 社内のあらゆる書類をワンプラットフォームで管理できる
• 製造業でよく使われる「ISO文書」や「図面」の管理も可能
• 作業履歴やアクセスログ、ダウンロード制限などセキュリティも万全

楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理・情報共有システムです。契約書や報告書など、社内のあらゆる書類をワンプラットフォームで管理できます。デジタル文書だけでなく紙文書もまとめて管理可能です。

各種ISO認証についての内容が記載された「ISO文書」の管理や、設計図や建築図面といった「図面」も管理できます。導入形態はクラウド型とオンプレミス型から選択可能です。作業履歴やアクセスログ、ダウンロード制限、透かし文字の挿入などセキュリティ機能も充実しています。

• 100万個^※を超える膨大な文書ファイルを管理できる
• 2次元CADや3次元CADとのシームレスな連携が可能
• 電子帳簿保存法にもデフォルトで対応している

FullWEB（フルウェブ）は、株式会社コネクテッドが運営する文書管理システムです。100万個^※を超える膨大な文書ファイルを管理できるほか、「図面管理」にも強いのが特徴です。代表的な機能として、2次元CAD（設計図作成のソフトウェア）や、3次元CAD（立体図を作成できるソフトウェア）との連携があげられます。

図面の保管はもちろん、承認図面の一括取り出し、図面内にあるテキスト情報の全文検索など便利な機能が豊富です。製造業をはじめ500社^※を超える導入実績があります。柔軟なアクセス権限設定から改ざん防止、再配布防止機能などセキュリティ対策も万全です。電子帳簿保存法にもデフォルトで対応しています。

※出典：コネクテッド「FullWEB 文書管理・図面管理システム - 株式会社コネクテッド」（2024年10月25日閲覧）

• 製造業で使われる文書や図面を一元管理できるシステム
• CADやBOM、PDMなどとシームレスな連携が可能
• AI-OCRやRPA、生産管理システムとのAPI連携もできる

D-QUICK シリーズは、製造業で使われる文書や図面を一元管理できるシステムです。CAD（平面や立体の設計図）をはじめBOM（部品表）、PDM（製品管理に関するマネジメント）などとシームレスに連携させることで、文書・図面管理の効率化を図ります。

同システムは「簡単かつマニュアルなしでの操作」をコンセプトとしており、Windowsライクな簡単操作が可能です。メインとなる1つの画面にほとんどの情報が集約され、その画面をベースに多種多様な操作を行えます。ほかにもAI-OCRやRPA、生産管理システム、電子帳票、ワークフロー、タイムスタンプなどさまざまな機能とAPI連携が可能です。

• 文書の保管から記録、証跡管理、ナレッジ共有など幅広い機能を搭載
• 製造業でよく扱う「設計書」や「仕様書」「エビデンス系の書類」にも対応
• 柔軟なキーワード検索によって閲覧したい書類をすぐに探し出せる

MyQuick（マイクイック）は、インフォコム株式会社が運営する文書管理システムです。文書の保管はもちろん、記録や証跡管理、ナレッジ共有など幅広い機能が搭載されています。契約書から報告書、マニュアル、見積書、証憑など対応可能な文書の種類はさまざまです。製造業でよく扱う「設計書」や「仕様書」「エビデンス系の書類」にも対応しています。

検索性に優れているのもMyQuickの魅力です。文書ファイル内のテキストはもちろん、文書のカテゴリーや種別、日付、部門、担当者などキーワード検索によって、閲覧したい書類をすぐに探し出せます。契約更新や有効期限が迫ったタイミングで通知してくれる「アラート機能」も搭載されています。

• 製造業の現場で生まれた文書管理システム
• 書類名や図面番号などからキーワード検索できる
• 現場からスマートフォンで文書や図面を探し出せる

デジタルドルフィンズは、枚岡合金株式会社が運営する「製造業特化型」の文書管理システムです。社内のあらゆる文書をシステムに一元管理し、書類名や図面番号などからキーワード検索することで、見たい文書や図面をすぐに探し出せます。紙文書をスキャンしてデータ化できる「OCR機能」も搭載しているため、従来の文書もそのまま電子化するだけで管理可能です。

スマートフォンやタブレットなどモバイル端末にも対応しているため、現場からでもすぐに文書や図面を閲覧できます。「工場ですぐに図面を見たい」「書類をすぐに見つけたい」といった製造業のニーズに応えてくれるでしょう。

• 図面の距離測定や朱書きなどができる図面管理システム
• CADがなくても目的の図面を見つけられる
• シンプルでわかりやすいインターフェースも魅力

図管王Standardは、株式会社デザイン・クリエイションが運営する図面管理システムです。製造業をはじめ各業界で使われる図面の管理・検索はもちろん、選択した図面の距離を測定したり、朱書きをしたりといった使い方もできます。

システムはデータの種別に関係なくスピーディーに応答してくれるうえ、CAD（平面や立体の設計図）がなくても目的の図面を発見します。インターフェースもシンプルでわかりやすいため、ITツールに慣れていない方でも安心です。ファイルやフォルダごとにアクセス権限を設定できるため、情報漏えいリスクも防げます。

製造業界向け文書管理システムで文書や図面をスムーズに管理しよう

文書管理システムには、基本となる文書保管機能に加えて、検索機能や外部サービスとの連携機能など多くの機能があります。システムによって搭載機能や強みは異なるものの、デジタル化が遅れている製造業界においては高い効果が期待できるでしょう。

システムを選ぶ際には、導入目的を明確にしたうえで、必要な機能を網羅したシステムを選択する必要があります。すでに社内で管理システムを運用している場合は、スムーズに連携できるかも重要な選択基準です。ベンダーのサポート体制にも注目しましょう。

なお、製造業界では文書管理システムに関連して、次のサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。

• 製造業界向けワークフローシステム
• 製造業界向けMAツール