安否確認を搭載したグループウェア6選 - 機能・料金比較

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や組織内でのコミュニケーションや情報共有、業務の効率化を目的としたソフトウェアです。

一般的にグループウェアには、電子メール、スケジュール管理、ファイル共有、掲示板、ワークフロー、プロジェクト管理などの機能が含まれています。近年では、安否確認機能を備えたグループウェアも増えてきました。

グループウェアを導入することで、社内の情報が一元管理され、円滑なコミュニケーションと業務の効率化が実現します。

グループウェアにおける安否確認機能とは

グループウェアにおける安否確認機能とは、災害時や緊急時に従業員の安否状況を迅速に確認するための機能です。安否確認機能を使うことで、企業は従業員の安全を確保し、事業継続計画（BCP）の実行をサポートできます。

具体的には、グループウェアを通じて安否確認メッセージを送信し、従業員が返信や書き込みをするといった方式がよく用いられています。安否状況はリアルタイムで集計され、管理者は状況を素早く把握できるのが特徴です。

単なる安否確認システムとの違い

グループウェアの安否確認機能は、単なる安否確認システムとは異なる特徴があります。単体の安否確認システムは、安否確認のみに特化したツールであるのに対し、グループウェアの安否確認機能は、他の機能と連携して利用できる点が大きな違いです。

たとえば、スケジュール管理機能と連携することで、出張中や休暇中であっても所在地を把握しやすくなります。また、掲示板機能を使い、災害時における対応方針の周知もできます。グループウェアならではの機能連携により、より効果的な安否確認が可能です。

安否確認が求められる背景

近年、自然災害や事故、感染症の流行など、企業を取り巻くリスクが増大しています。こうした状況下で、従業員の安全確保と事業継続は企業における重要な責務となっています。

とくに、大規模災害時には、通信インフラの混乱により従業員との連絡が取れなくなるかもしれません。また、テロや事件などの緊急事態発生時にも、迅速な安否確認が求められます。

こうした背景から、グループウェアに安否確認機能を組み込む企業が増えています。安否確認機能を導入することで、企業はリスクへの備えを強化し、従業員の安全確保と事業継続が可能です。

企業における安否確認の方法

企業が安否確認を行う方法はいくつかあります。それぞれの方法にはメリットとデメリットがあるため、状況にあわせて適切な方法を選ぶことが重要です。

まずは、代表的な安否確認の方法を4つ紹介します。これらの方法を組み合わせることで、より確実な安否確認が可能になります。

安否確認システムを導入する

安否確認システムを導入することは、効果的な安否確認方法の一つです。システムから安否確認メッセージを送信し、従業員が返信や書き込みをするといった方式がよく用いられています。

安否状況はリアルタイムで集計され、管理者は状況を素早く把握できます。専用のシステムを導入することで、直接メールを送るよりも安否確認の効率化と迅速化を図れるのが特徴です。

災害伝言ダイヤルや伝言板を使う

災害時には、通信インフラの混乱により電話がつながりにくくなることもあります。そんな時、災害伝言ダイヤルや伝言板を使うことで、安否確認ができます。

災害伝言ダイヤルは、被災地の電話番号に発信することで、安否情報を音声で登録・確認できるサービスです。また、災害用伝言板は、インターネット上で安否情報を書き込んだり、確認したりできるサービスです。

これらのサービスを利用することで、通信手段が限られる状況下でも安否確認が可能になります。

社内SNSやビジネスチャットを使う

社内SNSやビジネスチャットを活用することでも、従業員の安否確認ができます。普段から社内コミュニケーションに使っているツールであれば、災害時にもスムーズに安否確認が可能です。

社内SNSでは、安否確認用のグループを作成し、従業員がそこに書き込むことで安否状況を報告できます。また、ビジネスチャットでは、安否確認用のチャンネルを設置し、従業員がそこでやり取りをすることで安否確認が可能です。

既存のツールを活用することで、導入コストを抑えつつ、効率的な安否確認が可能になります。

電話やメールなどで直接連絡を入れる

電話やメールで直接連絡を入れることも、安否確認の方法の一つです。たとえば、比較的小規模な組織の場合や、数名にのみ直接安否確認を行いたい場合は、専用のシステムよりもスピード感をもって連絡できます。

ただし、災害時には通信インフラが混乱することもあるため、複数の連絡手段を用意することが大切です。

電話やメールなどで直接連絡することを考慮する場合、従業員の連絡先リストを事前に作成し、定期的に更新しておきましょう。安否確認の際は、まず電話で連絡を試み、つながらない場合はメールを送るといった、複数の手段を組み合わせることが効果的です。

グループウェアにおける安否確認機能の詳細とできること

グループウェアの安否確認機能は、災害時や緊急時における安否状況を迅速に確認するための機能です。次に、グループウェアの安否確認機能の詳細と、できることを説明します。

安否確認連絡の送信

機能	詳細	使い方
一斉送信	管理者が一斉に安否確認メッセージを送信できる機能	災害発生時に、全従業員に対して一斉に安否確認メッセージを送信する
個別送信	特定の従業員へ個別に安否確認メッセージを送信できる機能	特定の地域や部署の従業員に対して、個別に安否確認メッセージを送信する
定型文の利用	あらかじめ用意された定型文を使って、安否確認メッセージを送信できる機能	災害の種類や状況に応じて、適切な定型文を選択して安否確認メッセージを送信する
複数言語対応	多言語で安否確認メッセージを送信できる機能	海外拠点の従業員に対して、現地の言語で安否確認メッセージを送信する
SNSとの連携	X（旧Twitter）やFacebookなどのSNSと連携し、安否情報を発信・収集できる機能	SNS上の情報を活用し、従業員の安否確認を補完する

回答状況への確認

機能	詳細	使い方
リアルタイム確認	安否確認メッセージに対する回答状況をリアルタイムで確認できる機能	管理者が回答状況を逐次確認し、未回答者への対応を検討する
集計結果の表示	安否確認の回答結果を自動集計し、グラフや表で表示できる機能	回答結果を部署別や拠点別に集計し、視覚的に把握する
未回答者へのリマインド	安否確認メッセージに未回答の従業員に対して、自動でリマインドを送信できる機能	未回答者に再度メッセージを送信し、回答を促す
回答履歴の保存	回答履歴を保存し、後から参照できる機能	災害対応の記録として、回答履歴を保存し、振り返りに活用する

災害情報の表示

機能	詳細	使い方
避難場所の明示	災害時の避難場所を地図上に表示できる機能	従業員に最寄りの避難場所を提示し、速やかな避難を促す
連絡先の登録	災害時の連絡先を登録し、従業員に周知できる機能	災害対策本部や緊急連絡先を登録し、従業員が確認できるようにする
気象情報の取得	気象庁から最新の気象情報を自動取得し、表示できる機能	台風や大雨の予報を把握し、従業員に注意喚起する
交通情報の表示	公共交通機関の運行状況を表示できる機能	電車の遅延や運休情報を提供し、帰宅判断を支援する
防災情報サービスとの連携	外部の防災情報サービスから災害情報を取得し、表示できる機能	自治体の発する避難情報やニュースなどを従業員に速やかに伝達する

安否確認訓練の実施

機能	詳細	使い方
訓練モードの提供	実際の災害時を想定した安否確認訓練が行える機能	定期的に訓練を実施し、安否確認への理解と意識を高める
訓練結果の分析	安否確認訓練の結果を分析し、レポートを作成できる機能	訓練の回答率や所要時間を分析し、改善点を洗い出す
フィードバックの提供	安否確認訓練の結果を従業員にフィードバックできる機能	訓練の重要性や改善点を従業員に共有し、次回の訓練に活かす

安否確認のあるグループウェアの選び方

安否確認機能のあるグループウェアを選ぶ際は、ニーズにあったシステムを選ぶことが重要です。次に、安否確認機能を軸にグループウェアを選定する際のポイントを詳しく解説します。

安否確認方法の種類や操作性、モバイル対応、費用対効果など、さまざまな観点から検討し、自社に最適なグループウェアを選びましょう。

最も重要なのは緊急時でも安定稼働するか

安否確認機能を備えたグループウェアに最も求められるのは、緊急時における安定稼働です。災害発生時は、通信インフラの混乱や電力供給の停止など、システムの運用に支障をきたす事態が予想されます。このような状況下でも、安否確認機能が確実に動作することは非常に重要です。

そのため、グループウェアのベンダーがどのような対策を講じているか確認しましょう。たとえば、データセンターの場所や耐震性、非常用電源の確保などは、システムの安定稼働に直結します。また、災害時の稼働計画が組み込まれているかどうかも重要なポイントです。

加えて、実際の災害時にシステムがどのように運用されたかといった実績も確認が必要です。過去の災害における安否確認の成功事例や、課題への対応状況などを確認し、非常時の信頼性を見極めましょう。

どのような安否確認方法を実施できるか

グループウェアの安否確認機能には、さまざまな方法があります。代表的なものは、安否確認メッセージを送信し、従業員が返信する方式です。他にも、専用のWebフォームに回答を入力する方式や、音声ガイダンスに従って安否状況を報告する方式などがあります。

自社の従業員構成や災害時の状況を考慮し、最適な安否確認方法が提供されているグループウェアを選ぶことが重要です。

緊急時でもすぐに使えるような操作感になっているか

災害時は混乱が予想されるため、グループウェアの安否確認機能は直感的に操作できるものが望ましいです。

管理者側の画面では、安否確認の開始や結果の確認が簡単にできるようになっているかを確認しましょう。従業員側の画面では、ワンタップで安否状況を報告できるような、シンプルな操作性が求められます。

また、操作マニュアルや練習モードの有無も、使いやすさを判断する材料になります。

スマートフォンアプリの提供はあるか

災害時には、パソコンよりもスマートフォンを使った安否確認が有効な場合も多いです。また、そもそもパソコンを開ける状況にないかもしれません。

このような際でも、アプリを使えば場所や時間を問わずに簡単に安否報告ができます。また、プッシュ通知機能により、安否確認の開始をすぐに従業員へ知らせられます。

スマートフォンアプリの提供は、安否確認の利便性を高める重要なポイントです。

費用が要件に見合うか

グループウェアの導入には、初期費用と運用費用がかかります。安否確認機能が充実したグループウェアは、一般的に価格が高くなる傾向にあります。

ただし、安否確認の重要性を考えると、必要な機能を備えたシステムに投資する価値は十分です。

予算と要件のバランスを考え、費用対効果の高いグループウェアを選ぶことが大切です。また、ユーザー数に応じた柔軟な料金プランがあるかどうかも確認しておきましょう。

安否確認のあるグループウェアの機能・料金比較表

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

安否確認のあるグループウェア6選

• 通話料無料の電話・メール・チャット・無料セミナーで専門スタッフが徹底サポート
• スマートフォンやタブレットからも利用可能
• 給与明細や勤怠、オンラインストレージなど業務に役立つクラウドサービスにも拡張できる

J-MOTTOグループウェアは、26の機能^※を搭載しコストパフォーマンスに優れたグループウェアです。平常時はスケジュールや掲示板、ワークフローなどの機能によりコミュニケーションを促進します。

安否確認機能は地震や台風の自然災害はもちろん、テロやパンデミックなどの緊急時にも役立ちます。地域や部署ごとで一斉に安否確認のメールを配信でき、パソコンとスマートフォンのいずれからでも返答できるのが特徴です。

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「クラウド型グループウェアならJ-MOTTO」（2024年5月6日閲覧）

• テレワーク支援機能を標準実装
• 社内ソーシャルと顧客管理が連携された新しい顧客情報共有を提供
• 無料の専用スマートフォンアプリを多数用意

NI Collabo 360は、30以上^※の機能を月額360円（税込）にて利用可能なワンストップのグループウェアです。社内SNSやカレンダーといった基本機能をはじめ、勤怠管理や経費精算も搭載しているため幅広い使い方ができます。

安否確認は気象庁からの地震情報をはじめとした発信をもとに、自動でプッシュ通知を配信。特定の地域にのみ配信されるため、対象従業員の安全を確認できます。

※出典：NIコンサルティング「豊富な機能を標準搭載！| グループウェア「NI Collabo 360」」（2024年5月6日閲覧）

• ユーザーごとの機能ON／OFFの切り替え管理が可能
• 未読一覧が表示され、すぐに対応すべき情報が見える化
• 社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージで提供

サイボウズ Officeは、国内で導入実績の多い中小企業向けのグループウェアです。Google カレンダーやタイムカード打刻のようにオプションとして連携できるサービスも多いため、既存の運用を一定維持しつつ導入できます。

安否確認機能では、災害発生時にワンクリックで安否確認メールを送信できます。回答状況をリアルタイムで集計し可視化するため、状況をスピーディに把握可能です。

• 徹底した現場主義で直感的に使える
• 業務課題を解決する機能がオールインワン
• ノーコードでのシステム化も可能

desknet's NEOは、日本独自の運用にも強い国産のグループウェアです。企業ポータルやワークフロー、掲示板といった機能を兼ね備えており、必要であれば同社提供の「AppSuite」にてノーコードでアプリを自作できます。

安否確認機能では災害発生時に一斉に安否確認メールを送信し、回答状況をリアルタイムで集計可能。パソコンやスマートフォンのほか、ガラパゴス携帯にも対応しており、プライベートのデバイスでも安心です。

• 社内外の日程調整が2ステップで完了
• チームの規模にあわせて豊富なオプション機能を追加できる
• スケジュール管理の基本機能は無料で使える

クロジカスケジュール管理は、スケジュール管理に強いシンプルなグループウェアです。機能を抑えわかりやすい見た目にすることで、操作に迷わないといった特徴をもっています。

安否確認機能では、安否状況と出社の可否をコメント付きでシンプルに共有できます。無事なのか仕事ができるのかどうかををすぐに回答できるため、緊急時に使いやすい設計です。

• 日本企業の文化にあわせた細かな設定が可能
• デスクトップに常駐してプッシュ通知できる「CrossRide」を提供
• 豊富な有償オプションと徹底したサポート体制

GroupSessionは、ユーザー数無制限で無料にて利用できるグループウェアです。オプションのクラウド型やエンタープライズ向けのプランを選べば、運用にかかる工数をさらに削減できます。

安否確認機能では、災害発生時にメールやSMSでスピーディに安否を確認可能。安否確認への回答は状態や現在地、出社可否の情報とあわせて一覧表示されます。誰がどのような状況なのか、災害により仕事にどの程度の影響が出るのかを一目で確認できる、状況把握に優れたシステムです。

安否確認をグループウェアで行うメリット

グループウェアで安否確認を行うことには、多くのメリットがあります。次に、グループウェアの安否確認機能ならではの主なメリットを詳しく説明します。

安否確認を素早くスムーズに行える

グループウェアを使えば、安否確認を素早くスムーズに実行可能です。管理者は、システム上で安否確認メッセージを一斉に送信できるため、手間なく確認作業を開始できます。また、従業員は、専用のフォームやアプリから簡単に安否状況を報告できます。

集計結果もリアルタイムで確認できるため、迅速な状況把握が可能です。グループウェアを活用することで、安否確認にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

従業員の安全確保がしやすい

グループウェアでの安否確認は、従業員の安全確保にも大きく役立ちます。災害発生時、避難場所や避難経路の情報共有は安全確保に不可欠です。

グループウェアでは、安否確認メッセージに避難場所や避難経路の示された地図を添付できるため、従業員は適切な避難行動を取りやすくなります。また、安否確認の結果をもとに、危険地域にいる従業員への個別支援も可能になります。

情報の一元管理ができる

グループウェアで安否確認を行うと、関連情報の一元管理が可能です。安否確認の結果だけでなく、連絡先や勤務場所、災害時の対応マニュアルといった情報をグループウェア上で集約できます。

これにより、災害対策本部は必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。情報の一元管理によって、災害時における対応力の向上が可能です。

コミュニケーションの活性化につながる

グループウェアでの安否確認は、社内のコミュニケーションを活性化させる効果もあります。

グループウェアにはチャット機能がついているものも多くあり、従業員同士で自由にコメントを書き込めます。これにより、「無事です」といった報告だけでなく、被災状況や支援要請なども共有可能です。

また、従業員同士がやり取りをすることで安心感を得られ、災害による不安の払拭にもつながります。

災害対応力の向上に役立つ

グループウェアは従業員が普段から業務で使うシステムです。そのため、機能自体は災害時にしか使わない安否確認機能であっても、システム自体が使い慣れているため、一朝有事の際であっても迅速な対応を取りやすくなります。

また、訓練モードのあるグループウェアを使えば定期的に安否確認訓練が実行できるため、防災意識の向上も可能です。

安否確認をグループウェアで行うデメリット

グループウェアで安否確認を行うメリットは多くありますが、一方でデメリットもあります。次に、グループウェアで安否確認を行う際の主なデメリットを詳しく説明します。

システムへの依存性や運用コストなど、導入前に理解するべき点を確認しましょう。

システムへの依存性が高まる

グループウェアで安否確認を行うと、システムへの依存性が高まるといったデメリットがあります。災害時は、停電や通信障害などにより、グループウェア自体が利用できなくなる可能性もあります。この場合、安否確認が滞ってしまうかもしれません。

また、システムトラブルが発生した際には、復旧までに時間がかかり、安否確認に支障をきたすことも考えられます。システムへの依存度が高いほど、トラブル時の影響が大きくなるため、注意が必要です。

従業員のプライバシーに配慮が必要

グループウェアでの安否確認は、プライバシーに関わる問題もはらんでいます。安否確認では、居場所や連絡先、家族構成などの情報を扱います。そのため、これらの情報を適切に管理し、目的外の利用を防がなくてはいけません。

また、安否確認の強制力が強すぎると、プライバシーを侵害していると受け止められる恐れもあります。プライバシーに十分配慮し、慎重に運用を進めましょう。

安否確認の回答率が低下する恐れもある

グループウェアで安否確認を行う際、回答率が低下する恐れもあります。

たとえばグループウェアの操作に不慣れな従業員は、回答方法がわからず、無事であっても確認に応じられないこともあります。さらに、安否確認の重要性を理解していない従業員は、回答をおろそかにしてしまうかもしれません。

回答率を高めるには、日ごろからの意識づけと訓練が欠かさないようにしましょう。

代替手段の確保が必要

結局はサービス上で動作するシステムなので、システムトラブルや通信障害などにより、グループウェアが機能しない場合も考えられます。

そのため、グループウェアが利用できない状況に備え、代替手段を確保する必要があります。電話や電子メール、SNSといった別の連絡手段を用意することが重要です。

また、安否確認の手順や体制を、グループウェアに依存しない形で構築することも大切です。実際に代替手段を使うかはさておき、代替手段の確保は安否確認体制の強靭性を高めるために欠かせません。

安否確認機能が搭載されたグループウェアを導入すべき企業

安否確認機能が搭載されたグループウェアは、多くの企業で導入が進んでいます。最後に、とくに安否確認機能の導入メリットが大きい企業の特徴を説明します。

自社の状況に当てはまる点があれば、安否確認機能付きグループウェアの導入を検討してみましょう。

従業員数が多い企業

従業員数が多い企業ほど、災害時の安否確認は複雑になります。一人ひとりに電話をかけて確認するのは、時間と手間がかかります。

グループウェアを使えば、一斉にメッセージを送信し、回答を自動集計できるため、効率的な安否確認が可能です。また、部署別の安否状況も素早く把握できます。

従業員数が多い企業こそ、グループウェアでの安否確認が効果を発揮します。

オフィスが複数拠点にある企業

本社と支社、国内外の拠点など、オフィスが複数の場所にある企業では、災害時の安否確認が難しくなりがちです。とくに、各拠点の状況を個別に確認するのは手間がかかります。

グループウェアでの安否確認機能なら、拠点ごとに安否確認メッセージを送信し、回答を一元管理できます。複数拠点をもつ企業は、グループウェアでの安否確認がとくに有効です。

出張や客先訪問が多い企業

営業職やコンサルタントなど、出張や客先訪問の多い従業員が在籍する企業では、所在地を把握するのが難しくなります。災害時、移動先で被災する可能性があるかもしれません。

グループウェアなら、出張中の従業員にも安否確認メッセージを簡単に送信できます。また、予定を事前に登録しておけば、災害発生時に出張先の安否状況を素早く確認できます。

出張や客先訪問が多い企業は、グループウェアでの安否確認が欠かせません。

テレワークを導入している企業

テレワークを導入している企業では、従業員が自宅やサテライトオフィスで勤務することが多くなります。しかし、災害時に各自の勤務場所を把握するのは困難です。

グループウェアなら勤務場所やスケジュールを事前に登録し、一元管理と共有ができるため、テレワーク中の従業員にも迅速に安否確認メッセージを送信できます。

24時間365日稼働している企業

工場やコールセンター、警備会社など、24時間365日稼働している企業では、いつ災害が発生してもすぐに安否確認が必要になります。

グループウェアなら、時間を問わず安否確認メッセージが送信可能です。また、夜間や休日の連絡先を事前に登録しておけば、迅速な安否確認ができます。

安否確認のあるグループウェアを導入しよう

安否確認が搭載されたグループウェアを選ぶ際には、災害時でも使いやすいこと、安全を守るための機能が充実していることに注目しましょう。

安否確認機能を搭載しているグループウェアはそこまで多くなく、機能にも幅があるため、無料プランや無料トライアルにて導入前に試験運用しましょう。

安否確認を搭載したグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、要件や予算にあわせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

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