中小企業向け「イベント管理システム」おすすめ4選！選定のポイントと導入のメリットを解説！

中小企業が抱えるイベント企画と運営の課題

イベント管理システムを導入していない中小企業が抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けのイベント管理システムで解決できる可能性があります。

イベントの準備・告知・運営に割ける人員が限られている

中小企業では、イベントの準備や告知、運営に必要な人員が限られているため、効率的なイベントを実施するのは難しいことがあります。

たとえば、マーケティング担当者が同時に広告の制作やSNSでのプロモーションを行う必要があり、イベントの準備に割ける時間やリソース不足に陥ってしまうことが多いです。

また、運営当日には参加者の案内や会場設営など多岐にわたる業務を限られたスタッフでこなさなければならず、スムーズな運営が難しくなります。

イベント後に効果測定ができていない

中小企業では、イベント後の効果測定や振り返りに十分なリソースを避けていないことがあります。

たとえば、イベントの参加者アンケートや来場者数の集計を行う際に、手動で行おうとするとデータの集計が手間取り、多角的な分析を行えません。

また、イベントの成功要因や改善点を洗い出し、次回のイベントに生かすためのフィードバックが不十分であることもよくある課題です。

中小企業がイベント管理システムを導入するメリット

中小企業がイベント管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

告知サイトや参加者リストの作成など準備から運営までを一元化できる

イベント管理システムを導入することで、イベントの告知や参加者リストの作成など、準備から運営までの業務を一元化できます。

これにより、準備にかかる手間をおさえて、スムーズなイベント運営が可能です。たとえば、イベント告知用のウェブサイト作成や参加者リストの作成、来場者管理などが効率的に行えます。

受付や入退室管理など当日のイベント業務を効率化できる

イベント管理システムでは、当日の受付や入退室管理などのイベント業務を効率化できます。

参加者のチェックインや参加者リストとの照らし合わせ、座席指定などをクラウド上で管理できるため、人的ミスや混乱を軽減し、イベント運営の円滑化が図れます。

システムによっては、QRコードの提示により受付処理を行えるものもあるため、よりすばやい受付対応も可能です。受付の自動化もできるため、人員を削減しながらも、利用者の利便性向上につなげられます。また、イベントの企画や開催などの支援や代行が可能な場合には、そうしたサービスの活用によりリソース不足や負担を補えるでしょう。

イベントの効果測定ができてノウハウ蓄積ができる

イベント管理システムを利用することで、イベントの効果測定が容易に行えます。参加者アンケートや来場者数の集計、セッションの評価などの機能が搭載されているサービスもあり、イベントの成功要因や改善点を把握できます。

イベント終了後に、登録者情報と照らし合わせ、ニーズや満足度などを把握して改善を図れば、最小限のリソースで成果を上げられるでしょう。

また、過去のイベントデータが蓄積され、振り返って経年分析することで、持続的なイベントの品質向上が図れます。

中小企業がイベント管理システムを選定する際のポイント

中小企業がイベント管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

イベント管理システムの種類と特徴を把握する

イベント管理システムを選ぶ際には、ニーズに合ったシステムを選ぶために、各システムの種類や特徴を把握しましょう。

多数のオンライン決済に対応したサービスや、イベント参加者の管理に特化したサービスなど種類や特徴もさまざまです。目的に合ったシステムを選ぶことで効果的なイベント運営が可能となります。

開催したいイベントの形式に対応しているか

イベント管理システムを選ぶ際には、開催したいイベントの形式にシステムが適しているかを確認することが重要です。

オンライン、オフライン、ハイブリッド（オンラインとオフラインの混合開催）形式など、サービスによって対応している開催形式はことなります。

開催したい形式を踏まえたうえで導入するシステムを検討しましょう。

イベントの規模や頻度に応じた柔軟なプランがあるか

イベント管理システムを選ぶ際には、イベントの規模や頻度に応じてプランが柔軟に選べるかを確認することが重要です。

とくに、小規模なイベントから大規模な展示会まで、幅広い規模のイベントを開催する場合は、コストは割高になるものの規模感の変動に柔軟に対応できるシステムがよいでしょう。

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中小企業におすすめのイベント管理システム4選

中小企業におすすめのイベント管理システムを紹介します。

ネクプロは、動画をライブのように配信できるウェビナー・動画配信プラットフォームです。ネクプロは、次のような特徴があります。

• Salesforceと連携し、見込み顧客の行動・興味を可視化
• プログラミング不要で配信用メディアサイトの構築が可能
• 配信中の投票やチャットなどコミュニケーション機能も充実

Eventoryは、イベントの企画・開催・分析・フォローアップまで、ひとつのプラットフォームで管理可能なイベントDXソリューションです。Eventoryには、次のような特徴があります。

• 初期費用・オプション費用なしで月額費用のみで利用可能
• オンライン・オフライン・ハイブリッドイベントに対応
• 登録フォーム、チケット、QRコードなど複数の登録方法あり

EventHubは、オン／オフライン、ハイブリッドイベント開催が可能なイベント管理システムです。EventHubには、次のような特徴があります。

• ウェビナー、カンファレンス、展示会、交流会など多様なビジネスシーンで活躍
• 参加者の行動・市長ログからリードの温度感を判別可能
• イベントの企画・開催から効果検証・データ分析をトータルサポートするプランあり

eventosは、オフラインとオンラインの両方に対応できるイベントプラットフォームです。eventosには、次のような特徴があります。

• イベントオリジナルアプリの作成が可能
• Webサイトやオウンドメディアの制作ができる
• 有料・無料チケット、クーポン、割引コードなどさまざまな発券が可能

サービス選びは比較して検討しよう

イベント管理システムを選ぶ際は、状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

イベント管理システムは次の記事でも詳しく紹介しています。