Gluegent Flowの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 今まで、担当者から担当者へメールでやりとりをしていましたが、時折、スムーズにいかず、途中で止まってしまうことがあったが、Gluegent Flowを活用するようになって、進捗状況が一目で分かるようになった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 総務担当が、都度進捗状況を確認するなど、関わらなくても、申請から承認まで自動的に流れるようになった。 特に、週報に関しては、内容が統一化され、とても見やすくなった。

①導入前の「課題」 導入前は、紙やメールベースで承認業務を行っており、以下のような課題がありました： ・承認の滞留：承認者が不在の場合、業務が遅延することが頻繁に発生。 ・進捗状況の不透明性：承認フロー全体の進捗が見えにくく、確認に時間がかかる。 ・作成の負担：新しい承認フローの構築や変更にはIT部門の支援が必要で、業務ユーザー単独では対応が難しかった。 ②導入後の「効果」 ・業務効率化：直感的な操作性により、業務ユーザーが短時間でワークフローを作成可能になり、IT部門への依存が大幅に軽減。 ・進捗の可視化：承認フローの状態をリアルタイムで確認でき、業務全体の効率が向上。 ・柔軟なカスタマイズ：JavaScriptやHTML/CSSによる高度なカスタマイズが可能になり、複雑な業務要件にも対応。 ・外部連携：SharePointなど外部システムと連携し、データ管理が一元化。 ③導入時の工夫・苦労 初期設定でワークフロー設計の優先順位を明確化し、各部門の要望を整理するのに時間がかかりました。 ユーザー向けに簡易的なサポート資料を作成したことで、スムーズな運用が実現しました。

システムのリプレースとして採用させていただきました。 旧システムでは入力誤りや誤字脱字についても都度差し戻し対応を行っていたり、申請⇒承認という典型的なワークフロー設計しかできませんでした。 また、社内ではGoogleWorkspaceを社内で導入したこともあり、シナジー効果のあるより便利なワークフローを探しておりました。 Gluegent Flowは、ワークフローの中身だけではなく経路や通知に関しても自由に設計することができ、また、Googleとの相性も良く、特にワークフロー内容が自動でスプレッドシートに転記される機能については自動で各種台帳とても感動しました。 また、フェーズによって編集できる箇所を設定できるため、初歩的な理由で差し戻すことなく管理部署で修正でき、社内の業務効率がかなり向上しました。アプリがあることも良い点で、承認者がオフィスにいなくても承認できるため、フローが滞ることなく進みます。また価格も安価であり、導入に大変満足しております。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ﾍﾟｰﾊﾟｰ運用時には検索に時間がかかりすぎるといった課題があった。 GluegentFlowを運用することで、時間の短縮などで改善できた。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ログなどについても確認できるので確認するのが容易である。

既存ワークフローシステムのメンテナンスや運用が限界に来ていたことと、会社の合併・組織変更に柔軟に対応できるシステムを探していました。Googleグループがそのまま組織にできることにメリットを感じました。

サービス選定の要件としてGoogleworkspaceとの連携が必須であった。操作性もよく連携も想定通りに作ることができた。テンプレートが豊富なため、カスタマイズをして修正が必要である部分もあるが、導入初期の立ち上がりがスムーズに入れたことで、前システムからの切り替えがトラブルなく早く終えられたのがよかった。

承認ルートと承認者が明確になり、情報共有も漏れが少なくなりました。申請時に必要な書類や情報も、条件により適宜表示されるようにしているので、申請者からの情報が足りないと応酬することが減りました。カレンダー自動追記機能を利用したことで、期限漏れを防ぐのに役立っています。

今まで手動でやっていたことが自動化できました。 Google driveに自動で添付ファイルが保存できるのですが、その際にファイル名をリネームできることがとても便利です。申請番号を付加して保存することで、どの申請の添付ファイルかわかるようになり、自動でできるので管理が楽になりました。

従来は紙の決裁書を回付していたため決裁までに要する時間が長く、事務所のフリーアドレス化に伴いさらに悪化する恐れがありました。そこでこのシステムを使用し決裁書の回付を電子化することを決め、実際に運用を始めたところ決裁までの期間が従来の1/5まで短縮することができました。

紙での申請の際は、決裁まで数日掛かっていましたが、本サービスに切り替えたところ、決裁処理は数時間、遅くとも約1日で終わるようになりました。ネット環境があればどこでも処理ができるため、大幅な時間短縮につながったと思います。特に重要な稟議申請の決裁が速くなったことで、スピード経営に貢献してくれています。

複数の部署があり、各部署ごとに承認者や決裁者が異なります。その時にGoogleworkspaceにグルージェントの専用メーリスを用意するだけで、フローを構築しやすいので便利に感じます。 さらに、入社社員が居てもメーリスへ追加し、ユーザー一覧へ追加するだけなので、手間が少なく手続きが時短できていると思います。

全国各地にテナントが点在している関係上、別テナントに出勤している上長へ稟議承認を求めるために書類の郵送をする必要があり、意思決定のスピードに課題がありました GluegentFlowを導入することで、稟議申請がPC上で済むようになり、速度向上に役立ちました

・稟議に添付されるファイルが簡単にdriveに保存できるので、稟議添付ファイルの管理混乱問題が解決できました。 ・少しでも経費削減に貢献できました。 ・出張中/外出中の従業員もスマホで稟議申請/承認もできるので、決裁まで時間がかかる課題が解決できました。