ドキュサインの電子署名

ドキュサイン（DocuSign）の電子署名とは

ドキュサイン（DocuSign）とは、オンラインで伝書署名法に則った電子契約やデジタル文書への署名・捺印ができるサービスです。オンラインで契約業務を完結でき、契約の相手方は同サービスのアカウントなしで電子署名が可能です。

作成した文書は電子証明書が付与されるので、正当性が担保され、締結済みの文書はシステム上で保存・検索できます。これまで紙の契約書と印鑑で契約を交わしていた企業も、契約締結までのプロセスを簡略化でき、印刷代や郵送費の節約になります。わざわざ紙に印刷して署名する必要がないのは、企業はもちろん個人事業主もメリットが大きいでしょう。

さらに英語や日本語は以外にも、スペイン語やロシア語など43言語に対応しており、日本語を含む14言語での文書送信が可能なので、多国籍企業や外国にクライアントを持つ企業にもおすすめです。他の電子署名システムと比べて、グローバルな環境に対応できるのが強みです。

提供会社の特徴

ドキュサイン社はアメリカのカリフォルニア州に本社がある企業で、同社の電子署名サービスは世界180か国以上、50万社以上に利用されており、ユーザー数は世界で5億人以上といわれています。日本でも導入企業が増えており、日本法人も社員数を大幅に増員している状況です。

世界的に有名な企業で日本法人も設立されていますが、もともと日本の企業ではないため、ドキュサインでは日本データ通信協会の認定を受けた事業者が付す「認定タイムスタンプ」は利用できず、発行される電子証明書も、一部の行政機関では認めれられていないといったデメリットもあるので注意が必要です。

ただし、アメリカの電子署名法や統一電子取引法、EUのeIDAS規則などに則っているため、日本でも安全に利用することができます。

ドキュサインの電子署名の機能

電子署名機能

基本となる電子署名機能では、スマホやタブレット端末などで、場所を選ばずどこでも署名が可能です。手書きで作成した署名をアップロードしたり、マウスやタッチペンなどで署名を作成することもできます。

さらに送信する文書には電子署名のほか、情報入力のためのフィールドやチェックボックス、グループの追加など、必要事項を自由に挿入できるので、さまざまな体裁の契約書やビジネス文書のやり取りが可能です。

また、契約の進捗状況をステータスとして確認でき、プロセスが進むたびにリマインダーが担当者の元に届くように設定できます。常に複数の契約事項を抱えている大企業におすすめの機能といえるでしょう。文書の保存期限や有効期限なども確認できます。

文書・組織管理機能

送信した文書の署名記録はすべてクラウド上で管理され、文書自体もクラウド上で安全に保管されます。さらに署名の記録は完了証明書としてpdf出力が可能で、後から文書の正当性や改ざんの有無が確認できます。

さらに多くのユーザーを管理者がまとめて管理でき、柔軟にユーザー権限を設定できます。シングルサインオンや署名ワークフロー、署名者変更なども状況に応じて柔軟に設定の変更が可能です。

特に、ユーザー数が多い大企業の場合、承認フローやアクセス権限の設定に時間がかかりがちですが、ドキュサインでは管理者がスムーズに必要な設定や権限の付与ができます。また、複数アカウントやサブアカウントを利用すれば、その中で管理者を決めてエンベロープの独立管理が可能です。

テンプレート機能

作成した文書は相手先や契約内容、pdfをはじめとした対応ファイル（ファイル形式）などによって、後から検索・再送信ができます。

さらに頻繁に使用する契約書をテンプレートとして登録しておけば、面倒な作成作業を省略でき、スムーズな契約締結が可能になります。さらに管理者はテンプレートを用いて作成した文書しか送信できないように設定したり、テンプレートを勝手に編集されないようにロックをかけたりすることも可能です。

一括送信機能

一括送信機能により、一度に数多くの受信者に文書を送信可能です。複数のクライアントに契約文書を送信する際はもちろん、社員に新しい規定を周知させたり、新入社員に入社関連資料を送付したりするのに便利です。最大受信者数は999人となっているので、何度も同じ文書をメールで送信しなければならない機会はほとんどないでしょう。

システム・インテグレーション機能

MicrosoftやGoogleの製品、セールスフォース（Salesforce）など、数多くのユーザーを抱えるシステムと接続・連携が可能です。たとえばセールスフォースとの連携では、同システム上にある文書を任意の端末から署名・送信が可能です。時間や場所に囚われずに電子契約が可能になるため、外出の多い営業担当者などに重宝するでしょう。さまざまなシステム連携を可能にあうるために、350を超えるAPIが用意されています。

レポート機能

管理者はDocuSignアカウントのさまざまなアクティビティを分析でき、そのデータはレポートとして登録されます。ユーザーの利用状況やエンベロープの成約率など、さまざまな項目をレポート化できるため、より効率的かつ生産的な使用方法を検討できます。

セキュリティ機能

ドキュサインはアメリカやEUの厳しいセキュリティ基準を満たしており、通信はすべて暗号化されます。ベンダーはセキュアな運用体制を実現するために多額の投資をしており、システム全体が堅牢なセキュリティを維持しているので、日本でも安全に利用可能です。

また、ユーザー側は署名の受信者にアクセスコードを提供することで、エンベロープのセキュリティの強化が可能です。送信側はメールや電話などの方法で受信者にアクセスコードを通知できるので、不正アクセスのリスクを軽減できます。

使い方

それでは、ドキュサインの電子署名サービスの基本的な使い方を紹介します。より詳しい使い方については、ベンダーの公式サイトのマニュアルを確認してください。公式サイトには、システム要件や推奨環境なども記載されています。

電子署名の送信

電子署名の文書を送信するには、まず送信する書類を準備してシステムの「今すぐ開始」からアップロードを行います。「次へ」をクリックして送信相手の情報を入力後、相手に入力してもらいたい事項をリストから選択して挿入して「送信」ボタンをクリックするだけです。このように、誰でも直感的な操作で契約文書の送信が可能です。

文書の受信と署名

送られてきた文書に署名する場合、まず文書が届いた旨を知らせるメールが届くので、開封してメール内のURLをクリックします。アクセスコードが設定されている場合は、送信側に確認しましょう。

文書の内容を確認し、問題なければ「開始」ボタンをクリックし、必要事項の入力と署名・捺印を行います。後は「完了」ボタンをクリックするだけでOKです。

以上の流れで、誰でも簡単に電子契約を締結できます。