DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

ドットサインの導入前は、外回り後に帰社してから書類作業を行なうルーティンとなっており、外回りに予想以上の時間がかかるとその後の書類作業で残業になってしまう事が多く、仕事の後の予定が潰れることも多かったのですが、ドットサインの導入以降、承認や契約関係の書類作業を外回り中の空いた時間で消化できるようになり、帰社後の書類作業を減らして残業を90％以上削減できました。

契約内容がまとまってから契約締結まで平均2〜4週間かかっていたところが、ドットサインの導入で平均3日以内で契約締結まで完了できるようになりました。契約サイクルの早期化だけでなく、物理的な書類を使わないことで紛失や郵送ミスといった心配もなくなった点も大きなメリットだと感じています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来契約といえ取引先や顧客宅で行なったり、遠隔地の場合は郵送で契約書を送るのが一般的でしたが、ドットサインの導入以降は場所関係なくオンライン上で契約を締結させることが可能となったので、移動にかかるコストや時間、また郵送にかかるコストを削減でき、契約の業務負荷を軽減できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 書類テンプレートが活用できるので、初心者でも簡単に契約書類が作れてリソースの削減に役立っています。 紙書類の電子化で書類保管の物理的スペースを減らし他に活用できました。

取引先担当の年齢層が高く、以前他の電子署名ツールを使った際には操作方法が難しいという事で結果的に大半の取引先に受け入れてもらえなかったのですが、ドットサインは取引先側のアカウント登録が不要かつ署名操作もごく簡単、また専用ソフトが不要でブラウザから使えるので、以前は拒否された取引先にも電子化を受け入れてもらう事ができました。

やはり契約業務開始から契約締結までの期間が早まったことは大きなメリットであると感じています。特に郵送工程を省けた事で、契約締結までの期間を約90%短縮できた上に、都度の送付コストや返送用封筒のコストが不要になった事で月々1〜2万円のコスト削減に成功しました。

①導入前の「課題」 紙での契約はかなり多くの枚数が必要となり、郵送や印刷、製本のコストなどは大変でした。 ②導入後の「効果」 契約が非常にスピーディーになったほか、データの確認が簡単になりました。製本されたものから探す手間も省けますし、契約に記入ミス・記入漏れなどがあった場合の再転送も簡単です。 また、契約までの時間も大幅に短縮されました。今までは大体平均で三日は掛かっていましたが、現在ではほぼ即日です。

仕事で出張が多く、それでいて様々な書類に署名をする立場でもあるので、イレギュラーで出張が長引くと書類への署名ができず、一部作業がストップしてしまい生産性低下の原因となっていたのですが、ドットサイン導入以降は書類を電子化して送ってもらうことで、どこにいても即日電子署名ができるようになり、署名待ちで作業がストップしてしまうことが無くなりました。

①導入前の「課題」 対面での契約はともかく、遠隔地との契約の場合は郵送のコストがかなりかかっていました。また、紙で保存する場合も手間がかなりかかっていましたね。 ②導入後の「効果」 遠隔地との契約でもほぼ対面と同じような感じで完了することができるようになりました。紙での契約書保存と違い、そのままクラウドなどに保存すれば良いので簡単です。また、契約書を探す際も非常にスピーディーになりました。

導入前の課題は国内外の契約業務フローの円滑化。コストや手間をなくす為に紙からクラウドへ業務を移行。 導入後の成果として、契約締結までのフローが非常に迅速になった。時系列で業務が記録されるので社員が自分たちでタイムリーに状況把握できるようになり遅延、無駄なやり取りなどがなくなった。 機能面、カーソル移動のみで行う方式はドラッグ&ドロップより使用勝手がよく迅速に作成可能。テンプレートも多く一から準備しなくてもよい。 対面署名があり、取引先によってはかなり有効。 署名順序を設定すればあとは自動フロー。グループ単位のファイル共有、一括送信、リマインダーやアラームなど業務をスピーディーにする機能が充実している。弊社はアジアと取引があるので中国語、韓国語に対応しているのは頼もしい。

導入前は他の電子署名ツールを使用していたが一括送信に対応しておらず作業に手間がかかりリアルタイムの進行状況も確認できなかった。送信数無制限もなくコスパ的にも良いというわけではなかった。 無料トライアルを使用した結果、御社のツールの方が業務フローが効率的ということがわかり切り替えを決定。 チーム内でファイルの共有、一括送信ができまたチーム編成、変更も容易。リソース共有は属人化がなくなり監査証跡を使用しフローワークを可視化したことによりチーム内の団結が強まった。 取引先に対してもSMSが使用できる上、対面署名もあり柔軟に契約業務を遂行できる。 ファイル名など編集に柔軟に対応しており管理が容易になった。署名順も決めれる上に一括送信が可能となったことは業務の効率化を飛躍的に向上した。

①導入前の「課題」 紙での契約の場合は、印刷作業から始まり、署名、郵送、ファイリングなどの作業があるので、全体で平均二週間はかかっていました。 ②導入後の「効果」 契約内容の確認までは一緒ですが、その後の実際の契約作業は全てネット上で完結するので、ほぼ即日で完了します。契約後のデータ保存、履歴確認もスムーズで非常に助かっていますね。

導入前は、契約書の印刷・郵送にかかるコストが高く、特に海外取引では郵送の待ち時間が長くなり、業務のスピードが低下していた。 導入後は、契約書の電子化により、郵送コストが削減され、契約締結までの時間も短縮。環境負荷の軽減にもつながり、企業のSDGsへの取り組みに貢献できる。

過去にも他社の電子契約システムを利用していましたが、まず利用するためには取引先も無料のアカウントを作成しなければならず、さらに署名操作がやや複雑だったことで取引先からの問い合わせが絶えませんでした。 ドットサインはその両方の問題をカバーできるシステムで、署名のみであればアカウント不要、署名操作もほとんどワンクリックで済むので取引先の負担を最低限に抑えた状態で電子契約を導入でき、署名方法等の問い合わせもほとんどありません。

複数の契約を進めている場合に、対面契約の場合は1日で3契約ほど纏めて行ってしまうのですが、そうすると書類の準備が大変だったり、それぞれの書類を持ち運ぶと結構な量になってまうといったデメリットがあったのですが、ドットサインが導入されてからはドットサインにログインしている端末一台あれば紙の書類や印鑑を持ち歩かなくてもよくなり、対面契約がとても簡単になりました。

導入前はの契約業務は契約書作成から、印刷、郵送、のフローでその他に海外取引の場合は契約書郵送の待ち時間が長くまた郵送代もかかっていた。 弊社のような中小企業は契約業務はスピード勝負なのだがほど遠く、さらに海外の契約業務はミスや記入漏れがあるとまた再郵送しなくてはならず時間もコストもかかっていた。 無料トライアルを使用したところ登録してから契約書をメールで送信まで初めてにも関わらず30分をきり導入を決定。 相手側にもわかりやすく簡素化されたUIは混乱を招くこともなくスムーズに契約終了まで運べた。 フリープランでも十分使用出来るが価格の低さと機能性からいってビジネスプランに変更。 SMSで送信できるのも魅力の一つ。 海外契約業務の他に社内申請に使用している為、上司の携帯に直接SMSで届く申請は見落としもなくこちらが忘れてしまった申請も携帯で家から申請ができすごく役に立っている。 契約書類をwebに移すメリットとして管理が簡単になる、また進捗状況をリアルタイムで確認出来るので非常に便利。アップデートも多く、使用者の声が反映されている。

・導入前の「課題」 書類を活用しての契約作業は印刷や郵送、ファイリング、倉庫で保存などの工程が生まれ、かなり時間がかかっていました。 ・導入後の「効果」 電子契約ツールを利用することでアナログにまつわる多くの作業が不要になり、スピーディーになりました。時間短縮につながった他にペーパーレスになったことでコストカットにもなりました。また海外との契約がスムーズになったこともメリットとして大きいです。

【導入前の課題】 紙の契約書を扱う場合、印刷、製本、押印、郵送といった手間が多く、契約締結までに時間がかかっていました。 【導入後の効果】 DottedSignを導入したことで、これらの課題は一掃されました。オンライン上で契約書の作成から署名、管理まで一元的に行えるため、時間と手間が大幅に削減されました。

従来は契約作業をスタートしてから契約締結まで平均して3週間ほど要していたところ、ドットサインで契約をオンライン化してからはタイミングが合えば契約作業を開始した当日に契約締結まで進めることができ、契約業務の平均作業工数を90%以上削減できたことで作業負担を圧倒的に減らすことができました。

・上司が不在でも承認がもらえる 署名をもらいたい上司や取引先の担当がつかまらない場合、従来は帰社を待つ必要がありましたが、ドットサインならオンラインで書類を作成して署名を集めることができるので、相手がどこにいても場所に関係なくオンラインで署名を依頼できるようになり、帰社を待たずスピーディーに署名をもらえるようになりました。

【導入前の課題】 紙の契約書のケースでは契約相手や時期、内容によってすぐに契約ができないこともあり、後で回収する必要がありました。また締結後の契約書の確認などの際には倉庫を探す必要があり、時間がかかることもしばしばでした。 【導入後の効果】 その場で契約しない場合は後で署名をメールで送信してもらえば良いので、回収作業が不要になりました。 契約後のデータはクラウドデータとして電子保存しており、確認のための検索や閲覧も非常にスピーディーに行えて、心理的にもストレスが低減して楽になりました。

導入前は契約業務に関しては郵送で行っており契約締結までの所有時間は長く特に海外との取引には多くの時間を費やしていた。 その上リモートワークに移り余計に業務や負担が増えてしまっていた。 導入は無料プランを使用した際にものの30分もかからず契約締結できてことにより決定した。 導入後はテンプレートを使用して10分ほどで作成、送信が可能になった。メール送信の際に言語設定ができ主要言語は網羅しているので誤認もない。リマインダー機能があるので双方忘れてしまうこともない。またクラウド管理することで紛失などの問題もなくなり検索、整理、管理が簡単になった。

契約書の物理的な郵送が減り、オンラインでの送信がメインとなったことで、切手代や返送用の封筒代、紙代などのコストカットをすることができました。 印刷、封入の作業が無くなり、空いた時間を他の仕事に充てられるようになったことで時間ごとの生産性を向上することができました。

言語対応が充実しており、英語の書類テンプレートが利用可能であったり、UIの言語設定を変更できるなどグローバルなビジネスに利用しやすく、導入以前と比べて海外のクライアントと書類をやり取りしたり、契約全体をスムーズに進めやすくなりました

DottedSignの導入効果として最も大きいと感じているのが、郵送費が不要となったことでのコスト削減効果です。 弊社は国内だけでなく国外の取引先があり、契約に関係の書類は直筆サインで毎回郵送が基本だったので、国によっては郵送だけで数千円掛かる場合もあり、少なからず出費になっていました。それがDottedSignなら国外の取引先へも法的根拠のある電子契約書をメールで送付できるため、郵送費が不要となり大幅にコストを削減できました。

前使っていたシステムからドットサインに乗り換えましたが、理由としては料金形態が送付件数に関係なく定額であるという点で、従量課金制のシステムは予期せず予算をオーバーしてしまうことがあり、予算を組みづらい部分がありましたが、ドットサインはそういったことが起きず、常に予算内の額で利用できるのが安心です。