DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

紙ベースの契約書では、印刷、押印、郵送などの手続きに多くの時間と手間がかかっていました。 契約締結までに数日、場合によっては数週間も要することも珍しくありませんでした。 DottedSign導入により、契約書の作成から署名、保管までをオンラインで完結できるようになりました。 場所や時間を問わず、迅速に契約を締結できるようになりました。 進捗状況もリアルタイムで確認でき、管理も容易になりました。

【導入前の課題】 当社では、紙の契約書を使用しており、印刷や郵送、保管に多くの手間とコストがかかっていました。特に、月間100件以上の契約処理が必要で、業務が煩雑化していました。 【導入後の効果】 DottedSignを導入したことで、契約書の電子化が進み、印刷代やインク代、保管スペースの削減に成功しました。コストは約60％削減され、業務効率も大幅に向上しました。また、進捗状況をアイコンで確認できるため、業務の透明性が高まり、テレワーク時でもスムーズに業務を進めることができています。

導入前の「課題」 ・紙での契約の場合は年間５トン近い書類が発生。管理に手間がかかっていた。 ・契約には最短でも二日はかかっていた。 導入後の「効果」 ・電子化により、物理的な管理コストがほぼなくなった。データの検索も非常に早い。 ・契約スピードも大幅に向上。最短で３０分ほどで完了できるようになった。

導入前は雇用にあたり場所を借り何枚もの面接用紙に郵送による合否通知、後日契約書にサインをもらいようやく契約締結。昨今、委託が多くなり場所を毎回借りることも難しくなり郵送代などコストがかかっていた。 導入後は全てが簡潔にスムーズに行われるようになり大幅なコストの削減を実現。 元々使用している面接書類、契約書類は既存のまま使用し、その上で署名の順番などを設定可能という慣れた流れをそのままクラウドに移行できた。 テンプレートも多数あるので使い分けると便利である。 レポート機能で各進歩状況を確認できるので、改善点や問題点が浮かび上がり対処法、今後の計画が立てられるのはとても役に立っている。 またURL機能は契約者側も採用通知を受信したらURLをクリックすれば署名ができる、これ以上簡素化された契約システムはないと思う。

以前は、契約業務には時間がかかって当たり前で部署内でも個々で契約をとっていた状態だったがリモートワークの移行に伴い出社しても社判を貰うまで待機、他の社員が出社しない、などいった問題が生じ始めた。導入したことにより、タイムラグの問題が解決され、スムーズな契約業務遂行が可能になったことにより会社の信頼関係にも繋がり業績も上がった。また、テンプレートで契約書を作成し始めたことにより一元管理された書類関係は検索も簡単になった上人的ミスがなくなり一気に問題が解決した。その他、グループ内でリソース共有や一括送信が可能となりメンバー同士、共同で行うという気持ちを再認識できコミュニケーションも上がり仕事が効率的になったことはとてもいい流れだと感じている。また契約に関しては署名方法がいろいろあり相手方に合わせれるのが受け入れやすさにも繋がっている。

当社では顧客と対面する機会があるので、契約は基本的に対面するタイミングで行うのが常となっております。その対面契約を行う際に起こりえるトラブルが、必要な書類が足りない、判子を持ってきていないという2点でした。無論しっかり気を付けていれば回避できるトラブルながら、人間が行う作業なのでどうしても凡ミスは起きてしまうものです。しかし、ドットサインが導入されてから、対面契約に必要なのはPC、もしくはタブレットのみとなり、紙書類やハンコを持ち歩かなくて良くなったことで上記2点のミスが起きることが無くなりました。これにより対面契約を100%スムーズに進められるようになったことに関して大きな導入効果を感じています。

導入前の「課題」 以前の紙の場合は平均して二日、最長では二週間近くかかることもありました。遠方のお客様の場合は特に大変でした。 導入後の「効果」 平均して１時間、最長でも翌営業日には締結できるようになり、お客様満足度も向上しました。また署名が完了したデータはそのまま電子データとして保存が簡単で、かなり管理作業が楽になりました。

【導入前の課題】 新規取引先との契約締結や既存契約の更新において、印刷・押印・郵送のプロセスに多大な時間とコストがかかっていました。特に月末の契約更新時期には、書類の往復に時間がかかり、会計処理の締め作業に影響が出ることもありました。 【導入後の効果】 契約書の処理時間が従来の3分の1程度まで短縮され、特に月末の業務効率が劇的に改善しました。郵送費用も毎月削減できています。また、契約書の進捗状況がリアルタイムで確認できるため、取引先への確認の手間も大幅に減少。さらに、クラウドでの一元管理により、契約書の検索や参照が容易になり、監査対応の工数も削減できました。

【導入前の課題】 ・店舗運営をしながらの紙の契約書管理が煩雑 ・各店舗からの書類回収や保管に時間と手間がかかる ・契約書の紛失リスクや個人情報管理の不安 【導入後の効果】 システム導入後、膨大な数の契約書を電子化してきました。特に個人的にも効果を感じたのは、店舗スタッフの負担軽減です。従来は入社時の書類説明に店長が付きっきりでしたが、今はマニュアルを見ながら各自で入力できるようになり、本来の店舗運営に時間を使えるようになりました。また、契約書の保管や管理も自動化され、従来発生していた郵送費用も削減できています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来は紙ベースだった申込書類を電子化できました。紙の取り回しは紛失のおそれがあったり、量が多いと管理が大変だったのですが電子化したことでそれらの問題を解決できました。 取引先へ契約書も電子化できたことで切手代や収入印紙代を削減でき、毎月2～3万円の節約になっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内申請で遅延が出る原因として最も多いのが承認者がつかまらないことでした。休暇や出張、外回りや病欠など理由は様々ですが、なんにせよ承認者がいないとフローが進まず、しかも無駄に社内を歩き回るはめになり貴重な時間も取られるというダブルパンチが痛いところでした。 それが、DottedSignの機能で遠隔地からの電子署名が可能となり、急ぎの承認依頼があれば一本電話を入れて即時承認をもらえるようになったので、重要な社内申請において損害が出るような遅延が発生することがなくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 リモートワークに移行し今までの紙媒体では契約業務に余計時間がかかるようになった。且つ紙媒体での問題、郵送代や紛失やミスにも対応する必要があった。 電子契約にしてからは個々の持っている仕事をオープンに全てグループ内でリソース共有することによりスムーズな契約業務へ。リマインダー機能がついているので更新の度に周知され業務の可視化へ繋がりより効率的になった。クラウド上で契約業務を終結できるので、リモートワークに一役買っている。また、やはり対面のほうが良い場合もタブレット上で署名をもらうことができ、ニーズにあった契約業務が可能である。

電子契約サービスの中ではドットサインが最もコスパが良いと感じています。その理由としてまず従量課金制ではなく定額制なのでいくら書類を作って送信しても、同じ書類を再送信しても追加料金が発生しません。 また、ユーザー当たり３０件のテンプレートを作成できるのは他の製品よりも多く、ユーザー間でテンプレートを共有できるのも非常に便利で、低価格のプランから書類のブランディングをカスタムできる点も良心的だと思います。

【導入前の課題】 契約書の締結には、印刷・捺印・郵送といった煩雑なプロセスがあり、全ての工程が終わるまでに通常2週間以上かかっていました。また、返送の確認や再依頼も電話やメールを使って手間がかかっていました。 【導入後の効果】 DottedSignを導入してからは、契約書を電子化し、署名の確認や進捗状況をリアルタイムで把握できるようになりました。結果として、契約書締結に要していた2週間が最短1日まで短縮され、業務のスピードが飛躍的に向上しました。また、郵送費用や印刷コストが削減され、全体的な業務効率が大幅に改善されました。

ドットサインが選ばれた理由は外部アプリとの連携性の高さで、特にMicrosoft Teamsと連携できるのが大きなポイントでした。 Teamsとの連携が取れることで署名依頼があった場合にTeamsの画面上で署名をおこなうことができるようになり、署名依頼の作成、送付もTeams上で行うことができました。 ここ数年で色々なクラウドサービスを利用し始めてから、作業中に複数のアプリをひたすら遷移し続けるというのが大きなストレスになっていたため、常に開いているTeams上で契約や署名作業ができるようになったのはとても効率が良く作業中のストレスも軽減できました。

【導入前の課題】 雇用契約や契約の承諾書、さらに領収証など現場に書類を持っていくのは荷物になるし、紛失のリスクもあって懸念事項だった。 【導入後の効果】 契約を交わさずに帰るなどのトラブルがなくなり、契約管理が効率化された。また書類の紛失リスクがなくなった他、契約内容の確認や契約履歴の参照などもクラウドから簡単にできて、担当者に問い合わせる必要がなくなった。

ドットサインで契約業務をクラウド化できたことで契約の遅延が発生しなくなりました。 紙の契約書を使っていたころは郵便で契約書を送るという工程が必須だったので、土日をはさむと契約書の到着が遅れたり、台風や地震などの災害で契約書が届かないといった予期せぬトラブルで契約スケジュールに遅延が発生することがあったのですが、契約業務をクラウド化できたことで契約書をメールで送付できるようになり、物理的な原因でスケジュールに遅延が発生することが無くなりました。

販売している製品の利用者は40代以上の方が多いので契約時のやりとりを電子化することに対してお客様に受け入れてもらえるか不安がありましたが、DottedSignはパソコンが無くてもスマホだけで署名ができて、お客様側の登録作業が不要、そして操作方法が簡潔なことで約8割のお客様に電子署名を受け入れてもらうことができました。 それにより紙媒体での契約業務を大幅に削減でき、空いた時間をお客様のケアやマーケティングに充てることができるようになりました。

社内ではすべての業務でペーパーレスを奨励をしているのですが、社外との契約業務に関しては自社だけでなく相手がいる事で、なかなかペーパーレス化が難しい業務領域になっていました。 新たにドットサインが導入されてからは徐々にですが紙ベースで行っていた契約を電子化することができ、使い方に関しても署名が簡単なだけでなく既存の動画のマニュアルを参照してもらえばすぐ理解してもらえるので、現在では社外との契約の9割を電子化することに成功し、ペーパーレスの促進と紙コストの削減が実現しました。

海外との契約に使えるツールはもう一つ有名なものがあり、知名度としてはそちらの方が高いのですがDottedSignを選んだのは料金形態の違いでした。 もう一つ検討していたツールは一定期間中に送付できる電子契約書の数が決まっており、それを超えると超過分の追加支払いが発生しますが、DottedSignは無制限に電子契約書を作成、送付できるので契約を交わす機会が多い弊社としてはDottedSignの方が圧倒的にコスパが良いです。 また、もう一つのメリットとして、DottedSignはアジア圏での知名度が高く、弊社の顧客や外注企業はアジア圏の方が多いので使いやすいです。

弊社では国産の契約ツールを使っていたのですが、グローバル化を意識してドットサインに乗り換えることになりました。 ドットサインはもちろん日本の電子署名法に対応しているだけでなく、アメリカやEUの署名法令にも対応しているので該当地域の企業とのやり取りで活用させてもらっています。 英文の契約書類の作成、署名にも対応しており、海外企業からもドットサインが知られているため使いやすいです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ドットサインを使っていなかった頃は、複数の契約業務が同時進行している際にそれぞれの進捗を管理するのが非常に難しく、顧客から署名をもらって以降の作業が遅れてしまい問い合わせが入ってしまうようなことも少なからず起きていました。 ドットサインは複数契約が同時進行していても一覧で確認することができるのでそれぞれの契約の進捗がわかりやすく、一つ一つ漏れることなく署名をすることができるようになりました。署名忘れが無くなり、顧客からの問い合わせも減り、契約に関する様々なアナログ作業が不要となり、各所で大幅な業務削減になりました。

ドットサインは日本国内向けだけではなく海外向けにも展開しているので英語の書類作成、署名にも対応しています。それによって従来アナログベースで行っていた海外契約をデジタル化することができ、FedExを使った郵送を省けたことで1回の契約につき4千円以上の経費削減が実現しました。現在5つのアカウントを使っていますが3回契約を行えば元をとることができるのでコスパが良く助かっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 弊社のお客様はご年配の方が8割を占めており、他の電子契約ツールを使っていた際はその製品でオンライン署名をする方法が若干複雑であったために、お客様から使いづらいと苦情が入ったり、署名方法の説明に時間を割かなければいけないケースが多々ありました。 ある時に取引先からドットサインで署名を求められた際に署名方法が驚くほど簡単だったことで電子契約ツールをドットサインに切り替えて以降、お客様からの苦情がかなり減っただけでなく、署名方法の説明に関してもYoutube上にアップされている公式の解説動画を見てもらうことでこちら側で説明をする必要が無くなり対応工数の削減にもつながりました。　

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙媒体での契約から電子契約への移行は、導入時のオンボーディングコストが掛かる、利用料金が高いので中小企業では導入しずらいというイメージが先行していましたが、ドットサインは動画マニュアルがあり、操作も全体的に簡単であること、1アカウントから利用できて数人で利用しても1万円以下で使えるので我々のような小規模な企業でも導入することができました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 電子契約は契約書に収入印紙を貼る必要がないので契約時のコストを削減できました。