ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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ワークフローシステムの電子印鑑機能とは？
ワークフローシステムの電子印鑑は、電子文書に印影（押印後の朱肉の跡）を表示する機能です。つまり、紙文書にハンコを押印するのと同じように、デジタル文書にもデータ化した印鑑の押印が可能です。
印影には、画像をアップロードした印影や、機能上で名前・日付を記入して作成する印影があります。画像をアップロードして利用する電子印鑑であれば、これまで使用してきた印鑑と同じ印影で利用できます。
電子印鑑機能を使用することで、電子文書の信頼性や信憑性が高まるほか、書類の改ざん防止にも役立ちます。
電子印鑑機能のメリット・活用場面
電子印鑑機能のメリットや活用場面について紹介します。
文書の信頼性や信憑性の向上
ワークフローシステムの電子印鑑機能により、文書の信頼性と信憑性を高められます。また、押印者名や押印日時がログとして残るため、文書の改ざん防止にも役立ちます。
社内外問わず信憑性が求められる重要なビジネス文書に対しては、非常に有用な機能といえるでしょう。
無駄な作業の削減
これまで書類に捺印するために、パソコンで書類を作成して印刷・捺印後は、スキャンしてデータ化して共有サーバーに保存していた企業も少なくないでしょう。あるいは、紙のまま保管スペースに格納していた企業もあるかもしれません。
しかし、電子印鑑機能搭載のワークフローシステムを導入することで、パソコンからわざわざ印刷する作業が不要になり、申請や保管業務を効率化できます。
紙での保管も不要になるため、保管スペースの確保も必要ありません。
リモートワークの促進
捺印が必要な稟議・決裁業務でも、電子印鑑機能によりすべてクラウド上で完結できるため、リモートワークの普及にも寄与します。
電子印鑑機能搭載のワークフローシステムを導入することで、捺印のための出社が不要です。
捺印後の回覧・承認も、システム上で場所を問わず実施できるため、場所を問わず稟議手続きが進められます。結果として、承認・決裁が素早く完了し、意思決定スピードの向上も期待できます。
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電子印鑑機能を搭載するおすすめワークフローシステム12選
電子印鑑機能を搭載したワークフローシステムを紹介します。電子印鑑機能以外の機能もあわせてチェックしましょう。
コラボフロー
コラボフロー は、申請・承認や段階別の入力制御、代理申請・代行判定などの機能を備えたワークフローシステムです。
導入や運用が簡単で、連携機能が充実していることが強みです。Excelで作成した帳票や申請書を電子化でき、今の運用を変えずにワークフローを構築できます。
申請者や判定者の印影を表示できる機能では、ユーザー名から印影を自動生成したり、利用している印鑑の画像をアップロードして表示したりできます。
Create!Webフロー
Create!Webフロー は、紙の申請書のようにデザインされた入力フォームを使って申請ができるワークフローシステムです。
直感的な操作画面と、既存の承認フローに柔軟に対応できる点が強みです。また、他システムとの親和性も高く、業務拡張や将来的なシステム変更にも対応します。
印影を使用した承認も可能で、承認ルートにあわせて自動でフォーム上に印影を表示できます。
グルージェントフロー
グルージェントフロー は、申請から経路設計、承認までを一貫できるワークフローシステムです。
直感的な操作性と高度な自動処理機能が強みです。承認や差し戻し、条件にもとづく承認経路の変更など、柔軟な経路設計も可能です。
さらに、Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携により、業務プロセスの効率化も実現します。
プレースホルダーを活用すれば電子印鑑を使った押印でき、ユーザー名・処理名・日付が表示されます。
NI Collabo 360
NI Collabo 360 は、スケジュール管理や文書共有管理、ワークフローを搭載したグループウェアです。
スケジュール管理や高機能ワークフローなど、あらゆる規模の企業に必要とされる機能を標準搭載し、多機能と低価格を両立している点が強みです。
ワークフローでは、条件分岐や引上承認、条件付承認などさまざまな設定ができます。
画像を使用した印影や、名前のみ、名前＋日付の簡易印影を使用可能です。
楽々WorkflowII
楽々WorkflowII は、申請フォームや承認フローを簡単に設定できるワークフローシステムです。
業務判断のスピードアップやペーパーレス化によるコスト削減に貢献します。また、既存の書面を取り込んで従来と同じフローで承認できるように設定が可能です。
文書を承認すれば、押印したように印影を承認欄に表示できます。
Garoon
Garoon は、業務プロセスや意思決定をサポートするワークフロー機能を備えたグループウェアで、申請の電子化やフローの統一に貢献します。
業務フローに合わせてフォームや申請経路を柔軟に設計できる点と、スマートフォンやタブレット端末からも申請を処理できる点が魅力です。
経路分岐や上長設定、代理申請、代理承認などの機能を備えており、業務の停滞やタイムロスを防止してくれます。
電子印鑑機能により、ペーパーレス化とスムーズな承認も実現します。JavaScriptを用いてカスタマイズすることで、印影画像を表示できる点も特徴です。
X-point Cloud
X-point Cloud は、直感的に使える申請書入力フォームを備えたクラウド型ワークフローシステムです。
承認ルートをノーコードで作成する機能や、全項目が検索対象となる強力な検索機能、外部システムとの連携機能などを備えています。
使用できる申請書テンプレートが1,000以上あるため、初期設定の手間を省けます。
印影機能では、フォーム上に承認者や日付記載の印影を表示でき、担当者名称の入れ方や印影内の文字もカスタマイズできます。画像ファイルを印影として用いることも可能です。
楽々WorkflowII
楽々WorkflowII は、業務プロセスや意思決定をサポートするワークフロー機能を備えたグループウェアで、申請の電子化やフローの統一に貢献します。
業務フローに合わせてフォームや申請経路を柔軟に設計できる点と、スマートフォンやタブレット端末からも申請を処理できる点が魅力です。
経路分岐や上長設定、代理申請、代理承認などの機能を備えており、業務の停滞やタイムロスを防止してくれます。
電子印鑑機能により、ペーパーレス化とスムーズな承認も実現します。JavaScriptを用いてカスタマイズすることで、印影画像を表示できる点も特徴です。
ワークフローEX
WorkflowEX は、は、ExcelやWordで作成された稟議書を申請・承認フローに取り込めるワークフローシステムです。現在使用している書式を活用できるため、スムーズに電子化・ペーパーレス化を進められます。
申請・承認時には電子印鑑を使った捺印処理ができ、紙の書類と同様の安心感を持った運用が実現できます。従来のフォーマットを活かしながらも、申請経路の自動化や承認処理の効率化を図れる点が魅力です。
電子化された稟議書データはすべて暗号化されており、安全に保存できます。改ざんチェック機能も備えているため、情報漏えいや不正利用のリスクを軽減します。
manage ワークフロー
manage ワークフロー は、申請書の作成から承認ルートの設計まで、直感的な操作で誰でも簡単に扱えるクラウド型ワークフローシステムです。
承認者や条件分岐、通知メールなどをパーツのように組み合わせるだけで、複雑な承認経路もスムーズに構築できます。
検索条件や管理項目、並び順などを自由に設定できるリストビュー機能も魅力です。設定したリストはメニューに表示できるため、頻繁に使う条件での確認や管理がしやすく、業務の効率化に貢献します。
申請書の作成数には上限がなく、申請フォーマットが多い企業でも安心して運用できます。必要に応じて申請書の作成代行が依頼できる点も特徴です。
Shachihata Cloud
Shachihata cloud
は、誰でも直感的に使えるシンプルな操作性が魅力のワークフローシステムです。
ITツールが苦手な方でも迷わず操作できる設計であり、マニュアル不要でスムーズに導入・活用できます。
申請・承認・文書管理などの使い方を丁寧に解説した専用サポートサイトも用意されており、導入後のフォロー体制も充実。スマートフォンやタブレットからの操作にも対応しているため、場所を選ばずスピーディーに申請処理できます。
電子印鑑機能では、オプションの「追加印鑑ライセンス」を利用することで、実際に使用している印鑑をシステム内で利用できます。
Styleflow
Styleflow は、紙やExcel、Wordで運用してきた既存の申請・承認業務をそのまま電子化できる、クラウド型業務フロー効率化システムです。
ノーコードで自社の承認ルールに合わせた、複雑な承認ルートを自由に設定できます。組織改編や人事異動が毎年発生する場合でも、「世代管理」機能により事前に予約設定をおこない、スムーズな移行が可能です。
電子印鑑機能は搭載されていませんが、押印申請を含むあらゆる申請業務に対応しており、申請・承認・決裁フローをそのまま電子化できます。
また、プロフィール画像を登録し設定を有効化することで、承認状況一覧上に画像を表示でき印影のような表現が可能です。
電子印鑑機能がついているワークフローシステムの選び方
電子印鑑機能がついているワークフローシステムを選ぶ際のポイントについて紹介します。
必要な機能が揃っているか
業務に必要な機能がワークフローシステムに備わっているかを確認することが重要です。
電子印鑑の種類や押印位置の指定、代理承認や差戻しといった細かな設定が可能かどうかを確認しましょう。
また、部署ごとに異なる承認ルートに対応できる柔軟性があるかも、重要なポイントです。
他システムとスムーズに連携できるか
ワークフロー単体で完結するのではなく、既存の会計ソフトやグループウェアと連携できるかも、選定時の大きな判断材料になります。
経費精算システムと連携すれば、申請から承認、会計処理までの流れを自動化でき、業務の効率化が期待できます。
既存の書類フォーマットが使えるか
導入にあたり、これまで使用していた書類のレイアウトやフォーマットを大きく変えずに使えるかも重要です。
既存の帳票テンプレートを再現できれば、社内での定着もスムーズになり、導入直後の混乱も最小限に抑えられます。PDFやExcel形式の書類を簡単に取り込める機能があると便利です。
稟議や承認フローを柔軟に設定できるか
企業によって稟議のルールや承認プロセスは異なります。選ぶシステムが自社のワークフローに合わせた承認ルートを柔軟に設計できるかを確認しましょう。
たとえば、金額や申請内容に応じて承認者を変えたり、段階的な承認を設定したりする機能があると、現場の運用に無理なく適応します。
ニーズに合ったワークフローシステムを比較しましょう
ワークフローシステムの電子印鑑機能は、押印者名や日時がログに残ることで文書の改ざんを防ぎ、重要なビジネス文書の信憑性が向上します。
また、印刷や保管スペースの確保が不要になり、印刷やスキャン作業も削減可能です。
リモート環境でもクラウド上で文書への捺印と回覧が可能となり、意思決定の迅速化とリモートワークの普及を後押しします。
ワークフローシステムの導入を検討する際には、ニーズに合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。
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ワークフローシステムは、次の記事でもくわしく紹介しています。
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