ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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英語対応のワークフローシステムに向いている企業の特徴
ワークフローシステムは、申請・承認のプロセスを効率化し、時間やコストの削減、意思決定の迅速化、ペーパーレス化などを実現するシステムです。
英語に対応しているワークフローシステムであれば、外国人従業員や海外拠点との円滑なコミュニケーションをサポートしてくれます。海外でビジネスを展開している企業や、、多くの外国人従業員を抱える企業にとって有効なツールといえるでしょう。
たとえば、日本語・英語の切り替えが簡単なものは、外国人従業員もストレスなく操作しやすい画面設計です。また、英語と日本語の両方でワークフローを管理できるため、社内の多様なニーズにも対応できます。
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英語・多言語対応のおすすめワークフローシステム12選
多言語対応のおすすめワークフローシステムを紹介します。英語以外にどのような言語に対応しているかもチェックしておくといいでしょう。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフロー は、申請や承認に要する時間を削減できるワークフローシステムです。スマートフォンやPCで簡単に操作でき、さまざまな申請書に対応しています。
申請書の自動制御では、設定項目や入力種別を指定でき、申請ミスや記載漏れを防止可能です。メールやチャット、スマートフォンに申請・承認の状況を知らせる通知機能も搭載。日本語や英語はもちろん、韓国語・タイ語にも対応しています。
楽々WorkflowII
楽々WorkflowII は、プログラミング不要で申請フォームや承認フローの設定ができるクラウド型ワークフローシステムです。ペーパーレス化や業務の可視化、効率アップ、コストカットなどに貢献します。
電子帳簿保存法（電子取引・スキャナ保存）に対応しており、文書のシェアや管理も容易です。日本語・英語・中国語に対応しています。さらに、社内・社外の他システムと連携もできるため、大規模な運用にも対応できるでしょう。
マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワード クラウド経費 は、経費精算にかかる時間とコストを大幅にカットできるワークフローシステムです。スマートフォンアプリやWeb上で申請・承認が完結でき、ペーパーレスで効率的な運用が可能です。
明細データや領収書画像の自動取得、OCR入力・オペレーター入力、エラーの入力自動化、オートメーション機能などがあります。また、振込データの自動作成や基幹システムとの連携、経理処理までを一貫して支援します。日本語以外に、英語表記に切り替え可能です。
コラボフロー
コラボフロー は、業務の効率アップとコミュニケーションの改善を目的としたワークフローシステムです。シンプルな操作で申請や承認ができることや、さまざまなシーンに対応できる柔軟性が魅力です。
申請書の作成や管理、経費精算、勤怠管理、在庫管理、顧客管理などの機能を搭載しており、ワークフローの流れや項目を、要望に合わせて自由に作成できます。日本語と英語に対応しており、グローバルシーンでの利用も可能です。
ONEデジDocument
ONEデジDocument は、電子契約と電子記録債権の連携により、高い法的安全性と業務効率化を実現します。金融機関に推奨されるハイセキュリティの電子契約サービスで、コンプライアンス・ガバナンスの強化に貢献してくれるでしょう。
クイック契約や電帳法対応電子取引保存、電子債権化、ワークフローなどの機能により、契約書の一元管理やコストカット、取引権限の管理に役立ちます。ブラウザの設定により他の言語へ切り替え可能ですが、入力は日本語と英語のみです。
グルージェントフロー
グルージェントフロー は、シンプルな操作性で使いやすいクラウド型ワークフローシステムです。紙の申請書やExcelの管理簿などを電子化し、業務の可視化や自動化をサポートします。
Google WorkspaceやMicrosoft 365などのクラウドサービスと連携し、申請・承認・決裁といったプロセスを効率化できるのが強みです。
申請フォームや承認経路をノーコードで作成できる機能や、マスターデータやAPIを用いて他のシステムと連携できる機能を搭載しています。対応言語は日本語と英語です。
Create!Webフロー
Create!Webフロー は、紙の申請書を簡単に電子データ化できるワークフローシステムです。直感的でわかりやすい画面とシンプルな操作性で、申請・承認・決裁業務を効率よく行えます。
承認ルートの自動判定や、既存の申請書インポート、PDF貼り付け機能などを搭載。申請フォームはドラッグ&ドロップで自在に作成できます。クラウド版とパッケージ版の2種類の導入方法が選択できます。日本語と英語に対応しています。
SmartDB
SmartDB は、業務のデジタル化に特化したワークフローシステムで、簡単にビジネスアプリを開発できることが強みです。高いセキュリティ体制での文書管理やワークフロー、Webデータベースなどの機能を搭載。
申請や承認のプロセスをスマートにし、進捗状況を通知します。また、社員の情報や業務データをまとめて管理でき、Microsoft 365のような外部サービスとも連携可能。日本語、英語、中国語に対応しており、多言語環境での活躍も期待できるでしょう。
承認TIME
承認TIME は、文書の申請・決裁・保管業務を電子化できるワークフローシステムです。マウス操作だけでできる文書フォーム作成機能、複数言語に翻訳可能な多言語対応機能などを搭載し、ペーパーレス化や業務効率化に役立ちます。
「WOVN.io」との連携により、英語をはじめとする45か国の言語に翻訳できます。
rakumo ワークフロー
rakumo ワークフロー は、Google Workspaceと連携できるクラウド型ワークフローシステムです。業務フローをスピーディにデジタル化し、ペーパーレス化を加速してくれます。
ノーコードで申請書を作成できる機能や、モバイルでの申請・承認機能などを搭載し、フローに合わせて柔軟にカスタマイズできます。クラウドサインやSlack、LumAppsなどの他システムとの連携も可能です。対応言語は、日本語、英語、中国語（簡体）です。
monday.com
monday.com は、プロジェクト管理から営業まで幅広い業務に対応する柔軟なプラットフォームです。IT知識がなくてもノーコードでワークフローや作業の自動化を設定でき、迅速な業務改善を実現できます。
また、TeamsやSlack、Salesforceなど主要な外部システムとの連携も可能です。日本語や英語を含む13の言語に対応。多様な言語を使用するチームや国際的なプロジェクトなど、各メンバーが慣れ親しんだ言語でワークフローを作成・管理し、業務効率化が可能です。
Styleflow
Styleflow は、クラウド型業務フロー効率化システムです。紙やExcel、Wordで運用してきた既存の申請・承認業務をそのまま電子化でき、フォームとして活用できるため、導入時の移行負担を最小限に抑えられます。
ノーコードで自社の承認ルールに合わせた、複雑な承認ルートを自由に設定できスピードアップを実現します。組織改編や人事異動が毎年発生する場合でも、「世代管理」機能により事前に予約設定を行えるため、スムーズな移行が可能です。対応言語は日本語と英語です。
英語対応ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを導入する際には、会社や組織全体に浸透しやすいものを選ぶのがマストです。操作性や柔軟性、連携性を重視して選ぶようにしましょう。
操作性とユーザビリティ
ワークフローシステムを選ぶときは、操作性が高いかどうかを確認しましょう。操作が簡単であれば、ワークフローの設定や管理がスムーズになり、業務の効率アップが狙えます。
扱いにくいワークフローシステムを導入してしまうと、ワークフローの作成や変更に時間がかかったり、ユーザーの満足度やモチベーションが低下したりする可能性があります。
ドラッグ＆ドロップやテンプレートを使うだけで簡単にワークフローを作成できるサービスは、システムに不慣れな従業員にとっても使いやすいです。スマートフォンやタブレットからでも操作できるサービスであれば、導入後も柔軟に活用できるでしょう。
さらに、ワークフローの実行状況や履歴をリアルタイムで確認できるか、ワークフローのテストやデバッグが簡単でメンテナンスしやすいかどうかもチェックしておくと安心です。
承認フローの柔軟性
ワークフローシステムを選ぶ際には、会社や組織の承認フローに対応しているかも重要なポイントです。承認フローとは、業務上の申請や承認を効率的に管理するための仕組みであり、既存の承認フローに対応できれば、フローの見直しをせずにすぐに導入できます。
また、承認フローを自由に設定できる機能を備えていれば、業務の変化や状況に応じて承認フローを最適化できます。
他にも、承認状況や履歴をリアルタイムで把握できる機能があれば、進捗や問題点を素早く把握できるでしょう。
既存システムとの連携可否
ワークフローシステムを選ぶ際には、ほかのシステムとの連携有無にも注目しておきましょう。ワークフローシステムは、業務の効率化や品質の向上を目的として導入されますが、効果を最大限発揮させるには、ほかのシステムと連携させて使用するのが理想的です。
たとえば、営業部門がワークフローシステムを使って見積書や契約書を作成する場合、データを会計部門や経理部門のシステムと連携できると、請求や入金の処理がスムーズになります。
また、ワークフローシステムが顧客管理システムやマーケティングシステムと連携できると、顧客のニーズや傾向を把握しやすくなります。営業戦略の立案や改善に役立てられるかもしれません。
コストと導入サポート
ワークフローシステムを導入する際は、月額料金だけでなく、初期費用やユーザー数に応じた課金体系など、総合的なコストを把握しましょう。利用人数が増えると急激にコストが膨らむケースもあるため、将来的な拡張性を考慮した料金体系を確認しておくと安心です。
また、導入サポート体制の有無も見逃せないポイントです。システムの設定方法やトレーニングなどをベンダーが提供しているかによって、社内での定着スピードは大きく変わります。
特に英語や多言語対応のシステムでは、現地拠点の担当者がスムーズに利用できるよう、サポートが多言語に対応しているかも確認しておくべきでしょう。
英語対応のワークフローシステムは、グローバルな企業に最適
さまざまなワークフローシステムがありますが、英語や多言語に対応しているものであれば、グローバルなビジネスシーンにおいても積極的に活用できます。だれでも使いやすいワークフローシステムを導入することで、さらなる効率アップが狙えるでしょう。
ワークフローシステムは次の記事でも詳しく紹介しています。
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