本記事で紹介しているGoogle ドライブ以外のオンラインストレージの機能・価格を、もっと詳しく比較したい方はこちらからご覧いただけます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。
Googleドライブとは
Googleドライブとは何か、ご存じですか。
Googleドライブとは、Googleが提供しているオンラインストレージサービスです。
Googleアカウント1つにつき15GB分のクラウドストレージが無料で付与され、文書、写真、PDF、動画などさまざまなファイルを保存できます（容量はGoogle ドライブ・Gmail・Google フォトで共用）。
さらに、月額制のGoogle Oneプランにアップグレードすれば、100GB・2TBなど、より大きな容量を利用可能です。
Googleドライブのすぐれている点は、クラウド上でファイルを編集できるだけでなく、Googleドキュメントなどのオフィス互換ツールと組み合わせることで、複数人で同時にファイルを編集できること。ファイルも簡単に共有できるため、チームでのオンライン共同作業に向いています。
Googleドライブは今やビジネスで当たり前のように使われているサービスですが、全世界で支持を集めている理由はどこにあるのでしょうか。
Googleドライブはここがすごい！
Googleドライブが他のオンラインストレージと違う点をまとめてみました。これを知って使い始めると、他のサービスは使えなくなってしまうかもしれません。
Googleドキュメントは「容量を気にせず使いやすい」
以前は、Googleドキュメントで作成したファイルは容量としてカウントされませんでしたが、現在はGoogleドキュメント／スプレッドシート／スライドなども、15GBのストレージ枠に含まれます。
とはいえ、テキスト中心の文書ファイルはサイズが非常に小さいため、実際には容量をそれほど気にせず使えるケースがほとんどです。WordやExcel形式にエクスポートできるので、他のオフィスソフトとの互換性も高く、ビジネス利用でも十分通用します。
セキュリティが安全
Googleは、強固なセキュリティを備えたデータセンターによって信頼を得ています。
データの複製保管や不正アクセス対策など、一般企業以上の対策がとられているため、クラウド上でも安心してファイルを保管・共有できます。
アプリなどの連携がスムーズ
Android・iOSの両方に公式アプリが提供されています。
アプリをインストールしておけば、スマートフォンやタブレットからでもファイルの閲覧・アップロード・共有がスムーズです。パソコンとスマートフォンで同じファイルを扱えるので、場所を問わない働き方にも向いています。
検索精度が高い
Googleドライブに保存されたファイルは、ファイル名だけでなく内容も検索できます。
Gmailの検索性の高さをイメージしてもらえると、その便利さがわかると思います。そこは「さすが、Google！」というところです。
共有が簡単
Googleドライブにアップロードしたファイルは、非常に簡単に共有できます。
1つ1つのファイルやフォルダにリンクを発行できるので、そのURLを共有するだけ。ファイル自体のやり取りをしないため、メール添付のように容量を圧迫することもありません。
さらに、共有権限もファイルごと・フォルダごとに細かく設定できます。
- 閲覧のみ
- コメントのみ
- 編集可能
などを選びつつ、「リンクを知っている全員」や「特定のユーザーのみ」といった公開範囲も指定できるので、柔軟な情報共有が可能です。
また、文書だけでなく動画を共有するのもおすすめです。
動画ファイルをアップロードすると、Googleドライブ上でそのままストリーミング再生できるので、社内限定YouTubeのような使い方もできます。
Googleドライブとあわせて使いたい「Googleドキュメント」
Googleドキュメントの種類
Googleドキュメントとは、オンライン上で文書を作成できるサービス群の総称です。
- 文書作成用の「Googleドキュメント」
- 表計算ができる「Googleスプレッドシート」
- プレゼン資料を作成できる「Googleスライド」
- アンケートフォームを作成・集計できる「Googleフォーム」
などが含まれます。
これらは基本的に無料で利用でき、作成したファイルはGoogleアカウントのストレージ枠（15GB）に保存されます。WordやExcel、PowerPointなど一般的なファイル形式にもエクスポートできるため、既存のオフィス環境との併用もしやすくなっています。
また、常に変更状況が自動保存・履歴として記録されるため、「保存し忘れてファイルが消えた」という悲劇はほぼ起こりません。誤って上書きしてしまっても、履歴から過去の状態に戻せます。
「共同編集」が最大の強み
Googleドキュメント最大の魅力は、リアルタイムの共同編集です。
1つのファイルを、最大100人まで同時に編集・コメントでき、さらにそれ以上の人数で閲覧できます。
進捗管理表なども複数メンバーで同時に更新できるため、最新状況をリアルタイムに把握できます。
また、コメント機能や提案モード（変更履歴モード）を使えば、離れた場所にいてもチャット感覚で意見交換しながら資料を完成させられます。
Googleドライブを活用してビジネスを快適に
Googleドライブは、利便性の高いオンラインストレージです。
ちょっとしたファイルのやり取りがスムーズになるだけでも、ビジネス上のストレスは大きく軽減されます。セキュリティ面もしっかりしているため、企業でも安心して導入しやすいサービスです。
「ちょっと不便だな」を解消してくれるツールは日々進化しています。常に業務の効率化を考え、新サービスは積極的に取り入れるようにしましょう。
また次の記事ではGoogleドライブをはじめとするオンラインストレージサービスを比較・紹介しているので、こちらもぜひご覧になってみてくださいね。
注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ
【厳選】おすすめオンラインストレージをまとめてチェック！
オンラインストレージの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。場所を問わないデータ共有やデータの一元管理、セキュリティなどさまざまな目的で導入されるオンラインストレージの比較にお役立てください。
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