打刻忘れを防止する方法
管理職向けに打刻忘れへの対応策を紹介します。
もし打刻忘れをした人が申告してきたら
うっかり打刻を忘れてしまった従業員みずから管理職へ報告してきた場合、なぜ忘れたのか理由を聞きましょう。そのうえで、実際に勤務していたのかどうか必ず確認してください。
一緒の職場で働いていれば把握しやすいですが、あなたが現場での勤務を直接確認できていなかった場合には、勤務を証明できる従業員に確認をとることが大切です。
出勤確認が取れたら、タイムカードの打刻欄のうち、打刻漏れがあった箇所に手書きで出退勤時間を書き込み、横に印鑑を押す、もしくはサインをしましょう。電子化している場合は、それぞれの対応方法を確認してください。
出退勤管理時に気づいたら
打刻忘れをした従業員がその旨を報告せずに、月末の集計時に管理者が打刻漏れに気づく場合もあります。
この際には自分で打刻時間を確認して書き込むのではなく、必ず当事者を呼んで出退勤時間を確認しましょう。その際、打刻忘れをした場合は報告義務があることも伝えてください。
タイムカードの打刻を忘れた時期と勤務時間の集計時期がずれているほど就業確認は取りにくいですが、日報やシフトを使ってできる限り確認をとりましょう。
1度打刻忘れをしてしまうと、その後、手書きで書き込んだとしても、月末の集計管理をするときに打刻忘れ日の勤務時間は自動でカウントされません。
打刻忘れをした従業員のタイムカードをまとめるときには、手書き分の漏れがないように注意しましょう。
ポスターを貼る
非常にシンプルかつ原始的な方法ではありますが、ポスターは目につきやすく改善効果を期待できるでしょう。
インパクトが強いものほど目につくため、あまりに打刻忘れがひどいようであれば派手なポスターを選ぶことをおすすめします。
貼る場所はタイムカードの横が一般的ですが、扉やトイレの前に貼る企業もあるようです。
各自のパソコンでタイムカードを打ち込む企業では、パソコンの横にシールを貼っておくとよいでしょう。
しかし、そのようなポスターも日がたつにつれて目が慣れてしまい、注意深く見る人が少なくなるデメリットがあります。
長きにわたって改善していくためには、定期的にポスターを変えてその都度インパクトを与えるとよいでしょう。面倒くさく感じるかもしれませんが、タイムカードの打刻忘れによる後処理のことを思えば簡単に思えます。
打刻確認当番を決める
きちんと全員がタイムカードを打刻したかどうかを確認する打刻確認当番を決めると、打刻忘れにもすぐに気がつけます。
当番は勤怠管理がきっちりしている人でも構いませんし、持ち回り制にしてもよいでしょう。朝礼を行う会社では朝礼の際に当番が結果を発表すれば、意識も高まります。
退勤の打刻忘れを防ぐためには、最後に退社する人がチェックすると決めておくと、当番になりたくないという気持ちから早く帰ろうとする気持ちが高まるはずです。
ランキング形式でタイムカードの打刻忘れを発表する
営業成績と同じようにランキング形式でタイムカードの打刻忘れをした人とその頻度を発表する方法もあります。
ちょっと意地悪な方法なのかもしれませんが、毎月タイムカードの打刻状況をチェックしてランキング形式で発表すれば、気にしない人はいないでしょう。集計するのは少し手間がかかりますが、有効な手段と言えます。
打刻忘れ者にペナルティを科せるのか？
あまりにもタイムカードの打刻忘れが多い従業員にはペナルティを科せられます。世間ではこのようなペナルティを設けている会社が存在します。
- 3回タイムカードの打刻を忘れた場合→反省文を提出
- タイムカードの打刻を忘れた場合→1時間分の給料カット
- 打刻を忘れた場合→始末書を提出、減給処分
「タイムカードの打刻忘れのペナルティなんて労働基準監督署からにらまれるのではないか」と心配している方のために説明をすると、就業規則の服務規律違反の項に記載があればペナルティを科すこと自体は問題になりません。
また、人事考課に反映させることも可能です。
しかし、ペナルティは管理職の自由で決めてよいわけではありません。
労働基準法第24条ではペナルティ1回につき減給できるのは平均日給の半分まで、また総額も1賃金支払い時期に与える給料の半分以下でなければならないと定められています。
たとえば「タイムカードの打刻を忘れてしまった日の給料はなし！」というペナルティは科せないため、注意しましょう。また「タイムカードの打刻を忘れた日は終日働いたとしても欠勤扱い」というペナルティも労働基準法に違反します。
ペナルティの内容を決めた場合には労使協定を結んだうえで、就業規則に記載をしなければなりません。
このようにお金が関わってくるペナルティはさまざまな決まりがあるため、実際には始末書や反省文程度におさめている会社が多数です。
始末書や反省文は昇進や昇格に大きく関わってくるため、十分に効果があるでしょう。
タイムカードの打刻忘れが何回あったらどの程度の減給になるのか、始末書は何枚書かなければならないかなど、細かい規定をあらかじめ決めておくとトラブルを回避できます。
タイムカードの打刻忘れの処理を簡単にするツール
最近ではパソコンで出退勤管理ができるクラウド型タイムレコーダーが積極的に採用されています。従業員はパソコンにタイムカードをかざすだけで出退勤時間をレコーダーに記録できます。
これだけだと通常のタイムカードとさほど変わりませんが、クラウド型タイムレコーダーでは打刻忘れをした場合でも後から修正できるため便利です。
月末の出退勤データも自動で出力できるので、出勤管理者にとって多くのメリットがあります。おサイフケータイやIC定期券をタイムカード代わりにできるので、なりすましや打刻の代行も防げるでしょう。
ジョブカンやKING OF TIMEなどさまざまな企業がクラウド型タイムレコーダーを販売しているので、気になる人はぜひ複数の会社を比較検討してみましょう。
タイムカードの重要性を周りに知らせて意識を高める
タイムカードは毎日何気なく使うため、重要性や必要性を軽視されがちです。しかし、法律で認められているれっきとした出退勤管理記録です。
厚生労働省では労働時間を正しく管理するために、会社に出退勤管理の記録義務を課しています。出退勤管理の記録は使用後も3年間保管しなければなりません。
過去には残業代の未払いを巡って起きた裁判がありますが、この裁判では会社がタイムカードをきちんと保管していなかったことが理由で会社側の敗訴に終わっています。
さらに、タイムカードを他の従業員が押す代行作業などの不正は懲戒解雇の対象になるなど、重い処分が下される可能性があります。このようにタイムカードに関する法律は厳しい傾向にあります。
タイムカードの重要性を認識するように朝礼や会議で周知し、従業員全体にタイムカードの大切さを伝えるようにしましょう。
タイムカードの適切な処理を行うために
タイムカードは出退勤管理を記録するために大変貴重なツールであることがわかりました。打刻忘れをしてしまった従業員がいた場合は速やかに対処をするように心がけましょう。
また、報告を忘れている従業員がいる可能性もあるので、月終わりにまとめて確認するのではなく定期的に目を通しておきたいものです。
以下では、勤怠管理システムに関する記事を紹介しています。特に、クラウド型のサービスは導入のコストや手間が小さいので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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