アジェンダの無料テンプレート！作成方法・書き方のポイント

会議のアジェンダ作成でお困りの方に役立つ、無料で使えるテンプレートを紹介します。会議を効率的に進めるためには事前のアジェンダ共有は重要となります。会議の参加者やクライアントにも重宝されるアジェンダのテンプレートとあわせて書き方も確認しておきましょう。

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会議の準備・進行でこのようなお悩みはありませんか？

・会議内容が進捗共有ばかりで重要な議論に時間を割けていない
・議事録の作成に大きな負担が生じている
・会議情報や議事録がバラバラに管理されていて会議後の確認がしにくい
これらのお悩み解決には、アジェンダを事前に共有できる機能をもつ議事録作成ツールがおすすめです。議事録作成ツールの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

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会議のアジェンダ作成時に使える無料テンプレート

会議を効率的に進めるために、アジェンダは重要なアイテムです。ゼロから作る必要はなく、無料のテンプレートから会議に適したものをダウンロードして使えば、より効率的に会議を進められます。

本記事ではBOXILが作成した会議のアジェンダ作成のテンプレート（ひな形）を紹介します。ワードで簡単に使えたり、さまざまな色調やデザインのフォーマットが無料でダウンロードできたりするため、ご活用ください。

また、「会議のアジェンダを作ったことがない」初心者の方も安心して記入できるように、記事の後半ではアジェンダのサンプルや書き方のポイントも紹介しています。

会議のアジェンダ以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

テンプレートの一覧・ダウンロードページ

【無料】Wordで使える会議のアジェンダテンプレート

BOXILでは、Wordで必要な箇所を記入するだけで簡単に会議のアジェンダが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
4色×2種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、本記事を参考に会議のアジェンダを発行してみてください。

会議のアジェンダテンプレート【パターン1】ブルー

アジェンダの基本的な入力項目を揃えてあります。

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会議のアジェンダテンプレート【パターン2】ブラウン

パターン1のデザイン違いです。シンプルなデザインで、クライアントに事前送付する際に役立ちます。

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アジェンダテンプレートの次は、議事録作成ツール・ソフトを導入してさらなる効率化を実現しませんか？BOXILなら複数社のサービス資料を無料で閲覧できるので、運用改善が見込めそうかを簡単に検討するのに便利です。
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BOXILでは、他にも多くのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

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アジェンダの役割

アジェンダとは、会議が始まる前に共有される議題です。会議のテーマだけではなく、時間配分や発表者も明確にすることで、司会者や進行役（ファシリテーター）は効率的に会議を進められます。

すべての会議でアジェンダが役立つ

アジェンダを作る目的は、会議の無駄な時間をなくし、限られた時間で成果を出すためです。アジェンダは、1on1のような小規模な会議から部署をまたぐ大規模な会議まで、規模問わず役立ちます。

会議に時間をかけすぎると、別の業務や予定に支障をきたします。会議後に「無駄な時間になった」「思ったより長引いた」と思われないためにも、アジェンダの作成は大切です。

テレビ会議でもアジェンダは必須

感染症対策によるテレワークやリモートワークなどの加速で、テレビ会議の機会が増えました。テレビ会議では、メンバーが同じ場所にいる場合と比べてコミュニケーションをとりにくいため、事前のアジェンダ共有は必須です。

テレビ会議前にアジェンダを共有すれば、メンバー間で進むべき方向を可視化できる分、効率的に会議を進められます。なお、下の記事ではテレビ会議について解説しているため、参考にしてみてください。

テレビ会議システム比較25選【無料あり】Web会議ツールのメリット・選び方

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アジェンダの事前共有でより効率的な会議を

事前にアジェンダを参加者に共有すると、各参加者が準備して会議に臨めるため、スムーズに会議が進みます。メールやチャットツールなどで作成したアジェンダを、事前共有することが大切です。

また、アジェンダを事前共有できる「アジェンダ登録機能」をもつ議事録作成ツールを使うと、アジェンダの共有と議事録作成を行えるため、会議の効率化に役立ちます。

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効率よく会議するためのアジェンダの書き方

アジェンダの作成は、会議の無駄をなくし、効率的に目的を達成するために不可欠です。アジェンダの書き方を紹介します。

アジェンダに書くべき事項

アジェンダに書く、主な項目は次のとおりです。

会議名
会議の最終目的
参加者氏名
会議全体にかかる時間
会議場所
議題とそれぞれの時間配分
配布資料 ※必要に応じて
メモ書き ※必要に応じて

「会議名」から「議題とそれぞれの時間配分」までの6項目は必ず入れた方が良い項目で、配布資料とメモ書きは必要に応じて添付するのがベストです。アジェンダのサンプルとして、次の例も参考にしてみてください。

アジェンダの例

アジェンダの例は次のとおりです。

～新規営業支援ツール比較資料共有と質疑応答～

日時：2021年4月23日（金）12：00～（60分）
場所：402ミーティングルーム（新橋オフィス）
参加者：A部長、B課長、Cマネージャー（進行役）、D、E（記録係）
目的：新規の営業支援ツール情報の共有と、導入にあたる不明点をヒアリング
配布資料：新規ツール紹介資料3点／見積書3点

＜議題＞

概要と各ツール説明／（Cマネージャー）20分
比較ポイント／（B課長）10分
質疑応答／20分
今後のスケジュール／5分
まとめ／5分

以上

会議の目的によってアジェンダの書式は異なりますが、議題と時間配分は必ず載せます。必要に応じて、参考となる資料やメモ書きも用意すると親切です。

アジェンダを書くときのポイント

アジェンダを書くときのポイントは3つです。

会議の目的を明確にする

会議の目的は、「共有、報告、議論、承認」などさまざまです。会議の目的を明確にすることで、「報告や共有を聞くだけか」「意見や質問を求められるか」「会議の出席者による承認や決定があるのか」が、わかります。承認の場合は、誰の承認か明確にすることも大切です。

また、時間配分の配慮も必要です。共有や報告のパートは時間配分を短くして、議論や承認が必要なものは長くすることで、無駄な時間を使わずに済みます。

議題は詰め込みすぎない

議題を詰め込みすぎないことも大切です。議題が多すぎると、一つひとつの内容が薄まったり、予定していた時間内に終わらなかったりするリスクが高まります。

たとえば、「報告や情報共有の内容」と「意見交換や意思決定が必要な内容」を同じ時間配分で行うと、優先順位が曖昧になってしまい、会議が長引く原因になります。そのため、アジェンダには必要な議題のみを記載することが大切です。

各議題の重要度や緊急度を見極めて、優先順位をつけながら時間配分を決めると、生産性の高い会議につながります。

「何を」報告、決定するかを明示する

次に必要なことは、「何を」報告、決定するかです。仮に、商品のPR内容を決める会議のときは、PRの方法や期間など何を話し合うのか細かく内容を決めます。それをもとに、時間配分することで会議をスムーズに進められます。

5分刻みで、余裕をもって時間配分する

アジェンダには、各議題にかける時間を明記します。ざっくりとした時間配分ではなく、5分単位といった形で細かく設定することが大切です。時間が明確になれば、参加者の時間に対する意識も高まり、スムーズに進む可能性が高くなります。

また、議論が白熱した場合や予期しない意見が出た場合に備え、5分〜10分程度の余裕時間を確保することも大切です。時間がおしても、余裕時間を補足説明や質疑応答に充てられます。

会議のゴールを意識しつつ、柔軟性がある時間配分にすることで、無理のない進行と質の高いアウトプットが可能です。

議事録のタタキとして、会議後に取るアクションを記録する

アジェンダは、会議後の議事録のタタキにもなります。議事録とは、議題に対する議論内容、課題、解決策、役割分担を明確にまとめた記録です。アジェンダを活用し、会議中に議事録を仮作成すると、会議後のアクションを把握できます。

なお、議事録の作成をより効率化したい場合は、会議音声から自動で文字起こしをしてくれるAI音声認識機能付きの議事録作成ツールがおすすめです。

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プロジェクトを効果的に進めるための会議の進め方

プロジェクトを円滑に進めるには、会議の進め方が重要です。会議の場で現状を整理し、参加者全員が同じ認識をもてる状態にすれば、チームとして効率良く次のアクションがとれます。進める際は、次のポイントを意識することが大切です。

会議で決まったことと決まらなかったことを記録する
プロジェクト全体のスケジュールを共有する
宿題の内容や担当者、期限を明確にする

会議で決まったことと決まらなかったことを記録する

会議では、「決まったこと」と「決まらなかったこと」を記録することが大切です。検討中の課題や次回の会議までの宿題も明確にしておくと、アクションプランが明確になります。

記録があれば、会議後に「何を決めたのか」「どこまで話が進んだのか」わかるため、チーム全体のスピードアップにつながります。また、認識違いによる手戻りも防げるため、スムーズにプロジェクトを進めたい方にもおすすめです。

プロジェクト全体のスケジュールを共有する

プロジェクト全体のスケジュールを共有することも大切です。進行中の作業のほかに、今後のマイルストーンや納期も含めたスケジュールを可視化することで、各自の役割やタスクの重要度を把握できます。

全体像を把握すれば、従業員は今後のアクションを意識して業務に取り組めます。メンバー間の連携も強化されるため、進捗の遅延を防ぎたい方におすすめです。

宿題の内容や担当者、期限を明確にする

会議の最後には、「宿題となるタスクの内容、担当者、期限」を明確にすることが大切です。「誰が、何を、いつまで」に行うか決めておくと、必要なアクションがわかるため行動力アップにつながります。

責任の所在もはっきりしてメンバー間の役割もわかっているため、プロジェクト全体のスピードアップが期待できます。

無料テンプレートで会議のアジェンダを効率よく作成

アジェンダは、会議の「参加者、進行役、記録係」全員に役に立つアイテムです。しかし、アジェンダ作成に時間がかかると、日常業務に支障をきたす可能性があります。

アジェンダは、無料のテンプレートやサンプルフォーマットをダウンロードして活用すると、事務作業の軽減や効率化につながります。

BOXILではクラウドサービスを比較したり、気に入ったものがあればすぐに資料を請求したりできるため、ぜひ参考にしてみてください。

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