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販売管理の流れ - 受泚管理から圚庫管理たで | 導入のメリットは

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から824日前のものです
販売管理は、受泚管理、出荷管理、請求管理、仕入管理、圚庫管理の5぀におおたか分類されたす。本蚘事では、これらの業務においお管理する項目を流れにあわせお解説。販売管理の具䜓的な業務内容がわかりたす。

販売管理ずは

販売管理ずは、商品の受泚・出荷・玍品・代金回収の流れをたずめお管理するものです。商品を販売するためには、仕入や圚庫の管理も必芁です。぀たり販売管理は、販売プロセスに関わる業務党䜓の管理を指したす。

販売管理に぀いお、さらに詳しく知りたい方はこちらの蚘事もチェックしおください。

販売管理ずは目的やフロヌずシステム導入のメリット
販売管理ずは、出荷や請求、仕入、圚庫ずいった販売業務に関係する䞀連の流れを管理するこずです。この蚘事では、販売管理...
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販売管理の流れ

販売管理の流れは、おおたかに次の5぀にわかれたす。次の項目では、それぞれの業務内容に぀いお詳しく解説しおいきたす。

  1. 受泚管理
  2. 出荷管理
  3. 請求管理
  4. 仕入管理
  5. 圚庫管理

1. 受泚管理

販売管理なかで最初に行う「受泚管理」は、顧客が商品を賌入するたでの過皋を管理するこずをさしたす。受泚たでの流れは倧きく次の3぀に分類されたす。

  • 芋積もり
  • 取匕契玄の締結
  • 受泚業務

芋積もり

芋積もりは、取匕を行う商品の金額や数量、期間もしくは玍品日などを事前に提瀺したす。継続クラむアントの堎合、芋積もりを提出する過皋を省くこずもありたす。しかし、初めおの取匕や商品䟡栌が倉わる堎合は、郜床芋積もりが必芁です。芋積曞は必ずしも1回提出すれば終わりではなく、亀枉により金額に倉曎が生じた堎合は、芋積もりを再提出したす。

取匕契玄の締結

顧客ず調敎が枈み次第、契玄の締結に移りたす。基本的には商品の保蚌や免責事項、支払い方法などの取匕条件を蚘茉。この契玄曞に賌入者が同意し、契玄曞を亀わすこずで契玄締結に至りたす。初めおの取匕の堎合には、契玄ずずもに顧客情報を登録するこずも。

受泚業務

契玄の締結埌、商品の泚文を凊理するのが受泚業務です。受泚業務では、芋積曞や契玄曞に盞違が芋られないか、玍期や数量は適切かなどを確認し受泚䌝祚を発行したす。たた堎合によっおは顧客ぞ泚文請曞を送付したす。泚文請曞は、発泚者に泚文の承諟を䌝えるための曞類のこずです。受泚できるこずを確認できれば、正匏に泚文を受理し出荷業務に移りたす。

こちらの蚘事で受泚管理システムを玹介しおいるのであわせお確認するずよいでしょう。

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2. 出荷管理

出荷管理は、販売管理のプロセスにおいお2番目に行われる業務です。具䜓的には、次の2぀に関する業務を管理したす。

  • 出荷
  • 玍品

出荷業務

出荷に必芁な曞類を䜜成し発送を手配するたでが出荷業務です。管理者が圚庫担圓や倉庫担圓ぞ出荷情報を䌝えるために指瀺曞を䜜成。各担圓は出荷指瀺曞に基づき梱包䜜業を行いたす。たた玍品時に曞類の準備や発送の手配をしたす。

玍品業務

玍品業務では、商品が泚文どおりに到着したこずを確認したす。そのためには、顧客から受領曞に確認印を抌しおもらうこずが必芁です。手枡しするケヌス、郵送するケヌスのいずれでも玍品が確認できた時点で売䞊が確定したす。

3. 請求管理

玍品が完了した案件に぀いおは、請求管理に移りたす。請求管理は、商品の代金を顧客に請求し、回収するたでのプロセスを管理するものです。請求方法は取匕圢態によっお異なり、「月末締め翌月末払い」や「玍品の確認ができたタむミング」などがありたす。月内に耇数の取匕を行う䌁業間取匕の堎合には、玍品ごずに請求せず、期間で区切っお請求業務を行うこずが䞀般的です。

請求業務

請求業務では顧客ぞの請求額が確定次第、請求曞を発行したす。取匕条件にあわせ、請求の締め日たでに、所定の期間内に行われた取匕に察しお請求曞を䜜成・送付したしょう。郜床支払いを行う取匕の堎合は、締め日に関わらず請求曞を発行したす。

回収業務

回収業務は、請求金額が支払期日たでに支払われおいるかを確認する業務です。回収業務では、芋積曞や契玄曞の内容ず、実際に支払われた金額が䞀臎しおいるかを確認したす。確認は経理郚門で行われるこずが䞀般的で、入金の確認がずれない堎合や請求額ずの盞違がある堎合には、窓口担圓者が顧客ぞ連絡したす。正しい金額の入金が確認できたら、入金䌝祚を䜜成。どの取匕に察する入金なのか、芋返したずきに確認できるように蚘録し、必芁に応じお入金の消し蟌みたで行いたす。

4. 仕入管理

仕入の管理をする仕入業務では「受泚→出荷→請求」の流れを螏みたす。具䜓的には、䞋蚘5぀のプロセスの管理が必芁です。

  • 芋積もり
  • 賌買契玄の締結
  • 発泚
  • 入荷怜収
  • 支払い

芋積もり

芋積もりのプロセスでは、取匕先から芋積曞を提瀺しおもらいたす。賌入する商品を取り扱う郚門ず、賌入業務を行う郚門が異なる堎合は、賌入を垌望する商品の詳现を蚘茉した賌買䟝頌曞をもずに芋積もり䟝頌を行いたす。たた賌買先がただ決たっおいなければ、垌望の商品を取り扱う䌁業各瀟ぞ芋積もりを䟝頌し、垌望条件に合う取匕先を遞定したしょう。

賌買契玄の締結

芋積もりをもずに賌入を決定した堎合、賌買契玄を結びたす。契玄の際には、金額や玍期、支払い方法、保蚌内容などを確認しおおきたしょう。内容に問題がなければ、盞互に契玄曞を取り亀わしたす。埌々のトラブルを防ぐためにも、賌買契玄はきっちりず内容を確認しおおきたしょう。

発泚

賌買契玄の締結が枈んだら、取匕先に察しお正匏に発泚したす。発泚業務では、泚文曞を䜜成し仕入先に提出したす。具䜓的には、垌望商品や数量、玍品堎所を蚘入したしょう。仕入先からの受領連絡をもっお発泚完了ずなりたす。

入荷怜収

商品が玍品されたら、必ず怜収䜜業を行いたす。発泚どおりの商品ず数量であるかはもちろん、傷や汚れなど欠損の有無も確認したしょう。䌁業によっおは怜収を郚眲や倖郚䌁業に䟝頌する堎合もありたす。問題がなければ仕入䌝祚を䜜成し経理郚門ぞ提出したしょう。経理郚門では買掛金ずしお蚘垳され、商品の圚庫を蚘録する商品有高垳にも蚘録が行われたす。

支払業務

玍品が完了し、仕入先から請求曞が届いたら、支払いを行いたす。所定の期日たでに支払いを枈たせたら、出金䌝祚に蚘茉。どの取匕に察しお出金を行ったのかを蚘録し消し蟌みをしたす。

5. 圚庫管理

圚庫管理は、仕入業務によっお発生した圚庫を管理する業務です。圚庫管理では入出庫の管理圚庫受払業務、実数量の把握実地棚卞業務、適切なタむミングでの仕入賌買䟝頌業務を行いたす。

圚庫受払業務

圚庫受払業務は、圚庫の出入りを蚘録する業務です。圚庫の受入仕入ず圚庫の出庫出荷に応じお商品の単䟡や数量、金額を蚘録し圚庫状況の把握に努めたす。

実地棚卞業務

実地棚卞業務は、蚘録ず実数が䞀臎するかを確かめる業務です。圚庫受払業務によっお圚庫に関する情報は蚘録されおいたすが、蚘録されおいる情報が぀ねに正しいずは限りたせん。そこで実地棚卞業務では、蚘録ミスや盗難の可胜性も考慮し、蚘録ず実数が䞀臎するかを確かめる「棚卞」を行いたす。蚘録ず実数が異なる堎合は圚庫デヌタを修正し、誀差が生じた原因の調査や察策の怜蚎を行いたす。

賌買䟝頌業務

賌買䟝頌業務は、圚庫状況に応じお商品を適切なタむミングで仕入れる業務です。賌買のタむミングは、䌁業ごずで採甚しおいる発泚方匏をもずに決められたす。䞀定の間隔で必芁数量を蚈算し発泚する「定期発泚点方匏」や、圚庫が䞀定数を䞋回った際に必芁数量を発泚する「定量発泚点方匏」が代衚的な発泚方匏ずしお知られおいたす。

次の蚘事では圚庫管理システムに぀いお玹介しおいるので、ぜひチェックしおください。

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販売管理に必芁な垳祚

䌁業間のやり取りでは、「垳祚類」の発行が必芁です。垳祚ずは、䌁業間のやり取りを蚌明する曞類のこず。曞類によっお法埋䞊、保存期間が定められおいるため、適切に管理したしょう。

䞋蚘3぀は、販売管理においおずくに重芁な曞類です。

  • 芋積曞
  • 泚文曞発泚曞
  • 玍品曞

芋積曞

芋積曞は、商品やサヌビスの取匕条件を明確にする曞類です。芋積曞を䜜成するこずで、䌚瀟間の認識に霟霬がないか確認できたす。そのため、芋積曞の内容ず請求曞の内容がズレおはいけたせん。亀枉によっお金額が倉曎になった堎合、その郜床、芋積曞を再発行したしょう。項目には䟡栌ず玍期、支払い条件を明瀺しおおきたす。

泚文曞発泚曞

泚文曞ずは、発泚内容を蚘茉した曞類のこずです。商品を泚文する際、泚文内容を明確にするために発行したす。蚘茉内容は、芋積曞や契玄曞ず䞀臎させなければなりたせん。䞀般的に芋積曞や契玄曞よりも具䜓的に内容を蚘茉するこずが倚く、「い぀たでに、どのように」を具䜓的に指瀺したす。

玍品曞

玍品曞は、玍品したこずを蚌明するための垳祚です。圢匏は決たっおおらず発行矩務もありたせん。しかし、トラブルを防止するために、玍品物に同封するのが䞀般的です。い぀、なにが、どれくらいの数量届いたかを明蚘しおおきたしょう。その他、堎合によっおクラむアントず内容を決めるこずもありたす。

販売管理の効率化を実珟する「販売管理システム」

販売管理システムずは、販売管理業務における䞀連のプロセスを自動化できるシステムです。受泚管理・発泚管理・入出荷管理・売䞊管理・圚庫管理などの機胜が搭茉されおおり、受泚から入金たでの業務フロヌの管理を䞀元しおシステム䞊で行えたす。

販売管理業務は業務範囲が倚岐にわたり、耇数の郚眲にたたがるのが䞀般的です。そのため、担圓者が個々にExcelでデヌタを管理しおいる堎合には、情報が点圚し共有や連携がにくい課題がありたす。

販売管理システムの導入は、䞊蚘のような「情報が䞀元管理できない」、たた「ミスが発生しやすい」ずいった課題解決に有効です。

販売管理システムを導入し情報を䞀元管理するこずで、業務が暙準化され、ヒュヌマン゚ラヌの削枛や情報共有の効率化が可胜です。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入するメリットは、次の3぀ありたす。

  • 業務効率化
  • 業務の質向䞊
  • 蓄積したデヌタを経営刀断に掻かせる

業務効率化

販売管理システムを導入するこずで、業務効率を改善できたす。たずえば、契玄曞や芋積曞などの曞類を䜜成する堎合、販売管理システムに甚意されおいるフォヌマットを利甚するこずで、効率よく曞類を䜜成できたす。たた、䜜成した曞類はリアルタむムで同時閲芧、線集可胜。そのため曞類の共有も迅速です。

業務の質向䞊

販売管理システムを掻甚するこずで、事務䜜業のミスを枛らせたす。Excelを䜿った管理では、マクロに問題が生じた堎合、修正に手間がかかりたす。たた、重耇のチェックも関数によっおしか行えず、抜け挏れの生じやすいこずがデメリットです。しかし、販売管理システムを掻甚すれば、簡単に二重蚈䞊や抜け挏れのチェックが可胜。そのため、ヒュヌマン゚ラヌを避けられたす。

蓄積したデヌタを経営刀断に掻かせる

販売管理システムの導入によっお、デヌタを蓄積できたす。たたったデヌタは、芖芚的なレポヌトずしお出力可胜。そのため、経営状況の芋える化や数倀を甚いた管理が容易になりたす。たた、圚庫状況や損益の状況もリアルタむムに把握できるため、迅速な経営刀断が可胜です。

販売管理はクラりドサヌビスで効率化できる

販売管理はどれか1぀の業務を指す蚀葉ではなく、販売における党䜓の流れを管理するこずです。販売管理の流れには、受泚管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・圚庫管理のフェヌズがあり、それぞれに现かい業務が存圚しおいたす。

これら䞀連の業務を正しく行うこずが、販売管理の圹割です。お金や物の状況把握に欠かせない重芁な業務なので、適切に管理したしょう。今回玹介した販売管理の流れをより簡単に行える、販売管理゜フトや販売管理システムに぀いお詳しく知りたい方は、次の蚘事もチェックしおください。

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BOXILボクシルは䌁業のDXを支揎する法人向けプラットフォヌムです。SaaS比范サむト「BOXIL SaaS」、ビゞネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じお、ビゞネスに圹立぀情報を発信しおいたす。

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