ナレッジ共有とは？メリットとおすすめのツールを紹介！

ナレッジ共有とは

ナレッジ共有とは、主にビジネスにおいて必要となる諸々の知識や熟練者のノウハウ、事例を社内の誰もが活用できるよう共有することです。これによって重要な情報がスピーディーに共有されるため、組織全体の生産性を高め、各従業員が売上につながる活動を効率的に行えるようになります。

また近年では、このナレッジ共有をより効率化し、情報を活用しやすいよう、多くのナレッジ共有ツールが提供されています。

ナレッジの種類

ナレッジの種類は、主に「暗黙知」「形式知」の2種類にわかれます。またこれらのナレッジを集約することで、より優れたナレッジが生まれることもあり、これは「集合知」と呼ばれます。

暗黙知

暗黙知とは、言葉では説明が難しいノウハウやコツのことです。たとえば営業におけるトークスキルや、接客時のトラブル対応、業務の進め方などが暗黙知に該当します。暗黙知はやって見せることは可能でも言語化が難しいため、属人化しやすいのが特徴です。

形式知

形式知とは文章・図形・数式などのように、目に見える形で表された知識のことです。たとえば、システムのマニュアルや手続きの流れ、社内ルールなどが形式知に該当します。ナレッジをためるには、暗黙知を形式知に変換する必要があります。

ナレッジ共有の必要性

ナレッジとは「知識」のことですが、単純に「○○について知っている」ことを指すだけではありません。各分野における経験や有用なテクニック、あるいは問題解決のための実践的な知見を含んだ概念です。これらを共有し組織全体で活かすことによって、組織の意思決定のスピードを早めたり、より結果が出やすい活動に経営資源を割り当てたりできるようになります。

とくにほとんどの組織において実際に成果を上げているのは、一部のスタッフの優れた行動です。この優れた行動はスタッフ個人が有する独自の考え方やノウハウであるため、それを他のスタッフにも共有することで、組織全体の成果が底上げされるようになります。つまり、一部のスタッフの「暗黙知」を、他のスタッフでも再現できるよう「形式知」化することで、組織内の誰もが活用できるような知識やテクニックの体系をつくり上げられます。

さらに一部の知識や情報の共有をすることで、そこからさらなる改善点が見出されたり、より成果の出やすいノウハウが生まれたりすることもあるでしょう。このように個人では気づかなかった視点を他者との共有で得られるようになるため、集合知も生まれやすくなります。

ナレッジ共有ツールが注目される背景

こういった一連のプロセスはナレッジマネジメントと呼ばれ、今では多くの企業がこのコンセプトを採用して日々業務の改善に取り組んでいます。しかしこの言葉自体は何年も前に提唱されたものです。また近年はIT技術の進歩やビジネス環境全体の変化によって、従来のナレッジマネジメントでは通用しなくなりつつあります。

たとえば、近年はテレワークといった働き方が多様化し、転職が当たり前となったことで人材の流動化が進んでいます。これにより以前よりもコミュニケーションの頻度が減り、人の入れ替わりが激しくなりました。結果、これまでは当たり前に共有できていた情報すら他の社員に伝わらず、退職する社員のナレッジが共有できないケースも多くなっています。

そういった背景から、ナレッジ共有の手法自体を見直しつつ、より効率的に有用な知識や情報を収集し、整理できるナレッジ共有ツールが登場しました。ナレッジ共有ツールとしては、システマチックに知識の共有を実現するナレッジマネジメントシステムのほかにも、グループウェアやチャットボットなどが存在します。どれも日常業務のパフォーマンスを向上させたり、意思決定のスピードを加速させたりできる便利なツールです。

ナレッジ共有のタイプ

ナレッジ共有は「成功事例の共有」と「専門知識の共有」、「知的資産の共有」「顧客情報の共有（顧客に関する知識の共有）」の、4つのタイプに分類できます。

<成功事例の共有>
企業内の成功事例を部署内で共有したり、他部署に紹介したりすることで営業成績の向上を目指し、生産性の改善を図ります。また過去に成功した事例を参照可能にすることで、必要なタイミングで参考にできるようにします。

<専門知識の共有>
特定の部署に属する社員や外部専門家の知識をファイル化することによって、新人や他部署のスタッフが直接問い合わせなくても効率的に問題解決を図れるようにします。

<知的資産の共有>
あらゆる分野の、日常業務にも使える汎用的なフレームワークを共有することによって、企業全体の生産性を高めます。

<顧客情報の共有>
顧客に関するさまざまな知識を共有することによって、どのような営業スタッフでも一定の成果を上げられるようにします。また必要なタイミングで必要なアプローチを実現します。

これらのどのタイプを重要視するかによって、取り入れるべきツールも変わってくるでしょう。自社の状況に鑑みて、一つひとつのツールを確認してください。

ナレッジ共有のメリット

ナレッジを共有すると、前述したように業務の標準化や成果の底上げなどが行えます。しかしほかにもナレッジ共有にはいくつかのメリットがあります。それぞれ詳しく紹介しましょう。

属人化の解消

属人化を解消し、有益な知識やノウハウの損失を防げることは、ナレッジ共有の大きなメリットです。前述したように、暗黙知は従業員の元々もったスキルや経験から生まれるため、言語化が難しく、属人化しやすいのが特徴です。

そのため情報共有の体制が整っていなければ、共有はなかなかされません。結果ナレッジを有する人材の退職や異動により、有益なナレッジは失われます。しかしナレッジ共有の体制が整っていれば、属人化を解消し早い段階で有益なナレッジを拾い上げ、業務品質を維持できるでしょう。

他部署との連携を強化できる

ナレッジ共有は、他部署との連携強化にも役立ちます。企業全体でナレッジを蓄積・共有できるようになれば、他部署の情報であってもいつでも確認可能です。そのため、たとえば顧客にアプローチを行うために情報を集める際にも、自身の部署だけでは知れなかったような、有益な情報や資料が見つけられます。

また情報共有をしているため、他部署であってもコミュニケーションがとりやすいのも魅力です。積極的に意見交換できるようになれば、新たなアイディアが出やすく、チームとしての連帯意識も醸成されるでしょう。

業務効率の向上

ナレッジ共有は業務効率の向上にもつながります。共有されたナレッジは誰かの優れた技術や成功法則を再現できるため、確実に業務の成功率が高められ、成果を上げやすくなります。従業員が紆余曲折を得て、成果を上げるよりも確実かつスピーディーであり、業務効率の向上に期待できるでしょう。

またナレッジ共有ツールでは、検索機能のついていることが多いため、必要な情報は検索ですぐに見つけられます。疑問に思ったことがすぐに解決でき、スムーズに業務が進められるのもメリットの1つです。

ナレッジ共有のポイント

ナレッジ共有の導入を成功させるためには、次のポイントに注意しましょう。

ナレッジ共有の目的・メリットを伝える

ナレッジ共有を導入する際には、従業員に対しナレッジ共有の目的やメリットを伝えましょう。ナレッジ共有は社内全体で実施しなければ、効果を最大限発揮できません。しかし従業員に何も伝えず導入すれば、どのように利用すればいいかわからず、現場には定着しないでしょう。

そのため、経営陣が先頭に立ち、なぜナレッジ共有を導入するか、また導入することでどういったメリットが得られるを伝えることが大切です。経営陣が説明することで組織としての本気度が伝わり、ナレッジ共有の有用性も理解しやすくなります。

ナレッジ共有の管理者を置く

ナレッジ共有においては、意義やメリットをよく理解した従業員を、管理者として置くのがおすすめです。管理者や責任者を置いて取り組みをけん引してもらうことで、よりスムーズに導入が進められます。

また管理者は導入後も定期的に振り返りを行い、ナレッジ共有における課題の洗い出しや解決方法を考えます。ナレッジ共有は導入してすぐに効果が出るものではないため、管理者を置いて継続的に改善活動を行うことで、よりよいナレッジ共有が実現できるでしょう。

社員がナレッジを共有・活用しやすい環境の構築

従業員にナレッジ共有を行ってもらうには、やりやすい環境を構築することも重要です。ナレッジの共有に関するルール作成や共有する範囲などを設定しましょう。知識やノウハウには、わざわざ共有するほどではないものもあるため、範囲を指定することで、有益な情報を集めやすくなります。

また導入直後はなかなか投稿しにくいため、管理者や担当者が積極的に投稿を行うのがおすすめです。複数の投稿があれば、ほかの従業員も気軽に投稿しやすく、ナレッジ共有の社内文化も自然と生まれるでしょう。

使いやすいツールの導入

ナレッジ共有を現場に定着させるには、従業員が使いやすいツールを導入するのもおすすめです。ナレッジの投稿や検索を行う際に、やり方が難しかったり手間がかかったりするようでは、従業員が不便を感じ現場には定着しません。

そのためこれらの手間をできる限り省き、効率的に情報共有するためにナレッジ共有ツールを導入しましょう。ただし、ナレッジ共有ツールにも多くのサービスがあるため、ツールを比較検討して自社に適した使いやすいものを選ぶのが大切です。

ナレッジ共有ツールの選び方

ナレッジ共有ツールを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• ナレッジ共有ツールの導入目的を確認する
• ナレッジ共有ツールの機能を確認する
• ナレッジ共有ツールを導入する際の注意点を確認する
• ナレッジ共有ツールの料金・価格相場を確認する

ナレッジ共有ツールの導入目的を確認する

ナレッジ共有ツールの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
成功例やノウハウ、顧客情報を蓄積・共有し、業務の属人化を防ぎたい	画像や録画した動画をはじめ、あらゆるファイルや情報を管理できるツールがおすすめ
ナレッジの蓄積による工数削減やチームワーク向上につなげたい	称賛ボタンやコメントなど気軽にコミュニケーションをとりながら運用できるツールがおすすめ
資料管理や社内FAQを徹底し、業務の生産性を高めたい	高機能エディタやテンプレート機能により、わかりやすいドキュメントをつくれるツールがおすすめ

ナレッジ共有ツールの機能を確認する

ナレッジ共有ツールでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
テンプレート	マニュアルや文書作成に利用でき、カスタマイズも可能なテンプレート機能
検索	ツール内のファイルや文書のテキスト検索を行う機能
ファイル共有	画像や動画の共有を行う機能
レポート	よく見られているページや役に立ったページを数値化してレポート出力できる機能
通知	ページの作成や更新時に通知を送る機能
エディタ	編集作業がスムーズに行える機能
コメント	コメントを送り合える機能
メンション	送る相手を指定したうえでメッセージを送れる機能、グループチャットで話しかけている相手がわかりやすい
未読管理	読んでいないページを確認できる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
タスク管理	プロジェクトやタスクの進捗管理を行う機能
日報	日報を投稿できる機能
称賛	ワンクリックで「いいね！」や「感謝」を伝えられる機能

ナレッジ共有とあわせて業務の進捗を管理したい場合には、タスク管理や日報機能があるものをラビましょう。また社内の士気を高め、チームワーク向上も行いたい場合には、称賛機能のあるツールがおすすめです。

ナレッジ共有ツールを導入する際の注意点を確認する

ナレッジ共有ツールを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
外部ツール連携	すでに導入しているチャットツールや、管理ツールと連携できるかを確認しましょう。
多言語対応	外国籍の従業員が使える言語に対応しているか、またツール自体が海外製の場合は、日本語対応があるかを確認しましょう。
対応デバイス	パソコンだけでなくスマートフォンや、タブレットからも閲覧・編集ができるか確認しましょう。
操作性	前述たように、従業員が使いやすい仕様であるかは定着の面で非常に重要です。無料トライアル期間がある場合には、そちらを利用して使い勝手を確かめましょう。
セキュリティ	幅広い情報を管理するため、データバックアップの体制や暗号化、2段階認証などセキュリティ面についてもしっかりと確認しましょう。
サポート体制	導入時や導入後、何かあった場合に、すぐに対応してもらえる体制かを確認しましょう。

ナレッジ共有ツールの料金・価格相場を確認する

ナレッジ共有ツールの料金は、月額従量課金タイプか月額固定費用タイプで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

月額従量課金タイプの場合、相場は1ユーザーごとに660円〜2,500円程度ですが、料金はプランや機能によっても異なります。初期費用はかからない場合もありますが、こちらもツールによって異なるため事前に確認しておきましょう。

月額固定費用タイプは、導入規模や人数によってプランが変わるため、見積もりをとって実際の金額を確認するのがおすすめです。気になるツールは見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。

幅広いデータの共有ができるおすすめナレッジ共有ツール比較

顧客情報や容量の大きな動画ファイルなど、幅広いデータの共有ができるタイプです。業務マニュアルや研修動画などを活用して、業務の属人化を防ぎたい場合におすすめです。それぞれサービス・ソフトの特徴を紹介しているため、ツール選びの参考にしてください。

• 社内のマニュアルや規定、ナレッジを一元管理
• 投稿やコメントは画像添付や動画挿入、文字装飾などが可能
• AirCourse契約企業へ無料で提供

AirCourseナレッジは、eラーニングサービスAirCourse内で利用可能な、ナレッジ共有サービスです。受け放題の動画研修コンテンツとナレッジマネジメントサービスを組み合わせることで、リスキリング強化やエンゲージメント向上に役立ちます。

資料や画像を投稿に添付できるほか、コメントやいいねなどでリアクション可能です。営業の提案資料やマーケティング施策の成功事例、業務マニュアルなどの共有をはじめ幅広いシーンにおすすめです。

• 使いやすさにこだわったヘルプデスクツール
• ナレッジ共有、問い合わせ管理、FAQを1つに集約
• 業務画面を見ながら使えるチャット機能

Freshdeskはナレッジ共有、問い合わせ管理、FAQを1つに集約したクラウド型ヘルプデスクツールです。見やすい画面と、直感的に扱える操作性で、誰でも簡単に使えます。問い合わせ管理機能では、メールやチャットなど、異なるチャネルから送られてきた問い合わせを、すべて「チケット」に変換し、Freshdeskに集約します。

1つのツールで複数チャネルからの問い合わせに対応できるので、ツールを行き来する無駄がありません。チケットを内容ごとに分類し、まとめられるため、サービスや商品の問題点を、問い合わせから可視化可能です。

コミュニケーションをとりながら運用できるおすすめナレッジ共有ツール比較

ナレッジの蓄積をはじめ、資料に関するアクションやメッセージのやりとりが行えるタイプです。コミュニケーション環境を整えながらナレッジ蓄積・運用を行いたい場合におすすめです。

• 多階層構造のフォルダで社内のナレッジをまとめて管理
• 社内メンバーにナレッジに関する質問が可能
• フォルダ単位で設定できるアクセス権限

ナレカンは、「知恵袋」のような操作感で質問もできるナレッジ管理ツールです。記事形式や質問形式でナレッジを作成共有でき、蓄積したナレッジはフォルダ形式で整理できます。

社内メンバーへナレッジに関する質問もでき、回答の中からベストアンサーを指定しナレッジ化も可能です。マニュアルや議事録、トークスクリプトなど、多様なナレッジの蓄積に対応しています。

• マニュアルや個々のノウハウ、顧客情報などをナレッジとして集約
• 顧客からの問い合わせに組織を横断した協働体制で対応可能
• 各専門部署が投稿し回答することでナレッジを形式知化

SolutionDeskは、顧客情報や商品情報、個々のもつノウハウなどのナレッジを集約し共有活用できるプラットフォームです。蓄積情報を活用し、FAQやチャットボットで顧客の自己解決もサポート可能です。

社内はもちろん、アウトソース先をはじめ社外の取引先も招待し連携できるので、複雑な内容の問い合わせ対応といった、一部門だけでは完結が難しい顧客対応にも役立ちます。顧客対応業務を通じて、多様なナレッジを形式知化しながら活用できます。

• desknet's NEO上で動作する業務アプリの作成ツール
• クリック操作のみでナレッジマネジメントツールを作成可能　　　　　　　　　
• 社内FAQといったナレッジ共有のためのテンプレートを提供

AppSuiteは、ノーコードで自社の運用に合った業務アプリを作成できるツールです。作成したアプリはdesknet's NEOの一機能として利用できるため、グループウェアの機能を活用したナレッジ共有が可能です。

問い合わせ対応記録や社内FAQなど、多様なアプリテンプレートを提供しており、自社向けにカスタマイズして利用できます。アプリケーションや特定の項目に対しアクセス権を設定でき、部署や役職単位でのナレッジ共有にもおすすめです。

• ナレッジマネジメントに必要な機能をワンストップで提供
• ブログ記事やタスクの割当、文書の共同作成などの機能を搭載
• 運用に合わせページのレイアウトをカスタマイズ可能

3C Communityは、業務アプリ・ツールを統合し集約することで、ビジネスプロセスやコミュニケーションを集約管理できる、コミュニケーションプラットフォームです。

業務やプロジェクトごとに、運用マニュアルや業務に必要な資料、周知事項や目標などを一覧表示できます。PDFや画像、動画をアップロードして共有したり、文書を共同作業したりでき、バージョン管理により差分もスムーズに確認可能です。

• 情報共有と社内コミュニケーションを一元管理
• ストック型コンテンツの作成や、eラーニング構築が可能
• コミュニティ施策の戦略検討から立ち上げまで並走サポート

Commune for Workは、ノーコードでコミュニティサイトを構築、運用できるナレッジマネジメントツールです。全体への情報共有に加え、双方向でのコミュニケーション、ナレッジベースなどを集約管理できます。

コミュニティの特性に合わせ、サイトデザインや機能をカスタマイズでき、社内やパートナー企業とのナレッジ共有や意見交換スペースの構築、フォロー体制強化などにおすすめです。

• 記事投稿で組織の取り組みを共有
• 研修や勉強会などのイベントを開催可能
• ユーザー情報をもとに配信対象を設定し情報共有

ディスカバリーズ エンゲージは、社員参加型SNSで記事や動画などを共有できるサービスです。ユーザーは得意分野やキャリアといった情報を公開でき、キーワードで検索可能です。特定スキルを保有する相談相手の検索や、プロジェクトメンバー選出などに役立ちます。

ユーザーはオンライン、オフラインのイベントを主催でき、社内研修やサークルを管理可能です。投稿記事にURLや動画を埋め込め、アーカイブ配信や動画マニュアルの共有に対応できます。配信内容ごとに配信対象を設定でき、ユーザーの確認漏れ防止に役立ちます。

豊富な機能で精度の高い資料作成や管理が行えるおすすめナレッジ共有ツール比較

幅広い機能が備わっており、ナレッジの管理はもちろん、資料作成も用途に合わせたわかりやすい形に仕上げられるタイプです。ツール内の検索機能も精度が高く、作成する場合はもちろん、ナレッジを検索する場合にもスムーズに行えます。

社内FAQや資料作成・管理を徹底して、業務効率を向上させたい場合におすすめです。

• 録画したオンライン商談をAIが自動で書き起こし・定量分析
• 会話内容の分析はもちろん相手の表情といった映像分析も可能
• 商談映像をフィードバックや研修コンテンツに活用可能

ACES Meetは、商談の内容や温度感の共有、解析に役立つ営業支援AIツールです。記録したビデオ会議情報をもとにAIが議事録を作成してくれます。動画の書き起こしとともに会話内容を分析し、重要なトピックを自動要約、ハイライト化してくれます。

指定した会話に対し、コメントを残せるため商談のフィードバックやコーチングが可能です。相手のリアクションの変化を検出したり、会話スピードや発話比率などを解析したりできるので、スクリプトやクロージング方法の改善に役立ちます。

• 簡単な操作でナレッジを作成・管理できる
• 同じ内容の文章はまとめて一括変更できるコンテンツブロック機能
• AIによる内容の修正や整理の提案も

Zendeskは、わずか数クリックの簡単な操作でナレッジの作成や共有・公開ができるクラウド型ツールです。顧客対応にも利用できますが、社内用のナレッジ共有ツールとしても活用できます。役に立っている内容・ずっと下書きのままの内容などをAIが判断し、ナレッジの鮮度を管理可能です。

多言語対応なので、多くの国の人材が働く企業のナレッジ検索システムとしても、グローバルに展開するサービスのサポートシステムとしても活用可能です。

• ナレッジや情報の共有とコミュニケーションを一元化
• 製品要件やマーケティングなどに利用できるテンプレートを多数搭載
• Slack、Microsoft Teams、Trelloなどの多くのアプリと連携可能

Confluenceは、情報共有やコミュニケーションを共同編集でき、ページにまとめられるツールです。人事やプロジェクト計画、開発など、さまざまな用途に対応するページテンプレートをカスタマイズ利用できます。

同社提供のJiraと連携すれば、企画から開発、リリース、運用支援までチームを横断して管理や情報共有が可能です。スマートフォンアプリに対応しています。

• 資料の整理、要約を自動で実施
• タグ検索や全文検索、PV数の多い順など多様な検索軸
• 外部ストレージと連携し資料のインポートが可能

Pitchcraftは、営業活動や提案活動のための資料を管理できる提案ナレッジシェアクラウドです。取り込んだ資料の要約やタグ付けを自動化でき、タグは自由に設定変更が可能です。

タグやスライド単位での検索に対応しているほか、文章形式での質問に対し、資料の記載情報をもとに、回答してくれるAIを搭載しています。Google ドライブといった外部ストレージと連携すれば、ストレージ内の資料もインポートできます。

• 社内のナレッジを一元管理できる「社内版Wikipedia」
• マニュアル作成に役立つ画像編集機能を搭載
• 万全のセキュリティ体制で、安心かつスムーズな情報共有

NotePM（ノートピーエム）は、社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな情報の一元管理が可能なクラウド型ナレッジ共有ツールです。社内版Wikipediaとして、情報の蓄積や共有がスムーズに行えます。

Markdown記法をサポートしており、高機能エディタやテンプレートを利用して、読みやすいドキュメントを誰でも簡単に作成可能です。ファイルの中まで検索できる全文検索を、モバイル端末でも利用できます。万全のセキュリティ対策で大切なデータを守りながら、柔軟なアクセス権限よるスムーズな情報共有をサポートします。

• 人に聞く感覚で知りたいことを検索できる
• 使えば使うほど答えにたどり着きやすくなるFAQ
• 導入後のメンテナンスが簡単

KotaMiは、AIがFAQの内容を分析して学習するクラウド型AI-FAQサービスです。AIがFAQの内容を事前に分析することにより、人に質問するような感覚で知りたいことを検索できます。

検索結果を利用者が評価することで、求められているFAQをAIが学習します。使えば使うほど、求めている答えにたどり着きやすいFAQになる仕組みです。FAQの作成や編集は、Web上の編集ツールから簡単に行えます。検索ログをシステムが分析するので、FAQのメンテナンスに活かすことも可能です。

• 動画作成はテンプレートにテキストや素材を入れるだけ
• 視聴デバイスに合わせて画角を調整可能
• 入力テキストからナレーションを生成

Video BRAINは、社内のナレッジやマニュアルを一元管理できる動画編集ツールです。PowerPointのような操作感で動画を作成できるほか、既存の業務マニュアルも集約して管理できます。

商用利用できる素材を多く搭載し、動画テンプレートに画像や動画、テキストを入れるだけでマニュアル動画を完成可能です。誰がどのくらい何を見たのかといった視聴データを可視化でき、動画作成数も無制限であるため、ニーズの把握や動画の改善、蓄積も柔軟に行えます。

• サービスデスク業務全般の改善に役立つ
• 問い合わせ内容をナレッジベースの文章に自動変換
• 検索エンジンでほしいナレッジがすぐに見つかる

Freshservice（フレッシュサービス）は、サービスデスク業務を効率化・品質向上させるサービスです。問い合わせは、メール・チャット経由といった経路を問わず、すべて「チケット」化して集約されます。

問い合わせ内容は、ナレッジベースの文章に自動で変換されるため、文章変換にかかっていた手間を大きく削減可能です。また検索エンジンを搭載しており、問題解決に必要なナレッジを簡単に見つけ出せます。

• 有用アプリを数分で作成可能
• プログラミングなしでアプリができる
• システムの連携や高度な開発にも対応

kintoneは、お手頃な価格で企業の問題解決に役立つアプリを開発できます。

ナレッジマネジメントの分野においても、どういった情報を共有化し、具体的にどう活かすのかを明確にしておけば、あとはこのツールを用いて必要なアプリを開発するだけです。プログラミングについての深い知識がなくても簡単に開発できるので、マネジメントの担当者みずからがアプリの制作を行うのも十分可能でしょう。

• 専門性の高いエキスパートの知見を集約しナレッジシェア
• 適切な回答がないときは熟練技術者に回答を依頼
• 蓄積された知見の比較、分析も可能

匠KIBITは、専門性の高い技能伝承やナレッジシェアに特化したシステムです。問い合わせの特徴をAIが学習し、回答データから適切な内容を抽出し提示します。単語や表現などの微妙な揺らぎに対応でき、複数の回答候補からほしい回答を選択できます。

質問に対し適切な回答が存在しない場合は、対象分野に精通しているとシステムが判断した社内のエキスパートに回答を依頼し、得られた回答を蓄積可能です。蓄積データの分析により、別々の技術の関連性や傾向の発見にも役立ちます。

• レイアウトに沿って入力するだけでマニュアルが作成
• 事業や部門ごとでフォルダのアクセス権限の設定が可能
• 共有リンクを活用しスピーディーに情報共有

ココミテは、マニュアル作成や共有、管理が簡単に行える扱いやすいナレッジ共有ツールです。画像や動画、PDFなど、さまざまなタイプのマニュアルを、基本レイアウトに入力するだけで簡単に作成可能です。完成したマニュアルは、アクセス権限が設定できるフォルダに分類して管理できます。フォルダとファイルの共有リンクで、必要な情報を素早く共有できるので、情報共有を円滑に進められます。

• 作成・更新がしやすく、いつでも最新情報を共有可能
• 現場のノウハウをマニュアルとして管理
• 必要な情報をいつでも取り出せる

KnowledgeSh@reは、社内の業務を簡単にマニュアル化し、共有できるクラウドサービスです。編集画面に文字や動画を挿入すれば、編集の手間なくマニュアルが作成完了するため、作成者による品質のばらつきはありません。

マニュアル利用者の現場での気づきや質問などをメモとして記録でき、マニュアルと紐づけして一元管理することで、改善ポイントを可視化します。作業員一人ひとりの経験や保有するナレッジをマニュアルとして継承し、いつでも情報を取り出して人材育成に活用できます。

• 知識やスキルがなくても習得可
• 豊富なテンプレートできれい＆統一
• 導入後のサポートが充実

Dojo（ドージョー）は、優れた自動作成機能をもつ革新的な、マニュアル＆コンテンツ作成ツールです。eラーニングをはじめ幅広い活用もでき、誰でも使える手軽さで高品質な紙媒体やデジタルのマニュアルが作成できます。

用意されたテンプレートや動画が豊富で、個々でプリントスクリーンの大きさやコメントが異なるといった問題を解消します。ユーザーサポートサイトとコールセンターにより、ユーザーの疑問に対応可能です。

• 少ないステップで簡単にマニュアル作成ができる
• 直感的な操作が可能
• さまざまな形式に出力可能

iTutorは、マニュアルやeラーニングの教材、動画コンテンツの作成を簡単にできるサービスです。マニュアル化したいデータを取り込み、一度操作するだけでマニュアルを作成できます。また、既存のデータを活かしたeラーニング教材の作成も可能です。出力形式が豊富なため、作成したコンテンツをさまざまな用途に活用できます。

ナレッジ共有の成功事例

最後に、社内へナレッジ共有の導入を検討している方に向け、ナレッジ共有に成功した事例について紹介します。

象印マホービン株式会社

マホービンや炊飯ジャーといった生活家電を製造する象印マホービンでは、ナレッジ共有の導入により、収集できる情報量を大幅に増やしました。象印マホービンの新規事業開発室では、常に新しいことを考え、チャレンジを続けています。

新規事業のアイディアを出すためには、関連事業の先行事例を集める必要があるものの、これまでの集め方は非効率的だったため、効率的・体系的に情報収集できる方法を探していました。そこでナレッジ共有ツールを導入したところ、情報の収集にかかる時間の短縮に成功しました。

また体系的に情報を分析している専門誌へアクセスしやすくなったため、より幅広い情報を多く集められるようになり、視野も広げられたそうです。

※出典：NIKKEI The KNOWLEDGE「新しいことにチャレンジし続けることが部署の使命／多様で良質な情報を効率良く収集するために」（2024年5月26日閲覧）

国土交通省

災害から国民の生命、財産を守ることが目標である国土交通省では、ナレッジ共有により、防災対応力の向上を実現しています。国土交通省はこれまで災害が発生した際にも、個々の職員のノウハウや経験を生かして防災対応を行ってきました。

しかし外部委託の増加や部署人数の削減などにより情報共有の場が減っていたたため、これらのノウハウや技術を全体で共有し、防災対応力を向上させる必要がありました。国土交通省は、コンテンツ内の検索性能が高く、編集も比較的に自由にできる内部ネットワーク用のブログツールに着目。

各職員の防災対応業務のノウハウを蓄積し、従来のマニュアルでは補えないナレッジを共有できるようになりました。結果災害対応経験のない職員も効率的に教育できるようになり、災害時も迅速に対応できるようになったそうです。

※出典：国土交通省「防災対応力の向上に資する知の伝承について」（2024年5月26日閲覧）

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

オフィスプロダクトからソリューション事業まで、幅広く提供する富士フイルムビジネスイノベーションでは、ナレッジ共有により業務の効率化に成功しています。同社は製品開発の最終段階で設計変更が発生し、製品開発が延期になるケースがありました。

この原因としては、各工程において従業員同士のもつ情報が共有できず、うまく連携できなかったことが考えられたため、「全員設計」を掲げ独自の情報共有システムを導入。結果設計者や技術者のナレッジがシステムに蓄積されるようになり、各工程の担当者がこれを有効活用できるようになりました。これにより業務効率が向上したほか、製品開発プロセスの改善にも役立っているそうです。

※出典：富士フイルムビジネスイノベーション（旧：富士ゼロックス）「富士ゼロックスにおけるナレッジイニシアティブ」（2024年5月26日閲覧）

ナレッジ共有ツールを使いこなそう

すでに多くの企業でナレッジマネジメントを行うことは当然であり、現在はさらに、いかにして情報の共有レベルと質の強化を図っていくかといった段階に入っています。

個人のもつ優れた知識やノウハウを効率的に共有することは、生産性の高い組織運営には欠かせません。本記事で紹介したツールを中心に、ぜひ便利な情報共有ツールの導入を検討しましょう。

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