マニュアル作成のコツは？たった4ステップで改善するわかりやすい書き方

新人教育や新システムの導入など、企業ではマニュアルを作成する機会がたびたびあります。マニュアルがあれば、業務フローの周知が効率的に進み、結果的に業務の効率もアップします。

しかし、情報量が多すぎで使いにくかったり、回りくどい表現で読みにくかったりすると、結局は活用されないマニュアルとなりがちです。

活用されるわかりやすいマニュアル作成を行うためにはどのようなポイントを押さえ、どのような手順を経ればよいのかを解説します。

さらに、マニュアル作成を効率的に行えるソフトウェア・サービスも紹介。次の記事では、業務マニュアルの作成方法についてより詳しく解説しています。

マニュアルを作成する目的

マニュアルは、業務の手順や作業内容をまとめた資料のことです。そんなマニュアルを作成する目的は次のとおりです。

• 業務効率化
• 業務クオリティの統一
• 教育コスト削減
• ノウハウ共有

業務効率化

業務をマニュアル化すると業務をスムーズに行いやすくなり、作業時間の短縮が期待できます。マニュアルどおりに実施すれば、どのような手順で業務を進めたらよいか迷う時間がなくなり、スタッフの負担も削減できます。

業務クオリティの統一

マニュアルにそって業務を進めると、スキルや知識に関係なく同じクオリティで業務を行えます。また、誰が行っても一定水準以上のクオリティを保てるため、業務の属人化防止にも役立つところもメリットです。

教育コスト削減

新規採用や人事異動で新しい人材が業務を行う際に、マニュアルで使用すれば研修会といった教育に必要な時間やコストを削減できます。

マニュアルでの独学後、疑問点や理解しにくかったところのみを質問すれば、上司や先輩の手を煩わせることも少なくなります。

ノウハウ共有

マニュアルを作成すれば、ノウハウを共有できます。業務にあわせてマニュアルをアップデートしていけば、貴重な業務資料として組織内で活用できます。

マニュアルは、追加業務や内容変更だけでなく、トラブルシューティングやQ＆Aなども一緒に記載すれば、さらに使えるノウハウとして重宝するでしょう。

マニュアルの作成手順

わかりやすいマニュアルの作成手順を解説します。マニュアルの作成は、次の5つのステップで行いましょう。

1. マニュアルに記載する内容を決める
2. スケジュールを決定する
3. マニュアルの構成を考える
4. 内容を執筆する
5. マニュアルを共有し、アップデートする

マニュアルに記載する内容を決める

まず、マニュアルに書く内容を決定します。

• マニュアルを利用する目的
• 対象者は誰か
• 業務マニュアルであれば、業務内容や対象業務の範囲
• 作業マニュアルなら、どの作業手順をマニュアル化したいのか

スケジュールを決定する

マニュアル作成のスケジュールを決定します。完成日を設定してそこから逆算して必要な作成日数を割り出します。どのような作業が必要か、工数はどの程度かかるのかなどを細かく洗い出してスケジュールを決めていきましょう。

作業が予定どおりに進行しなかった場合も想定して、スケジュールは余裕をもって組むことも大切です。仕事の繁忙期を考慮して、1日にどの程度マニュアル作成を行えるかを計算して作業日数を計算します。

また、いつまでに完成させるかを想定して担当者を決定し、スケジュールが厳しい場合は、作成ツールの使用、アウトソーシングの利用なども検討しましょう。

マニュアルの構成を考える

次に、マニュアルの構成を決定します。そのためには、マニュアル化する業務やノウハウなどの情報を整理します。そこからまず大見出しを決め、そこからさらに中見出し、小見出しと内容を細部化して目次を作成していくのがポイントです。

構成を作成すれば、見出しにそって内容を追加していくだけとなるので、スムーズに作成が進みます。

内容を執筆する

構成にそって内容を執筆していきます。作成する際、マニュアル作成ツールやテンプレートを利用すると効率よく作業が進むので、導入を検討してみるのもよいでしょう。

マニュアル作成ツールでは、業務マニュアル・作業マニュアル・操作マニュアルなど目的に応じたテンプレートが用意されており、簡単にマニュアル作成を行えます。

マニュアルを共有し、アップデートする

マニュアルが完成したら、関係者に共有してチェックを行います。そこでフィードバックをしてもらい、改善点を洗い出しましょう。改善点を反映してマニュアルをアップデートしたら、配布します。

マニュアルは、一度配布したら終わりではありません。その後も状況に応じて加筆・修正を行い、常に最新版をキープするのが重要です。誰が見てもわかりやすいマニュアルは、業務の効率をアップし、生産性の向上にもつながります。

わかりやすいマニュアルを作成するコツ

誰にでもわかりやすいマニュアルを作成するコツは次の5つです。

• 伝えたいことは簡潔に書く
• 目次で内容が把握できるようにする
• 難しい用語には注釈を入れる
• 読み手の視点を意識して執筆する
• 画像やデザインを工夫して視覚的なわかりやすさを工夫する

伝えたいことは簡潔に書く

伝えたい内容は、シンプルな文章で書きましょう。長文の解説が入っていると、読んでいるうちに何を伝えたいのかわからなくなります。途中で挫折してしまう読み手も多くなる可能性が高いです。

箇条書きも活用しながら、文章は簡潔に表現しましょう。業務に関わっていない人にも読んでもらい、内容が伝わるかどうかチェックしてもらうのもおすすめです。

目次で内容が把握できるようにする

目次を見ただけでマニュアル全体の概要を把握できるのが理想です。また、わからないところを見つける際も、的確な目次がついていればすぐ回答にたどりつけるようになります。

見出しだけをざっと読むだけで、業務の概要を理解できていると、次の詳細についても頭にはいってきやすくなるでしょう。

次の記事では、接客マニュアルのポイントについてより詳しく解説しています。

難しい用語には注釈を入れる

マニュアルを使う人の知識やスキルはさまざまです。マニュアルのレベルは基本的に「業務をまったく知らない初心者」にあわせるのがポイントです。知識ゼロの人でも内容が理解できる内容や表現で記載しましょう。

読み手が上級者だけであるとわかっている場合以外、難しい用語は簡単な用語に言い換える・注釈を加えるなど理解しやすいように意識することが大切です。

読み手の視点を意識して執筆する

マニュアルの読者を具体的にイメージして執筆することも重要です。業務になれている担当者向け、新しく着任した人向け、新人向けと読み手の理解度を意識しながらマニュアルの内容を作成しましょう。

そうすれば、文体や使用する言葉もおのずと決まってくるはずです。

次の記事では、新人教育に的を絞ったマニュアル作成の解説をしています。

画像やデザインを工夫して視覚的なわかりやすさを工夫する

マニュアルは文字のみで作成すると視覚的にわかりにくくなります。画像やデザインを工夫して、視覚的にも見やすいマニュアルを作成しましょう。

業務の手順や流れは、図解を利用して見ただけで理解できるようにするのがコツです。重要なポイントは、文字色や背景色を変えるなどして目立たせると読み手の注意が向きやすくなります。フローチャートや写真を取り入れるのもおすすめです。

マニュアル作成サービスとは

マニュアル作成にExcelを活用しようと考える方も多いでしょう。Excelは項目が増えると管理工程がかかりがちになり、非効率になりがちです。

マニュアルを作成する機会が多い場合は、専用のマニュアル作成ツールの使用がおすすめです。作成から管理まで完結できるクラウドサービスのほか、動画マニュアルに対応したサービスも注目されています。

関連記事
マニュアル作成サービスおすすめ - 選び方
動画マニュアル作成ソフト・サービス

マニュアル作成サービスの選び方

マニュアル作成サービスを選ぶときに、押さえておきたいポイントは次のとおりです。

• 無料か有料か
• テンプレートは豊富か
• 動画や画像を扱えるか

無料か有料か

マニュアル作成サービスのなかには、無料でも十分な機能を備えているものもあります。マニュアル作成の機会が少ない・一度ツールを試してみたい場合は、無料サービスや無料プランから試してみるとよいでしょう。

テンプレートは豊富か

はじめてマニュアルを作成する場合、テンプレートが豊富なサービスを選びましょう。テンプレートがあると、情報を入力し多少カスタマイズするだけで、わかりやすいマニュアルを作成できます。

動画や画像を扱えるか

マニュアルは文章のイメージですが、動画や画像を使うとより伝わりやすくなることもあります。マニュアル作成サービスは動画や画像を使えるものと使えないものがあるので、よく確認しておきましょう。

出力方法

作成したマニュアルは、どのような方法で出力できるか確認しておきましょう。Word・Excel・PowerPointももちろんですが、共有機能があれば印刷することなく配布できます。

クラウド型マニュアル作成ツール紹介

マニュアルは、WordやExcelなどのビジネスソフトウェアでも作成可能です。さらに、スケジュールやリソースの問題で効率化したい場合、専用のマニュアル作成ソフトやマニュアル作成サービスを利用することも一つの方法です。

BOXILに掲載しているサービスのなかから、いくつかのマニュアル作成ツールを紹介します。

• 動画の分割や概要生成、字幕の反映をAIにお任せ
• アクセスログの分析が可能
• 閲覧状況のデータ化や閲覧のタスク化で「伝わる」

Teachme Bizは、画像および動画ベースでマニュアルを作成、共有が可能なクラウド型のマニュアル作成ツールです。マニュアル作成をサポートする「Teachme AI」機能では、AIがマニュアルの原案を生成するだけでなく、撮影した作業動画を手順ごとに分割するなど、作成にかかる工数を大幅に削減できます。

オンラインであればパソコンでなくてもマニュアルを作成し共有可能です。マニュアルごとのレビュー数やコメント数を自動で集計したり、マニュアルをタスクとして配信したりすることで、マニュアルの有効な運用にまでフォーカスします。

• 誰でも簡単に動画作成できる操作性
• 自動翻訳機能で外国人スタッフへの教育にも
• 紙のマニュアルからクラウドへ

tebikiは、スマートフォンで撮影した動画で簡単にマニュアルを作成、共有できる「現場向け」動画マニュアル作成システムです。音声認識で字幕を自動生成したり、○×矢印といった図形を追加したり、わかりやすいマニュアル動画が簡単に作れます。

100か国語以上^※の言語に自動翻訳でき、外国人スタッフへも手間なく教育可能。またクラウド型サービスのため、場所を問わず端末でマニュアルを利用できます。閲覧管理やアクセス分析機能といった管理機能も充実しています。

※出典：Tebiki「かんたん動画マニュアル作成ソフト tebiki（テビキ） | 作り方のポイントがすぐわかるクラウド作業標準書ツールで社内新人研修を効率化」（2024年6月25日閲覧）

• 画像や動画、PDF、Word形式のマニュアルに対応
• マニュアルをフォルダ分けして権限管理
• 共有リンクで情報伝達をスピーディーに

ココミテは、オンライン上でつくる・配る・管理するマニュアル作成サービスです。基本レイアウトに沿って入力するだけでわかりやすいマニュアルを簡単作成します。

画像や動画、PDF、Wordなど、さまざまな形式のマニュアルを作成できます。マニュアルをフォルダにまとめればフォルダごとにアクセス権限を設定できスムーズに運用可能です。共有リンクの生成やマルチデバイスの対応により、時間や場所を選ばず情報を共有します。

• 業務動画を見て遠隔ロールプルイング可能な機能を搭載
• 同一基準の評価でスキルを平準化
• 分析機能で現場のトレーニング状況を可視化

shouin＋は、動画を主としたマニュアルで新人スタッフの業務習得を効率化し、即戦力化をサポートするクラウドサービスです。個人のスマートフォンでいつでも繰り返し動画を見てトレーニングできるので、新人の戦力化を加速できます。

チェックリストを使って全従業員を同じ基準で評価することで、スキルの平準化やエンゲージメントの上昇も見込めます。また、さまざまなデータを分析して現場の人材育成の課題を可視化でき、コンテンツの改善サイクルを回すことでトレーニング効率の向上が可能です。

• 誰でも簡単にWeb上でドキュメント作成ができる
• 「社内版Wikipedia」としてナレッジを一元管理
• すぐに見つかる情報管理

NotePM（ノートピーエム）では、社内マニュアルや業務ノウハウなど、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能なナレッジ共有ツールです。Word、Excel、PowerPointなどで作成したファイルをNotePMにアップロードして管理可能。誰でもすぐに使える高機能エディタとテンプレート機能で、読みやすいドキュメントをWeb上で作成できます。

また、情報の整理がしやすいツリー構造や、ファイル内まで検索できる全文検索機能も搭載。スマートフォンやタブレットからの利用も可能なので、ほしい情報をいつでもすぐに見つけられます。

• 手持ち資料を研修・情報配信用に活用できる
• 受講者の評価ツールも充実
• 月額1ID198円、1名から利用可能

ひかりクラウドスマートスタディは、研修や社内の情報配信に使えるeラーニングシステムです。すでにある資料を、そのままアップロードして研修資料や情報配信用コンテンツ、社内マニュアルとして活用可能です。

研修対象者のレベルに応じた研修内容の設定や進捗管理も行えるので、受講者のフォローがしやすく効果的に研修を進められます。スキルチェックのための問題作成も、入稿用サポートツールとテンプレートを使用すれば簡単に作成でき、正誤判定も自動で行うため、管理者の負担を削減します。

• 作成・更新がしやすく編集の手間を削減
• 変更履歴を残し新旧マニュアルを比較可能
• チェックリストの設定で作業の進捗を可視化

KnowledgeSh@reは、本格的なマニュアルを簡単に作成し、共有できるサービスです。編集画面に文字や動画を挿入すればマニュアルを作成できるため、作成者による品質のばらつきを防ぎます。

マニュアル利用者が現場での気づきや質問などメモとして記録したコメントは、マニュアルと紐づけて管理可能です。慎重に確認しなければならない業務はチェックボックスを設定し、確実な作業を促せます。実務に活用でき、現場の知恵を確実に反映したマニュアル作成をサポートします。

• タブレットで手軽にスタッフ教育を実現
• 本社や店舗間のコミュニケーション活性化も
• 良質なノウハウや情報を共有し“底上げ”

ABILI Clipは、多店舗展開しているサービス企業向けの、動画を活用した技術習得支援プラットフォームです。新人教育のような従業員育成のマニュアルを動画化し蓄積。担当者不在でもセルフトレーニングを行えるので、育成にかかる時間やコストの削減につながります。好成績をあげる店舗やノウハウ共有にも活用可能。オペレーション改善が見込め、売り上げ向上を目指せます。大手ファストフード企業をはじめとする飲食業のほか、医療、介護、小売、美容、金融業界への導入実績も持つサービスです。

• Wordライクな編集画面で、誰でもマニュアルを作成できる
• コンテンツの配置、段落をいつでも整理できる
• 画像や動画をマウス操作で埋め込み可能

WikiWorksは、Wordライクな編集画面で、誰でもマニュアル作成ができるマニュアル作成・公開プラットフォームです。Web上のプラットフォームから、マニュアルをチームで作成できます。作成したマニュアルの配置や段落はいつでも変更できるので、コンテンツ量が増えてきても、見やすい状態に常に整理が可能です。

マウス操作で、簡単にマニュアルに画像や動画を埋め込めるので、難しいオペレーションも、視覚的にわかりやすく伝えられるマニュアル作成を目指せます。

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このほかのマニュアル作成サービス、動画マニュアル作成・管理ツールは、こちらの記事で紹介しています。

マニュアルは活用されてこそ意味がある

社内マニュアルに限らず、マニュアルは難しいもの、 わかりにくいものといったイメージがつきまとい、マニュアルを読むだけで尻込みしてしまう方が多いかもしれません。

しかし、作成されたマニュアルは熟読・活用され、内容の理解と技術の習熟度が増すことにより、初めて意味をもつといえます。

ここまで、マニュアル作成のためのポイントやステップを紹介してきました。何よりも重要なことは、読み手の立場に立ったわかりやすいマニュアル作成を心がけ、活用してもらうことです。

BOXILとは

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