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2018-04-10

新人教育マニュアルとは | 育成内容・作成のポイントを解説

新入社員の指導や研修・OJTなどの際に利用する新人教育マニュアルについて、概要とマニュアルに盛り込むべき内容、そして実際にマニュアルを作成する際のポイントについて解説します。※初回公開日:2017/11/06
マニュアル作成
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新入社員は入社してからしばらくの間はどうしても自分の仕事を覚えることに精一杯になってしまいます。

一方、仕事を教える側の人事担当や研修担当にとって、彼らに正しい仕事の進め方や心構えを教えることは今後の企業のパフォーマンスにかかわる重要な仕事といえるでしょう。

そんなときに必要になるのが新人教育マニュアルです。
企業の目的に添った実践的な教育マニュアルを作成できれば、新入社員の仕事への理解が早まり、仕事で結果を出してもらいやすくなります。

そんな新人教育マニュアルについて、作成する目的や実際にマニュアルに盛り込むべき内容について解説していきます。

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新人教育マニュアルとは

新人教育マニュアルとは、主に企業が新入社員に対して配布する研修マニュアルや、実際の仕事の進め方などの実践的な知識を載せたマニュアルのことをいいます。

企業や職種によって求める知識やスキルが違うため、決まったマニュアルというものはありませんし、どういった方法で新人教育をするのかはその企業次第なため、画一的な方法は存在しないといえます。

企業によっては、マニュアルなしで現場で1から仕事を教えていくケースも少なくありません。

教育マニュアルの目的

しかし、ほとんどの企業において、新人がどういった心構えや考え方のもとで仕事をこなすべきかといった基本的な部分は共通項が多いはずです。
教育マニュアルの目的は、主に新入社員に対して、企業としてどういった人材になってもらいたいかを明らかにし、そのための道筋を示すことにあるといえます。

企業によっては現場レベルでそれぞれ教育マニュアルを準備し、上司はそれを使いながら直接部下を指導していくという方法をとる場合もあります。

どちらがより優れているということはありませんが、教育マニュアルを作成した方が、新入社員にとっても指導側にとってもメリットが多いことは間違いありません。

教育マニュアルの重要性

新人教育マニュアルでもっとも重要なことは、新人に対して「仕事の基本」を教えることであるといえます。
新人といっても、一人前のビジネスパーソンとして業務を遂行していくために必要とされる知識は非常に多く、1年の間にすべてを理解して実践することのできる人は稀です。

したがって教育マニュアルでは、自社で働くうえで最低限必要となる知識や見識、考え方のコツなどの基本を身に着けてもらうためにマニュアルを作成するケースが多くなります。

新入社員に学生気分を払拭してもらい、仕事へのモチベーションを高め、一人の企業人としてふさわしい姿勢を身に着けてもらうために重要なものなのです。

新人教育マニュアルに盛り込む内容

それでは、新人教育マニュアルに盛り込むべき内容について説明します。一般的には、以下の内容が教育マニュアルにテーマとして盛り込まれることになるでしょう。

業務マニュアル作成方法 | 目的・ポイント・手順・サービス - 業務の品質管理と標準化を達成 | ボクシルマガジン
社内向け業務マニュアルの作成方法と目的について詳しく解説します。サイト下部には業務マニュアルの作成を効率化するため...

基本的なビジネスマナー

学生気分が抜けないような新人のために、基本的なビジネスマナーについて教えたり、電話対応の仕方など顧客や周囲との適切なコミュニケーションをとるために必要な知識について教える必要があります。

また、いわゆる「報告」「連絡」「相談」といったチームでの仕事の進め方についての基本を教えることも重要です。

企業理念

会社の経営方針や目指すべきことを理解してもらうため、企業理念(ミッション)やビジョンについて説明する必要があります。

また、それを実現するために一人ひとりがどういう行動を求められているかについても説明しなければならないでしょう。

当然、その理念が100%達成できるということはありませんが、それを目指すことにより個人としての日々の行動を修正できる点を強調すべきでしょう。

業務の全体像

はじめから業務の細かい部分を説明しても、新入社員はなかなか理解できません。まずはマニュアルで業務の全体像を把握してもらう必要があります。

自社がどういうプロセス(ビジネスモデル)で社会に価値を提供しているのか、各々の部署の全体に対する役割はどういうものかといったことを理解してもらってから、それぞれの業務についての説明が重要となります。

目標の設定と主体性の保持

日々の仕事で目標を設定することの重要性や、その達成のために主体的に行動することの必要性について説明しておくことも重要です。就職する前と実際に就職してからでは「思っていたことと違う」と感じてしまう人は少なくありません。

一人ひとりの夢や目標を再確認してもらい、これからどういうキャリアを歩んでいきたいのかを自己確認してもらうことが大事です。

仕事へのやる気・モチベーションの維持

業務に不慣れなうちは、どうしても仕事へのモチベーションが維持できなかったり、さまざまな要因でストレスが溜まってしまいがちになります。
そういった状態を乗り越えて、いかに日々のモチベーションを維持していくのか教えることも重要でしょう。

新入社員が離職してしまう原因の多くは、業務へのモチベーションが維持できなくなることだといわれています。一人ひとりが自分の向かっている方向をしっかり捉え、日々成長を感じながら働ける習慣を身に着けてもらうように工夫しましょう。

ITスキル

いまやどんな仕事でもIT技術の利用が一般的になっています。
IT業界で働く場合に限らず、パソコンやインターネットを活用するスキルは必須ですから、スタートの時点ですべての新入社員に基本的なITスキルを身に着けておいてもらう必要があるでしょう。

特に近年はスマートフォンの普及によりパソコンの操作に不慣れな新人も出始めていますから、だれでも使えるものだと思わずに、しっかりと教えておくことが必要です。

新人教育マニュアルの作成手順

ここで新人教育マニュアルの作成手順について簡単に説明しておきましょう。主に以下の流れで教育マニュアルを作成していきます。

マニュアル作成の進め方ポイント | 業務手順・説明書作りのステップを解説 | ボクシルマガジン
わかりやすく理解されやすいマニュアル作成の秘密は「たったの4ステップ」の手順だった!業務手順・説明書など、有効活用...

目標を設定する

まず、新人育成の目的や目標を明確にしておくことが必要です。
企業ビジョンとの整合性や向こう数年間の経営目標から逆算し、それを実現するためにどういう教育プログラムが必要となるかという視点からマニュアルを構成します。

マニュアル対象者(新人)のスキル整理

新入社員に必要となる業務の概要を洗い出します。
そして今現在の新人のスキルを把握し、身に着けてもらいたい知識やスキルについて具体的に整理していきます。

特に論理的思考力や段取り力、ITリテラシー、セルフマネジメント(自己管理)についてなど、具体的な要素をピックアップし、どういうカリキュラムにするかを考えましょう。

カリキュラムを作成する

これまでの育成目標と対象者の現状を踏まえて、実際にカリキュラムを作成していきます。
特に身に着けてもらいたい知識やスキルのうち、もっとも重要視するものから優先的に教育できるカリキュラムにすることがポイントです。

また、マニュアルは図表イラストでわかりやすいフォーマットにすることも重要です。

実施後のフィードバック

実際に立案したカリキュラムを実行し、至らない部分や改善すべき点について、研修担当やそれを統括する上司からフィードバックを受けて修正をしていきます。

研修を受けた新入社員からのフィードバックを受けることも重要であり、そのための手段もきちんと確立しておきましょう。

新人教育マニュアル作成のポイント

最後に、新人教育マニュアルを作成する際のポイントについて解説しておきます。

だれにでも理解できる内容にする

マニュアル全体の流れを意識しながら、一つひとつをだれにでも理解できる内容にしておく必要があります。

迂遠な言い回しや曖昧な表現を避け、簡易な文章でだれが読んでもわかりやすい内容にすることを意識しましょう。
重要な箇所を強調したりポイントをまとめておくなどすると、さらに理解されやすくなります。

目的や流れを意識する

全体的な流れを意識しながら、目的に添った構成にする必要があります。
全体を大きなカテゴリと小さなカテゴリに分け、それぞれ「まとめ」を設けてポイントを説明していくような構成にすると、全体の内容が俯瞰できるようになります。

座学とOJTを使い分ける

どの程度まで座学形式の研修にして、どこからOJTにするのかを明確にしておくことも重要です。
概説的な内容は座学で、より実践的て細かい部分はOJTで直接学ぶといった構成にした方が理解されやすくなります。

あらかじめどの部分からOJTとするのかを決めておくとカリキュラムを決めやすくなるでしょう。

OJTについて詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

OJT教育の意味とは?OJT教育を行う上で気を付けること7か条 | ボクシルマガジン
教育とはどういった教育のことを指すのか?OJT教育とは、”On the Job Trainning”のことを指しま...

定期的にアップデートする

マニュアルの内容は定期的にアップデートする必要があります。
作成手順の項でも説明したように、実際にマニュアルを利用した新入社員からのフィードバックは貴重な情報となります。

彼らの意見に耳を傾けながら、常によりよいものにアップデートするようにしましょう。コストの点から同じマニュアルを使い回す場合でも、年に1度は構成を見直すようにしてください。

マニュアル作成が可能なサービス

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  • 知識やスキルがなくても習得可
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iTutor(アイチューター)

  • これまで数時間かかったマニュアルの作成を1時間程度に短縮できる
  • オフィス系ソフトのようなわかりやすいインターフェース
  • エクセルやパワーポイントなどの操作をそのまま動画として出力できる

iTutorは、マニュアル作成を劇的に効率化させるツールです。これまで数時間かかっていたマニュアルの作成をわずか1時間程度に短縮できますます。また、ワードやエクセル、パワーポイントといったマニュアルとして示すことの多いアプリケーションの一連の操作を動画として簡単に出力が可能です。操作マニュアルなどの作成にはうってつけのソフトといえます。

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Teachme Biz(ティーチミービズ)

  • ローカル・クラウドを含むマルチデバイス対応
  • 柔軟な設定が可能なユーザー管理
  • 外部公開を含む多彩なオプション

Teachme Bizは、必要に応じてインストール型・クラウド型が選択可能な、マルチデバイス対応のマニュアル作成ソフトです。

写真・動画・音声などを取り込んで視覚的なマニュアル作成が可能なほか、アクセスログや検索ログなどの分析機能、共同を含む作成・編集権限の設定、閲覧に関するユーザー管理の自由度を持っています。また、外部公開やダイレクト翻訳機能などのオプションも充実しており、IPアドレス制限を含むセキュリティ面でも万全です。30日間の無料お試し期間を利用して、導入検討を行うことも可能です。

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ClipLine

  • 新人教育コストを削減
  • スタッフの離職率低下で採用費も低減
  • 店舗や従業員のノウハウ・情報共有によりオペレーション改善

ClipLineは、マニュアルや日々の業務、ノウハウの共有を動画で可能なマニュアル作成ソフトです。たとえ教育者が不在であってもいつでもタブレットで何回も同じ動画を見ることができるため、教育の質の均一化につながります。
また、新人教育にかかる時間を100時間から24時間まで減少させた実績を持っているので、新人教育にお悩みの方におすすめです。

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その他のマニュアル作成が可能なサービスについては以下の記事で解説してます。ぜひご覧ください。

動画マニュアル作成ソフト7選 | メリットや作成ポイントを解説 | ボクシルマガジン
近年増加傾向にある動画マニュアルについて、作成のメリットや活用事例、動画マニュアルの作成のコツについて説明します。...

実践的な新人教育マニュアルを作成しよう

新人教育マニュアルについて、企業の一般的な教育マニュアルの目的と具体的な内容について説明してきました。

マニュアルの作成には、どうしてもそれなりの時間がかかってしまうものです。
ですが、一度基本となるマニュアルを作成しておけば、それをブラッシュアップしていくだけで何年も使っていくことができます。研修内容に抜けや漏れがないようにするためにも、研修担当者や人事担当者は、ぜひ新人教育マニュアルを作成しておきましょう。

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