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新人教育マニュアルとは | 育成内容・作成のポイントを解説

最終更新日:
新入社員の指導や研修・OJTなどの際に利用する新人教育マニュアルについて、概要とマニュアルに盛り込むべき内容、そして実際にマニュアルを作成する際のポイントについて解説します。

新入社員は入社してからしばらくの間はどうしても自分の仕事を覚えることに精一杯になってしまいます。

一方、仕事を教える側の人事担当や研修担当にとって、彼らに正しい仕事の進め方や心構えを教えることは今後の企業のパフォーマンスにかかわる重要な仕事といえるでしょう。

そんなときに必要になるのが新人教育マニュアルです。企業の目的に添った実践的な教育マニュアルを作成できれば、新入社員の仕事への理解が早まり、仕事で結果を出してもらいやすくなります。

新人社員教育要用のマニュアルについて、作成する目的や実際にマニュアルに盛り込むべき内容について解説します。

新人教育マニュアルとは

新人教育マニュアルとは、主に企業が新入社員に対して配布する研修マニュアルや、実際の仕事の進め方などの実践的な知識を載せたマニュアルのことをいいます。

企業や職種によって求める知識やスキルが違うため、決まったマニュアルというものはありませんし、どういった方法で新人教育をするのかはその企業次第なため、画一的な方法は存在しないといえます。

企業によっては、マニュアルなしで現場で1から仕事を教えていくケースも少なくありません。

教育マニュアルの目的

しかし、ほとんどの企業において、新人がどういった心構えや考え方のもとで仕事をこなすべきかといった基本的な部分は共通項が多いはずです。
教育マニュアルの目的は、主に新入社員に対して、企業としてどういった人材になってもらいたいかを明らかにし、そのための道筋を示すことにあるといえます。

企業によっては現場レベルでそれぞれ教育マニュアルを準備し、上司はそれを使いながら直接部下を指導していくという方法をとる場合もあります。

どちらがより優れているということはありませんが、教育マニュアルを作成した方が、新入社員にとっても指導側にとってもメリットが多いことは間違いありません。

教育マニュアルの重要性

新人教育マニュアルでもっとも重要なことは、新人に対して「仕事の基本」を教えることであるといえます。新人といっても、一人前のビジネスパーソンとして業務を遂行していくために必要とされる知識は非常に多く、1年の間にすべてを理解して実践することのできる人は稀です。

したがって教育マニュアルでは、自社で働くうえで最低限必要となる知識や見識、考え方のコツなどの基本を身に着けてもらうためにマニュアルを作成するケースが多くなります。

新入社員に学生気分を払拭してもらい、仕事へのモチベーションを高め、一人の企業人としてふさわしい姿勢を身に着けてもらうために重要なものなのです。

新人教育マニュアルに盛り込む内容

それでは、新人教育マニュアルに盛り込むべき内容について説明します。一般的には、以下の内容が教育マニュアルにテーマとして盛り込まれることになるでしょう。

基本的なビジネスマナー

学生気分が抜けないような新人のために、基本的なビジネスマナーについて教えたり、電話対応の仕方など顧客や周囲との適切なコミュニケーションをとるために必要な知識について教える必要があります。

また、いわゆる「報告」「連絡」「相談」といったチームでの仕事の進め方についての基本を教えることも重要です。

企業理念

会社の経営方針や目指すべきことを理解してもらうため、企業理念(ミッション)やビジョンについて説明する必要があります。

また、それを実現するために一人ひとりがどういう行動を求められているかについても説明しなければならないでしょう。

当然、その理念が100%達成できるということはありませんが、それを目指すことにより個人としての日々の行動を修正できる点を強調すべきでしょう。

業務の全体像

はじめから業務の細かい部分を説明しても、新入社員はなかなか理解できません。まずはマニュアルで業務の全体像を把握してもらう必要があります。

自社がどういうプロセス(ビジネスモデル)で社会に価値を提供しているのか、各々の部署の全体に対する役割はどういうものかといったことを理解してもらってから、それぞれの業務についての説明が重要となります。

目標の設定と主体性の保持

日々の仕事で目標を設定することの重要性や、その達成のために主体的に行動することの必要性について説明しておくことも重要です。就職する前と実際に就職してからでは「思っていたことと違う」と感じてしまう人は少なくありません。

一人ひとりの夢や目標を再確認してもらい、これからどういうキャリアを歩んでいきたいのかを自己確認してもらうことが大事です。

仕事へのやる気・モチベーションの維持

業務に不慣れなうちは、どうしても仕事へのモチベーションが維持できなかったり、さまざまな要因でストレスが溜まってしまいがちになります。
そういった状態を乗り越えて、いかに日々のモチベーションを維持していくのか教えることも重要でしょう。

新入社員が離職してしまう原因の多くは、業務へのモチベーションが維持できなくなることだといわれています。一人ひとりが自分の向かっている方向をしっかり捉え、日々成長を感じながら働ける習慣を身に着けてもらうように工夫しましょう。

ITスキル

いまやどんな仕事でもIT技術の利用が一般的になっています。
IT業界で働く場合に限らず、パソコンやインターネットを活用するスキルは必須ですから、スタートの時点ですべての新入社員に基本的なITスキルを身に着けておいてもらう必要があるでしょう。

特に近年はスマートフォンの普及によりパソコンの操作に不慣れな新人も出始めていますから、だれでも使えるものだと思わずに、しっかりと教えておくことが必要です。

新人教育マニュアルの作成手順

ここで新人教育マニュアルの作成手順について簡単に説明しておきましょう。主に以下の流れで教育マニュアルを作成していきます。

目標を設定する

まず、新人育成の目的や目標を明確にしておくことが必要です。
企業ビジョンとの整合性や向こう数年間の経営目標から逆算し、それを実現するためにどういう教育プログラムが必要となるかという視点からマニュアルを構成します。

マニュアル対象者(新人)のスキル整理

新入社員に必要となる業務の概要を洗い出します。
そして今現在の新人のスキルを把握し、身に着けてもらいたい知識やスキルについて具体的に整理していきます。

特に論理的思考力や段取り力、ITリテラシー、セルフマネジメント(自己管理)についてなど、具体的な要素をピックアップし、どういうカリキュラムにするかを考えましょう。

カリキュラムを作成する

これまでの育成目標と対象者の現状を踏まえて、実際にカリキュラムを作成していきます。
特に身に着けてもらいたい知識やスキルのうち、もっとも重要視するものから優先的に教育できるカリキュラムにすることがポイントです。

また、マニュアルは図表イラストでわかりやすいフォーマットにすることも重要です。

実施後のフィードバック

実際に立案したカリキュラムを実行し、至らない部分や改善すべき点について、研修担当やそれを統括する上司からフィードバックを受けて修正をしていきます。

研修を受けた新入社員からのフィードバックを受けることも重要であり、そのための手段もきちんと確立しておきましょう。

新人教育マニュアル作成のポイント

最後に、新人教育マニュアルを作成する際のポイントについて解説しておきます。

だれにでも理解できる内容にする

マニュアル全体の流れを意識しながら、一つひとつをだれにでも理解できる内容にしておく必要があります。

迂遠な言い回しや曖昧な表現を避け、簡易な文章でだれが読んでもわかりやすい内容にすることを意識しましょう。
重要な箇所を強調したりポイントをまとめておくなどすると、さらに理解されやすくなります。

目的や流れを意識する

全体的な流れを意識しながら、目的に添った構成にする必要があります。
全体を大きなカテゴリと小さなカテゴリに分け、それぞれ「まとめ」を設けてポイントを説明していくような構成にすると、全体の内容が俯瞰できるようになります。

座学とOJTを使い分ける

どの程度まで座学形式の研修にして、どこからOJTにするのかを明確にしておくことも重要です。
概説的な内容は座学で、より実践的て細かい部分はOJTで直接学ぶといった構成にした方が理解されやすくなります。

あらかじめどの部分からOJTとするのかを決めておくとカリキュラムを決めやすくなるでしょう。

OJTについて詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

定期的にアップデートする

マニュアルの内容は定期的にアップデートする必要があります。
作成手順の項でも説明したように、実際にマニュアルを利用した新入社員からのフィードバックは貴重な情報となります。

彼らの意見に耳を傾けながら、常によりよいものにアップデートするようにしましょう。コストの点から同じマニュアルを使い回す場合でも、年に1度は構成を見直すようにしてください。

新人教育マニュアル作成を効率化できるサービス

それでは、新人教育に使えるマニュアルを効率よく作成できるサービスを紹介します。サービスをまとめて比較したい方は「まとめて請求」をご利用ください。

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Teachme Biz - 株式会社スタディスト

Teachme Biz - 株式会社スタディスト 画像出典:Teachme Biz公式サイト

  • 簡単4ステップでマニュアル作成
  • いつでもどこでも使えるマルチデバイス対応
  • マニュアルを確実に伝えるための仕組み

Teachme Bizは、画像・動画ベースのわかりやすいマニュアルを短時間で作成・共有できるマニュアル作成ツールです。

スマートフォンやタブレットで撮影した写真を選択し、画像を編集、テキストを入力したらマニュアル作成完了という非常に簡単なステップにより、従来の一般的な方法と比べて80%も作成時間の削減が期待できます。各デバイスごとの専用アプリが提供されており、オンラインであればいつでも画像・動画ベースのマニュアルを作成・共有可能です。マニュアルごとのレビュー数やコメント数などを自動で集計でき、マニュアルをタスクとして配信することもできます。

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tebiki - ピナクルズ株式会社

tebiki - ピナクルズ株式会社 画像提供:ピナクルズ

  • 誰でも簡単に動画作成できる操作性
  • 自動翻訳機能で外国人スタッフへの教育にも
  • 紙のマニュアルからクラウドへ

tebikiは、スマートフォンで撮影した動画で簡単にマニュアルを作成、共有できる“現場向け”動画マニュアル作成システムです。音声認識で字幕を自動生成したり、○×矢印などの図形を追加したり、わかりやすいマニュアル動画が簡単に作れます。100か国語以上の言語に自動翻訳でき、外国人スタッフへも手間なく教育可能。またクラウド型サービスのため、場所を問わず端末でマニュアルを利用できます。閲覧管理やアクセス分析機能といった管理機能も充実しています。

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ClipLine(クリップライン)- ClipLine株式会社

ClipLine(クリップライン)- ClipLine株式会社 画像出典:ClipLine公式サイト

  • タブレットで手軽にスタッフ教育を実現
  • 本社や店舗間のコミュニケーション活性化も
  • 良質なノウハウや情報を共有し“底上げ”

ClipLine(クリップライン)は、多店舗展開しているサービス企業向けの、動画を活用した技術習得支援プラットフォームです。新人教育など従業員育成のマニュアルを動画化し蓄積。担当者不在でもセルフトレーニングを行えるので、育成にかかる時間やコストの削減につながります。好成績をあげる店舗や従業員のノウハウ共有にも活用可能。オペレーション改善が見込め、売り上げ向上を目指せます。大手ファストフード企業をはじめとする飲食業のほか、医療、介護、小売、美容、金融業界への導入実績も持つサービスです。

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アニー - 株式会社関通

アニー - 株式会社関通 画像出典:アニー公式サイト

  • 「使える」マニュアルを簡単に作成可能
  • リストをチームで共有し、指導と引継ぎに活用
  • リアルタイムに進捗を把握でき業務効率の向上につながる

アニーは、PCやスマートフォンで使用可能な、チェックリスト型のマニュアル作成ツールです。業務の手順やノウハウをチェックリストに。教育マニュアルや業務引き継ぎ時の資料として活用できます。属人化しがちな業務スキルを“見える化”し、企業の資産へ。また作成に手間がかからないため、運用負荷を軽減しつつ定着を図れます。

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i-Share

  • 簡単操作でマニュアル作成の工数削減
  • 3段階の多言語翻訳・マルチデバイスに対応
  • 業務マニュアル以外も幅広く対応

i-Shareは、専門知識なしで簡単に本格的なマニュアル作成ができるソフトです。

業務マニュアル、取扱説明書の作成歴30年以上のクイックスがノウハウを凝縮したUIは、簡単操作で工数をかけずにマニュアル作成を可能にします。3段階の多言語翻訳やマルチデバイスにも対応しているので、マニュアルの共有・管理もスムーズに行えます。業務マニュアルだけでなく、ISO文書などの社内規定、情報に階層のある文章、エンドユーザー向けの取扱説明書など幅広く対応しています。

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Shouin


  • いつでもどこでも動画で学習可能
  • 同一基準の評価でスキルを平準化
  • 分析機能で現場のトレーニング状況を可視化

Shouinは、動画を主としたマニュアルなどで新人スタッフの業務習得を効率化し、即戦力化をサポートするクラウドサービスです。個人のスマートフォンでいつでも繰り返し動画を見てトレーニングできるので、新人の戦力化を加速できます。チェックリストを使って全従業員を同じ基準で評価することで、スキルの平準化やエンゲージメントの上昇も見込めます。また、さまざまなデータを分析して現場の人材育成の課題を可視化でき、コンテンツの改善サイクルを回すことでトレーニング効率の向上が可能です。

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Dojo

  • 知識やスキルがなくても習得可
  • 豊富なテンプレートできれい&統一
  • 導入後のサポートが充実

Dojo(ドージョー)は、優れた自動作成機能をもつ革新的マニュアル&コンテンツ作成ツールです。eラーニングなど幅広い活用もでき、だれでも使える手軽さで高品質な紙媒体やデジタルのマニュアルが作成できます。用意されたテンプレートや動画は豊富で、個々でプリントスクリーンの大きさやコメントが異なるといった問題を解消します。ユーザーサポートサイトとコールセンターによりユーザーの疑問に対応可能です。

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iTutor(アイチューター)

  • これまで数時間かかったマニュアルの作成を1時間程度に短縮できる
  • オフィス系ソフトのようなわかりやすいインターフェース
  • エクセルやパワーポイントなどの操作をそのまま動画として出力できる

iTutorは、マニュアル作成を劇的に効率化させるツールです。これまで数時間かかっていたマニュアルの作成をわずか1時間程度に短縮できますます。また、ワードやエクセル、パワーポイントといったマニュアルとして示すことの多いアプリケーションの一連の操作を動画として簡単に出力が可能です。操作マニュアルなどの作成にはうってつけのソフトといえます。

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その他のマニュアル作成が可能なサービスについては以下の記事で解説してます。ぜひご覧ください。

実践的な新人教育マニュアルを作成しよう

新人教育マニュアルについて、企業の一般的な教育マニュアルの目的と具体的な内容について説明してきました。

マニュアルの作成には、どうしてもそれなりの時間がかかってしまうものです。
ですが、一度基本となるマニュアルを作成しておけば、それをブラッシュアップしていくだけで何年も使っていくことができます。研修内容に抜けや漏れがないようにするためにも、研修担当者や人事担当者は、ぜひ新人教育マニュアルを作成しておきましょう。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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マニュアル作成
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