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マニュアル作成のコツは?たった4ステップで改善、わかりやすい書き方

最終更新日時:
記事の情報は2021-07-01時点のものです。
わかりやすく理解されやすいマニュアル作成のコツは、わずか「4ステップ」にしたがうことだった。業務手順・説明書など、有効活用されるマニュアル作りのコツをステップごとに徹底解説します。

システムの習熟や社内業務の標準化、業務遂行の品質管理を目的に、企業内ではさまざまなマニュアルを作成する場面があります。

マニュアルを正しく活用すれば、新人など業務習熟度の低い従業員が効率的に業務遂行が可能になります。

しかし、正しいポイントやステップを踏まずにマニュアルが作成されてしまうと、情報量が多すぎで使いにくい、回りくどい表現で読みにくいといった問題が起こり、結果的に活用されないマニュアルとなってしまいがちです。

この記事では、活用されるわかりやすいマニュアル作成を行うためにはどのようなポイントを押さえ、どのような手順を経ればよいのかを解説します。

さらに、マニュアル作成を効率的に行えるソフトウェア・サービスも紹介します。次の記事では、業務マニュアルの作成方法についてより詳しく解説しています。

業務マニュアル作成方法 | 目的・ポイント・手順・サービス - 業務の品質管理と標準化を達成
社内向け業務マニュアルの作成方法と目的について詳しく解説します。サイト下部には業務マニュアルの作成を効率化するため...
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マニュアルの作り方・作成のポイント

マニュアルを作成する際には、次のようなポイントを押さえる必要があります。

  • 内容が見通せる主題の構成
  • 要点が明確で構造的な段落
  • 図解で視覚化された表現
  • 読み手の視点に立った文体

これがわかりやすいマニュアル作成にあたっての要点となります。

また、なぜわかりやすいのか、あるいはわかりにくいのかを明確にしたうえで、体系的な視点を持つことに注意を払う必要があります。

内容が見通せる主題構成

マニュアルのフレームワークとなる主題構成は、対象となる読み手が、何が主題でテーマなのかを理解しやすいよう、明確なものになっている必要があり、さらに読み手が必要とする情報を見つけやすい、内容が見通せる構成が理想です。

主題構成が明確になっていれば、マニュアル作成自体も円滑に進行します。

次の記事では、接客マニュアルのポイントについてより詳しく解説しています。

接客マニュアルとは?盛り込むべき内容・ポイント・目的を解説
効率的で良質なサービスを提供するための接客マニュアルについて、基本的な説明から作成のコツや注意点について解説します。
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要点が明確で構造的な段落

段落はマニュアルを構成する基本要素であり、段落のテーマを表すのが主題、主題の関連を構成するフレームワークが主題構成という関係を持っています。

段落でもっとも重要なのは、主題名に対して読み手が納得する要点を最初に記載することです。要点にいたる理由や経緯は後回しにし、構造的に理解しやすい段落となっていることが理想です。

図解で視覚化された表現

段落がマニュアルの基本要素であるならば、図や表、注釈などはマニュアルの補足要素です。

しかし、段落を「読む」ことに、図や表を「見る」ことを補足することの相乗効果によって、正確でわかりやすい表現ができます。

また、複数の図を組み合わせたフローチャートなど、理論や概念を視覚するのにも有効です。

読み手の視点に立った文体

通常、マニュアルの作成者はシステムや業務を理解している場合が多く、読み手が「理解」していることを前提に作成を進めがちです。

しかし、マニュアル作成では読み手の視点に立った的確な解説とともに、明確な行動の手順や注意を記載する必要があり、誤解や違和感のない文体にするため、書式の統一化とルール化を行う必要があります。

以下の記事では、新人教育に的を絞ったマニュアル作成の解説をしています。

新人教育マニュアルとは?育成内容・作成のポイントを解説
新入社員の指導や研修・OJTなどの際に利用する新人教育マニュアルについて、概要とマニュアルに盛り込むべき内容、そし...
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マニュアル作成のステップ

マニュアル作成は、段階的な手順を踏んで効率的に行う必要があります。

マニュアル作成のポイントが理解できたところで、実際のマニュアル作成を開始しますが、充分な準備と検討を行わないと、完成までに多くの時間を要してしまったり、混乱を招いてしてしまいます。

ステップ(1)マニュアルの仕様・作成スケジュールの決定

次の項目を想定し、配布形式を含めたマニュアルの仕様を策定します。

  • 作成するマニュアルが対象とする読み手はだれか
  • その習熟度は
  • どのようなスキルを求めるか
  • それによってどの程度の内容まで記載するか

また、いつまでに完成させるかを想定して担当者を決定し、スケジュールによって作成ツールの使用、アウトソーシングの利用なども検討します。

ステップ(2)情報の収集、分析・整理

マニュアル化するシステム、業務の基本やノウハウなどの資料・情報を収集します。

アウトソーシングする場合も情報提供が必要になるので、資料がない場合は関係者からの聞き取りを含めてできる限りの情報を収集します。

次に、集まった情報を元に資源ごとの作業、フェーズごとの作業などに分けて内容を分析し、フローチャートなどに整理します。

ステップ(3)マニュアルの主題構成決定・作成

分析・整理された情報を元に、マニュアルの主題構成を決定します。

ポイントでも紹介したように、主題構成はマニュアルのフレームワークとなりますので、俯瞰しやすく、内容の見通せる明確な主題構成が理想です。

主題構成決定後、分析・整理された情報を元に、基本要素である段落を主に、図解での補足要素で肉付けしつつマニュアルを作成します。

ステップ(4)マニュアルの共有・運用・アップデート

マニュアル作成が一段落したら関係者の間で共有し、内容のチェック・改善点の洗い出しを行い、マニュアルへの反映を行ったうえで、配布・運用を開始します。

運用を開始した後も、実態に応じた内容の見直しを行い、マニュアルのアップデートを繰り返すことによって、システムや業務に新たな改善点が発見されるなど、効率化や生産性の向上にもつながります。

Excelでの作成は非効率的⁉︎

マス目での文字入力や画像ペーストなど、柔軟な使い方ができるため、マニュアル作成にExcelを活用しようと考える方も多いでしょう。

しかし、柔軟な編集が可能な分、個人によるバラツキが大きくなり、ファイル/シート分割方法を含めて、項目が増えるほど管理工数がかかり、統一したマニュアル作成には非効率だといわざるを得ません。

対象者がすぐに参照できるように多くの媒体も活用できる、専用のマニュアル作成ツールの使用がおすすめです。作成から管理まで完結できるクラウドサービスのほか、動画マニュアルに対応したサービスも注目されています。

関連記事
マニュアル作成サービスおすすめ - 選び方
動画マニュアル作成ソフト・サービス

クラウド型マニュアル作成ツール紹介

マニュアルは、WordやExcelなどのビジネスソフトウェアでも作成可能ですが、スケジュールやリソースの問題で効率化したい場合、専用のマニュアル作成ソフトやマニュアル作成サービスを利用することも一つの方法です。

ボクシルに掲載しているサービスのなかから、いくつかのマニュアル作成ツールを紹介します。

tebiki - ピナクルズ株式会社

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  • 誰でも簡単に動画作成できる操作性
  • 自動翻訳機能で外国人スタッフへの教育にも
  • 紙のマニュアルからクラウドへ

tebikiは、スマートフォンで撮影した動画で簡単にマニュアルを作成、共有できる“現場向け”動画マニュアル作成システムです。音声認識で字幕を自動生成したり、○×矢印などの図形を追加したり、わかりやすいマニュアル動画が簡単に作れます。100か国語以上の言語に自動翻訳でき、外国人スタッフへも手間なく教育可能。またクラウド型サービスのため、場所を問わず端末でマニュアルを利用できます。閲覧管理やアクセス分析機能といった管理機能も充実しています。

toaster team - noco株式会社

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  • ステップごとに動画マニュアルの作成が可能
  • スマートフォンで簡単に動画編集
  • 累計導入社数1,900社以上

toaster teamは、マニュアルを簡単に作成でき、社内外に共有できるサービスです。ステップごとに短尺動画を構成でき、閲覧者は必要に応じて効率よく視聴できます。

縦型の動画マニュアルは、手持ちのスマートフォンと専用アプリで簡単に撮影や編集が可能。字幕や音声の追加、装飾など編集に工数をかけることなく作成できます。他にも、社内WikiツールやFAQツール、あらゆるファイル形式に対応した文書マニュアル作成ツールなど、社内ナレッジを最適化する機能も満載です。

※ボクシルの資料参照

Teachme Biz - 株式会社スタディスト

Teachme Biz
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞
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  • 動画から画像を切り出してマニュアルを簡単に作成
  • マルチデバイス対応で時間や場所を問わず使用可能
  • 閲覧状況のデータ化や閲覧のタスク化で「伝わる」

Teachme Bizは、画像および動画ベースでマニュアルを作成、共有が可能なクラウド型のマニュアル作成ツールです。マニュアル作成にかかる工数は、スマートフォンやタブレットで撮影した写真を編集しテキスト入力するだけなので、従来の10分の1程度(※)の時間に減少できます。
オンラインであればパソコンでなくてもマニュアルを作成し共有可能です。マニュアルごとのレビュー数やコメント数を自動で集計したり、マニュアルをタスクとして配信したりすることで、マニュアルの有効な運用にまでフォーカスします。

「Teachme Biz」の導入事例 【PR】

「Teachme Biz」の資料を無料でダウンロードできます。


導入企業:株式会社カインズ
導入前の課題:教育担当社員が指導する時間を確保できず20,000人の従業員に対して教育がおざなりになっていた。
導入後の効果:リモート環境下でもWeb中心の教育・研修を実現。事例の詳細は資料で確認してください。

(※ Teachme Biz公式サイトにおける2021年1月5日時点の数値)

ココミテ - コニカミノルタ株式会社

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  • 画像や動画、PDF、Word形式のマニュアルに対応
  • マニュアルをフォルダ分けして権限管理
  • 共有リンクで情報伝達をスピーディーに

COCOMITEは、オンライン上でつくる・配る・管理するマニュアル作成サービスです。基本レイアウトに沿って入力するだけでわかりやすいマニュアルを簡単作成。画像や動画、PDF、Wordなどさまざまな形式のマニュアルを作成できます。マニュアルをフォルダにまとればフォルダごとにアクセス権限を設定できスムーズに運用可能です。共有リンクの生成やマルチデバイスの対応により、時間や場所を問わず情報を共有します。

ひかりクラウド スマートスタディ(eラーニング) - 東日本電信電話株式会社

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  • 手持ち資料を研修・情報配信用に活用できる
  • 48通りの問題・解答作成に対応
  • 月額1ID198円、1名から利用可能

ひかりクラウドスマートスタディは、研修や社内の情報配信に使えるeラーニングシステムです。すでにある資料を、そのままアップロードして研修資料や情報配信用コンテンツ、社内マニュアルとして活用できます。

研修対象者のレベルに応じた研修内容の設定や進捗管理も行えるので、受講者のフォローがしやすく効果的に研修を進められます。スキルチェックのための問題作成も、入稿用サポートツールと48通りのテンプレートを使用すれば簡単に作成でき、正誤判定も自動で行うため、管理者の負担を削減します。

WikiWorks(ウィキワークス) - ナレッジオンデマンド株式会社

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  • Wordライクな編集画面で、誰でもマニュアルを作成できる
  • コンテンツの配置、段落をいつでも整理できる
  • 画像や動画をマウス操作で埋め込み可能

WikiWorksは、Wordライクな編集画面で、誰でもマニュアル作成ができるマニュアル作成・公開プラットフォームです。Web上のプラットフォームから、マニュアルをチームで作成できます。作成したマニュアルの配置や段落はいつでも変更できるので、コンテンツ量が増えてきても、見やすい状態に常に整理が可能です。マウス操作で、簡単にマニュアルに画像や動画を埋め込めるので、難しいオペレーションも、視覚的にわかりやすく伝えられるマニュアル作成を目指せます。

KnowledgeSh@re ナレッジシェア - 株式会社富士通ラーニングメディア

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  • 作成・更新がしやすく編集の手間を削減
  • 変更履歴を残し新旧マニュアルを比較可能
  • チェックリストの設定で作業の進捗を可視化

KnowledgeSh@reは、本格的なマニュアルを簡単に作成し、共有できるサービスです。編集画面に文字や動画を挿入すればマニュアルを作成できるため、作成者による品質のばらつきを防ぎます。

マニュアル利用者が現場での気づきや質問などメモとして記録したコメントは、マニュアルと紐づけて管理可能です。慎重に確認しなければならない業務はチェックボックスを設定し、確実な作業を促すこともできます。実務に活用でき、現場の知恵を確実に反映したマニュアル作成をサポートします。

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導入企業:株式会社JALマイレージバンク
導入前の課題:400以上にもわたるマニュアルの管理が煩雑になっており、必要なときすぐに情報が出せず、検索に時間がかかっていた。
導入後の効果:マニュアルの一元管理を実現。マニュアルやナレッジを短時間で取り出せるようになった。

NotePM - 株式会社プロジェクト・モード

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  • 誰でも簡単にWeb上でドキュメント作成ができる
  • 「社内版Wikipedia」としてナレッジを一元管理
  • すぐに見つかる情報管理

NotePM(ノートピーエム)では、社内マニュアルや業務ノウハウなど、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能なナレッジ共有ツールです。Word、Excel、PowerPointなどで作成したファイルをNotePMにアップロードして管理できるほか、誰でもすぐに使える高機能エディタとテンプレート機能で、読みやすいドキュメントをWeb上で作成可能です。また、情報の整理がしやすいツリー構造や、ファイル内まで検索できる全文検索機能も備えています。スマートフォンやタブレットからの利用も可能なので、ほしい情報をいつでもどこでもすぐに見つけられます。

ClipLine - ClipLine株式会社

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  • タブレットで手軽にスタッフ教育を実現
  • 本社や店舗間のコミュニケーション活性化も
  • 良質なノウハウや情報を共有し“底上げ”

ClipLine(クリップライン)は、多店舗展開しているサービス企業向けの、動画を活用した技術習得支援プラットフォームです。新人教育など従業員育成のマニュアルを動画化し蓄積。担当者不在でもセルフトレーニングを行えるので、育成にかかる時間やコストの削減につながります。好成績をあげる店舗や従業員のノウハウ共有にも活用可能。オペレーション改善が見込め、売り上げ向上を目指せます。大手ファストフード企業をはじめとする飲食業のほか、医療、介護、小売、美容、金融業界への導入実績も持つサービスです。

アニー - 株式会社関通

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  • 「使える」マニュアルを簡単に作成可能
  • リストをチームで共有し、指導と引継ぎに活用
  • リアルタイムに進捗を把握でき業務効率の向上につながる

アニーは、PCやスマートフォンで使用可能な、チェックリスト型のマニュアル作成ツールです。業務の手順やノウハウをチェックリストに。教育マニュアルや業務引き継ぎ時の資料として活用できます。属人化しがちな業務スキルを“見える化”し、企業の資産へ。また作成に手間がかからないため、運用負荷を軽減しつつ定着を図れます。

shouin+ - ピーシーフェーズ株式会社

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  • いつでもどこでも動画で学習可能
  • 同一基準の評価でスキルを平準化
  • 分析機能で現場のトレーニング状況を可視化

shouin+は、動画を主としたマニュアルなどで新人スタッフの業務習得を効率化し、即戦力化をサポートするクラウドサービスです。個人のスマートフォンでいつでも繰り返し動画を見てトレーニングできるので、新人の戦力化を加速できます。チェックリストを使って全従業員を同じ基準で評価することで、スキルの平準化やエンゲージメントの上昇も見込めます。また、さまざまなデータを分析して現場の人材育成の課題を可視化でき、コンテンツの改善サイクルを回すことでトレーニング効率の向上が可能です。


このほかのマニュアル作成サービス、動画マニュアル作成・管理ツールは、こちらの記事で紹介しています。

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マニュアルは活用されてこそ意味がある

社内マニュアルに限らず、マニュアルは難しいもの、 わかりにくいものというイメージがつきまとい、マニュアルを読むというだけで尻込みしてしまう方が多いかもしれません。

しかし、作成されたマニュアルは熟読、活用され、内容の理解と技術の習熟度が増すことにより、初めて意味を持つといえます。

ここまで、マニュアル作成のためのポイントやステップを紹介してきました。何よりも重要なことは、読み手の立場に立ったわかりやすいマニュアル作成を心がけ、活用してもらうことなのです。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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また、ボクシルでは掲載しているクラウドサービスの口コミを募集しています。使ったことのあるサービスの口コミを投稿することで、ITサービスの品質向上、利用者の導入判断基準の明確化につながります。ぜひ口コミを投稿してみてください。

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