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マニュアル作成のコツ | たった4ステップで改善、わかりやすい書き方

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わかりやすく理解されやすいマニュアル作成のコツは、わずか「4ステップ」にしたがうことだった。業務手順・説明書など、有効活用されるマニュアル作りのコツをステップごとに徹底解説します。

システムの習熟や社内業務の標準化、業務遂行の品質管理を目的に、企業内ではさまざまなマニュアルを作成する場面があります。

マニュアルを正しく活用すれば、新人など業務習熟度の低い従業員が効率的に業務遂行が可能になります。

しかし、正しいポイントやステップを踏まずにマニュアルが作成されてしまうと、情報量が多すぎで使いにくい、回りくどい表現で読みにくいといった問題が起こり、結果的に活用されないマニュアルとなってしまいがちです。

この記事では、活用されるわかりやすいマニュアル作成を行うためにはどのようなポイントを押さえ、どのような手順を経ればよいのかを解説します。

さらに、マニュアル作成を効率的に行えるソフトウェア・サービスも紹介します。次の記事では、業務マニュアルの作成方法についてより詳しく解説しています。

マニュアルの作り方・作成のポイント

マニュアルを作成する際には、次のようなポイントを押さえる必要があります。

  • 内容が見通せる主題の構成
  • 要点が明確で構造的な段落
  • 図解で視覚化された表現
  • 読み手の視点に立った文体

これがわかりやすいマニュアル作成にあたっての要点となります。

また、なぜわかりやすいのか、あるいはわかりにくいのかを明確にしたうえで、体系的な視点を持つことに注意を払う必要があります。

内容が見通せる主題構成

マニュアルのフレームワークとなる主題構成は、対象となる読み手が、何が主題でテーマなのかを理解しやすいよう、明確なものになっている必要があり、さらに読み手が必要とする情報を見つけやすい、内容が見通せる構成が理想です。

主題構成が明確になっていれば、マニュアル作成自体も円滑に進行します。

次の記事では、接客マニュアルのポイントについてより詳しく解説しています。

要点が明確で構造的な段落

段落はマニュアルを構成する基本要素であり、段落のテーマを表すのが主題、主題の関連を構成するフレームワークが主題構成という関係を持っています。

段落でもっとも重要なのは、主題名に対して読み手が納得する要点を最初に記載することです。要点にいたる理由や経緯は後回しにし、構造的に理解しやすい段落となっていることが理想です。

図解で視覚化された表現

段落がマニュアルの基本要素であるならば、図や表、注釈などはマニュアルの補足要素です。

しかし、段落を「読む」ことに、図や表を「見る」ことを補足することの相乗効果によって、正確でわかりやすい表現ができます。

また、複数の図を組み合わせたフローチャートなど、理論や概念を視覚するのにも有効です。

読み手の視点に立った文体

通常、マニュアルの作成者はシステムや業務を理解している場合が多く、読み手が「理解」していることを前提に作成を進めがちです。

しかし、マニュアル作成では読み手の視点に立った的確な解説とともに、明確な行動の手順や注意を記載する必要があり、誤解や違和感のない文体にするため、書式の統一化とルール化を行う必要があります。

以下の記事では、新人教育に的を絞ったマニュアル作成の解説をしています。

マニュアル作成のステップ

マニュアル作成は、段階的な手順を踏んで効率的に行う必要があります。

マニュアル作成のポイントが理解できたところで、実際のマニュアル作成を開始しますが、充分な準備と検討を行わないと、完成までに多くの時間を要してしまったり、混乱を招いてしてしまいます。

ステップ(1)マニュアルの仕様・作成スケジュールの決定

次の項目を想定し、配布形式を含めたマニュアルの仕様を策定します。

  • 作成するマニュアルが対象とする読み手はだれか
  • その習熟度は
  • どのようなスキルを求めるか
  • それによってどの程度の内容まで記載するか

また、いつまでに完成させるかを想定して担当者を決定し、スケジュールによって作成ツールの使用、アウトソーシングの利用なども検討します。

ステップ(2)情報の収集、分析・整理

マニュアル化するシステム、業務の基本やノウハウなどの資料・情報を収集します。

アウトソーシングする場合も情報提供が必要になるので、資料がない場合は関係者からの聞き取りを含めてできる限りの情報を収集します。

次に、集まった情報を元に資源ごとの作業、フェーズごとの作業などに分けて内容を分析し、フローチャートなどに整理します。

ステップ(3)マニュアルの主題構成決定・作成

分析・整理された情報を元に、マニュアルの主題構成を決定します。

ポイントでも紹介したように、主題構成はマニュアルのフレームワークとなりますので、俯瞰しやすく、内容の見通せる明確な主題構成が理想です。

主題構成決定後、分析・整理された情報を元に、基本要素である段落を主に、図解での補足要素で肉付けしつつマニュアルを作成します。

ステップ(4)マニュアルの共有・運用・アップデート

マニュアル作成が一段落したら関係者の間で共有し、内容のチェック・改善点の洗い出しを行い、マニュアルへの反映を行ったうえで、配布・運用を開始します。

運用を開始した後も、実態に応じた内容の見直しを行い、マニュアルのアップデートを繰り返すことによって、システムや業務に新たな改善点が発見されるなど、効率化や生産性の向上にもつながります。

Excelでの作成は非効率的⁉︎

マス目での文字入力や画像ペーストなど、柔軟な使い方ができるため、マニュアル作成にExcelを活用しようと考える方も多いでしょう。

しかし、柔軟な編集が可能な分、個人によるバラツキが大きくなり、ファイル/シート分割方法を含めて、項目が増えるほど管理工数がかかり、統一したマニュアル作成には非効率だといわざるを得ません。

対象者がすぐに参照できるように多くの媒体も活用できる、専用のマニュアル作成ツールの使用がおすすめです。作成から管理まで完結できるクラウドサービスのほか、動画マニュアルに対応したサービスも注目されています。

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マニュアル作成サービスおすすめ - 選び方
動画マニュアル作成ソフト・サービス

クラウド型マニュアル作成ツール紹介

マニュアルは、WordやExcelなどのビジネスソフトウェアでも作成可能ですが、スケジュールやリソースの問題で効率化したい場合、専用のマニュアル作成ソフトやマニュアル作成サービスを利用することも一つの方法です。

ボクシルに掲載しているサービスのなかから、いくつかのマニュアル作成ツールを紹介します。

tebiki(テビキ) - ピナクルズ株式会社

tebiki - ピナクルズ株式会社 画像提供:ピナクルズ

  • 誰でも簡単に動画作成できる操作性
  • 自動翻訳機能で外国人スタッフへの教育にも
  • 紙のマニュアルからクラウドへ

tebikiは、スマートフォンで撮影した動画で簡単にマニュアルを作成、共有できる“現場向け”動画マニュアル作成システムです。音声認識で字幕を自動生成したり、○×矢印などの図形を追加したり、わかりやすいマニュアル動画が簡単に作れます。100か国語以上の言語に自動翻訳でき、外国人スタッフへも手間なく教育可能。またクラウド型サービスのため、場所を問わず端末でマニュアルを利用できます。閲覧管理やアクセス分析機能といった管理機能も充実しています。

Teachme Biz(ティーチミービズ) - 株式会社スタディスト

Teachme Biz - 株式会社スタディスト 画像出典:Teachme Biz公式サイト

  • 簡単4ステップでマニュアル作成
  • いつでもどこでも使えるマルチデバイス対応
  • マニュアルを確実に伝えるための仕組み

Teachme Bizは、画像・動画ベースのわかりやすいマニュアルを短時間で作成・共有できるマニュアル作成ツールです。
スマートフォンやタブレットで撮影した写真を選択し、画像を編集、テキストを入力したらマニュアル作成完了という非常に簡単なステップにより、従来の一般的な方法と比べて80%も作成時間の削減が期待できます。各デバイスごとの専用アプリが提供されており、オンラインであればいつでも画像・動画ベースのマニュアルを作成・共有可能です。マニュアルごとのレビュー数やコメント数などを自動で集計でき、マニュアルをタスクとして配信することもできます。

NotePM(ノートピーエム) - 株式会社プロジェクト・モード

NotePM(ノートピーエム) - 株式会社プロジェクト・モード 画像出典:NotePM(ノートピーエム)公式サイト

  • 誰でも簡単にWeb上でドキュメント作成ができる
  • 「社内版Wikipedia」としてナレッジを一元管理
  • すぐに見つかる情報管理

NotePM(ノートピーエム)では、社内マニュアルや業務ノウハウなど、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能なナレッジ共有ツールです。Word、Excel、PowerPointなどで作成したファイルをNotePMにアップロードして管理できるほか、誰でもすぐに使える高機能エディタとテンプレート機能で、読みやすいドキュメントをWeb上で作成可能です。また、情報の整理がしやすいツリー構造や、ファイル内まで検索できる全文検索機能も備えています。スマートフォンやタブレットからの利用も可能なので、ほしい情報をいつでもどこでもすぐに見つけられます。

ClipLine(クリップライン)- ClipLine株式会社

ClipLine(クリップライン)- ClipLine株式会社 画像出典:ClipLine公式サイト

  • タブレットで手軽にスタッフ教育を実現
  • 本社や店舗間のコミュニケーション活性化も
  • 良質なノウハウや情報を共有し“底上げ”

ClipLine(クリップライン)は、多店舗展開しているサービス企業向けの、動画を活用した技術習得支援プラットフォームです。新人教育など従業員育成のマニュアルを動画化し蓄積。担当者不在でもセルフトレーニングを行えるので、育成にかかる時間やコストの削減につながります。好成績をあげる店舗や従業員のノウハウ共有にも活用可能。オペレーション改善が見込め、売り上げ向上を目指せます。大手ファストフード企業をはじめとする飲食業のほか、医療、介護、小売、美容、金融業界への導入実績も持つサービスです。

アニー - 株式会社関通

アニー - 株式会社関通 画像出典:アニー公式サイト

  • 「使える」マニュアルを簡単に作成可能
  • リストをチームで共有し、指導と引継ぎに活用
  • リアルタイムに進捗を把握でき業務効率の向上につながる

アニーは、PCやスマートフォンで使用可能な、チェックリスト型のマニュアル作成ツールです。業務の手順やノウハウをチェックリストに。教育マニュアルや業務引き継ぎ時の資料として活用できます。属人化しがちな業務スキルを“見える化”し、企業の資産へ。また作成に手間がかからないため、運用負荷を軽減しつつ定着を図れます。

Shouin


  • いつでもどこでも動画で学習可能
  • 同一基準の評価でスキルを平準化
  • 分析機能で現場のトレーニング状況を可視化

Shouinは、動画を主としたマニュアルなどで新人スタッフの業務習得を効率化し、即戦力化をサポートするクラウドサービスです。個人のスマートフォンでいつでも繰り返し動画を見てトレーニングできるので、新人の戦力化を加速できます。チェックリストを使って全従業員を同じ基準で評価することで、スキルの平準化やエンゲージメントの上昇も見込めます。また、さまざまなデータを分析して現場の人材育成の課題を可視化でき、コンテンツの改善サイクルを回すことでトレーニング効率の向上が可能です。

COCOMITE - コニカミノルタ株式会社

COCOMITE - コニカミノルタ株式会社 画像提供:コニカミノルタ

  • わかりやすいUIで簡単にマニュアル化
  • マニュアルの公開や管理を正確に
  • マルチデバイス対応で管理と検索がしやすい

COCOMITEは、動画や画像を使ったわかりやすい業務手順書を簡単に作成・共有できるクラウドサービスです。画像や動画を選択し、テキストを入力するだけのわかりやすいUIを備え、誰もが簡単にマニュアルの作成が可能です。マニュアルの公開範囲はユーザーやグループごとに指定でき、常に最新版のマニュアルが公開されます。COCOMITEを活用することにより、組織の技術継承や業務効率化の促進、テレワーク対応にも貢献します。


このほかのマニュアル作成サービス、動画マニュアル作成・管理ツールは、こちらの記事で紹介しています。

マニュアルは活用されてこそ意味がある

社内マニュアルに限らず、マニュアルは難しいもの、 わかりにくいものというイメージがつきまとい、マニュアルを読むというだけで尻込みしてしまう方が多いかもしれません。

しかし、作成されたマニュアルは熟読、活用され、内容の理解と技術の習熟度が増すことにより、初めて意味を持つといえます。

ここまで、マニュアル作成のためのポイントやステップを紹介してきました。何よりも重要なことは、読み手の立場に立ったわかりやすいマニュアル作成を心がけ、活用してもらうことなのです。

ボクシルとは

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