マニュアル作成のコツは？たった4ステップで改善、わかりやすい書き方

新人教育や新システムの導入など、企業ではマニュアルを作成する機会がたびたびあります。マニュアルがあれば、業務フローの周知が効率的に進み、結果的に業務の効率もアップします。

しかし、情報量が多すぎで使いにくかったり、回りくどい表現で読みにくかったりすると、結果的に活用されないマニュアルとなってしまいがちです。

活用されるわかりやすいマニュアル作成を行うためにはどのようなポイントを押さえ、どのような手順を経ればよいのかを解説します。

さらに、マニュアル作成を効率的に行えるソフトウェア・サービスも紹介します。次の記事では、業務マニュアルの作成方法についてより詳しく解説しています。

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マニュアルの作り方

1. マニュアルの概要を決める

まず、マニュアルの概要を決定します。内容にもよりますが、次の項目を検討するとよいでしょう。

• 何のために導入するマニュアルか
• 誰を対象としているか
• どの程度の内容を記載するか

また、いつまでに完成させるかを想定して担当者を決定し、スケジュールによって作成ツールの使用、アウトソーシングの利用なども検討しましょう。

2. 情報の収集・整理

次に、マニュアル化するシステム、業務の基本やノウハウなどの資料・情報を収集します。アウトソーシングする場合も情報提供が必要になるので、資料がない場合は関係者からの聞き取りを含めてできる限りの情報を収集しましょう。

情報が集まったら、カテゴリ分けし、ポイントをまとめます。フローチャートなどの図を取り入れるとよりわかりやすいマニュアルになります。

3. 目次の決定・作成

マニュアルの分析・整理された情報を元に、目次を作成します。目次は簡潔かつ主要なキーワードを取り入れ、一見して内容がおおよそつかめるものにすると理想的です。

4. 内容の執筆

目次にそって、収集した情報をもとにマニュアルを執筆していきます。目次と同様、内容は簡潔でわかりやすいものを目指しましょう。

マーカーや下線などを使うと効果的ですが、使いすぎるとかえってわかりにくくなるので注意が必要です。図も適時取り入れていきましょう。

5. マニュアルの共有・運用・アップデート

マニュアル作成が一段落したら関係者の間で共有し、内容のチェック・改善点の洗い出しを行います。フィードバックをマニュアルへに反映したうえで、配布・運用を開始します。

運用を開始した後も、実態に応じた内容の見直しを行い、マニュアルのアップデートを繰り返すことによって、システムや業務に新たな改善点が発見されるなど、効率化や生産性の向上にもつながります。

マニュアル作成のポイント

マニュアルを作成する際には、次のようなポイントを押さえる必要があります。

• 内容が見通せる主題の構成
• 要点が明確で構造的な段落
• 図解で視覚化された表現
• 読み手の視点に立った文体

これがわかりやすいマニュアル作成にあたっての要点となります。

また、なぜわかりやすいのか、あるいはわかりにくいのかを明確にしたうえで、体系的な視点を持つことに注意を払う必要があります。

内容が見通せる目次構成

マニュアルのフレームワークとなる目次構成は、対象となる読み手が、何が主題でテーマなのかを理解しやすいよう、明確なものになっている必要があります。さらに読み手が必要とする情報を見つけやすい、内容が見通せる構成が理想です。

目次が明確になっていれば、マニュアル作成自体も円滑に進行します。

次の記事では、接客マニュアルのポイントについてより詳しく解説しています。

図解で視覚化された表現

図解を取り入れるのも効果的な方法です。フローチャートや写真を取り入れるとわかりやすくなるのはもちろん、内容の理解度も高まります。

読み手の視点に立った文体

また、読み手の視点に立って執筆するのも重要なポイントです。通常、マニュアルの作成者はシステムや業務を理解している場合が多く、読み手が「理解」していることを前提に作成を進めがちです。

しかし、マニュアル作成では読み手の視点に立った的確な解説とともに、明確な行動の手順や注意を記載する必要があり、誤解や違和感のない文体にするため、書式の統一化とルール化を行う必要があります。

以下の記事では、新人教育に的を絞ったマニュアル作成の解説をしています。

マニュアル作成サービスとは

マニュアル作成にExcelを活用しようと考える方も多いでしょう。エクセルは項目が増えると管理工程がかかりがちになり、非効率になりがちです。

マニュアルを作成する機会が多い場合は、専用のマニュアル作成ツールの使用がおすすめです。作成から管理まで完結できるクラウドサービスのほか、動画マニュアルに対応したサービスも注目されています。

関連記事
マニュアル作成サービスおすすめ - 選び方
動画マニュアル作成ソフト・サービス

マニュアル作成サービスの選び方

無料か有料か

マニュアル作成サービスのなかには、無料でも十分な機能を備えているものもあります。マニュアル作成の機会が少ない・一度ツールを試してみたい場合は、無料サービスや無料プランから試してみるとよいでしょう。

テンプレートは豊富か

はじめてマニュアルを作成する場合、テンプレートが豊富なサービスを選びましょう。テンプレートがあると、情報を入力し多少カスタマイズするだけで、わかりやすいマニュアルが出来上がります。

動画や画像を扱えるか

マニュアルというと文章のイメージですが、動画や画像を使うとより伝わりやすくなることもあります。マニュアル作成サービスは動画や画像を使えるものと使えないものがあるので、よく確認しておきましょう。

出力方法

作成したマニュアルは、どのような方法で出力できるか確認しておきましょう。ワード・エクセル・パワーポイントももちろんですが、共有機能があれば印刷することなく配布できます。

クラウド型マニュアル作成ツール紹介

マニュアルは、WordやExcelなどのビジネスソフトウェアでも作成可能ですが、スケジュールやリソースの問題で効率化したい場合、専用のマニュアル作成ソフトやマニュアル作成サービスを利用することも一つの方法です。

ボクシルに掲載しているサービスのなかから、いくつかのマニュアル作成ツールを紹介します。

• 誰でも簡単に動画作成できる操作性
• 自動翻訳機能で外国人スタッフへの教育にも
• 紙のマニュアルからクラウドへ

tebikiは、スマートフォンで撮影した動画で簡単にマニュアルを作成、共有できる“現場向け”動画マニュアル作成システムです。音声認識で字幕を自動生成したり、○×矢印などの図形を追加したり、わかりやすいマニュアル動画が簡単に作れます。

100か国語以上の言語に自動翻訳でき、外国人スタッフへも手間なく教育可能。またクラウド型サービスのため、場所を問わず端末でマニュアルを利用できます。閲覧管理やアクセス分析機能といった管理機能も充実しています。

• 動画から画像を切り出してマニュアルを簡単に作成
• マルチデバイス対応で時間や場所を問わず使用可能
• 閲覧状況のデータ化や閲覧のタスク化で「伝わる」

Teachme Bizは、画像および動画ベースでマニュアルを作成、共有が可能なクラウド型のマニュアル作成ツールです。スマートフォンやタブレットで撮影した写真を編集しテキスト入力するだけで簡単にマニュアルが出来上がります。

オンラインであればパソコンでなくてもマニュアルを作成し共有可能です。マニュアルごとのレビュー数やコメント数を自動で集計したり、マニュアルをタスクとして配信したりすることで、マニュアルの有効な運用にまでフォーカスします。

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• 画像や動画、PDF、Word形式のマニュアルに対応
• マニュアルをフォルダ分けして権限管理
• 共有リンクで情報伝達をスピーディーに

COCOMITEは、オンライン上でつくる・配る・管理するマニュアル作成サービスです。基本レイアウトに沿って入力するだけでわかりやすいマニュアルを簡単作成。

画像や動画、PDF、Wordなどさまざまな形式のマニュアルを作成できます。マニュアルをフォルダにまとればフォルダごとにアクセス権限を設定できスムーズに運用可能です。共有リンクの生成やマルチデバイスの対応により、時間や場所を問わず情報を共有します。

• 手持ち資料を研修・情報配信用に活用できる
• 48通りの問題・解答作成に対応
• 月額1ID198円、1名から利用可能

ひかりクラウドスマートスタディは、研修や社内の情報配信に使えるeラーニングシステムです。すでにある資料を、そのままアップロードして研修資料や情報配信用コンテンツ、社内マニュアルとして活用できます。

研修対象者のレベルに応じた研修内容の設定や進捗管理も行えるので、受講者のフォローがしやすく効果的に研修を進められます。スキルチェックのための問題作成も、入稿用サポートツールと48通りのテンプレートを使用すれば簡単に作成でき、正誤判定も自動で行うため、管理者の負担を削減します。

• 作成・更新がしやすく編集の手間を削減
• 変更履歴を残し新旧マニュアルを比較可能
• チェックリストの設定で作業の進捗を可視化

KnowledgeSh@reは、本格的なマニュアルを簡単に作成し、共有できるサービスです。編集画面に文字や動画を挿入すればマニュアルを作成できるため、作成者による品質のばらつきを防ぎます。

マニュアル利用者が現場での気づきや質問などメモとして記録したコメントは、マニュアルと紐づけて管理可能です。慎重に確認しなければならない業務はチェックボックスを設定し、確実な作業を促すこともできます。実務に活用でき、現場の知恵を確実に反映したマニュアル作成をサポートします。

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• 誰でも簡単にWeb上でドキュメント作成ができる
• 「社内版Wikipedia」としてナレッジを一元管理
• すぐに見つかる情報管理

NotePM（ノートピーエム）では、社内マニュアルや業務ノウハウなど、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能なナレッジ共有ツールです。Word、Excel、PowerPointなどで作成したファイルをNotePMにアップロードして管理できるほか、誰でもすぐに使える高機能エディタとテンプレート機能で、読みやすいドキュメントをWeb上で作成可能です。

また、情報の整理がしやすいツリー構造や、ファイル内まで検索できる全文検索機能も備えています。スマートフォンやタブレットからの利用も可能なので、ほしい情報をいつでもどこでもすぐに見つけられます。

• タブレットで手軽にスタッフ教育を実現
• 本社や店舗間のコミュニケーション活性化も
• 良質なノウハウや情報を共有し“底上げ”

ClipLine（クリップライン）は、多店舗展開しているサービス企業向けの、動画を活用した技術習得支援プラットフォームです。新人教育など従業員育成のマニュアルを動画化し蓄積。担当者不在でもセルフトレーニングを行えるので、育成にかかる時間やコストの削減につながります。好成績をあげる店舗や従業員のノウハウ共有にも活用可能。オペレーション改善が見込め、売り上げ向上を目指せます。大手ファストフード企業をはじめとする飲食業のほか、医療、介護、小売、美容、金融業界への導入実績も持つサービスです。

• 「使える」マニュアルを簡単に作成可能
• リストをチームで共有し、指導と引継ぎに活用
• リアルタイムに進捗を把握でき業務効率の向上につながる

アニーは、PCやスマートフォンで使用可能な、チェックリスト型のマニュアル作成ツールです。業務の手順やノウハウをチェックリストに。教育マニュアルや業務引き継ぎ時の資料として活用できます。

属人化しがちな業務スキルを“見える化”し、企業の資産へ。また作成に手間がかからないため、運用負荷を軽減しつつ定着を図れます。

• いつでもどこでも動画で学習可能
• 同一基準の評価でスキルを平準化
• 分析機能で現場のトレーニング状況を可視化

shouin＋は、動画を主としたマニュアルなどで新人スタッフの業務習得を効率化し、即戦力化をサポートするクラウドサービスです。個人のスマートフォンでいつでも繰り返し動画を見てトレーニングできるので、新人の戦力化を加速できます。

チェックリストを使って全従業員を同じ基準で評価することで、スキルの平準化やエンゲージメントの上昇も見込めます。また、さまざまなデータを分析して現場の人材育成の課題を可視化でき、コンテンツの改善サイクルを回すことでトレーニング効率の向上が可能です。

• ステップごとに動画マニュアルの作成が可能
• スマートフォンで簡単に動画編集
• 累計導入社数1,900社以上^※

toaster teamは、マニュアルを簡単に作成でき、社内外に共有できるサービスです。ステップごとに短尺動画を構成でき、閲覧者は必要に応じて効率よく視聴できます。

縦型の動画マニュアルは、手持ちのスマートフォンと専用アプリで簡単に撮影や編集が可能。字幕や音声の追加、装飾など編集に工数をかけることなく作成できます。他にも、社内WikiツールやFAQツール、あらゆるファイル形式に対応した文書マニュアル作成ツールなど、社内ナレッジを最適化する機能も満載です。

※ボクシルの資料参照

• Wordライクな編集画面で、誰でもマニュアルを作成できる
• コンテンツの配置、段落をいつでも整理できる
• 画像や動画をマウス操作で埋め込み可能

WikiWorksは、Wordライクな編集画面で、誰でもマニュアル作成ができるマニュアル作成・公開プラットフォームです。Web上のプラットフォームから、マニュアルをチームで作成できます。作成したマニュアルの配置や段落はいつでも変更できるので、コンテンツ量が増えてきても、見やすい状態に常に整理が可能です。

マウス操作で、簡単にマニュアルに画像や動画を埋め込めるので、難しいオペレーションも、視覚的にわかりやすく伝えられるマニュアル作成を目指せます。

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このほかのマニュアル作成サービス、動画マニュアル作成・管理ツールは、こちらの記事で紹介しています。

マニュアルは活用されてこそ意味がある

社内マニュアルに限らず、マニュアルは難しいもの、 わかりにくいものというイメージがつきまとい、マニュアルを読むというだけで尻込みしてしまう方が多いかもしれません。

しかし、作成されたマニュアルは熟読、活用され、内容の理解と技術の習熟度が増すことにより、初めて意味を持つといえます。

ここまで、マニュアル作成のためのポイントやステップを紹介してきました。何よりも重要なことは、読み手の立場に立ったわかりやすいマニュアル作成を心がけ、活用してもらうことなのです。

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