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2017-08-26

マニュアル作成の進め方ポイント | 業務手順・説明書作りのステップを解説

わかりやすく理解されやすいマニュアル作成の秘密は「たったの4ステップ」の手順だった!業務手順・説明書など、有効活用されるマニュアル作成の方法をステップごとに徹底解説します。
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システムの習熟や社内業務の標準化、業務遂行の品質管理を目的に、企業内ではさまざまなマニュアルを作成する場面があります。

これによって、新人など業務習熟度の低い従業員が効率的に業務遂行できるようになるべきですが、正しいポイントやステップを踏まずにマニュアルが作成されてしまうと、詳細すぎる内容によって膨大なボリュームになってしまったり、回りくどい表現で読みづらかったりして、結果的に活用されないマニュアルとなってしまいがちです。

この記事では、活用されるわかりやすいマニュアル作成を行うためにはどのようなポイントを押さえ、どのような手順を経ればよいのかを解説します。

さらに、マニュアル作成を効率的に行えるソフトウェア・サービスも紹介していきます。

以下の記事では、業務マニュアルの作成方法についてより詳しく解説しています。

業務マニュアル作成方法 | 目的・ポイント・手順・サービス - 業務の品質管理と標準化を達成 | ボクシルマガジン
ここでは、社内向け業務マニュアルの作成方法と目的について詳しく解説します。サイト下部には業務マニュアルの作成を効率...

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マニュアル作成のポイント

マニュアル作成の際には、次のようなポイントを押さえる必要があります。

  • 内容が見通せる主題の構成
  • 要点が明確で構造的な段落
  • 図解で視覚化された表現
  • 読み手の視点に立った文体

これがわかりやすいマニュアル作成に当たっての要点となります。

また、なぜわかりやすいのか、あるいはわかりにくいのかを明確にしたうえで、体系的な視点を持つことに注意を払う必要があります。

内容が見通せる主題構成

マニュアルのフレームワークとなる主題構成は、対象となる読み手が、何が主題でテーマなのかを理解しやすいよう、明確なものになっている必要があり、さらに読み手が必要とする情報を見つけやすい、内容が見通せる構成が理想です。

主題構成が明確になっていれば、マニュアル作成自体も円滑に進行します。

以下の記事では、接客マニュアルのポイントについてより詳しく解説しています。

接客マニュアルとは | 盛り込むべき内容・ポイント・目的を解説 | ボクシルマガジン
効率的で良質なサービスを提供するための接客マニュアルについて、基本的な説明から作成のコツや注意点について解説します。

要点が明確で構造的な段落

段落はマニュアルを構成する基本要素であり、段落のテーマを表すのが主題、主題の関連を構成するフレームワークが主題構成という関係を持っています。

段落でもっとも重要なのは、主題名に対して読み手が納得する要点を最初に記載することです。要点にいたる理由や経緯は後回しにし、構造的に理解しやすい段落となっていることが理想です。

図解で視覚化された表現

段落がマニュアルの基本要素であるならば、図や表、注釈などはマニュアルの補足要素です。

しかし、段落を「読む」ことに、図や表を「見る」ことを補足することの相乗効果によって、正確でわかりやすい表現にすることが可能です。また、複数の図を組み合わせたフローチャートなど、理論や概念を視覚するのにも有効です。

読み手の視点に立った文体

通常、マニュアルの作成者はシステムや業務を理解している場合が多く、読み手が「理解」していることを前提に作成を進めがちです。

しかし、マニュアル作成では読み手の視点に立った的確な解説とともに、明確な行動の手順や注意を記載する必要があり、誤解や違和感のない文体にするため、書式の統一化とルール化を行う必要があります。

以下の記事では、新人教育に的を絞ったマニュアル作成の解説をしています。

新人教育マニュアルとは | 育成内容・作成のポイントを解説 | ボクシルマガジン
新入社員の指導や研修・OJTなどの際に利用する新人教育マニュアルについて、概要とマニュアルに盛り込むべき内容、そし...

マニュアル作成のステップ

マニュアル作成は、段階的な手順を踏んで効率的に行う必要があります。

マニュアル作成のポイントが理解できたところで、実際のマニュアル作成を開始しますが、充分な準備と検討を行わないと、完成までに多くの時間を要してしまったり、混乱を招いたりしてしまいます。

ステップ(1)マニュアルの仕様・作成スケジュールの決定

以下の項目を想定し、配布形式を含めたマニュアルの仕様を策定します。

  • 作成するマニュアルが対象とする読み手はだれか
  • その習熟度は
  • どのようなスキルを求めるか
  • それによってどの程度の内容まで記載するか

また、いつまでに完成させるかを想定して担当者を決定し、スケジュールによって作成ツールの使用、アウトソーシングの利用なども検討します。

ステップ(2)情報の収集、分析・整理

マニュアル化するシステム、業務の基本やノウハウなどの資料・情報を収集します。

アウトソーシングする場合も情報提供が必要になるので、資料がない場合は関係者からの聞き取りを含めてできる限りの情報を収集します。

次に、集まった情報を元に資源ごとの作業、フェーズごとの作業などに分けて内容を分析し、フローチャートなどに整理します。

ステップ(3)マニュアルの主題構成決定・作成

分析・整理された情報を元に、マニュアルの主題構成を決定します。

ポイントでも紹介したように、主題構成はマニュアルのフレームワークとなりますので、俯瞰しやすく、内容の見通せる明確な主題構成が理想です。

主題構成決定後、分析・整理された情報を元に、基本要素である段落を主に、図解での補足要素で肉付けしつつマニュアルを作成します。

ステップ(4)マニュアルの共有・運用・アップデート

マニュアル作成が一段落したら関係者の間で共有し、内容のチェック・改善点の洗い出しを行い、マニュアルへの反映を行ったうえで、配布・運用を開始します。

運用を開始した後も、実態に応じた内容の見直しを行い、マニュアルのアップデートを繰り返すことによって、システムや業務に新たな改善点が発見されるなど、効率化や生産性の向上にもつながります。

Excelでの作成は非効率的?!

マス目での文字入力や画像ペーストなど、柔軟な使い方ができるため、マニュアル作成にExcelを活用しようと考える方も多いでしょう。

しかし、柔軟な編集が可能な分、個人によるバラツキが大きくなり、ファイル/シート分割方法を含めて、項目が増えるほど管理工数がかかり、統一したマニュアル作成には非効率だといわざるを得ません。

対象者がすぐに参照できるように多くの媒体も活用できる、以下のような専用ツールの使用がおすすめです。

おすすめのマニュアル作成ソフト・サービス6選

マニュアルは、WordやExcelなどのビジネスソフトウェアでも作成可能ですが、スケジュールやリソースの問題で効率化したい場合、専用のマニュアル作成ソフトやマニュアル作成サービスを利用することも一つの方法です。

ここでは、おすすめのマニュアル作成ソフト・サービス6選を紹介します。

以下の記事では、動画マニュアル作成ソフト6選の紹介をしています。

動画マニュアル作成ソフト6選 | メリットや作成ポイントを解説 | ボクシルマガジン
近年増加傾向にある動画マニュアルについて、作成のメリットや活用事例、動画マニュアルの作成のコツについて説明します。...

iTutor(アイチューター)

  • 簡単操作で素早くマニュアル作成
  • eラーニングを含む幅広い活用が可能
  • 書き出したデータをモバイルで活用

iTutorは、Windows Vista以降に対応するマニュアル作成ソフトで、Excelをはじめとした既存の資料、動画や音声を自在に組み合わせ、視覚的なマニュアル作成やeラーニングの教材を簡単に作成することが可能です。また、動画やPDF、Office形式などへの書き出しも可能となっており、用意された3モデル・4エディションから必要に応じて選択できます。作成したコンテンツはHTML5で書き出し、モバイルデバイスを利用して外出先でのプレゼンにも有効で、無料トライアル版の申込も可能です。

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Teachme Biz(ティーチミービズ)

  • ローカル・クラウドを含むマルチデバイス対応
  • 柔軟な設定が可能なユーザー管理
  • 外部公開を含む多彩なオプション

Teachme Bizは、必要に応じてインストール型・クラウド型が選択可能な、マルチデバイス対応のマニュアル作成ソフトです。

写真・動画・音声などを取り込んで視覚的なマニュアル作成が可能なほか、アクセスログや検索ログなどの分析機能、共同を含む作成・編集権限の設定、閲覧に関するユーザー管理の自由度を持っています。また、外部公開やダイレクト翻訳機能などのオプションも充実しており、IPアドレス制限を含むセキュリティ面でも万全です。30日間の無料お試し期間を利用して、導入検討を行うことも可能です。

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ClipLine

  • 新人教育コストを削減
  • スタッフの離職率低下で採用費も低減
  • 店舗や従業員のノウハウ・情報共有によりオペレーション改善

ClipLineは、マニュアルや日々の業務、ノウハウの共有を動画で行うことが可能なマニュアル作成ソフトです。店舗で行う接客、商品製造、管理業務内容などのあらゆる教育を、iPhoneやビデオカメラで撮影した動画や写真、PDFデータをアップロードすることで簡単にマニュアルを作成できます。新人教育にかかっていた時間を1/4まで減らした実績もあります。

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AiLingual(アイリンガル)

  • 20か国語以上に翻訳可能
  • 共同編集でスピーディーに作成
  • 共有やフィードバックが簡単にできる

AiLingualは、シンプルな操作で多言語の業務マニュアルを作成できるサービスです。テキスト・写真・図表・動画を含む業務マニュアルを共同編集でスピーディーに編集することができます。学習機能を備えた自動翻訳とプロの翻訳者いよるオンライン編集に対応しており、1つの言語データから20か国語以上に翻訳可能です

Dojo(ドージョー)

  • 豊富なテンプレートで高品質なマニュアル作成
  • マニュアル作成をサポートする自動作成機能
  • 幅広い活用法と豊富な出力形式

Dojoは、Windows 7以降に対応するマニュアル作成ソフトです。操作画面を自動で取得して貼付ける自動作成機能や、豊富に用意されたテンプレートを活用した高品質なマニュアル作成が可能なほか、eラーニング、シミュレーションコンテンツの作成にも対応します。

また、紙媒体での出力はもちろん、iOS対応のHTML5によるコンテンツ閲覧にも対応し、オプションで、テキスト入力を各国語に自動変換し、世界16か国で利用可能なコンテンツを作成する、自動合成音声機能を追加することも可能です。

FINTECS(フィンテックス)

  • マニュアルコンサルティングサービス
  • 動画、マンガなどの多彩な表現での作成に対応
  • 運用を含めた充実のサポート体制

FINTECSは、マニュアルの作成から、運用・サポートまで対応するマニュアルコンサルティングサービスです。文書は当然のことながら、動画やマンガなど、多彩な最終形態を持つマニュアル作成に対応する柔軟性を持ちつつ、場合によっては、自社内でのマニュアル作成体制を構築するサービスも行っています。完成したマニュアルが最大限に効果を発揮すべく、運用やアップデートなどのサポート体制も請け負っており、マニュアル作成に関する全体を統合的にカバーしています。

マニュアルは活用されてこそ意味がある

社内マニュアルに限らず、マニュアルは難しいもの、 わかりにくいものというイメージがつきまとい、マニュアルを読むというだけで尻込みしてしまう方が多いかもしれません。

しかし、作成されたマニュアルは熟読、活用され、内容の理解と技術の習熟度が増していくことによって、初めて意味を持つといえます。

ここまで、マニュアル作成のためのポイントやステップを紹介してきましたが、何よりも重要なことは、読み手の立場に立ったわかりやすいマニュアル作成を心がけ、活用してもらうことなのです。

ボクシルとは

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