マニュアル管理ツールおすすめ6選！導入メリットや選び方

マニュアル管理ツールを導入するメリット

新入社員が早く業務に慣れ、円滑に進行するためにマニュアルは重要です。既存社員も、業務内容の再確認や最新情報の確認にマニュアルを必要とします。しかし、管理が適切でなく情報が古かったりすぐに参照できない状態であったりすると、せっかくのマニュアルが形骸化してしまいます。

社内マニュアルを効果的に管理・活用するためには、マニュアル管理ツールの活用がおすすめです。マニュアル管理ツールを導入して得られるメリットを紹介します。

高い検索性

マニュアル管理ツールの多くは、高い検索性をもっています。たとえば、マニュアル本文の文章も探す全文検索を搭載するツールや、検索ワードから回答を複数提示するFAQに対応するツールなどがあります。

また、フォルダの階層も細かく設定できたり、タグを設定できたりとマニュアルの種類ごとに保管場所を整理できます。

そのため、欲しいマニュアルや情報にすぐにアクセスでき、情報検索の手間を大幅に効率化可能です。

更新や編集がしやすい

マニュアル管理ツールの中には、マニュアルの作成も可能なサービスがあります。そうしたツールは、直感的な操作でマニュアルを作成できるため、更新や修正作業もスピーディーに実行できます。

また、動画や画像の埋め込みも容易で、わかりやすいマニュアルを作成可能です。

マニュアルの更新がしやすいツールを導入しておくことで、マニュアルを常に最新の状態に保つことに役立ちます。

強固なセキュリティ

マニュアル管理ツールは社内の機密情報を扱うため、高いセキュリティを備えています。たとえば、データの暗号化やファイルごとのアクセス制御、シングルサインオン対応、二段階認証、IPアドレス制限などです。

マニュアル管理ツールを選定する際には、セキュリティが自社の要件に合うサービスかをチェックしましょう。

マニュアル管理のポイント

マニュアル管理は、「作成→保管→定着→更新」の手順で行います。それぞれの過程でポイントを押さえることが大切です。

ここでは、各段階で押さえるべきマニュアル管理のポイントを解説します。

【作成】フォーマットを統一する

マニュアルの作成では、フォーマットを統一することが大切なポイントです。フォーマットを統一しておけば、マニュアルの追加が容易になります。統一された構成のマニュアルは、読みやすいという点もメリットです。

マニュアル作成時にフォーマットがあれば、記載項目をあらかじめ確認でき、マニュアル作成にかかる時間を短縮できます。記載事項の抜けや漏れも防止できるでしょう。

【保管】保管場所を決める

マニュアルの保管では、保管場所のルールを決めておくことが大切です。保管置き場所のルールがなければ、情報を更新する際にも探す手間や時間がかかります。特に何度も見返す必要のある項目は、いつでもどこでも簡単に確認できるようにしてかなければなりません。

保管場所を決める際には、フォルダを階層化してそれぞれの階層やフォルダにどのようなマニュアルを保管するかを決めておきましょう。

【定着】活用状況をチェックする

マニュアルを作成したら、活用状況のチェックを行います。マニュアルがあっても、活用されなければ意味がありません。あまり活用されていないのであれば、なぜ使用しないのかをヒアリングしマニュアル内容や保管方法について改善を行いましょう。

また、活用状況のチェックでよく見られているページがあれば、その特徴を分析し、他の部分に活かすといった改善も有効です。また、どの業務内容が多く参照されているかがわかれば、その部分をより充実させるとよいでしょう。

【更新】最新情報に更新する

マニュアル管理では、内容を常に最新情報に更新しておくことが重要です。情報が古いとミスや抜け漏れの原因にもなり、業務に支障を及ぼします。

また、最新の情報が掲載されていないマニュアルは信頼性が損なわれてしまいます。マニュアルの管理者を配置し、常に最新情報を更新する体制を整えておかなければなりません。

マニュアル管理ツールの選び方

マニュアル管理ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。

自社に必要な機能が搭載されているか

サービスによって搭載されている機能や得意な領域も異なるため、自社の業務に必要な機能が搭載されているかの確認が必要です。

まず、自社がマニュアルで抱えている課題を洗い出し、どのような機能が必要かを考えましょう。たとえば、マニュアルが十分に活用されていないのであれば、活用を促す機能や検索しやすい機能、利用ログを分析できる機能などが搭載されているかをチェックするのがおすすめです。

誰でも操作しやすいか

マニュアル管理ツールは、操作しやすいことも大切なポイントです。ITの知識の有無に関わらず誰でも直感的に操作できるツールを選ぶことで、ストレスなく利用でき、マニュアルの定着につながります。

作成の手間を省く機能があることも重要です。テンプレートや基本フォーマットがあれば、項目に従って入力するだけでマニュアルを作成できます。

業務で使うデバイスに対応しているか

パソコン・スマートフォン・タブレットなど、業務で使うデバイスに対応しているかをチェックしましょう。業務時に確認したいとき、わざわざパソコンがある場所まで移動するのは効率的ではありません。

パソコンの確認ができない現場作業では、スマートフォンやタブレットでの確認が不可欠です。そのため、マニュアル管理ツールを選ぶ際は、自社の各デバイスの利用頻度に応じてツールを吟味しましょう。

マニュアル管理ツールおすすめ6選

おすすめのマニュアル管理ツールを紹介します。自社の業務に合うツールを選ぶ際の参考にしてください。

• 社内問い合わせ数を大幅に削減
• 社内規定やマニュアルをまとめて検索
• よくある質問はFAQ化して自己解決

Helpfeel Back Officeは、バックオフィス業務をDXするマニュアル管理ツールです。人ごとに微妙に異なる曖昧な言葉の表現や感覚的な表現、スペルミスなどにも対応し、キーワード検索による問題を解決してマニュアルの活用をサポートします。同じような内容の問い合わせをFAQ化することで、社員自身が問題を自己解決できるようになります。また、いつでも簡単に編集できるため、社内規程やマニュアルを集約すれば常に最新で正確な情報の検索が可能です。標準で手厚い伴走支援を付帯しており、社内FAQサイトの構築やコンテンツ移行、分析、改善の提案などを専任チームが担当します。

• 社内の情報構造に合わせてフォルダを階層化できる
• モバイルアプリを用意
• 記載内容はすべて「編集履歴」として自動的にバックアップ

ナレカンは、社内のナレッジを管理するツールです。小規模から大規模まで、幅広い企業に対応しています。「ナレッジを一元化して共有する場所がない」「情報やノウハウが属人化している」といった社内の課題を解決します。ナレッジ管理に特化したシンプルなツールで使いやすく、ITに詳しくない社員でも簡単に利用できるでしょう。社内メンバーに質問できる機能もあり、マニュアルでわからないことがあってもすぐに確認できる点もメリットです。導入時の負担を減らす「初期導入支援サポート」では、専任の担当者が「初期セットアップ」や「既存データの移行」を代行します。

• 写真や動画を用いたわかりやすいマニュアルを共有
• PDF出力やQRコードでの共有が可能
• 業務の課題を分析してマニュアルを改善

Techme Bizは、マニュアルの作成・管理に特化したツールです。写真や動画を用いたわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。さらに、組織に根づくための管理・運用まで行えるのが特徴です。手順を1つずつ表示する「ステップ構造」により、テンプレートに沿って画像・動画と文字を入れるだけで簡単にマニュアルを作成できます。自動翻訳機能で20言語に対応しているため、外国人スタッフの教育にも役立ちます。タブレットやスマホでの確認ができるマルチデバイス対応で、PDF出力やQRコードでの共有、タスクとして配信も可能です。マニュアルが使われているのか、アクセスログなどで活用状況を確認できます。

• バラバラなフォーマットを標準化
• Word・Excel・PowerPointなどファイルの中身を全文検索
• 活用状況のレポートで分析しやすい

NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できるナレッジマネジメントツールです。マニュアル作成・管理をはじめ、社内wikiやノウハウ共有など、さまざまなシーンで活躍します。高機能エディタとテンプレートによりフォーマットを標準化し、誰でも簡単にマニュアルが作成できます。ファイルの中身も全文検索でき、キーワードを入力すればマニュアルの情報をすぐ見つけられます。また、マニュアルの活用状況がレポートでわかるため、よく見られている部分や社員の活用状況などを分析して、改善に役立てることも可能です。

Stock

• ファイルや画像がブラウザ上でプレビューされる
• 社内のタスクを手軽に管理できる
• メンバー間でメッセージのやり取りができる

Stockは、シンプルな情報ストックツールです。社内情報のストックや情報管理、メンバー間の情報のスムーズなやり取りを実現します。シンプルな操作性で、直観的なマニュアルの作成・管理が可能です。「ノート」の機能ではテキスト情報のほか、画像やファイルなどのあらゆる情報を簡単に残せるため、マニュアルの作成も容易です。「ノート」に作成したマニュアルは案件ごとに「フォルダ」へ振り分けることができ、ノートに紐づく「メッセージ」の機能により、マニュアルごとに話題を共有できます。

活文 Contents Lifecycle Manager

• 作成・閲覧・保管・廃棄のライフサイクルで文書を管理
• 多彩な検索機能で迅速にマニュアルを見つける
• オンプレミス版またはクラウド版を選択できる

活文 Contents Lifecycle Managerは、ペーパーレス化を加速する文書管理システムです。高い検索性能とセキュリティで、マニュアルの活用を促進します。クラウド版では、マニュアルの作成や更新、閲覧、保管など、文書のライフサイクル全般の作業をクラウド上で一元管理でき、簡単に情報共有が可能です。簡易検索・属性検索・全文検索・絞込み検索など多彩な検索機能を備えており、マニュアルの検索を容易にします。

マニュアル管理ツールで業務を効率化しよう

業務の効率化と教育コストの削減のために、マニュアル管理が重要です。マニュアルを適切に管理していなければマニュアルの有効活用ができず、スムーズな業務遂行の妨げにもなります。

マニュアル管理には作成や保管、更新の場面でポイントがあり、マニュアル管理ツールの利用がおすすめです。マニュアル管理ツールにはさまざまなタイプがあり、搭載している機能は異なります。比較検討し、自社の課題解決に最適なツールを選びましょう。

マニュアル作成ツールは次の記事でも詳しく紹介しています。