内定辞退を採用管理システムで防止、新卒採用で対策すべきポイント

最終更新日：2024-10-17（記事の情報は現在から66日前のものです）

採用難が続くなか、内定辞退率を下げるにはツールの活用も有効です。企業にとって、たくさんのコストをかけて採用した人材が内定辞退するのは大きな打撃です。内定辞退を防止するための対策やポイント、学生の内定辞退防止につながるツールとしておすすめの採用管理システムを紹介します。

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リクルートが発表した「就職白書2024」によると、採用予定数を100とした場合、24年卒の平均内定出し人数は156.6人であり、平均内定辞退人数は74.3人です。つまり24年卒の内定辞退率は47.4％であり、約半数が辞退しているとわかります。

また採用数が計画より少なくなった理由として、「内定辞退が予定より多かった」と回答した企業は43.4％に上ります。これは「選考応募者が予定より少なかった」につぐ2番目に多い理由であり、多くの企業で内定辞退をうまく止められていないのが現状です。

マイナビが約2,000社を対象に実施した調査でも、24年卒の内定辞退率が3割以上と回答した企業は57.0％で、23年卒の56.8％をやや上回りました。とくに上場企業が72.4％と、全体と比較して15.4％も高く、大手であっても採用は難しくなっていることが伺えます。

内定辞退を防止する手段の1つとしては、ツールの導入が挙げられるでしょう。本記事では、内定辞退を防止するために対策すべきポイントとともに、内定辞退防止に役立つおすすめの採用管理システムを紹介します。

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なぜ学生は内定辞退する？

一体なぜ学生が内定辞退をするのでしょうか。

学生が内定辞退する理由を知ることで、内定辞退を少なからず防止する対策が打てるでしょう。本記事では、2つの時期にわけて学生が内定辞退する理由を紹介します。

内定式前の内定辞退とは

学生の内定式前の内定辞退の理由には、次のようなものがあります。

他社で内定が出た
複数の企業の内定をキープしていた
会社を詳しく調べ、実態を知った
会社の悪い噂を聞いた
大学院への進学を決めた
公務員試験に合格した

最も多い理由が、他社で内定が出たことや、別企業の内定をキープしていたことによる内定辞退です。これはほかの企業に対して競り負けたと考えられ、理由としては選考のスピードや魅力が不足していると考えられます。志望度が同じ程度の企業であれば、基本的には先に内定をもらった企業が優先されるため選考のスピードも重要です。

また内定を出した企業が同じ業界・業種だった場合は、自社の魅力をアピールしきれていなかったことが、内定辞退の理由として考えられます。

ほかにも内定が出たことで会社をより詳しく調べ、知り合いに実態を聞くことで企業に失望し内定を辞退するケースも多々あります。これも自社の魅力不足と考えられるほか、現実と乖離した都合のいい情報を提示していることが原因です。

内定式後の内定辞退とは

内定式後の内定辞退の理由には、次のようなものがあります。

求人情報と実際の条件に相違があった
内定式や内定者懇親会で社員や同期と合わなかった
内定後のフォローに対する不信感を感じた
内定者インターンで仕事内容にギャップを感じた
内定者課題のレベルが高く、やっていけるか不安になった
公務員を諦めきれなかった

内定式後の内定辞退においては、採用条件やフォローに関する不信感が理由として多く挙げられます。求人情報で開示されていた情報に対し、実際の勤務時間や勤務地、福利厚生の情報が異なると企業に対して不信感を抱き、内定辞退につながります。

これは企業風土や従業員の雰囲気・関係性などが異なるケースも同様です。面接では立場の弱さから求職者が質問をしにくいため、こういったギャップが発生しやすくなります。

また内定者は入社してうまくいくか、職場になじめるかといった不安を抱えます。そのため内定から入社まで、連絡やフォローがなければ、「この企業で本当にいいのか」と不信感を抱きやすくなるでしょう。そのほか、内定者後のインターンや課題内容に違和感を覚えて辞退する人もいます。

内定辞退を防ぐために人事はどうすべきか

内定辞退を減らすためには、情報開示・コミュニケーション・スピードの、3つのポイントを意識しましょう。それぞれ具体的に解説します。

わかりやすく正確な情報開示を

内定辞退防止には、わかりやすく正確な情報開示をすることが効果的であり、情報に相違がないことで、企業への信頼感が損なわれるのを防ぎます。募集や選考の段階で、就業条件や福利厚生と行った情報もできるだけ細かく詳細に開示することで、求職者が早い段階でミスマッチに気づきやすくなります。

また会社説明会といった直接求職者と会う場面でも、これらの情報は詳しく紹介し情報の補足を行いましょう。この時現場の社員も招き、自社の社風や雰囲気、人間関係などを伝えることで、社員・社風が合わないといった理由の内定辞退を防ぎやすくなります。

内定者とのコミュニケーションを増やす

辞退を防ぐためには内定者とのコミュニケーションを増やすことも効果的です。入社までの期間もこまめに連絡を取り、懇親会・内定会などで社員と交流し、学生に「この人たちと一緒に働きたい」と入社意欲を高めてもらいましょう。

また内定者は入社に対し、不安を感じています。そのため、こういった交流の場で積極的に不安な点や疑問点を聞き出し、不安感を払拭できるサポートも重要です。

選考を明確かつスピーディーに

選考の期日を明確化し、内定連絡を速やかに行うことも内定辞退の防止に効果的です。選考のスピードが遅ければ遅いほど、求職者は企業側に吟味されていると感じ、不安に感じたり「他の企業の方がいいのではないか」と思われたりする確率が高まります。

しかし選考の期間を短めに設定し早めに内定を出せば、求職者のモチベーションを維持しやすいため内定辞退が出にくく、他社に先んじて優秀な人材を確保しやすくなります。採用後のミスマッチを防ぐための母集団形成や、採用ブランディングとともに、採用フローも見直すとよいでしょう。

内定者フォローの課題

上記で紹介した施策をスムーズに進めるうえで課題・問題点として挙げられるのが、「内定者フォロー期間の長期化」です。近年は企業側で自由にスケジュールを決められる「通年採用」が増加し、優秀な学生を確保するために採用活動開始時期が早期化していることで、必然的に内定後のフォロー期間が増加しています。

そのためこれまでどおりのコミュニケーションや連絡だけでは、フォローが不足して企業と内定者の間で関係性が希薄になり、内定辞退につながる可能性があります。しかし一方で長期間密なフォロー・コミュニケーションを行うと、担当者の業務負担が大きくなり、時間や人的リソースが不足することも考えられるでしょう。今後内定辞退を防ぐには、こういった課題をどのように解決していくかが重要です。

内定者フォローには採用管理システムが効果的

こういった課題を解決し、内定辞退を防ぐ施策がスムーズに行われるためには、採用管理システム導入による解決がおすすめです。採用管理システムとは、企業が採用活動を行うために必要的な情報をまとめて管理し、業務を効率化するためのツールです。

「Applicant Tracking System（応募者追跡システム）」の略として「ATS」とも呼ばれます。求職者の受付や情報、やりとりといったものを一目で把握でき、面接の日程調整機能や、選考ステータスに応じた自動メッセージ送信といった機能を利用可能です。

また採用管理システムの利用をおすすめできる理由の一つに、コミュニケーションコストの削減が挙げられます。たとえば、新卒採用向けでは、LINEと連携した採用管理システムが増えています。LINEは学生が普段使うツールであるため、電話に出てくれない、メールだとスルーされるといった課題を解消できるほか、公式アカウントを利用した積極的な情報発信も実現可能です。

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採用管理システムの導入メリット

採用管理システムを導入するメリットとしては、次のものが挙げられます。

内定者とのスムーズなやりとり

採用管理システムを導入すると、内定者とのやりとりを、前述したLINEのようなアプリやサイトなどと連携して1本化することで、円滑化できます。応募者別の進捗状況ややりとりの内容が一目で把握できるため、連絡の抜けやもれがなくなり、優先度順に効率よく内定者フォローを行うことも可能です。

また応募者はマイページからセミナー・面談日程の調整を行ったり、Q＆A機能や問い合わせ機能から気軽に質問や問い合わせができたりします。これは内定者からは不安や疑問点を解消しやすく、採用側からは業務負担の軽減にもつながります。

採用活動の最適化

採用管理システムでは、求職者の情報や面接の情報など採用活動に使われるほぼすべての情報を統合できるため、採用活動を最適化できます。前述したように内定者との進捗状況ややりとりが把握できるほか、提出物の提出状況を把握できる提出物管理機能といった、業務を簡略化しつつ内定者の状況を正確に可視化できる機能が豊富です。

これにより業務を効率化できるのはもちろん、蓄積されたデータを分析可能です。情報を分析すれば現在の採用活動における課題の可視化でき、今後どういった部分を改善すべきかも理解できます。内定者や内定辞退者の情報を分析すれば、今後内定辞退を減らすための施策を考えやすく、将来的により内定辞退しにくく自社にマッチした人材を採用しやすくなるでしょう。