契約書管理を効率化する方法 | 効果的な分類とファイリング手法・クラウドサービス

契約書管理方法における課題とは

企業には、保管しておかなければならない契約書が多数存在し、業務を遂行するうえで、これらの内容を確認するタイミングが必ず訪れます。しかし、契約書管理方法に問題があると、探す時間や手間がかかって業務効率が落ちるばかりか、監査に必要な重要書類である契約書を紛失してしまいかねません。

こうした事態を避けるためにも、多くの企業が契約書管理方法の課題を認識し、改善していく必要に迫られているといえるでしょう。この記事では、契約書管理を効率化する方法を分類手法、ファイリング手法にわけて解説し、効果的に活用すべきクラウド契約書管理サービスを紹介します。

契約書管理は企業運営上メリットになる

内容も有効期限もさまざまな契約書を、わかりやすく整理してすぐ取り出せるように管理するには膨大な手間と時間がかかります。こうした作業は生産的と思われないため、優先度が低く、多くの企業で対策を後回しにしてしまっているのではないでしょうか。

しかし、契約書管理がきちんと行われていれば、企業運営にメリットになることが数多くあるのです。主に次の4点がメリットとして挙げられます。

• 問い合わせや監査にスピーディーに対応可能
• 資料として活用することで業務効率アップ
• 有効期限管理をビジネスにつなげられる
• 契約書紛失による情報漏えいリスク防止

契約書がなかなか見つからない、紛失したことがあるといった経験をしていればなおさら、自社にメリットをもたらす心構えで、契約書管理に積極的に取り組むべきではないでしょうか。

契約書管理を一本化するべき

契約書の管理ができていない企業では、部署ごと、担当者ごとに契約書を保管するといった、管理と責任の所在が一本化されていない場合が多いといえます。

これでは、管理方針の統一やルール策定などを行っても守られることはありません。まずは、一元的な契約書管理を目指し、管理を行う部署・責任者を明確にする必要があるでしょう。

契約書を棚卸しする

責任者が決定し、契約書管理に取り組もうとした際、まずはバラバラに管理されている契約書を集め、活用されるべきもの、保存されるべきものを特定し、有効期限や保存期間が過ぎているものを処分するといった、契約書を棚卸しする必要があります。効率的な契約書管理を実行するためにも、これは必須の作業です。

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契約書管理に関する課題については、次の記事で詳しく紹介しています。本記事と合わせてご参照ください。

契約書管理を効率化する分類方法

契約書の棚卸しを行い、必要なものが明確になれば、それを見つけやすいように分類して整頓しなければなりません。実際に契約書を分類する以前に、適切な分類方法を決定することで管理を効率化できます。

代表的な4つの分類方法

物理的な文書となる契約書の場合、保管場所や方法の問題もあり、いくつかある分類方法を大分類・小分類といったように組み合わせて活用することが多いでしょう。

次に紹介するのは、分類方法の代表例です。

名称・名前別分類

契約締結先の企業名、契約締結を行った製品・サービス名のように、名称・名前を分類の基準にする方法です。五十音の大分類として利用されることが多く、わかりやすい反面、数が増えてくるとかえって混乱する可能性もあります。

テーマ別分類

契約書のテーマや内容を基準にした分類方法です。たとえば、複数のサービスを展開する企業の場合、サービスごとに契約書を分類することが当てはまります。

プロジェクト別分類

プロジェクトごとに、関連する契約書や文書をまとめて分類する方法です。建築関連をはじめ、ひとつのプロジェクトが大掛かりになるケースでは有効に機能します。しかし、この方法もプロジェクト数が増えるにつれ、混乱していく可能性があります。

数字別分類

契約書を締結した日付を基準に、年度・半期などで区切って分類する方法です。固有の契約書番号を割り当ててあれば、これを基準にする方法があるほか、契約書の有効期限を基準にする方法も存在します。

分類方法を決定する前に

業種や業態によって契約書の形態や内容はさまざまであり、最適な分類方法もそれぞれです。

重要なことは、契約書を活用する側が、いかに目的のものを探し出せるかであり、管理側の都合だけを押し付けても効率化は実現できません。現場の意見も取り入れ、総合的に判断した分類方法を採用する必要があるでしょう。

契約書の効果的なファイリング手法とポイント

契約書の分類方法が決定したら、分類された文書がどこにあるかが、きちんとわかるように整頓してファイリングしなければなりません。

大分類と小分類を明確にする

ファイリング時、ダンボールに契約書を詰め込んでしまっては、後の活用が困難です。たとえば、ボックスファイルを大分類として使用し、個別の契約書をクリアファイルにわけて小分類としてファイリングするといった工夫が必要になります。

契約書をリングファイルに綴じない

よく行われているファイリング手法に、複数の契約書をリングファイルで綴じるケースがあります。

しかし、これでは目的の契約書を見つけるのに時間がかかるだけでなく、それだけを取り出す際にも手間がかかってしまいます。上述したように、ボックスファイルとクリアファイルを使い、個別にインデックスを付ける手法がおすすめです。

契約書管理台帳を作成する

契約書の現物が整頓され、ファイリングされたら、内容を確認できる契約書管理台帳を作成すると便利です。現物を探しに行く際にある程度の目安になるほか、万が一、契約書が紛失していた場合にも気が付きやすいといえます。

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クラウド契約書管理サービスで合理化できる

分類方法を吟味して決定し、整頓してファイリングを行っても、台帳の内容と現物を常に紐づけておくのは難しく、素早く目的の契約書にたどり着けるとは限りません。加えて、営業活動で日々増え続ける新たな契約書にも対応し、管理していかなければなりません。

こうした契約書の現物管理の限界を解決し、合理化するのがクラウド契約書管理サービスです。

複数項目で柔軟な検索・閲覧が可能

従来、紙の文書で締結されていた契約書を電子データ化し、わかりやすく分類してインデックス化したものをクラウド環境で一元管理するのが、一般的なクラウド契約書管理サービスです。

クラウド契約書管理サービスでは、現物管理では困難だった、複数の分類項目を個別契約書に持たせることで、目的の文書を素早く検索できます。また、契約書をデータ化するため、スキャンの手間はあるものの、検索結果から契約書の詳細内容まで閲覧可能となるのです。

電子契約機能を持つサービスも

クラウド契約書管理サービスのなかには、従来、紙で作成されていた契約書を、PDFのように電子化した「電子契約書」に置き換える機能を持つものがあります。

電子契約の仕組みは、作成した契約書をPDF化する際に「電子署名」と「タイムスタンプ」を生成して埋め込んで相手方に送付、これを確認した相手方が同様に電子署名とタイムスタンプをPDFに埋め込み、返送することで契約が完了するものです。

電子契約機能を持つ契約書管理サービスを利用すれば、契約書管理が容易になるのはもちろん、収入印紙や郵送代、印刷代が不要になり、人的リソースを削減できるといったコスト削減効果も期待できます。

スピーディーな契約締結と業務効率化

電子契約機能を持つ契約書管理サービスでは、押印のやり取りや郵送などが省略され、契約締結のプロセスが簡略化されます。これが人的リソースの削減と業務効率化につながるほか、契約締結のスピードアップも実現し、生産性と競争力の向上も期待できるようになるのです。

おすすめの契約書管理サービス

契約書の現物管理の限界を解決する、おすすめのクラウド契約書管理サービスを厳選して紹介していきます。

契約書管理ができる電子契約サービスのさらなる詳細についてはこちらからご覧になれます。

• 契約・合意にかかわる時間やコストの削減
• 世界標準の厳しいセキュリティをクリア
• 有名エンタープライズソリューションと連携可能

Docusignは、世界180か国^※で利用されている電子署名サービスです。申請や署名捺印を電子化し、契約・合意にかかる時間やコストを削減します。世界基準のセキュリティ基準を満たすデータセンターで運用されており、44言語^※の電子署名を利用可能です。また、Microsoft Office、Google Workspace、セールスフォースといった数百ものエンタープライズ・アプリケーションと接続できる柔軟なプラットフォームを用意しています。

※出典：ドキュサイン・ジャパン「DocuSign｜No.1の電子署名と契約ライフサイクル管理システム - ドキュサイン」（2024年4月12日閲覧）

• 紙と電子、両方の契約書を一元管理
• 取引先はアカウント不要、メールだけで利用可能
• 電子契約書の自動送信と自動保管で、ミスを削減

マネーフォワード クラウド契約は、契約に関するワークフローの承認から、紙・電子契約書の保管や管理までをワンストップで行えるサービスです。どちらの契約書も、契約書の種類や取引先、契約締結日などの共通項目で管理・検索でき、クラウド上で内容を確認できます。

電子契約においては、社内ワークフローによる決裁後、メールにて契約書が取引先に自動送信されます。取引先はマネーフォワードクラウド契約のアカウントを用意する必要はありません。取引先の合意締結後、電子契約書は自動保管されるため、保管の漏れやミスを減らせます。

• 印紙代を含めたコストを大幅削減
• 契約締結をスピードアップ
• 契約書を含めた文書をクラウドで一元管理

クラウドサインは、紙で進めてきた契約作業を、わずか数分間で完結させるクラウドベースの電子契約システム、文書管理ツールです。

締結頻度の高いNDA（秘密保持契約書）のような契約書や、毎月発生する取引先との受発注書のやりとりなどの手続きを簡略化し、相手側がサービスに加入しなくとも契約締結が可能です。雇用契約書や身元保証書などの入社書類も社内文書として電子化でき、管理を容易なものにします。
また、月間5件までの送信を無料で利用できるフリープランも用意、郵送にかかっていた事務手続きやコストの低減も期待できます。

クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社	株式会社メルカリ	ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。	紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です!	クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
資料を無料DL	資料を無料DL	資料を無料DL

• 契約書作成からレビュー、承認、締結後の文書管理まで一元化
• 契約に関するやり取りも契約書とセットで管理
• 社内向け説明会の開催や運用コンサルティングに標準対応

GMOサイン契約レビューパックは、契約に関する業務をまとめて管理できる契約ライフサイクルマネジメントサービスです。文書作成から承認、契約締結、更新管理までまとめて管理できます。

任意のキーワードで契約書を検索できるほか、独自にカスタマイズした契約項目による検索も可能です。契約書のステータスやタスクは、ステータスで管理できるので、契約業務の管理にも役立ちます。

• 紙の契約書に関連するアナログ作業を代行
• 秘密保持契約書、覚書、注文書など幅広い書類保管に対応
• 電子帳簿保存法に対応

Contract Oneは、契約書のオンライン管理を支援するサービスです。紙の契約書の印刷や押印、受領などのアナログ作業から、書類のデータベース化まで対応しています。ユーザーは契約期間や契約進捗など必要な軸で検索、管理可能です。電子契約書もアップロードできます。

• 紙や電子、PDFなどの契約書を一元管理
• スマートフォンアプリで契約書データを取り込み可能
• アラートやアクセス制限管理の機能を搭載

どこでも契約書クラウドは、独自の暗号化技術により契約書を暗号化したまま保存できる契約書管理システムです。紙の契約書をスマートフォンアプリで撮影するだけで、契約書全文をテキストデータ化して保存できます。

契約書は、パソコンやスマートフォンから全文検索でき、PDFとしてダウンロード可能です。見積書といった関連書類や、他の契約との親子関係など関連情報も管理でき、契約更新や終了のタイミングでのアラート通知にも対応しています。

• 法務案件の管理や契約書レビュー、締結後の契約管理まで対応
• 法務規模や課題に合わせて一部サービスから導入可能
• 情報を集約し法務ナレッジの活用をAIがサポート

LegalOn Cloudは、法務相談案件の管理、契約書作成、締結後の契約書の管理まで総合的に支援するリーガルテックプラットフォームです。

紙、電子問わず、締結した契約書を集約管理でき、管理に必要な情報を自動抽出し台帳を作成できます。キーワードや当事者名などの組み合わせで契約書を検索できるほか、更新期日のアラートも可能です。

• PDF、紙の契約書のデータ化、保管をお任せ
• 契約更新時期を自動で計算し、更新時期にメール通知
• クレンジングと名寄せにより取引先情報を自動更新

TOKIUM契約管理は、締結済み契約書の管理に特化した契約書管理システムです。紙の契約書は郵送するだけ、PDFはアップロードするだけで、全文をデータ化し、取引先名や金額などの項目を抽出して管理できます。

紙書類の保管代行にも対応し、必要に応じ1件単位で返却可能です。契約書の更新チェックのタイミングをメールで自動通知してくれるため、更新期限の見落とし防止に役立ちます。

• 契約書のPDFを入れるだけで契約データベースを自動生成
• 取引先名といった契約内容を自動で取り込むAIを搭載
• フォルダ階層を部署や目的に応じて作成可能

Hubble miniは、契約書をアップロードするだけで、契約内容の読み取りから台帳への反映まで自動化できる契約書管理システムです。契約書名や自動更新の有無などの項目を台帳に自動反映し、契約データベースを構築できます。

フォルダやドキュメントごとにアクセス権限を設定でき、権限をもつ契約書のみを表示させられます。アップロードした契約書は改ざん、削除ができなくなり、タイムスタンプにより非改ざん証明も可能です。

• 紙と電子の契約書を一元管理
• 紙の契約書の電子化依頼に最短3時間で対応^※
• 社内で保管する契約書も管理可能

CLOUD CABINETは、契約書の倉庫保管とデータ保管を組み合わせた管理サービスです。倉庫保管の請求書原本は電子化不要で登録され、必要なタイミングで電子化を依頼できます。電子化が必要な書類のみ電子化できるため、電子化コストを抑えられます。

リマインダー機能を使って、契約更新日や廃棄予定日を通知でき、廃棄は倉庫で対応してくれます。電子契約サービスや外部委託サービスと連携したり、データ管理のみ利用したりできます。

※出典：寺田倉庫「機能 - CLOUD CABINET」（2023年11月6日閲覧）

• 国内シェアNo.1^※1の電子認証局と直接連携
• 電子署名と電子サインを併用した契約締結
• 電子帳簿保存法に標準対応

電子印鑑GMOサインは、導入実績300万社以上^※1の実績を誇る電子署名と電子サインを併用した契約締結ができる電子契約システムです。

全世界で2,500万枚^※2の発行実績を誇り、政府機関や大手企業でも利用されているGlobalSignの発行システムと直接連携です。電子署名と電子サインを併用した契約締結もできるので、自社は電子署名で法適合性や署名権限を限定しつつ、相手方は電子サインで簡単に利用可能。

税法上で要求される検索機能を標準で実装しており、締結済みの電子契約を紙に印刷することなくそのまま保存できます。

※1　出典：GMOインターネットグループ「電子契約なら電子印鑑GMOサイン｜導入企業数No.1の電子契約サービス」（2023年11月22日閲覧）
※2　出典：GMOインターネットグループ「電子印鑑GMOサインが選ばれる理由｜電子契約なら電子印鑑GMOサイン」（2023年7月4日閲覧）

• 法務ドキュメントのやりとりを効率化
• 契約書の雛形や社内規定・規則の管理にも最適
• 専門家によるリーガルコメントもドキュメントと一緒に保存

Hubbleは、法務ドキュメントのやりとりに最適化した電子契約システムです。契約書を一度アップロードすれば、Hubble内でコミュニケーションを取りながら法務確認ができるので、社内全体での法務ドキュメントのやり取りが円滑に行えます。過去の変更履歴もバージョンごとに詳細に保存し、ドキュメントの作成過程を可視化するので、いつでも必要な情報に労せずアプローチできます。ドキュメントと一緒にコメントも保存できる機能を活かし、専門家のリーガルコメントを一括管理することで法務ノウハウの社内共有に活用できます。

• 契約締結に向けた法務相談から契約書面の審査、契約書保管まで一元管理
• 法務相談の要否を判定する簡易審査機能を搭載
• 契約情報や契約書データに審査情報と相談履歴を紐づけ可能

RICOH Contract Workflow Serviceは、契約書はもちろん、法務への相談も管理できる契約書管理サービスです。クラウドサイン、DocuSignと連携することで電子契約も一元化でき、電子契約した契約書を自動登録できます。

契約書管理は、契約書や添付ファイルの全文検索や条件検索に対応しており、締結経緯や相談履歴も確認可能です。設定に応じた日付で契約満了前にメール通知してくれるので、更新漏れや自動更新の終了漏れ防止に役立ちます。

• 契約書ごとのバージョン、メッセージ、参考資料などを案件単位でまとめて管理
• 自動変更されるステータスで案件進捗を把握
• GmailやSlackなどと連携可能

OLGAは、複数の契約書を案件ごとに管理できる法務案件管理クラウドです。受付フォームやメールによる法務案件の受付と自動案件化に対応でき、案件をステータス管理できます。

契約書のバージョン管理もでき、OCRにより2つの契約書の差分比較も可能です。また、蓄積したデータは、キーワード検索に対応しています。法務案件の受付から、契約書に関する情報まで一元管理したい企業におすすめのサービスです。

• 紙と電子の契約書はもちろん、関連書類も一元管理
• 管理台帳の項目をカスタマイズ可能
• キーワード検索や複数条件を掛け合わせた検索に対応

鈴与の契約書管理ソリューションは、電子契約書の管理、紙契約書の原本保管やスキャンニング、廃棄に対応できる文書管理システムです。外部サービスとのシステム連携により、契約書の作成からリーガルチェック、締結まで対応可能です。

原本の取り寄せや再預入れ、廃棄などの指示をシステム上から行え、履歴を含めた複数条件で情報検索できます。契約書の更新期日が近づくと、予告と警告の2段階に分けてお知らせしてくれます。

• スマートフォンアプリやWebで契約書の準備から署名まで可能
• カスタマイズ可能な書類テンプレート
• 契約書の進捗状況をリアルタイムで管理

DottedSignは、ユーザー数や送信数が無制限の電子署名サービスです。署名依頼の送信から電子署名、サイン済みファイルと署名ステータスのダウンロード、管理まで可能です。

自己署名やリモート署名など、さまざまな署名モードを搭載しているほか、署名依頼に参照ファイルを追加したり、ファイル添付依頼を追加したりできます。定型的に使用するドキュメントや署名、メール本文などをテンプレート利用できるので、工数削減にも役立ちます。

• アカウント課金型、定額で使いやすい
• 法務のやり取りもワークフロー機能で可視化
• タイムスタンプで安心のセキュリティ体制

freeeサインは、契約書の作成からレビュー、締結、管理までクラウド上で行える電子契約サービスです。締結した契約書はクラウド上に保管。レビューを含め、複雑な法務とのやり取りも可視化し一元管理できます。申込書をはじめ相手方の記入が必要な書面にも対応、タイムスタンプ機能で改ざんも防げます。料金は月額固定で、契約締結数や送信数に制限はありません。また導入後も、ヘルプデスクやユーザーコミュニティといったサポートを受けられます。

• 電子署名法･電帳法対応に完全準拠
• 契約相手先はログイン不要
• 認印相当の簡易署名が使い放題

paperlogicは、経理・総務・法務の法定保存文書を電子化する電子契約システムです。無制限で利用できるタイムスタンプ機能といった、電子認証基盤がすべて組み込まれているため、法令対応が1つのサービスで完結します。契約相手先はサービスを使用していない場合も、ゲストとして登録するだけで無料で利用できます。電子証明書の有無を署名者ごとに選択でき、証明書なしの簡易署名は制限なく好きなだけ使えます。

• 契約書のスキャンやデータ入力を代行
• 柔軟な検索・参照で契約書を管理
• 契約書の有効期限管理を効率化

クラウドサイン SCANは、紙の契約書をデータ管理する際に問題になる、契約書のデータ化や入力作業を代行し、CLOUDSIGNでの有効期限管理や柔軟な検索・参照を含む、一元管理によるすべての契約書管理を実現するサービスです。これによって手間をかけずに効率的な契約書管理が可能となり、業務効率化と管理コストの削減が期待できます。スキャンした紙の契約書を倉庫で預かるサービスも行っています。

• タブレットで記入した書類を自動でデータ化
• 手書き文字を自動認証し、転記作業ゼロへ
• クラウドサインと連携して、シームレスに電子契約締結

クラウドサインNOWは、店頭で取り交わす申込書や契約書を電子化。タブレットで記入した文字を自動でデータ化できる、対面契約型の電子契約サービスです。紙で収集していた申込書や契約書を電子化することで、事務作業の削減やコンプライアンスの強化につながります。手書き文字を高精度な認証機能によってデジタル文字に変換できるので、収集したデータをすぐに取り込めて店舗分析に活用できます。

• 契約書をオンラインで作成し管理
• 文書に関するやり取りをツール上で可能
• クラウドサインとの連携で契約をスムーズに

LAWGUEは、法務文書の作成を効率化するツールです。

条番号や参照番号のずれ、表記揺れを自動補正し、過去文書やひな形を活用して文書作成を効率化。類似条項の検索・比較や、欠落条項のサジェスト機能により文書チェックの精度も高められます。クラウドサインと連携すれば、契約書作成から契約締結までをオンラインで一気通貫して行えます。

【番外編】電子契約導入代行サービス

• 自社に合わせた環境で電子契約サービスを導入代行
• 運用イメージを明確にしてから導入代行を提供
• 問い合わせや設定変更など充実したアフターサポート

DD-CONNECTは、電子契約サービス「CONTRACTHUB」の導入から運用までをサポートする電子契約導入代行サービスです。導入後の運用について説明し、電子契約サービス導入時の不安を解消します。

準備や設定など運営維持のために必要な煩わしい業務を代行するため、自社に合った環境ですぐに運用可能です。また、契約書はクラウドサーバー上で共有や管理するため、いつでも閲覧でき管理業務にかかる手間を省きます。

契約書管理に最適なクラウドサービスを活用

有効期限も内容も個別に異なる契約書では、ある程度目安になりそうな管理手法をもとに、最適な方法を探していく必要があるでしょう。しかし、それでも契約書の現物管理は容易なものではなく、効率化に限界があるのも現実です。

これを解決するのが、クラウド契約書管理サービスです。

たしかに、利用料金のようなコストはかかるかもしれません。しかし、本文内でも解説したように、適切な契約書管理が実現できれば、企業にとってはメリットしかなく、導入を見合わせるのは、コストを惜しんだ以上の損失なのかもしれません。すべての企業で、自社の要件に最適なクラウド契約書管理サービスの活用が望まれます。

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