電子印鑑機能を搭載するワークフローシステムおすすめ7選

ワークフローシステムとの電子印鑑機能とは？

ワークフローシステムの電子印鑑は、電子文書に印影（押印後の朱肉の跡）を表示する機能です。つまり、紙文書にハンコを押印するのと同じように、デジタル文書にもデータ化した印鑑の押印が可能になります。

印影には、画像をアップロードした印影や、機能上で名前・日付を記入して作成する印影などがあります。画像をアップロードして利用する電子印鑑であれば、これまで使用してきた印鑑と同じ印影で利用できます。

電子印鑑機能を使用することで、電子文書の信頼性や信憑性が高まり、書類の改ざん防止にも役立ちます。

電子印鑑機能のメリット・活用場面

電子印鑑機能のメリットや活用場面について紹介します。

文書の信頼性や信憑性の向上

ワークフローシステムの電子印鑑機能により、文書の信頼性と信憑性を高められます。また、押印者名や押印日時がログとして残るため、文書の改ざん防止にも役立ちます。

社内外問わず信憑性が求められる重要なビジネス文書に対しては、非常に有用な機能と言えるでしょう。

無駄な作業の削減

これまで書類に捺印するために、パソコンで書類を作成して印刷、捺印されたら、スキャンしてデータ化して共有サーバーに保存（あるいは紙のまま保管スペースに格納）、といった作業が発生していた企業も少なくないでしょう。

しかし、電子印鑑機能搭載のワークフローシステムを導入することで、パソコンからわざわざ印刷するといった作業が不要になり、申請や保管業務を効率化できます。紙での保管も不要になるため、保管スペースの確保も要りません。

リモートワークの促進

捺印が必要な稟議・決裁業務でも、電子印鑑機能によりすべてクラウド上で完結できるため、リモートワークの普及にも寄与します。電子印鑑機能搭載のワークフローシステムを導入することで、捺印のためだけに出社をするといったことが不要になります。

捺印後の回覧・承認もシステム上で場所を問わず行えるため、場所を問わず稟議手続きが進められます。その結果、承認・決裁が素早く完了して、意思決定スピードの向上も期待できます。

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電子印鑑機能を搭載するおすすめワークフローシステム7選

電子印鑑機能を搭載したワークフローシステムを紹介します。電子印鑑機能以外の機能もあわせてチェックしてみましょう。

コラボフローは、申請・承認や段階別の入力制御、代理申請・代行判定などの機能を備えたワークフローシステムです。導入や運用が簡単で、連携機能が充実していることが強みです。Excelで作成した帳票や申請書をそのまま電子化でき、今の運用を変えずにワークフローを構築できます。申請者や判定者の印影を表示できる機能では、ユーザー名から印影を自動生成したり、利用している印鑑の画像をアップロードして表示したりが可能です。

Create!Webフローは、紙の申請書のようにデザインされた入力フォームを使って申請ができるワークフローシステムです。直感的な操作画面と、既存の承認フローに柔軟に対応できる点が強みです。また、他システムとの親和性も高く、業務拡張や将来的なシステム変更にも対応します。印影を使用した承認も可能で、承認ルートにあわせて自動でフォーム上に印影を表示できます。

Gluegent Flowは、申請から経路設計、承認までを一貫できるワークフローシステムです。直感的な操作性と高度な自動処理機能が強みです。承認や差し戻しに加え、条件に基づく承認経路の変更など、柔軟な経路設計も可能。さらに、Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携により、業務プロセスの効率化も実現します。プレースホルダーを活用すれば、電子印鑑を押印可能で、ユーザー名・処理名・日付が表示可能です。

NI Collabo 360は、スケジュール管理や文書共有管理、ワークフローを搭載したグループウェアです。スケジュール管理や高機能ワークフローなど、あらゆる規模の企業に必要とされる機能を標準搭載し、多機能と低価格を両立している点が強みです。ワークフローでは、条件分岐や引上承認、条件付承認などさまざまな設定ができます。画像を使用した印影や、名前のみ、名前＋日付の簡易印影を使用可能です。

楽々WorkflowIIは、申請フォームや承認フローを簡単に設定できるワークフローシステムです。業務判断のスピードアップやペーパーレス化によるコスト削減に貢献します。また、既存の書面を取り込んで従来と同じフローで承認できるように設定が可能です。文書を承認すれば、押印したように印影を承認欄にスタンプできます。

Garoonは、業務プロセスや意思決定をサポートするワークフロー機能を備えたグループウェアで、申請の電子化やフローの統一に貢献します。業務フローに合わせてフォームや申請経路を柔軟に設計できる点と、スマートフォンやタブレット端末からも申請を処理できる点が魅力です。経路分岐や上長設定、代理申請、代理承認などの機能を備えており、業務の停滞やタイムロスを防止してくれます。電子印鑑機能により、ペーパーレス化とスムーズな承認も実現します。JavaScriptを用いてカスタマイズすることで、印影画像を表示できるようになります。

X-point Cloudは、直感的に使える申請書入力フォームを備えたクラウド型ワークフローシステムです。承認ルートをノーコードで作成する機能や、全項目が検索対象となる強力な検索機能、外部システムとの連携機能などを備えています。そのまま使用できる申請書テンプレートが1,000以上あるため、初期設定の手間を省けます。印影機能では、フォーム上に承認者や日付記載の印影を表示でき、担当者名称の入れ方や印影内の文字もカスタマイズできます。また、画像ファイルを印影として用いることも可能です。

サービスを比較しましょう

ワークフローシステムの電子印鑑機能は、押印者名や日時がログに残ることで文書の改ざんを防ぎ、重要なビジネス文書の信憑性が向上します。

また、印刷や保管スペースの確保が不要になり、印刷やスキャンなどの作業も削減できます。

リモート環境でもクラウド上で文書への捺印と回覧が可能となり、意思決定の迅速化とリモートワークの普及を後押しします。

ワークフローシステムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILではワークフローシステムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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