不動産業界向け契約書管理システムおすすめ比較！解決できる課題
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不動産業界で活用できる契約書管理システムの機能
契約書管理システムとは、不動産契約を行う際に必要な契約書の作成・保管・共有などをサポートするシステムです。受け取った契約書の情報を自動で反映できる機能や、格納している契約書から管理台帳を作成するような機能があります。
不動産業界では、書類を電子化する機能やオンラインでの情報共有などの機能によって、煩雑な紙による契約書管理を効率化できたり、郵送の手間を削減できたりします。
契約書管理システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。
不動産業界における契約や書類関連の課題
不動産業界では、多くの契約書の締結や契約書の確認などを行う必要があり、それにあたって契約書管理や共有にまつわる課題が発生することがあります。
普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。
契約に多くの書類が必要
不動産に関する契約を行う場合、売り手と買い手ともに多くの契約を交わさなければなりません。その際、紙による契約を行っていると多くの書類が必要になります。
紙の契約書は作成に手間がかかることはもちろん、保管・管理することも大きな手間になります。更新漏れが発生したり、大きな保管スペースが必要になったりなど、多くの書類を紙で処理することに大きな負担がかかるでしょう。
情報共有に時間がかかる
紙で契約書やそのほかの書類をやり取りする場合、情報共有に時間がかかります。たとえば、わかりやすい賃貸契約で考えてみましょう。
まず、紙で契約書を作成した不動産業者が賃借人に契約書を送付します。その後、賃借人はその契約書にサインして不動産業者に返送し、不動産業者は契約書をさらに賃貸人にも送付します。これで双方の契約への同意が確認できるため、契約書の締結が完了です。
不動産業者と賃借人、不動産業者と賃貸人で複数回郵送を必要とすることから、情報を共有するためだけに多くの時間がかかることがわかるでしょう。
非効率的な業務が多い
情報共有による郵送を含め、紙での契約業務は非効率的なことが多いです。
郵送には、契約書の印刷・封筒への宛名記入・封入作業など多くの手間がかかります。また、紙で契約書を保管していると検索性が悪く、必要な契約書を探す際もムダな時間がかかります。オフィスの場所を移転する際にも多くの契約書を移送しなければならず、ムダなコストがかかるでしょう。
このように、紙で契約書管理を行っていると非効率的な業務が多くなり、結果として売上向上施策の遅れ、ムダな人件費の高騰が発生する可能性があります。
不動産業界の課題を契約書管理システムで解決できる理由
不動産業界では、「契約に多くの書類が必要」「紙での非効率な業務が多い」など契約書や書類業務に関する課題がありますが、契約書管理システムを使えばそれらの課題も解決できます。
契約書を含む書類業務の課題を解決できる理由を、契約書管理システムの機能や詳細とともに説明します。
書類を電子化できる
契約書管理システムを導入した場合、従来の紙による管理と大きく変わる点は書類を電子化できる点です。
書類を電子化することで次のようなメリットがあります。
- 契約書作成の手間が削減できる
- 契約書を紛失するリスク、盗難されるリスクが下がる
- 契約書郵送にかかっていた紙代・インク代・郵送費が削減できる
- 保管にかかっていた保管スペースにかかるコストが削減できる
- 契約期限通知機能があれば契約の更新漏れを防止できる
オンラインでの情報共有も可能
オンラインで書類の情報共有ができる点が契約書管理システムの大きなメリットです。
従来の紙による契約の際には契約の郵送・確認・返送のプロセスを経る必要があったため、手間も時間も大きくかかっていました。双方に契約の意思があることを確認できたタイミングから、実際に契約書を取り交わせるまでのリードタイムが長いことで、売上に計上するタイミングを予測することが難しいケースも多かったでしょう。
しかし、オンラインで情報共有が可能になれば、郵送の手間と時間が大きく削減できるため契約までのリードタイムも大幅に削減できます。契約者双方の契約の意思を確認した段階で契約書の共有ができるため、タイムラグなくスムーズに契約が成立します。
さまざまな機能で業務が効率化する
紙での業務を契約書管理システムでの業務に置き換えることで、多くの業務が効率化します。
たとえば、契約更新のアラート機能を使えば契約書の更新日が近くなると自動でアラートにより通知してくれるため、更新漏れや再契約にかかる手間も最小限にできます。また、文書検索機能を使えば必要な文書をすぐに見つけられるため、契約に関して必要な書類を探す時間を大幅に削減できるでしょう。
このように紙での契約書管理ではできなかったことが、契約書管理システムを使うことでできるようになり、さまざまな業務が効率化します。
不動産業界向け契約書管理システムおすすめ比較
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不動産業界向け契約書管理システムで業務を効率化しよう
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それだけでなく、契約書管理システムでは業界問わず書類の管理機能でペーパーレス化ができるメリットもあるため、業務効率化やコスト削減につながります。
不動産業界向け契約書管理システムを導入する際には、オンライン契約機能や文書の電子化機能が搭載されているか確認し、不動産業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。
また、不動産業界では契約書管理システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。
