電子契約システムを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

電子契約とは、契約にかかる書面をすべてパソコンやクラウド上で作成し、そのままオンラインで契約を締結する方法です。主にビジネスシーンにおけるペーパーレス化を実現する目的で広まっており、電子契約を結ぶための法整備も進んでいます。

これまで紙ベースで締結していた契約をオンラインに移行するとなると、セキュリティや署名押印などの問題をクリアしなければいけません。近年はこれらの問題を解決するため、安全に電子書面をやり取りできるシステムが多数登場しており、システム上で電子署名を簡単に付与できるようになっています。

【電子契約システムの主な機能】

電子契約システムには、契約締結のための機能や、電子契約書を安全に管理するための機能、そして契約プロセスを効率化・簡略化するための機能などが実装されています。たとえばタイムスタンプ機能と電子証明書の発行機能により、いつ、誰が、どの書類を作成して契約を結んだか、すぐに判別が可能です。

さらに、システム上で書面の真正性や非改ざん性を担保できるので、業界・業種にかかわらず広く導入・利用され始めています。これまで紙ベースの契約が当然とされていた業界でも、今後さらに電子契約が一般的になるでしょう。

【契約プロセスの効率化やペーパーレス化を実現】

電子契約システムは契約プロセスの効率化に欠かせません。従来の紙ベースの契約では、契約書の作成と印刷、製本、署名押印から相手先への郵送など、さまざまな手間がかかりました。特に、日々多くの契約を締結する大企業の場合、書面の作成から管理に至るまで、多額のコストを負担しなければいけません。

そこで、電子契約システムを導入することで、契約プロセスを効率化・簡略化するとともに、契約の締結にかかるコストを削減しようとする動きが、大企業を中心に広まってきたのです。契約プロセスをオンライン化すれば、ほとんどすべての契約書類を電子データとして扱えます。

【契約データをセキュアに管理できる】

さらに、セキュリティの強固なシステムを導入すれば、紙ベースでの契約よりも、安全に契約情報の管理が可能です。契約の締結に必要な作業がすべてオンラインで完結するので、総務や経理部門の業務生産性の向上を目指す企業にとっては、いまや欠かせないシステムといえるでしょう。

【契約に至るまでのコストを削減できる】

電子契約システムを導入すれば、契約に至るまでにかかるコストの多くを削減できる点が、まずメリットとして挙げられます。5万円以上の契約を紙ベースで締結する場合、契約書に印紙を貼付する形で印紙税を納めなければいけません。一方、電子契約なら印紙税の納付自体が不要になるため、大きなコスト削減につながります。

【契約書面の印刷費用や相手先への郵送費なども削減可能】

また、契約書面の印刷費用や相手先への郵送費なども、電子契約ならば丸々削減が可能です。印刷費や郵送費は小規模企業ならば微々たる金額かもしれませんが、毎日のように契約を結んでいる大企業の場合、年間での費用はかなりの額になります。それが完全に削減できるため、企業全体の業務コストを大幅に減らせるでしょう。

【契約書を電子データとして保管できる】

さらに、電子契約システムならば、契約書を電子データとして保管できます。強固なネットワークを敷いておけば、紙ベースで管理するよりも安全に管理できるでしょう。過去にさかのぼって、誰がいつ、どの書類に電子署名をしたか一目で判別できるので、コンプライアンスの強化にもつながります。

加えて、クラウド型の電子契約システムを導入すれば、担当者がオフィス以外の場所から契約の締結や電子書面の管理が可能です。社員の外出が多い企業はもちろん、在宅勤務やテレワーク、リモートワークを実施している企業にも重宝するでしょう。

【電子契約に対応していない書類もある】

近年は、一般企業が締結するほとんどの契約書類が、電子契約に対応しています。しかし、定期借地契約や特定商取引法で定められた書面など、紙ベースの契約締結が義務とされているものもあります。電子契約システムを導入した場合、電子契約と紙での契約が混在することになり、管理が難しくなってしまう場合もあるでしょう。

【管理体制の変更が求められる】

さらに、電子契約システムの導入にあたっては、従来の業務フローや書面の管理体制などを変更しなければいけません。システムの利用が定着するまでは、慣れない作業で契約担当者の生産性が一時的に下がってしまう可能性もあります。

【外部からの不正アクセスや内部不正のリスクがある】

また、電子契約システムを安全に運用できる体制にしておかなければ、外部からの不正アクセスや、社員によるシステムの不正利用などが発生する恐れもあるので注意しましょう。

ルールに則って運用する限り安全に情報を管理できますが、クラウドシステムは常に不正アクセスの可能性がある点は忘れてはいけません。情報システム部門と連携を取りながら、安全に運用できる体制を構築しましょう。

【「当事者型」か「立会人型」のどちらを選ぶか？】

導入する電子契約システムを選ぶ際には、まずは「当事者型」と「立会人型」のいずれに該当するかを確認しましょう。前者は契約を締結する本人が、電子署名を付与するタイプです。本人確認のために、認証サービスに対して特定の書類を提出するといった手続きが求められます。

一方、後者の立会人型は、当事者以外の第三者が、当事者の指示や依頼のもとで電子署名を付与するタイプです。通常、立会人型の電子署名はシステムのサービス提供事業者の名義となります。いずれのタイプもメリット・デメリットがあるので、自社のニーズや環境に合った方を選択しましょう。

【契約書の種類や枚数に合ったサービスか？】

また、導入するシステムは、取り交わせる契約書の種類や枚数に応じたものでなければいけません。電子契約システムにかかる費用は、基本料金に加えて、一定の枚数まで料金が変わらないプランと、取り交わす契約書の枚数に応じた従業課金制になっている場合が多くあります。

毎月締結する契約書の枚数を確認し、もっともコストパフォーマンスの高くなる料金形態を利用できるサービスを選びましょう。

【ベンダーのサポートは十分か？】

加えて、上記のように安全にシステムを運用できる機能や、サービスベンダーのサポート体制の充実度にも注目する必要があります。サポート体制はベンダーによってかなり変わってくるので、社員のITリテラシーに応じて、最適な支援を受けられるサービスを選ぶことが大事です。

【社員への周知と教育に力を入れる】

電子契約システムの導入にあたっては、事前に社内の理解を得ておく必要があります。導入のメリットに加え、契約にかかる業務がどう変わるのか、ルールの変更点はどこなのかなどを明確にして、社内に広く周知しましょう。実際にシステムを利用する現場の意見を取り入れつつ、スムーズに運用が定着するように、社内教育にも注力しなければいけません。

【取引先から電子契約の同意を得ておく】

また、実際に電子契約を締結する際には、事前に相手方の同意を得ておく必要があります。たとえ社内で問題なく電子契約システムを運用できるようになっても、相手方に拒否された場合、契約を結ぶことができません。電子契約の環境が整っていない企業も多いので、必ず取引先に電子契約の可否を確認しておきましょう。