NotePMの評判・口コミ

NotePMの導入が進むに連れて、社員が自ずと何かあった時にNotePMを見るようになったことで、社内の不要な問い合わせを削減し、業務を効率化することができました。 また、各業務手順や申請方法をページ化して新入社員の研修でも利用できており、研修コストの削減に貢献しています。

こういったツールはそれまでにも利用していましたがNotePMは検索性に長けており、他のツールと比べて参照したい情報に辿り着くのが速いと感じます。長時間使っていると色々検索しているだけでどんどん時間が経ってしまうので検索性が優れている事で細かく時間を節約できています。

これまで引き継ぎようのマニュアルというものがなく、引き継ぎ後に新たな疑問が生じた場合でも担当が退職していて聞きようがないといったことがあったのですが、NotePMの導入以降は退職者に引き継ぎ情報をマニュアル化してもらっており、それによって担当者がいない場合でもスムーズに引き継ぎ情報を確認できるようになりました。

新人教育において、教育担当によって作業手順の教え方が違うことが後々作業効率を悪化させていることがわかり、新人教育用のマニュアルをNotePMで作成しました。以降、NotePMを使って教育時に使うマニュアルを統一したことで、作業手順のムラを無くし悪化していた作業効率を改善することができました。

社内の情報管理はそれぞれ属人化されており、やり取りに段階を踏まなければならず効率が悪いと感じていましたが、NotePMの導入以降は共有フォルダですぐに情報を確認できるようになり工数を削減できました。 社外への情報共有も可能で、社内外の情報管理を一元化することができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 チャットでの業務連絡が多く、毎朝、仕事前にチャットツールを開いて確認しており、特に週明けには週末からの連絡が溜まるので、見るだけで時間が掛かっていました。Note PMが導入され、業務連絡の周知がNotePM上で行われるようになってからは、毎朝チャットツールを開く必要がなくなり確認にかける時間を削減できました。

以前は社内の情報が複数の異なるツールで保存されており、基本的には問題なくてもいざ必要となった時にすぐファイルを見つけられないというデメリットがあったのですが、NotePMで社内の情報やナレッジ、FAQ、ポータルなどを一元管理できるようになり、情報が一つの場所にまとまっていることでファイルを探すための画面、ツール遷移がなくなり、従来と比べてより迅速にファイルを見つけられるようになりました。

以前使っていた紙のマニュアルは文飾や解説箇所の画像がなく、初めて見る人からするとややわかりづらい部分が多かったのですが、NotePMを使い始めて以降はマニュアルのページ上でさまざまな文飾をしたり、画像や動画を埋め込めるようになったことで、よりマニュアルとして内容を厚く、わかりやすくすることができました。

リモートワーク中に仕事を中断する最も大きな理由が他の人からの質問で、職場であれば質問を聞きつつ自分の仕事を続けられるのですが、リモートの場合は着信に出る必要があるので必ず一度作業が中断されるのが悩みだった。。NotePMが導入され、質問されるであろう内容を全てマニュアルにして投稿してからは質問を受ける回数が激減し、仕事中のストレスを一つ解消することができた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMを使う前には異なる文書管理ツール(無料)を利用していたのだが、検索性が弱く、ページが増えてくるとそれを見つける作業に時間が掛かってしまうようになりました。その点NotePMならページ名、中身のテキスト、添付データ名とそのデータがwordやpdfであればさらにその中身のテキストまで検索範囲に指定でき、ほとんど一発でヒットするので検索に時間が掛からずイライラすることもなくなりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 誰でもノウハウを投稿できる場があることで、情報共有が活発化し、共有された情報をさまざまな業務で活用できています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 自社では各部署間での情報連携が乏しく、情報の問いあわせやタスク、スケジュールのすり合わせがうまくいかないことが課題となっていました。 NotePMの導入によって問い合わせなしで各部署の情報にアクセスすることができるようになり、カレンダーに関しても共有できたことでスケジューリングが容易になりました。

・社内において口頭の情報伝達は同じ内容でも話す人によって一部食い違いが出てくることがあったが、NotePMで情報を伝達すればそういったことがなく、スムーズに共通認識を確立できる。 ・作業手順に関しても上記と同じように教える人によって手順にムラがあったが、NotePMを使ってマニュアルを統一、手順のムラをなくすことができた。

【導入前の課題】 チーム間でのコミュニケーション不足により、同じような課題を複数回解決する非効率がありました。 【導入後の効果】 全社での統一的なナレッジ管理が可能になり、情報の属人化が解消されました。 メンバー全員がアクセスし、必要な情報を検索できるので、コミュニケーション不足でも業務を効率的に回すことに成功しました。

自社内ではスタッフに年齢層、リテラシーに幅があり、オンラインマニュアルの導入はこれまで失敗した過去もあったので若干の心配がありました。 しかし、NotePMはUIの見た目が非常にわかりやすく、スマホからも簡単に操作できるため、年齢層やリテラシーの差に関係なく全ての社員がシチュエーションに合わせて便利に使っています。

NotePMの導入前に利用していたオンラインマニュアルツールでは、マニュアルのページを作成するためにCSSが必要だったため、マニュアルのアイデアがあってもCSSの知識がなければページが作れませんでした。 NotePMの導入以降は特別な知識がなくてもマニュアルを作成できることで、導入3ヶ月目にはマニュアルの項目が約2倍に増え、より多くのトラブルをマニュアルを参照して対処できるようになりました。

従来マニュアル作成は限られた数人が行なっており、あくまでマニュアル作成者側の視点であることでユーザーからすると分かりづらい部分があったが、NotePMの導入以降はユーザーが自らマニュアルを作成できるようになったことでユーザー目線のマニュアルが増え、作業をより円滑に進行できるようになった。

これまで社内では口頭での教育がメインで、マニュアルは研修の時に数回目を通すくらいの存在だったことで、新たにマニュアルが作成されるということがなく、ナレッジの蓄積ができていなかったのですが、NotePMの導入により口頭で教育する事柄をマニュアル化し教育コストの低減ができたことに加えて、マニュアルを作る作業が簡素化されたことで新しいマニュアルが頻繁に作成されるようになり、ナレッジの蓄積を始めることができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 物理的なマニュアルは見たい時に手が届く範囲にないとすぐ確認できないというデメリットがあったが、オンラインマニュアルは作業中でも各自がパッとスマホから確認できるのでネット環境がある限り見れないということがなく、NotePMのおかげで全体的に作業の進行がスムーズになったと感じる。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 オンラインマニュアルの構築によって同じ質問をされる回数が減った。

業務の過程で疑問が発生した場合に「誰に聞けばいいのかわからない」という状況に陥りやすく、疑問を解決できるまで予想以上に時間がかかってしまうことが多かったのですが、NotePMがあることで疑問がある時はとりあえずNotePMを確認するようになりました。各担当の連絡先もNotePMに保存してあるので、NotePMで疑問が解決できなかった場合でもすぐ適当な担当に連絡を入れることができます。

紙媒体のマニュアルを使っていた頃は、一度作られたマニュアルの内容が更新されるということはほぼ無く、時間が経ち、業務にも細かな変化が出るにつれてマニュアルとしての内容が十分ではなくなっていました。NotePMが導入されて以降は、パソコンやスマホから手間をかけずマニュアルを更新できるようになったため、内容に不備があれば積極的に更新されるようになりました。

従来のオンラインマニュアルは社内サーバーで共有されており、検索などができなかったため、マニュアルを見るときは多数の項目から目的のページを目視で順に探していく時間がありましたが、NotePMはワード検索ができるため目的のページを検索からすぐに呼び出すことが可能となり、無駄にページを探す時間を削減して作業効率を改善できました。

日報業務に活用しており、部署ごとによってデジタル、アナログで分かれていた日報管理をNotePMで一元管理して社内でも社外でも、パソコンもしくはスマホから日報を作成、提出できるようになりました。 日報が提出されるとあらかじめ設定した方法で通知が届くので目につきやすく確認漏れの低減にも効果が出ています。

マニュアルや各コンテンツ、スケジュールや社員、取引先の連絡、個人のメモまで社内の情報と呼べる全てを一箇所にまとめて管理できるので、必要な情報が瞬時に見つかります。以前は必要な情報にたどり着くために複数の担当に連絡を繋ぐこともあったのですが、NotePMの導入以降、情報の検索がそれまでとは比較にならないほど簡易化できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 仕事を進める上で誰もが様々な情報を色々な理由で確認しますが、その際に発生する問い合わせの数が予想以上に増えてしまい、問い合わせの対応担当の業務過多が問題となっていた。 NotePMの導入により、問い合わせる前にまずはNotePMを確認するようになったことで大体の問い合わせはそこで自己解決できるようになり、結果として問い合わせにエスカレーションしたものは対応履歴からマニュアルを作成することで問い合わせの全体数を常に最低限に抑えられている。

新たなにプロジェクトを任されたのですが、前任者が退社しており、管理に関するノウハウを教わることができませんでした。しかし、NotePMに主な管理マニュアルや気をつけるべきこと、過去発生した問題のまとめがあったことで、前任者がいない状況でも問題なくプロジェクトを引き継ぐことができました。