NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 コア業務が忙しいと紙媒体の業務マニュアルを新規作成、更新する作業はなかなか行えず、業務内容に変更があってもマニュアルは以前のままといったことがよくあったのですが、NotePMならパソコンやスマホで空き時間にサクッとマニュアルを作成したり更新できることで、常に最新の業務内容に合わせたマニュアルを共有できるようになりました。

私の場合、業務委託という形で会社に籍を置いているため、ある意味一般の社員さんとは壁を感じることも多く、何か疑問があってもいちいち問い合わせて社員さんの手を煩わせることに遠慮を感じることも多いのですが、NotePMがあることで何か疑問がある場合にNotePMで情報が見つかれば自己解決できますし、情報が見つからない場合でもNotePMで一度確認した後なら気兼ねなく問い合わせできます。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前からナレッジの蓄積が推進されていたがHTMLでの作成だったので一部の社員しか投稿できないといった課題がありました。 NotePMはHTML要らずでノートを投稿できることで、文字通り誰でも簡単にナレッジをノート化することができ、上記の課題を改善できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの蓄積が進み、さまざまな業務で応用できるようになったことで業務を円滑に進められるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前利用していたツールと比べて編集の操作が簡単になったことで情報更新の頻度が増したことに加え、検索性が高いことで必要なノートに素早くリーチでき、情報確認の速度化によって業務全体の生産性を向上できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ノートの更新履歴が詳細に残るので何か問題があった場合に原因がわかりやすいのはありがたいです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内で発生する問い合わせの中で、新人が増える時期や繁忙期に特定の重複した内容の問い合わせが多く発生することで対応業務の負荷となっていましたが、NotePMを使ってそういった問い合わせに対する答えをどんどんマニュアル化して共有することができるようになり、問い合わせの数を減らして問題となっていた対応業務の負荷を軽減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内のファイルサーバは検索性が悪く、キーワード検索をかけてもなかなか必要な情報に辿りつくことができず、無駄に時間を使うことが多かったのですが、NotePMは検索性能が優秀で、さまざまな絞り込みに対応しているため個人的には今のところ検索で時間を取られたことがありません。

属人化しているナレッジのマニュアル化は、会社としては非常に有益ですが、社員側からすると自分の頭に入っているナレッジをわざわざマニュアル化するという作業自体が負担であるとも言えるので、自発的にマニュアルを作成してくれる社員は少ないのが現状でした。 NotePMならマニュアル化されたページにいいねをつけたり、感謝のコメントを書き込めるほか、ページを見た人がわかる、閲覧数をランキング形式で表示できるなど、ナレッジをマニュアル化することで会社への貢献度を感じやすいためモチベーションが生まれやすく、NotePMの導入以降は積極的にマニュアルを投稿してくれる社員が増えました。

導入前は各店舗で独自のツールを使用しており店舗により異なるマニュアルで店舗格差があり、また店舗同士の知識、ノウハウの共有はできておらず、またスタッフも情報共有の重要性の認識は低かったと感じていた。 導入後、各店舗のマニュアルを参考に新しいマニュアルを作成、統一化を図り、また誰でも情報投稿ができるようになった為（以前は主任のみだった）スタッフ達が自発的に投稿し始めて意欲にもつながったと感じている。画面も見やすく検索もしやすい使い勝手の良さはパソコンが苦手なスタッフへのハードルをも下げ情報共有しやすい環境作りが実現。作成面、テンプレートが多く、下書き機能もあり容易に作成できた。ツリー構造でフォルダ管理も容易。情報共有状況、更新情報が履歴として残り状況把握ができるのも便利。結果、各店舗の格差がなくなった他、情報共有がしやすくなったことでノウハウを均一化できた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMの導入以前は、自社独自のツールでナレッジの蓄積を進めていたのですが、そのツールではページを作成するためにHTMLの知識が必須で、それがネックとなり思ったようにナレッジが集まらないという問題がありました。 NotePMの場合はマークダウンでページを作成でき、HTMLと比べて非常に簡単であるため、NotePMを使い始めてからは急速にナレッジの投稿数が増えました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの数が増えることで自社マニュアルとしての品質をより向上することができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 導入当初はマニュアルをデジタル化することが目的でしたが、使っているうちに日報や署名済みの稟議書、議事録などの書類を電子化して保存できることの利便性に気付き、今では社内の電子化できる書類は全てOCRで読み込んでNotePM上で一元管理しています。紙書類を管理する手間が省けたうえに、書類検索を大幅に効率化できました。

自分が新人だった頃はこういったオンラインマニュアルが無く、作業方法がわからないがいちいち質問で上司を煩わせるのも気が引け、独自の判断で進めてしまい結果的にミスにつながるというパターンがありましたが、今ではNotePMがあり、基本的なマニュアルから多種多様なトラブルの対処法、作業を早く進めるためのノウハウまで様々なTipが共有されているので、導入によって新人のミスを大幅に減らすことができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 マニュアルが紙媒体だった時は「マニュアルはすでに完成されているので新規項目の追加は基本的に無い」という共通認識になっており、自分自身も新たなマニュアルを追加することなど考えてもいなかったのですが、NotePMの導入で属人化していたナレッジをマニュアル化する流れができ、紙媒体の頃と比べてより質の高い自社独自マニュアルを作ることができています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 マニュアルの項目が増えれば増えるほど作業がスムーズに進み、社員間での問い合わせもなくなるので非常に効率が良いです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 毎年新入社員が入る時期になると、作業の手順はもちろん各申請方法、社内手続きなどの方法に関して新入社員からの問い合わせが急増し、顧客からの問い合わせ対応に支障が出ることがありました。 NotePMの導入後は問い合わせがあった場合にその内容とアンサーをマニュアルにまとめるようにしたことで、問い合わせがあってもNotePMを確認するように指示するだけで済むようになり、顧客対応の遅延を防ぐことができています。

以前は社内で各個人とのメールやチャット、または異なるクラウドストレージ上に情報が散在していた事で、いざ何かしら過去のデータを参照するとなったときに該当情報がどこにあるかわからず非効率的な場面が多々ありましたが、NotePMが使われるようになってからは全ての情報の保存管理をNotePMにまとめることができ、過去のデータ検索も容易になりました。

・検索性の向上 社内のデータを一元管理しているが、検索時の細かなオプション設定が可能なことで検索に時間を要する事がなく従来利用していたツールと比較して段違いに速くデータが見つかる。 ・シンプルな操作性 従来利用していたツールは専用のアプリが必要で、操作もやや煩雑な部分があり一部の社員からは使いづらいと言われ敬遠されていたが、NotePMはブラウザで使えてUIのデザインや操作がシンプルなので使いづらいというクレームが出ておらず、全ての社員が平等に利用できている。

紙媒体でマニュアルや議事録、日報等を管理していましたが、保存管理に手間が掛かることに加えて、膨大な紙書類の中から必要な書類を探すのがかなり大変で、1時間経っても書類が見つからないようなことも多々ありました。 紙書類を電子化してNotePMでの管理にシフトして以降は書類を探すときに検索をかけられるため必要な時すぐに書類を見つけられるようになりました。また、それまで紙媒体の書類を保存管理するために使っていた物理的なスペースも空ける事ができ書棚がスッキリしました。

以前利用していたツールは作成したノートを誰が既読したか、誰がまだ未読なのかこちらで確認する術がなく、業務手順の変更など確認必須のノートを読んでいない人がいると、そのせいでその後の業務に大きな支障が出る事がありました。 NotePMはノートごとの閲覧履歴をアカウント単位で確認できるため、未読のアカウントを簡単に洗い出す事ができ、それぞれ確認を促せることで上記のような業務への支障が発生しなくなり、情報伝達を円滑化できました。

社内で共通認識が必要な情報に関して、口頭やメールでの伝達だと時間が経つにつれて忘れられてしまったり、口頭伝達が続くことで内容が誤って伝わる事があったのですが、NotePMにアップする事で全社員が同じソースをもとに共通認識を確実に共有できるようになり、口頭やメール伝達によるトラブルをなくす事ができました。

ここ数年で事業を拡大したことで、新たに多くのマニュアルを作成、共有する必要があったものの、それぞれ常に忙しい事もあり口頭伝達で済ませてしまう事が多く、それによって業務の進め方にムラがでたり細かいミスが頻発するという問題が出てきました。 NotePMでオンラインマニュアルを作成してからは、業務上のTipを誰でも簡単に記事化して共有できるようになり、ムラがでていた業務手順の標準化、口頭伝達による細かなミスの発生防止に大きく寄与できました。

①導入前 社内情報が分散しており、必要な情報へのアクセスに時間がかかっていた。 ②導入後 社内のあらゆるドキュメントやナレッジをNotePMに一元管理できるようになった。 キーワード検索だけでなく、ファイルの中身まで検索できる全文検索機能で情報探索時間が大幅に短縮された。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内における有益なノウハウの属人化、また情報の散乱が問題となっていましたが、NotePMの導入以降、属人化していたノウハウのマニュアル化と散乱している情報の統一管理が進み、前述の問題をスムーズに解決できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 各情報共有が効率化したことは肌で感じていますが、特に業務の引き継ぎ情報がNotePM上にあることで急な引き継ぎや前任者不在の引き継ぎに対応できるのが便利に感じています。

社内の各部署でこれまで蓄積してきた紙書類が膨大な量になっており、何らかのタイミングで過去の書類を確認する必要がある際、悪い場合だと半日かかっても該当書類が見つからず、既に紛失している可能性もあるがそれすらも100%断定できないというひどい状況でした。それらの書類をデータ化してNotePMに集約した事で、書類の確認が必要な場合にワード検索で該当書類を素早く呼び出す事が可能となり、書類検索に要する時間を劇的に短縮できました。

マニュアルや取引先情報、社員情報などを紙管理から電子化してクラウド管理に変更して以降、検索にかける時間を大幅に短縮することができ、必要な情報を必要な時に素早く参照できるようになったことで、マニュアルが見られないことが起因となるトラブルを減らしてスムーズに業務を進行できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内で各部署、各担当による業務情報のブラックボックス化が進んでしまい、問い合わせの頻度が増えたことで業務進行が遅れる事案が増えていました。 NotePMの導入以降はブラックボックス化していた情報をノート化して共有した事で、各担当に問い合わせをしなくても必要な情報を確認できるようになり、社内の問い合わせを約70％削減できました。

社内の多種多様なデータ、情報、マニュアルなどを一元管理していますが、カテゴリ分けやファイルの階層設定ができること、またワード検索の精度が高い事で、膨大なデータが保存されていても探す時に迷う事がないのが使っていて快適です。 こういったツールはいかに速くデータにたどり着けるかが使いやすさのネックだと思っているので、NotePMには満足しています。