DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

これまで署名収集は紙が基本だったので、まずは会社にいないと全く進まない作業でしたが、ドットサインはクラウドサービスでスマートフォンからアクセスして使えるので会社以外の場所にいてもオンラインで署名を行うことが可能となり業務の速度化に貢献できました

【導入前の課題とサービスでの解決】 私の場合、社外に出ていることが多いので一日のうちに溜まった署名依頼は帰宅前に署名すると決まっていたのですが、ドットサインなら出先でも署名依頼にリアルタイムで対応できるため、署名を待たせることがなくなりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約と契約に関する書類の管理をワンストップで行えるのはアナログと比べて細かい作業を減らせてとても楽です。

【導入前の課題とサービスでの解決】 複数人の署名が必要な際、以前であれば書類を持って社内を歩き回り、時には自宅に郵送してそれぞれの担当者に署名をもらってまわる工程が必要でしたが、DottedSignの導入以降はオンラインで署名依頼を出してからはただ待つだけで署名が集まるようになり、空いた時間で他の重要な仕事ができるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 切手代の削減に加えて封入や宛先記入といった作業が無くなったのはありがたいです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 弊社では海外向けのサービスを提供しており、海外の顧客が多いのでUIの多言語化に対応していることと、英文契約書の作成が容易であるという点で、ドットサインは弊社のニーズに完全に対応できており、ドットサイン無しでの契約業務は考えられません。

以前は、紙ベースでの契約締結を行っており、印刷、郵送、押印などの作業に時間がかかっていました。 また、契約書の保管場所も煩雑で、必要な時にすぐに取り出せないという課題がありました。 DottedSignを導入したことで、契約締結にかかる時間を大幅に短縮することができました。 また、契約書の保管場所も一元化され、必要な時にすぐに取り出せるようになりました。 さらに、契約締結状況もリアルタイムで確認できるため、進捗管理も容易になりました。

営業において、以前は顧客が商品の購入を決めてから契約のために色々な書類を出したり、追加で会社から契約に必要な物品、書類を取ってきたりする必要があり、やや煩雑に感じる部分がありましたが、ドットサインが導入されてからは持参しているタブレット一台で契約業務を完遂できるようになり、営業からその場で契約するという流れを円滑化することができました。

弊社では出社もあり、リモートワークありのハイブリッドワークを推進しているのですが、その中で署名に関しては物理的に行うのが当たり前という意識があり紙の書類を使っていました。しかし承認を依頼する人がリモートワークの場合に次の出社まで承認がもらえないという事案が続出したことでドットサインが導入されました。ドットサインならオンラインで承認がもらえるのでリモートワークをしている人からも瞬時に承認をもらうことができるようになり、問題となっていた承認待ちの待機時間を省略できました。

主に郵送後の待機時間になりますが、平均して2週間はかかっていた契約作業がDottedSignを使えば1時間ほどで済んでしまうので、それだけでビジネスの流れが良くなり、なおかつ入金サイクルも速まるというしっかりとした効果を感じられています。よっぽどのことがない限りは郵送での契約に戻ることはないと思います。

自社製品が一部海外で販売され、取引先に海外の企業が増えてきたが、もともと海外事事業部が無かったので英文契約書の作成、及び電子契約の導入が大きな障壁となっていました。 ドットサインなら英文の契約書テンプレートがあり、難しいことなく取引先情報や特筆事項、金額を入れればすぐに契約書として完成するので英文契約書の作成が非常に簡単になりました。 また、ドットサインはシステムのUI自体が英語変換できるので、英語圏の担当者の方が使いやすい点も大きなメリットです。

【導入前の課題】 従業員との契約に使うものなど紙で行なっており、配布や郵送、集計などは手間でしたし、その後はファイリングして保管する必要がありました。 【導入後の効果】 紙と違い、電子データとしてPCで管理ができるので、データの保存が非常に楽になりました。必要なときの確認作業もスムーズですし、肝心の契約作業もかなりスピーディーになりました。入力漏れのチェックなども簡単ですね。

顧客との対面契約で、必要な書類の数が足りなかったり、印鑑を忘れてしまうといったシンプルな人的ミスがあったのですが、ドットサインが導入されて以降はiPadで対面契約ができるようになったことでそういった忘れ物が起きず、社員にさまざまな物品を準備させる負担も削ることができました。

契約作業のオンライン化により、従来1週間はかかっていた署名のやり取りを2日、3日で終わらせることが可能となりました。従来と比べて契約締結までのスピードが上がったことにより、商品出荷のサイクルを速めて取引を円滑に進めることができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 複数の契約作業が同時進行している場合にスケジュールを失念して期日に遅れてしまうことがありましたが、DottedSignなら同時進行中の契約業務を一覧で確認できるため毎日一回DottedSignを開くだけでスケジュールを把握できます。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 収入印紙が不要というのは使い始めてから知って、思わずコストカットができたのは良かったです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前からFAXやpdfを使った対面以外の契約方法が取り入れられていましたが、管理方法が統一できないことで予期せぬ問題が起きることがありました。 ドットサインを使い始めてからは対面、オンラインどちらの契約方法においてもドットサインで契約進捗を一元管理できることで、確認漏れをなくし問題が起きる原因を極力減らすことができています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約書の電子化によって印刷や封入といった作業がなくなり、作業工数もコストも削減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙媒体での契約管理は、繁忙期になると人手不足から進行が混乱しがちで、通常業務にも支障を来たすほどだったが、DottedSignの導入によって紙管理からデジタル管理へ移行できたことで、契約管理をクラウド上で行うことが可能となった。デジタル管理は紙の書類が山積みになることがなく、欲しい書類を検索から一発で見つけ出せることが大きな工数削減になっている。

従来、契約の進捗に関しては各自ブラックボックス化しており、それを視える化するシステムもなかったのですが、ドットサインが導入されてからは各契約のステータスを一覧形式で確認できるようになり、社員間でそれぞれの進捗を視える化することに成功しました。

以前は、契約書を紙でやり取りしていたため、印刷、郵送、押印などの手間と時間がかかっていました。 導入後からは、契約業務のデジタル化が実現し、時間とコストを大幅に削減できました。 また、契約書の管理も一元化され、セキュリティも向上しました。

従来、承認者の設定は個人ごと当たり前だったので、承認者が不在の場合に予想外に長い待機時間が発生することがありましたが、DottedSignは承認者を複数選べる承認グループの設定が可能で、設定した複数人の中であれば誰の承認でも良いことで、承認者不在というシチュエーションが起きにくく、基本的に承認依頼を出した当日中に承認を収集できるようになりました。

パソコンだけでなくモバイル端末から使えるので、社外にいても溜まっている承認作業を消化できるようになりました。個人としては平均的な残業時間を減らすことができ、会社としては承認の速度化により業務全体がスムーズに進むようになり、導入によって双方にメリットがあったと感じています。

従来、各契約状況の進捗に関してはそれぞれ契約を担当している者しか知ることができませんでしたが、ドットサインはシステム上で各契約状況の進捗をリアルタイムで確認できるので、問題や遅延があった場合に素早く検知して最適なフォローができ、大きなトラブルを未然に防ぐという点でとても役立っています。

DottedSignの導入効果として最も大きいと感じているのが、郵送費が不要となったことでのコスト削減効果です。 弊社は国内だけでなく国外の取引先があり、契約に関係の書類は直筆サインで毎回郵送が基本だったので、国によっては郵送だけで数千円掛かる場合もあり、少なからず出費になっていました。それがDottedSignなら国外の取引先へも法的根拠のある電子契約書をメールで送付できるため、郵送費が不要となり大幅にコストを削減できました。

前使っていたシステムからドットサインに乗り換えましたが、理由としては料金形態が送付件数に関係なく定額であるという点で、従量課金制のシステムは予期せず予算をオーバーしてしまうことがあり、予算を組みづらい部分がありましたが、ドットサインはそういったことが起きず、常に予算内の額で利用できるのが安心です。

【導入前の課題】 紙面での契約は対面での作業に特化しており、外出先もしくはリモートでの契約は困難でした。 【導入後の効果】 時と場所を選ばずに署名が可能になりました。また、署名の状況をリアルタイムで追跡、署名が完了していない場合はリマインド通知で知らせるなど、リモートでもスムーズな契約が可能になりました。

・書面状況をリアルタイムで確認できることによって承認担当者への確認連絡を省略できた。個人的に承認の確認は気疲れすることが多かったのでそういった面でもありがたい。 ・郵送コストの削減に効果があり、特に海外企業とのやり取りでは一通あたり1500円以上を削減できている。

書類のデジタル化により、物理的な手渡しや郵送、署名といった作業が不要になり、オンライン上で書類を管理することが可能となった。これにより、契約や社内稟議での署名収集を速度化し、加えて署名の有無の確認もドットサイン上で行えることで署名の催促をする回数を減らせた。