DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

仕事で出張が多く、それでいて様々な書類に署名をする立場でもあるので、イレギュラーで出張が長引くと書類への署名ができず、一部作業がストップしてしまい生産性低下の原因となっていたのですが、ドットサイン導入以降は書類を電子化して送ってもらうことで、どこにいても即日電子署名ができるようになり、署名待ちで作業がストップしてしまうことが無くなりました。

従来は紙媒体の通常の契約業務だったが作成から承認の待ちと時間がかかっていた上、保管の問題もあった。導入後はテンプレートで統一し作成時間を削減に成功。契約情報はそのままデータに保存されるので二度手間もなくなりかなりの業務削減になった。取引先により柔軟に対応できる署名方法が非常に役に立っている。対面署名は直接出向きタブレットに署名するので電子契約に不安がある場合でもそれを解消できる。承認も署名順に振り分けでき一括送信でき効率的になった。クラウド上の利点として業務が目に見えるようになったことで誰もが業務把握ができるようになり社員の連携もスムーズにとれるようになったこと。グループ作業も容易になり出勤体制も問わなくなりどこからでも業務遂行ができるようになった。

①導入前の「課題」 対面での契約はともかく、遠隔地との契約の場合は郵送のコストがかなりかかっていました。また、紙で保存する場合も手間がかなりかかっていましたね。 ②導入後の「効果」 遠隔地との契約でもほぼ対面と同じような感じで完了することができるようになりました。紙での契約書保存と違い、そのままクラウドなどに保存すれば良いので簡単です。また、契約書を探す際も非常にスピーディーになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 顧客と書類をやり取りする際に、オリジナルpdf書類では改ざんされる可能性があり安全性が低いという課題があった。 ドットサインは本人確認やタイムスタンプ機能があることで改ざん性が非常に少なく、自社側も取引先側不安なく書類をやり取りできるようになった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 紙への署名は会社に行かないと処理できませんが、ドットサインを使うことでどこにいても電子署名ができるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙書類ベースで契約を行なっていた頃は取引先との対面契約において必要書類や印鑑を失念して取引先に迷惑をかけてしまうことがあったが、ドットサインが導入されて以降、対面契約で必要な持ち物はタブレット1つだけになり、画面上の電子書類にサインできることで、書類や印鑑の不備が一切発生しなくなった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ドットサインの導入で紙書類を扱う必要がなくなったのは作業や管理がとても楽になったし、ペーパーレスにも大きく貢献できた。

【導入前の課題】 人によって契約まで非常に時間がかかっていました。また書類郵送のための費用や手間、契約書自体の製本、倉庫への保存など自社のサービス上、毎月多くの手間がかかっていました。 【導入後の効果】 単純に契約が簡単になったことで大幅に作業にかかる時間、手間が減りました。特に契約書を送付してから契約までのタイムラグがほぼなくなったことで心理的な負担がなくなりましたし、その後の契約書管理が非常に簡単になったこともよかったです。また、契約書の紛失がなくなったこともメリットとして大きいです。

導入前の課題は国内外の契約業務フローの円滑化。コストや手間をなくす為に紙からクラウドへ業務を移行。 導入後の成果として、契約締結までのフローが非常に迅速になった。時系列で業務が記録されるので社員が自分たちでタイムリーに状況把握できるようになり遅延、無駄なやり取りなどがなくなった。 機能面、カーソル移動のみで行う方式はドラッグ&ドロップより使用勝手がよく迅速に作成可能。テンプレートも多く一から準備しなくてもよい。 対面署名があり、取引先によってはかなり有効。 署名順序を設定すればあとは自動フロー。グループ単位のファイル共有、一括送信、リマインダーやアラームなど業務をスピーディーにする機能が充実している。弊社はアジアと取引があるので中国語、韓国語に対応しているのは頼もしい。

導入前は他の電子署名ツールを使用していたが一括送信に対応しておらず作業に手間がかかりリアルタイムの進行状況も確認できなかった。送信数無制限もなくコスパ的にも良いというわけではなかった。 無料トライアルを使用した結果、御社のツールの方が業務フローが効率的ということがわかり切り替えを決定。 チーム内でファイルの共有、一括送信ができまたチーム編成、変更も容易。リソース共有は属人化がなくなり監査証跡を使用しフローワークを可視化したことによりチーム内の団結が強まった。 取引先に対してもSMSが使用できる上、対面署名もあり柔軟に契約業務を遂行できる。 ファイル名など編集に柔軟に対応しており管理が容易になった。署名順も決めれる上に一括送信が可能となったことは業務の効率化を飛躍的に向上した。

【導入前の課題とサービスでの解決】 契約業務に関しては、基本的に契約を取ってきた社員に属人化していたため、何か問題が生じていても第三者が認知できないような状態だったのですが、ドットサインの導入により、全ての契約進捗がタスクとして表示されるようになったことで、進捗に問題があれば他の社員も気づくことができ迅速な対応が可能となりました。

導入前における弊社の人事採用は紙媒体で行い通常の契約書作成から捺印、郵送、その間に複数の署名の待ち時間があり正式採用までに時間と工数を要していた。働き方改革後に慣れないリモートワークにより社全体の連携が取りづらくなり更に時間を要し非効率的な働き方になっていた。 導入にあたり 導入後は人事書類を全て電子化しオンラインで契約を迅速に締結できるようになった。 メリットとして紙媒体における記入ミスや管理の手間がなくなる。進捗状況がわかるようになりどうしても属人化しがちな業務が可視化される。複数必要だった署名も待ち時間いらずになり、あらかじめ署名者グループ送信で署名順を設定しておけばミスもなく共有でき非常に効率的。デバイスを選ばないので何処でも業務が遂行でき人事ワークフローがスムーズになる。セキュリティ面でも安心でき印紙代もかかららずコスパも良し。 デメリットとして導入後の社内調整に時間がかかったこと。 だが始めに細かく設定しておけば後の運用はスムーズになる。

【導入前の課題とサービスでの解決】 取引先との打ち合わせや企業訪問など基本的に動き回っているので会社にいる時間の方が少ないと言える中、紙書類への署名に関しては必ず会社で行う作業でした。それがドットサインを使い始めてからは書類が電子化されたことで、会社にいなくても電子書類へ電子署名をすることが可能となり、私としては署名作業のために会社による必要がなくなったのが楽ですし、署名速度が上がったことでワークフローも速度化することができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は国産の電子署名ツールを使っていたのですが、予想せず海外の顧客が増えた際に多言語化ができないことで従来のツールを使って契約を結ぶことが難しいといった問題が発生しました。 それが、ドットサインであれば顧客側のUIが多言語化できることにより、こちら側では日本語のUI、顧客側のUIは顧客に合った言語で使ってもらうことができ、海外の顧客との契約を円滑に進めることができるようになりました。

従来は普通に紙の書類で契約を取り交わしており、当たり前だったのでそこまで大きな不満を感じたこともありませんでしたが、ドットサインを導入してからは紙書類の取り回しが無くなり、雑多な転記作業や書類の保存管理といった業務を全て省く事ができ、今まででは考えられないほど契約作業が簡単になりました。もう紙ベースでの契約作業には戻れません。

ドットサインの導入により、以前は会社で紙ベースで行っていた作業からデバイス、場所を問わずネット環境さえあれば作業できるようになったのはクラウドサービスを使い始めた大きなメリットだと感じていますし、書類の送信、返送がオンライン完結できること事で、最近値上がりした郵便代に関しても郵送の全体数を減らしてコストカットできました。

ドットサインの導入以前は契約関連の膨大な紙書類を作成、仕分け、保管するために多くの管理コストを要していましたが、ドットサインの導入により全ての契約関連の書類をデジタル化する事ができ、紙書類での運用が減った事で管理コストを大幅に削減できました。また、電子書類はオンラインで扱えるため郵送コストに関しても削減することができ、まさに一石二鳥といった感じです。

社内で複数承認者が設定されている書類の署名を集める際に、該当者がリモート勤務の場合、相手の出社を待つか書類を郵便で送るかしなければならず、相手が上司である場合に催促しづらいという弊害もあり、署名期日に遅れてしまうことも少なくありませんでした。それが、ドットサインの導入後は署名をオンライン上で依頼可能となったため、該当者がどこにいても署名に対応でき、署名期日の遅れが起きなくなりました。

①導入前の「課題」 紙での契約の場合は、印刷作業から始まり、署名、郵送、ファイリングなどの作業があるので、全体で平均二週間はかかっていました。 ②導入後の「効果」 契約内容の確認までは一緒ですが、その後の実際の契約作業は全てネット上で完結するので、ほぼ即日で完了します。契約後のデータ保存、履歴確認もスムーズで非常に助かっていますね。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は自分が出張中やリモート勤務中は署名をすることができなかったので、その期間は自分の署名が必要な作業がストップしていましたが、ドットサインの導入後はいつでもスマホから署名を行う事ができるようになったため、署名待ちが原因で仕事が止まるという事がなくなりました 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約を結ぶ際に書類を郵送しなくても良くなったことで、郵送のための作業工数と切手代を削減する事ができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙の契約書を使っていたときは、署名をもらうために各担当へ書類を郵送する必要があり、担当者が不在のケースなどスケジュールに遅れが出ることも多かったのですが、ドットサインを使い出してからは契約書を電子化できたことで担当者が不在でもスマホかパソコンがあれば署名をしてもらえるようになり、スケジュールに遅れが出る事がなくなりました。

導入前はリモートワークへ移行したことにより署名の待ち時間が増えてしまい、一つ一つの業務の効率が非常に悪くなってしまっていた。 取引先の薦めで無料トライアルを使用。 クラウドなので場所を選ばず待ち待つこともなく署名を受け取れるようになり非常に効率的になった。デバイスも選ばす署名における順序を決め一括送信ができ署名方法もQRコードを使用できたり手書きもできるところがいい。権限も公開フォームもあり臨機応変に対応できる上テンプレートを使用し一度作成してしまえば次回の作成にかかる時間やミスも回避されることとなり更に迅速の業務を効率化させた。

弊社では提供しているサービスの特性上、短期間で契約を更新する機会が多く、ドットサインの導入以前は紙ベースでの運用であったため、複数の契約を管理していく中で確認漏れを起因とする契約更新トラブルが起きやすくなっていました。ドットサインの導入以降は契約進捗を画面上にて一覧表示できるようになったうえに期限に合わせた並び替えもできることで確認漏れがなくなり、契約更新のトラブルを削減する事ができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 アナログな契約業務は契約書を相手方に郵送して署名、返送を待たなければいけないので大体2週間前後は掛かっており、待機時間が長かったのですが、クラウドベースのドットサインを導入してからは郵送待ちがなくなり、平均2日以内で契約を締結できるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 紙利用が減った事でペーパーレスを促進できたと同時に社内のサステナビリティ強化に寄与できました。

弊社では国内だけでなく海外の取引先があり、従来は独自で作成したpdf書類を使って契約を行っていたのですが、改ざん性という部分で不安が出た事で、専用サービスを使おうということになりドットサインが導入されました。 ドットサインは書類にタイムスタンプを付与できることで改ざん性を最小限に抑える事ができ、かつ英文書類の作成やUIの多言語化に対応している事で、常にセキュアな状態で海外の顧客と契約を結べるようになりました。

導入前は、契約書の印刷・郵送にかかるコストが高く、特に海外取引では郵送の待ち時間が長くなり、業務のスピードが低下していた。 導入後は、契約書の電子化により、郵送コストが削減され、契約締結までの時間も短縮。環境負荷の軽減にもつながり、企業のSDGsへの取り組みに貢献できる。

従来は外回りで契約が決まった場合に一度会社に戻って契約関連の書類を相手先に郵送していたのですが、ドットサインが導入されてからは外回りで契約が決まったらタブレット端末で即時署名ができるため、外回りと契約業務を同時に行えるようになり業務を効率化できました。