DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

・従来、顧客との契約進捗は当事者以外把握することができなかったが、ドットサイン上で契約を行うことで当事者以外も契約の進捗を把握できるようになり、適切なタイミングでフォローアップできるようになった。 ・これまで知識的な問題で契約業務を行える者が限られていたが、ドットサインは業務フローがわかりやすく、契約に関する知識が少ない者でも契約業務を行えるようになった。

電子契約というと私のようなアナログ人間はその響きだけで警戒してしまい、試用してみても「やっぱり難しい」となってなかなか実際に導入しようとは思えませんでしたが、ドットサインは他の類似製品と比べて非常に操作性が良く、署名にしても数回のクリックさえ間違えなければ署名出来てしまうので、アナログ人間の私でも無理なく使い始めることができました。また私と同じようなクライアントにドットサインでの契約を勧める際に「自分でも使えた」と胸を張って言えることで紙契約から電子契約に移行してもらえる場合が多く、自分にとっても相手にとっても簡単でメリットがあるのが良いところです。

【導入前の課題】 雇用契約や契約の承諾書、さらに領収証など現場に書類を持っていくのは荷物になるし、紛失のリスクもあって懸念事項だった。 【導入後の効果】 契約を交わさずに帰るなどのトラブルがなくなり、契約管理が効率化された。また書類の紛失リスクがなくなった他、契約内容の確認や契約履歴の参照などもクラウドから簡単にできて、担当者に問い合わせる必要がなくなった。

ドットサインで契約業務をクラウド化できたことで契約の遅延が発生しなくなりました。 紙の契約書を使っていたころは郵便で契約書を送るという工程が必須だったので、土日をはさむと契約書の到着が遅れたり、台風や地震などの災害で契約書が届かないといった予期せぬトラブルで契約スケジュールに遅延が発生することがあったのですが、契約業務をクラウド化できたことで契約書をメールで送付できるようになり、物理的な原因でスケジュールに遅延が発生することが無くなりました。

販売している製品の利用者は40代以上の方が多いので契約時のやりとりを電子化することに対してお客様に受け入れてもらえるか不安がありましたが、DottedSignはパソコンが無くてもスマホだけで署名ができて、お客様側の登録作業が不要、そして操作方法が簡潔なことで約8割のお客様に電子署名を受け入れてもらうことができました。 それにより紙媒体での契約業務を大幅に削減でき、空いた時間をお客様のケアやマーケティングに充てることができるようになりました。

社内ではすべての業務でペーパーレスを奨励をしているのですが、社外との契約業務に関しては自社だけでなく相手がいる事で、なかなかペーパーレス化が難しい業務領域になっていました。 新たにドットサインが導入されてからは徐々にですが紙ベースで行っていた契約を電子化することができ、使い方に関しても署名が簡単なだけでなく既存の動画のマニュアルを参照してもらえばすぐ理解してもらえるので、現在では社外との契約の9割を電子化することに成功し、ペーパーレスの促進と紙コストの削減が実現しました。

海外との契約に使えるツールはもう一つ有名なものがあり、知名度としてはそちらの方が高いのですがDottedSignを選んだのは料金形態の違いでした。 もう一つ検討していたツールは一定期間中に送付できる電子契約書の数が決まっており、それを超えると超過分の追加支払いが発生しますが、DottedSignは無制限に電子契約書を作成、送付できるので契約を交わす機会が多い弊社としてはDottedSignの方が圧倒的にコスパが良いです。 また、もう一つのメリットとして、DottedSignはアジア圏での知名度が高く、弊社の顧客や外注企業はアジア圏の方が多いので使いやすいです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 弊社ではリモートワークを推進してきましたが、電子署名ツールを導入していなかったので契約書や稟議書、申請関係の署名に関してはオフィスに出向く必要がありました。 署名以外の作業があればまだ良いのですが、署名だけのための出社となると移動時間に対して生産性が非常に低く、効率が悪いと感じていました。 ドットサインの導入以降は電子署名が可能となり、オフィス以外でも必要な署名ができるようになったことで署名だけの為にわざわざオフィスに出社するようなことが一切無くなり、さらなるリモートワークの推進、生産率の向上につながりました。

ドットサインの導入まで署名といえば物理的な署名のみで、署名作業はもちろん会社の中でしか消化することができませんでした。署名作業は基本的にコア業務が終わって帰宅前に行っていたので、署名しなければいけない書類が溜まってしまうと残業しなければいけなかったのですが、電子書類を使うドットサインなら自宅からでも署名できるので署名を済ませるための残業が発生しなくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 契約には作業工数面でのコストが掛かるだけでなく、収入印紙代、紙代やコピー機を多用するためインク代、そしてなにより郵便代とさまざまなコストが必要で、金額の少ない契約が多くなるとそれらのコストが多少なりとも予算を圧迫するようになりました。 そこでドットサインが導入され、現在は3アカウントで回していますが、アカウントごとに発生する月額よりも契約のオンライン化によってカットできたコストの数字が大きく、予想よりも多額の経費削減ができ、さらに契約にかかる作業工数も従来より60%カットできました。まさに使っていてメリットしかないので電子契約を考えている方にはお勧めです。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 「契約数×いくら」という従量課金制ではなく何回契約しても料金が変わらない定額制なので少額の契約が多い弊社としては最低限のコストで利用できるのが大きなメリットだと感じています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ここ数年で事業を拡大したことで社内外問わず書類対応が増え、従来の人数では対応が難しく、本業に打ち込む時間が足りなくなり残業が増え、疲労が溜まる事でさらに生産率が落ちるという悪循環ができてしまいました。 DottedSignが導入されてから、電子化して処理できる書類、申請に関しては全て電子化したことで書類対応の工数を50%以上低減でき、本業に取り組む時間を作れた上、書類対応による残業もなくすことができ、課題となっていた悪循環を取り払うことができました。

弊社では国産の契約ツールを使っていたのですが、グローバル化を意識してドットサインに乗り換えることになりました。 ドットサインはもちろん日本の電子署名法に対応しているだけでなく、アメリカやEUの署名法令にも対応しているので該当地域の企業とのやり取りで活用させてもらっています。 英文の契約書類の作成、署名にも対応しており、海外企業からもドットサインが知られているため使いやすいです。

【導入前の課題】 弊社では、申請書類の紛失や、承認プロセスの遅延、上長の承認を得るために多くの時間を費やしていて進捗管理が煩雑になっていました。 【導入後の効果】 DottedSignを導入したことで、申請書類の紛失がゼロになり、承認プロセスが大幅にスピードアップしました。スマホからも申請ができるため、オフィス外でも迅速に対応できるようになり、業務効率が向上しました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ドットサインを使っていなかった頃は、複数の契約業務が同時進行している際にそれぞれの進捗を管理するのが非常に難しく、顧客から署名をもらって以降の作業が遅れてしまい問い合わせが入ってしまうようなことも少なからず起きていました。 ドットサインは複数契約が同時進行していても一覧で確認することができるのでそれぞれの契約の進捗がわかりやすく、一つ一つ漏れることなく署名をすることができるようになりました。署名忘れが無くなり、顧客からの問い合わせも減り、契約に関する様々なアナログ作業が不要となり、各所で大幅な業務削減になりました。

DottedSignで会社全体の契約書、稟議書、申請書などをオンライン上で作成し、承認、保管までの作業を電子化できたことで、毎月1000枚以上の紙、印刷コスト節約が実現しました。毎月5万円の経費を削減し、さらにペーパーレスができたことでCO2排出削減、環境保護にも貢献できています。

ドットサインは日本国内向けだけではなく海外向けにも展開しているので英語の書類作成、署名にも対応しています。それによって従来アナログベースで行っていた海外契約をデジタル化することができ、FedExを使った郵送を省けたことで1回の契約につき4千円以上の経費削減が実現しました。現在5つのアカウントを使っていますが3回契約を行えば元をとることができるのでコスパが良く助かっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 弊社のお客様はご年配の方が8割を占めており、他の電子契約ツールを使っていた際はその製品でオンライン署名をする方法が若干複雑であったために、お客様から使いづらいと苦情が入ったり、署名方法の説明に時間を割かなければいけないケースが多々ありました。 ある時に取引先からドットサインで署名を求められた際に署名方法が驚くほど簡単だったことで電子契約ツールをドットサインに切り替えて以降、お客様からの苦情がかなり減っただけでなく、署名方法の説明に関してもYoutube上にアップされている公式の解説動画を見てもらうことでこちら側で説明をする必要が無くなり対応工数の削減にもつながりました。　

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙媒体での契約から電子契約への移行は、導入時のオンボーディングコストが掛かる、利用料金が高いので中小企業では導入しずらいというイメージが先行していましたが、ドットサインは動画マニュアルがあり、操作も全体的に簡単であること、1アカウントから利用できて数人で利用しても1万円以下で使えるので我々のような小規模な企業でも導入することができました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 電子契約は契約書に収入印紙を貼る必要がないので契約時のコストを削減できました。

①導入前の「課題」 以前は紙の書類を使用しており、印刷や夜間の郵送費のコスト、FAXにかかる時間など手間がかかっていました。特に国外との契約には時間がかかり、大きな課題となっていました。 ②導入後の「効果」 紙の契約にかかるすべてのコストがカットされて、時間も大幅に削減されました。基本的に契約にかかる時間は一日ですむので、特に海外との契約に２〜４週間ほどかかっていたことを考えると、かなり楽になりました。 また紙の書類の紛失リスクを恐れる必要がなくなったことは心理的に大きいですね。

【導入前の課題とサービスでの解決】 これまで契約書や稟議書には毎月1000枚以上の紙を使っていましたがドットサインを利用したことで紙利用を毎月100枚以下に抑えることができ、昨今話題となっているサステナビリティを推進できるだけでなくペーパーレスでの経費削減効果もありました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 休日や出張中などでも承認依頼を受けた場合に数分で承認作業ができるので承認フローを止めてしまうことがありません。

【導入前の課題とサービスでの解決】 契約と言えば紙でまくのが普通だと思っていたので、電子契約の便利さには驚きました。まず紙代、封筒代、郵便代が要らなくなり、それに伴う作業までも不要になりました。また、契約締結までの期間も従来の3分の1ほどに短縮できたことでスピード感を持ったビジネスができるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 複数の署名モードを選ぶことができ、遠隔での電子署名だけでなく対面署名にも使えるので顧客の要望へ臨機応変に対応できています。

仕事の中で社内外のさまざまな書類にサインをしますが、ほぼ毎月出張があって出張中はサインができないので出張後には決まって数件の契約が自分のサインを待っているような状態で、契約業務に遅れを出しているだけでなく自分としても出張後に仕事が溜まっているのは嬉しいことではありませんでした。 それが、ドットサインの導入によって出張中でもリアルタイムで電子書類へサインができるようになり、自分の出張で契約に遅れが出ることも無くなりましたし、出張後に契約作業が待っているということも無く、ドットサインで課題と悩みを一度に解消できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・契約の進捗状況に関して以前は承認に関わる人間のみが進捗を把握している状態だったが、ドットサインを使うことで進捗情報を部署内で共有できるようになった。 ・日々の契約が多く、契約締結後の書類を保管しておくスペースの確保に悩んでいたが、書類を電子化できたことで保管スペースを必要としなくなった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ・契約に関連する雑務を電子化で削減できたおかげで空いた時間を使って他の作業を消化できるようになり時間当たりの生産性が向上した。

【導入前の課題とサービスでの解決】 会社がリモートワークになったが契約業務は出社しなければならなかったので、他の社員との行き違いが起きたり時間のロスがだいぶできてしまっていた。 電子契約に切り替えてから出社不要になり、また署名依頼の振り分けが可能なので見積もりから契約までが円滑且つ迅速になった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ワークフロー機能をつかうことで契約までの流れを可視化可能になったことで細かいミスが減った。 自動リマインダー機能をつかうことで契約の進行がリアルタイムに関係者全員に伝わるので、会社の信頼関係にも一役買っている。

ここ数年のSDGsの波に乗り、自社内のペーパーレスを推進したいと思っていたのですが、小規模な企業で予算も限られているため中々簡単にクラウドツールを導入というわけにはいきませんでした。しかし、ドットサインに関しては毎月1万円ほどで5つのアカウントを利用でき、さらに収入印紙代や紙代、郵便代など併せて月々3万円ほどの経費が浮いたため、ドットサインの利用料金を相殺できただけでなく余剰の2万円を他のクラウドツール導入に利用することができました。