DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

自社製品が一部海外で販売され、取引先に海外の企業が増えてきたが、もともと海外事事業部が無かったので英文契約書の作成、及び電子契約の導入が大きな障壁となっていました。 ドットサインなら英文の契約書テンプレートがあり、難しいことなく取引先情報や特筆事項、金額を入れればすぐに契約書として完成するので英文契約書の作成が非常に簡単になりました。 また、ドットサインはシステムのUI自体が英語変換できるので、英語圏の担当者の方が使いやすい点も大きなメリットです。

【導入前の課題】 従業員との契約に使うものなど紙で行なっており、配布や郵送、集計などは手間でしたし、その後はファイリングして保管する必要がありました。 【導入後の効果】 紙と違い、電子データとしてPCで管理ができるので、データの保存が非常に楽になりました。必要なときの確認作業もスムーズですし、肝心の契約作業もかなりスピーディーになりました。入力漏れのチェックなども簡単ですね。

顧客との対面契約で、必要な書類の数が足りなかったり、印鑑を忘れてしまうといったシンプルな人的ミスがあったのですが、ドットサインが導入されて以降はiPadで対面契約ができるようになったことでそういった忘れ物が起きず、社員にさまざまな物品を準備させる負担も削ることができました。

契約作業のオンライン化により、従来1週間はかかっていた署名のやり取りを2日、3日で終わらせることが可能となりました。従来と比べて契約締結までのスピードが上がったことにより、商品出荷のサイクルを速めて取引を円滑に進めることができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 複数の契約作業が同時進行している場合にスケジュールを失念して期日に遅れてしまうことがありましたが、DottedSignなら同時進行中の契約業務を一覧で確認できるため毎日一回DottedSignを開くだけでスケジュールを把握できます。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 収入印紙が不要というのは使い始めてから知って、思わずコストカットができたのは良かったです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前からFAXやpdfを使った対面以外の契約方法が取り入れられていましたが、管理方法が統一できないことで予期せぬ問題が起きることがありました。 ドットサインを使い始めてからは対面、オンラインどちらの契約方法においてもドットサインで契約進捗を一元管理できることで、確認漏れをなくし問題が起きる原因を極力減らすことができています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約書の電子化によって印刷や封入といった作業がなくなり、作業工数もコストも削減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙媒体での契約管理は、繁忙期になると人手不足から進行が混乱しがちで、通常業務にも支障を来たすほどだったが、DottedSignの導入によって紙管理からデジタル管理へ移行できたことで、契約管理をクラウド上で行うことが可能となった。デジタル管理は紙の書類が山積みになることがなく、欲しい書類を検索から一発で見つけ出せることが大きな工数削減になっている。

従来、契約の進捗に関しては各自ブラックボックス化しており、それを視える化するシステムもなかったのですが、ドットサインが導入されてからは各契約のステータスを一覧形式で確認できるようになり、社員間でそれぞれの進捗を視える化することに成功しました。

以前は、契約書を紙でやり取りしていたため、印刷、郵送、押印などの手間と時間がかかっていました。 導入後からは、契約業務のデジタル化が実現し、時間とコストを大幅に削減できました。 また、契約書の管理も一元化され、セキュリティも向上しました。

従来、承認者の設定は個人ごと当たり前だったので、承認者が不在の場合に予想外に長い待機時間が発生することがありましたが、DottedSignは承認者を複数選べる承認グループの設定が可能で、設定した複数人の中であれば誰の承認でも良いことで、承認者不在というシチュエーションが起きにくく、基本的に承認依頼を出した当日中に承認を収集できるようになりました。

パソコンだけでなくモバイル端末から使えるので、社外にいても溜まっている承認作業を消化できるようになりました。個人としては平均的な残業時間を減らすことができ、会社としては承認の速度化により業務全体がスムーズに進むようになり、導入によって双方にメリットがあったと感じています。

従来、各契約状況の進捗に関してはそれぞれ契約を担当している者しか知ることができませんでしたが、ドットサインはシステム上で各契約状況の進捗をリアルタイムで確認できるので、問題や遅延があった場合に素早く検知して最適なフォローができ、大きなトラブルを未然に防ぐという点でとても役立っています。

DottedSignの導入効果として最も大きいと感じているのが、郵送費が不要となったことでのコスト削減効果です。 弊社は国内だけでなく国外の取引先があり、契約に関係の書類は直筆サインで毎回郵送が基本だったので、国によっては郵送だけで数千円掛かる場合もあり、少なからず出費になっていました。それがDottedSignなら国外の取引先へも法的根拠のある電子契約書をメールで送付できるため、郵送費が不要となり大幅にコストを削減できました。

前使っていたシステムからドットサインに乗り換えましたが、理由としては料金形態が送付件数に関係なく定額であるという点で、従量課金制のシステムは予期せず予算をオーバーしてしまうことがあり、予算を組みづらい部分がありましたが、ドットサインはそういったことが起きず、常に予算内の額で利用できるのが安心です。

【導入前の課題】 紙面での契約は対面での作業に特化しており、外出先もしくはリモートでの契約は困難でした。 【導入後の効果】 時と場所を選ばずに署名が可能になりました。また、署名の状況をリアルタイムで追跡、署名が完了していない場合はリマインド通知で知らせるなど、リモートでもスムーズな契約が可能になりました。

・書面状況をリアルタイムで確認できることによって承認担当者への確認連絡を省略できた。個人的に承認の確認は気疲れすることが多かったのでそういった面でもありがたい。 ・郵送コストの削減に効果があり、特に海外企業とのやり取りでは一通あたり1500円以上を削減できている。

書類のデジタル化により、物理的な手渡しや郵送、署名といった作業が不要になり、オンライン上で書類を管理することが可能となった。これにより、契約や社内稟議での署名収集を速度化し、加えて署名の有無の確認もドットサイン上で行えることで署名の催促をする回数を減らせた。

弊社では定期的に高額な請求が発生するため、ドットサインを使うことで収入印紙代を削減できているのはありがたいです。削減された分の収入印紙代をはじめ、紙やインクといった細かな出費、そして郵送代などを合わせれば利用料金をほとんどカバーできているので非常にコスパが良く重宝しています。

・文書の自動配信が可能 ドットサインを使う事で共有や署名が必要となる文書を自動で配信することができるようになり、毎回リアルタイムで配信作業を行う手間がなくなりました。 ・ブラウザで使える 従来利用していた同系のサービスはWindowsでしか使えなかったのですが、ドットサインなら、OSの違いや、スマホかパソコンといったデバイスの違いを問わずスムーズに開けて使い勝手が良いです。

・契約工程の簡易化 従来は遠方との契約となると送付や返送待ちなど、こちらとしても取引先としてもやや面倒な部分があったのですが、ドットサインの導入後はクラウド上で電子署名をするだけで契約を締結できるので、紙媒体と比べて圧倒的に時間とコストを削減することができました

オンラインで契約を進められたり、社内で必要な署名を集められることでリモートワーク環境下でも自宅からオンライン上で素早く契約を締結できたり、電子署名を行うことができるようになり、社内外のさまざまなやり取りを速度化することができ、ビジネスがよりスムーズに進むようになりました。

ドットサインが導入される前は契約書は紙が当たり前で、電子化など考えたこともなかったのですが、いざ使ってみると契約書の印刷や投函といった作業がなくなるので大きな工数削減効果がありました。また、パソコンからだけでなくスマホからでも使えるので隙間時間を作業に充てることができるのも効率が良いです。

やはり、今まで紙管理で会社の中でしか行えなかった契約や署名、押印といった作業をスマホで出来るようになったのは本当にメリットが多いです。特に、外回りが多いので移動中にスマホから作業が出来るようになったことで帰社後に作業が溜まっているということがなくなり、大きな業務負担の軽減になりました。

従来導入されていた電子署名アプリは課金形態が書類の送信件数ごとだったので毎月の利用料金に変動があり、誤送信もカウントされてしまうことで若干コスパが悪いと感じていたのですが、ドットサインは格安ながら課金形態が送信件数無制限の定額制で、誤送信がカウントされることもないのでコスパが良くなったと感じています。

契約が紙媒体だった頃は、契約書関係の作業のために出社しなければいけない場面が多く、時には休日でもそのためだけに会社に行くこともありましたが、契約関連の作業をドットサインで電子化できたことで、全てスマホから対応できるようになり、休日出勤のリスクを低減できただけでなく、案件の素早い処理が可能となりました。