効率よく仕事する方法まとめ | 劇的に効率化するコツ・今スグできる簡単な方法

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ビジネスパーソンであれば、誰もが効率よく仕事したいと思っているでしょう。仕事を効率化できないのには、ちゃんとした理由があります。どうすれば効率よく仕事できるのか?仕事効率を劇的にアップさせる方法を解説します。
効率よく仕事する方法まとめ | 劇的に効率化するコツ・今スグできる簡単な方法

なぜ仕事の効率が悪い?効率化するコツを解説

あなたは効率よく仕事をこなせていますか?「効率良くできていない」と感じているとしたらいくつかの理由があります。

仕事を効率的に行うためのノウハウを紹介します。この記事では、自分の仕事の取り組み方、生活などを見直し、効率的に仕事を行う方法を解説します。

仕事の効率が悪いいくつかの理由

優先順位を意識できていない

効率良く仕事ができないその第一の理由は「優先順位をうまくつけられない」ことです。何から手をつけて良いのかわからない、どの仕事を優先的にこなせば良いのかわからないというのがこれにあたります。

複数の仕事の優先順位を把握し、順番にこなすことは仕事効率化の際にとても大切です。もし、それができていないとすれば効率の良い仕事ができないのは当然です。

全体像を把握していない

第二の理由は「仕事の全体像を把握していない」ことです。つまり、全体として仕事のボリュームがどの程度で、どの程度かかるのかといった全体像を把握できていないということですね。

全体像を把握してスケジュールや進め方を組み立てることはとても大切です。さもなければ行き当たりばったりとなり、効率の良い仕事はできません。

時間を意識していない

「効率よく仕事ができない」、その第二の理由は、「時間を意識していない」ことです。つまり、どの仕事にどれだけの時間がかかるのか理解していないということです。

どの仕事にどれだけの時間がかかるのか把握することは、仕事のスケジュールを組み立てるうえで不可欠だと言えます。

仕事を効率化する方法

効率の良い仕事ができない理由は、これまで説明したようにいくつかの原因があります。では、効率化をするにはどうすれば良いのでしょうか。

達成したいイメージを持つ

自分が効率よく仕事をしているイメージを具体的に持ちましょう。

イメージで何が変わるのか、という意見もあるでしょう。しかし、達成したいイメージと現在の自分の仕事のやり方とのギャップを明確にすることは、改善すべき点を明確にするうえでも大切なことです。

万が一に備える

もしかしたら、保存したつもりのデータが消えてやりなおす羽目になるかもしれません。急に体調を崩してしまうかもしれません。

こういった時にも無理なく仕事を終わらせられるように、万が一に備えて余裕を持たせることが大切です。

スケジュール管理

やみくもに目の前の仕事に取り掛かっていませんか?

しっかりとスケジュールを設定し、いつまでに何をして、どのタイミングで終わらせるか、管理しながら行うことはとても大切です。

プロジェクト管理

スケジュール管理と同時に、プロジェクト管理も仕事の効率化を行う際にとても重要です。一つひとつの案件がどういった進捗状態にあるのか、納品前なのか、顧客の支払い待ちなのか、そういったことを把握することは不可欠です。

不必要なことはやらない

好きなものや、夢中になれるものには誰しも高いパフォーマンスを見せられます。仕事も同じで、やりたい仕事には良い結果を出せますが、やりたくない仕事、興味の持てない、やる必要のない仕事にはパフォーマンスを発揮できません。

やりたい仕事はしない、または他の人に任せるというのも効率化をはかる一つの手です。

仕事効率化を実現する日々の習慣

仕事の効率を上げていくためには、日々の仕事の習慣を変えていくことも大切です。効率化するための良い習慣にはどういったものがあるのでしょうか。

通勤時に一日のイメトレ

皆さんは電車での通勤時間をどのように過ごしていますか。寝ている、本を読んでいるなどさまざまだと思います。

しかし、この時間こそ1日をどのように過ごすのかイメージを作る時間にあててください。とても仕事がしやすくなります。

午前中に嫌な仕事は終わらせる

誰でも嫌なことが後々まで残っているというのは気持ちの良いものではありませんよね。嫌なことは午前中にさっさと終わらせてしまいましょう。残りの仕事は、きっと効率よく終わらせられるはずです。

いつもより15分早起きする

本来、人間は朝に日の出とともに起きて、日没とともに休むといった体内時計になっています。良い仕事を効率良く行うためには、こうした体内時計にリンクさせた朝型の生活にすることも大切です。

仕事前の身の回りの整理

もう一つ大切なのは、仕事をする環境を整理整頓することです。整理されていない環境で仕事をしていると、「あれ、どこだっけ」とか「必要だけど見つからない」などと、探しながら仕事をすることにもなり、非常に効率が下がります。仕事をする前には、しっかりと整理整頓しておきましょう。

仕事ができる人の特徴

実際に仕事ができる人の特徴を見てみましょう。意外と仕事の効率化に結びつかなさそうなことであっても効率化に貢献していることもあって面白いですよ。

目標設定がよくできている

一つは、「目標設定がしっかりとできている」ことです。

仕事をするうえでの現実的な目標を、短期的、中期的、長期的にそれぞれどのくらいの目標に達しているかといったことを明確に定めておいて、そのうえで仕事に取り組むととても効率良く行えます。

オンとオフをはっきり分ける

仕事とプライベートの区別はしっかりと分けましょう。充実したプライベートは、仕事にも良い影響と効率性をもたらしてくれますが、プライベートに仕事を持ち込み、区別があやふやな状態のままだと、どちらにも悪い影響がでてしまいます。この辺りは、以下の記事を参考にしてみてください。

新しいことに目を向ける

仕事ができる人というのは、自分が経験したことがないこと、知らないことを積極的に知ろうとします。新しいことを経験して知ることは、自分の幅を広げ、新たな視野を獲得することにつながります。

自分の中の軸がブレない

仕事ができる人の特徴として「自分の軸がぶれない」ということが挙げられます。軸というのはつまり、自分はこうする、といった基本方針のことです。これがしっかりしていないと、さまざまな情報によってやり方が変わったり、人に影響されたりします。

マルチタスクを避けている

仕事ができる人であっても同時に多くの仕事はできません。仕事ができる人は、同時にたくさんの仕事を抱えないように、優先度付けやスケジュール管理をしながら同時並行で行う仕事の数を減らしています。これは非常に大切なことです。

休日でもTo Doリスト

仕事ができる人は、何も仕事でだけスケジュールややることの管理をしているわけではありません。休日のプライベートでも、何をするのか、やるべきことをTo Doリストとして整理しています。プライベートを充実させるためには、これも有効なことです。

仕事効率化が与える影響

効率よく仕事をする、仕事の効率をアップさせることは、何も自分だけのメリットになるわけではありません。仕事効率化が与える影響を把握し、日々の生活の向上にもつなげていきましょう。

  • 自分の時間ができる
    より効率良く仕事ができるようになると、それだけプライベートにまわせる時間が増えます。家族との時間、趣味に費やす時間が増えることは、人生の充実にとっても非常に良いことです。

  • 評価の対象となる
    効率よく仕事ができる社員は企業にとっても有能な人材です。他の社員より早く効率よく仕事ができる社員は企業にとって高く評価されます。

  • 生産性が上がる
    これまでより効率よく仕事ができると、同じ時間にあげられる成果が増えます。そういった社員が増えれば、企業全体の生産性も向上します。

このように、仕事の効率化は個人のみならず企業にとっても良い影響を与えます。本記事で紹介した仕事効率化の方法をしっかり実践していきましょう