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スプレッドシート初心者の方へ
スプレッドシートをいざ使おうとしても、Excelと勝手が違うから難しいですよね。
そんなスプレッドシートの使い方がわからないあなた向けに、「これだけは知っておきたいという情報」をまとめました。これだけ知っておけば、あとはExcelの知識だけでも乗り切れます。ぜひチェックしてください。
スプレッドシートとは
スプレッドシートとは、Googleが提供しているオンライン表計算ソフトです。Excelも表計算ソフトの一つです。スプレッドシートは、Excelとほぼ同じと認識して問題ないでしょう。
表計算ソフトになる
スプレッドシートの主な機能は表計算です。Excelのように、関数を入力したりグラフを作ったりできます。
多くの関数はExcelと共通しており、スプレッドシートでも同じように使えます。スプレッドシートにない関数もありますが、逆にスプレッドシートにしかない関数もあります。便利なのでぜひマスターしましょう。
オンライン利用ができる
スプレッドシートの特徴に「オンラインで操作できること」があげられます。インターネットにつながっていればどのパソコンからでもアクセス可能。
そのため常時、しかもオンラインでデータを保存できます。最新データが保存されるので、パソコンが破損しても問題なし、さらには共同編集も可能です。
無料で使える
スプレッドシートは無料で利用できます。Googleアカウントさえあればすべての機能を使え、アカウント作成も無料。いくつアカウントを作ってもタダなので、アカウントを使い分けてもコストはかかりません。
スプレッドシートとExcelの違い
スプレッドシートとExcelはどちらも表計算ソフトで、多くの点で似通っています。大半の操作はどちらのソフトでも可能です。
では反対に何が違うのでしょうか。スプレッドシートの強みに注目しながら見ていきましょう。
同時編集
スプレッドシートは複数アカウントで同時に作業できます。
たとえば、一人がシートを編集すると同じシートを見ている他の人の画面上でも編集が反映されます。もちろん、共同編集している相手が内容を変更すれば、自分も画面上でも変更が反映されていきます。
Excelにもクラウドで操作できるシリーズが存在しますが、スプレッドシートはクラウドで操作するのがデフォルトで設定も不要です。
自動保存
スプレッドシートなら、編集するたびにデータが自動で保存されます。しかも、それぞれの変更は履歴として残っており、変更前の状態にも戻せます。
Excelも定期的に自動保存してくれますが、頻度はスプレッドシートほどではありません。
オンラインデータ
オンラインで編集したファイルは、そのままオンライン上に保存されます。自動で保存されるので「急に電源が落ちた」「間違えてサイトを閉じた」ケースでも、心配無用です。
スプレッドシートはGoogleドライブに保存されるので、パソコンの容量を圧迫しません。しかも、スプレッドシートはGoogleドライブの容量上限にも含まれません。つまり、シートは作りたい放題です。
スプレッドシートの基本操作
スプレッドシートの基本的な使い方について紹介します。応用的な使い方は下の記事を参考にしてください。
作成
2. 「新規」＞「Google スプレッドシート」をクリック
1. Google ドライブにログイン
Google ドライブにログインしましょう。Googleのアカウントを持っていないなら、この機会に作りましょう。無料なので、作っておいても損はありません。
2. 「新規」＞「Google スプレッドシート」をクリック
スプレッドシートを作成したいフォルダまで移動しましょう。移動できたら「新規」をクリックして、スプレッドシートを作ります。
「ここにファイルをドロップ」の付近で右クリックしてもプルダウンが表示される
続いて「Google スプレッドシート」をクリックします。
テンプレートがある場合のみ「＞」＞「テンプレートから」の順でクリック
この画面になれば、スプレッドシートが作成されています。
削除
2. 「削除」をクリック
1. スプレッドシートを右クリック
消したいスプレッドシートを右クリックしましょう。
2. 「削除」をクリック
表示されたプルダウンから「削除」をクリックします。これでフォルダから、スプレッドシートが削除されました。
しかし、まだGoogle ドライブからは削除されていません。ゴミ箱にスプレッドシートが移動しただけです。「完全に削除」したいなら、次の手順を踏んでください。ちなみに社内で利用している共有ドライブでは、権限によって完全に削除できないケースがあります。
4.対象のスプレッドシートを右クリック
5.「完全に削除」をクリック
3.「ゴミ箱」をクリック
左側の「ゴミ箱」をクリックします。
4. 対象のスプレッドシートを右クリック
完全に削除したいスプレッドシートを右クリックします。
5. 「完全に削除」をクリック
「完全に削除」をクリックします。完全に削除すると、そのスプレッドシートは以後二度と利用できません。気をつけましょう。
「復元」をクリックすれば、元のフォルダにスプレッドシートが復元される
スプレッドシートを開く2つの方法
スプレッドシートを開く方法は、大きく二つあります。
- Google ドライブから
- URLから
Google ドライブから開く
Googleドライブから開く場合は、まずスプレッドシートのあるフォルダまで移動しましょう。その後、アイコンをダブルクリックします。
URLから開く
スプレッドシートは、URLからも開けます。下の赤枠部分をあらかじめコピーしておきましょう。
URLをどこかにまとめると必要なときにすぐ開ける
スプレッドシートを開くときはURLにアクセスするだけです。Google ドライブより速く開けるので、頻繁に使うスプレッドシートはURLをどこかに控えておきましょう。
ファイル名変更
ファイルの名の変更はファイル名をクリックするだけです。クリックすると名前を自由に変更できます。
一度クリックすると変更できる状態に
入力が終わったら適当な場所をクリック
Googleドライブ上からも、名前を変更できます。
右クリック ＞ 「名前を変更」で変更可能
スプレッドシートをスマホで
スプレッドシートはスマホでも操作できます。前もって、スプレッドシートやGoogle ドライブのアプリをインストールしておきましょう。
操作できるとはいっても、パソコンほどはスムーズに操作できません。外出先やちょっとした時間で、編集する程度なら役に立つでしょう。
基本操作
「セルの選択」は1回タップ、「セルの編集」は2回タップです。
セルを選択した状態では、文字や関数の入力ができます。セルを編集する状態では、セルの上に黒地の選択肢が表示され、各種コマンドを実行できます。
2回タップすると、右クリックしたのと同じ動作になります。
関数入力
パソコンと同じように関数を入力できます。途中まで入力すれば予測変換に関数が表示されます。
スマホは英文字を入力しにくいので予測変換は助かりますね
下の画像は「B1セルをタップ」→「B1セルの右下をB8までドラッグ」の順で操作し、SUMの範囲を指定しています。
スプレッドシートを使った、おすすめの副業・在宅ワーク
自宅にいながら仕事ができる在宅ワークが注目されています。特に手軽にはじめられるデータ入力業務は、スプレッドシートやExcelを使っている方にはぜひおすすめしたいお仕事です。
データ入力の具体的な業務内容と、データ入力をはじめとする在宅の仕事を探せるおすすめサイトを紹介します。
データ入力の具体的な業務内容例
データ入力の仕事内容で多い依頼内容は以下の５つです。
- 契約書などの書類のデータ化
- 名刺や手書き伝票の入力
- 住所や電話番号などのリスト作成
- アンケート情報の集計
- 集計データのグラフ作成
これらの業務は、現在では外注スタッフや在宅ワーカーに依頼する企業が増えており、もっとも案件数が多い在宅ワークだと言われています。
関数の入力やグラフの作成を必要とする依頼からカンタンな入力だけの作業まで幅広い案件があります。副業や在宅ワークをしながら自分のスキルアップにもつなげられます。
データ入力の仕事内容や収入については、次の記事で詳しく説明しているのでぜひ参考にしてみてください。
スプレッドシートのその他機能
スプレッドシートの使い方を紹介しました。
パソコンでの基本操作や、スマホでの扱い方など、ぜひ知っておきたい情報ばかりです。頭に叩き込みましょう。
スプレッドシートのその他機能は、下の記事でチェックしてください。
