ワークフローシステムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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製造業界で活用できるワークフローシステムの主な機能
製造業では、複数の部門や拠点が関わる稟議・承認フローが日常的に発生します。紙やメールに依存したままでは時間やコストの無駄が生じやすく、業務全体の効率を妨げる要因となります。
ワークフローシステムを導入することで、承認プロセスをシステム上で統一管理でき、業務のスピードと精度の向上が可能です。次に、代表的な機能について解説します。
フロー設計・承認機能
製造業では製造ライン、品質管理、購買など承認ルートが複雑になりがちです。ワークフローシステムのフロー設計・承認機能を活用することで、組織に合わせた柔軟な承認ルートを構築できます。
段階的な承認や条件分岐を設定できるため、現場の実態に即したスムーズな意思決定が実現します。
フォーム作成・入力機能
申請内容を入力するフォームは、業務効率を左右する重要なポイントです。ワークフローシステムでは、ドラッグ&ドロップをはじめとする直感的な操作で申請フォームを作成でき、必要に応じて入力項目をカスタマイズできます。
紙やExcelによる申請書をデジタル化することで、記入ミスや情報の抜け漏れを防ぎ、申請内容の標準化を図れます。
申請・差し戻し・決裁機能
申請から承認、差し戻し、最終決裁までを一貫して管理できる点も大きな特徴です。申請状況がリアルタイムで可視化されるため、どの段階で承認が滞っているかを把握しやすくなります。
これにより、承認プロセス全体のスピードが向上し、重要な意思決定を迅速に行える体制が整います。
他システムとの連携機能
製造業の現場では、基幹システム（ERP）や生産管理システムとの情報連携が欠かせません。ワークフローシステムには、これらのシステムとデータを連携させる機能があり、入力の二度手間やデータの不整合を防げます。
たとえば、購買申請の承認後に自動で発注データを生成するといった、業務全体の効率化につながります。
運用・管理機能
ワークフローを継続的に運用するには、利用状況や承認にかかる時間を把握する仕組みも重要です。運用・管理機能により、承認ルートの改善や業務プロセスの見直しに役立つデータを収集できます。
管管理者はシステムを通じて業務の進捗を俯瞰し、ボトルネックを発見して最適なフローへと改善できます。
製造業界で活用できるワークフローシステムの機能
ワークフローシステムとは、書類の申請や承認、確認について一連の作業を電子化・効率化するサービスです。申請書類の作成機能や承認経路の設定、進捗状況の可視化機能などもあり、組織全体の業務効率化に役立ちます。
製造業界では、人手不足により限られた労働力でいかに生産性を上げるか、多くの企業が試行錯誤している状況です。
また、DXの遅れも指摘されており、競争優位の確立のため早急な業務自動化が求められています。
ワークフローシステムはこれらの課題の解決に有効であり、多くの製造企業にとって役立つ機能が数多く実装されているので、この機会に導入を検討してみましょう。
製造業界における稟議に関する課題
製造業界では、人手不足を背景とした労働環境の悪化に加えて、非効率な業務の存在や、作業フローの無駄が指摘されることも少なくありません。
さらに、DXの遅れも顕著であるためワークフローシステムによる改善が望まれます。
労働環境の悪化による過度な業務負担
製造業界では、少子高齢化による人手不足が進んでおり、長時間労働も慢性化している企業が多くあります。
入職者が退職者に比べて少ない傾向にあるため、徐々に業務に従事する人員が減っているところも少なくありません。既存従業員の承認・申請業務の負担は増しているのが現実です。
労働環境の悪化による業務負担により、心身に問題を抱える人材も出ているケースもあり、早急な対策が求められています。
DXの顕著な遅れ
製造業界はDXの浸透が他業界に比べて遅い傾向にもあります。製造業界は定型業務や業務に用いる書類、意思決定が多いため、DXによる業務自動化・効率化の影響が大きいといえます。
しかし、DXに積極的でない企業は珍しくないのも事実です。
デジタル技術が台頭する前から事業を営んでいる中小企業も多く、経営層がDXの必要性を感じている場合はたしかに存在します。
実際には、DXを進めるためのハードルが高く、DX化が進んでいない企業も多いことが現状です。
紙ベースの稟議システムがもたらす非効率性
DX化の遅れに伴い、多くの製造業企業ではいまだに紙ベースの稟議方法が主流です。
この従来の方法は、書類の紛失リスク、承認プロセスの遅延、大量の保管スペースの必要性など、さまざまな問題を引き起こしています。
書類の受け渡しに伴う時間のロスや、手書きによる記入ミスなども頻繁に発生し、業務効率の著しい低下を招いている点も課題です。
さらに、紙ベースのシステムでは過去の稟議内容の検索や分析が困難であり、データの有効活用ができないといった課題も抱えています。
複雑な承認プロセスによる意思決定の遅延
品質管理や安全基準に関する厳格な要件により、稟議の承認プロセスが必要以上に複雑化している傾向があるのも、製造業特有の課題です。
多段階の承認フローや、複数部門の合議が必要なケースも多く、ひとつの決裁に膨大な時間を要することがあります。
この複雑なプロセスは、迅速な意思決定を妨げ、ビジネスチャンスの逸失や市場変化への対応の遅れを招くことが懸念されるでしょう。
製造業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由
製造業界ではDXの遅れや、申請・承認フローの無駄・非効率といった問題こそありますが、ワークフローシステムを使えば解決できる可能性があります。
これらの課題が解決できる理由を、ワークフローシステムの機能や詳細とともに解説します。
業務の自動化による労働環境改善と負担軽減
ワークフローシステムは、申請・承認プロセスを自動化できるため、業務負担を大幅に軽減可能です。
反復的な作業や書類の作成・配布と時間のかかる業務を自動化することで、従業員は本来の業務に集中できるようになります。
また、承認プロセスの可視化により、進捗状況が明確になり、不必要な問い合わせや確認作業が減少します。さらに、モバイル対応のシステムであれば、場所や時間を問わず処理が可能となり、柔軟な働き方の支援もできるでしょう。
デジタル化の促進によるDX推進の加速
ワークフローシステムの導入は、製造業界におけるDX推進の重要な第一歩です。
紙ベースの業務プロセスをデジタル化することでデジタルリテラシーが向上し、ほかのデジタルツールの導入にも抵抗感が減少します。また、データのデジタル化により、業務プロセスの分析や改善が容易になり、継続的な業務最適化が可能です。
ネックとなりがちな導入ハードルについても、クラウドベースのシステムを選択することで、初期投資を抑えつつ最新のテクノロジーを活用可能です。
中小企業でも容易に導入できるため、段階的かつ効果的なDX推進が実現できます。
ペーパーレス化による業務効率の飛躍的向上
ワークフローシステムの導入により、紙ベースだった稟議システムのデジタル化が可能です。書類の紛失リスクが解消され、保管スペースの問題も解決するでしょう。
さらにデジタル署名や電子印鑑の活用により、承認プロセスが迅速化され、遠隔地にいる承認者でも即時に対応できるようになります。また、過去の稟議内容をデータベース化することで、検索や分析が容易になります。
承認フローの最適化による意思決定の迅速化
ワークフローシステムは、複雑な承認プロセスを簡素化し、最適化する機能を備えています。
条件分岐やパラレル承認など、柔軟な承認ルートの設定ができるだけでなく、案件の重要度や金額に応じて自動的に適切な承認者の割り当ても可能です。
また、承認者の不在時には代理承認者への自動転送機能により、プロセスの停滞を防ぎます。さらに、承認期限の設定や自動リマインド機能により、滞留案件を減少させ、全体的な処理速度の向上も可能です。
こうした複雑な承認プロセスのニーズに応えたワークフローシステムの機能により、意思決定のスピードが大幅に向上します。
おすすめワークフローシステムの比較表
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製造業界向けワークフローシステム9選比較
製造業界におすすめのワークフローシステムを紹介します。
コラボフロー
- パッケージ版とクラウド版を提供
- 簡単3ステップで思いどおりの帳票を作成
- 承認経路はパーツを並べるだけで完成
コラボフロー は、専門知識がなくても簡単にフォーム作りができるワークフローシステムです。申請・承認業務をデジタル化し、誰でも修正や変更が手軽にできます。
APIやほかの管理システムとの連携もスムーズで、販売管理や人事管理システム、工業・産業IoT、さらにクラウドERPのサービスにいたるまで、まとめて運用できることが魅力です。
SAML認証によるシングルサインオンにも対応しています。
30日間の無料お試しが可能で、操作手順や設定方法についてオンラインデモも受けられます。初めてワークフローシステムを導入する企業も安心できるでしょう。
eValue V Air ワークフロー
- ワークフローはガイドに従って設定するだけ
- 請求に対する振り込みや経費精算など多様な申請承認に対応
- 電子帳簿保存法に対応できるドキュメント管理機能
eValue V Air ワークフロー は、複雑なワークフローや多様な申請書類に対応できるワークフローシステムです。
全体の流れを見ながらガイドに従い、ステージを配置するだけで承認ルートを作成できます。
標準提供のサンプルフォームの利用や、独自の申請フォームの作成が可能なため、既存の紙帳票の電子化にも役立ちます。承認された申請内容は自動保存されており、過去の帳票をもとにした帳票作成や電子帳簿保存法に対応した管理も可能です。
ジョブカンワークフロー
- マウス移動とクリックだけの簡単操作
- 承認経路を柔軟に作成
- スマートフォンからも申請・承認可能
ジョブカンワークフロー は、場所を選ばず申請や承認作業ができるワークフローシステムで、組織の意思決定の高速化が可能です。製造業界をはじめ、さまざまな分野で広く導入されています。
システムも使いやすさが追求されており、初心者でも初期設定や申請書の作成が簡単にできるため、ITスキルが高くない職場でも問題ありません。
対応できる申請書の種類も幅広いだけでなく、承認経路も柔軟に設計が可能で、入力内容の自動制御で作業効率をアップできます。
30日間の無料お試し版が利用できるので、まずは使い勝手を確認してみましょう。
楽々WorkflowII
- パッケージ版とクラウド版を提供
- 申請文書ごとに承認経路を事前に複数設定可能
- Excelから画面作成
楽々WorkflowII は、ワークフローを簡単・スピーディーに実現できる電子承認・電子決済システムです。
オンプレミス版とクラウド版が利用可能で、環境にあわせてカスタマイズして利用できます。
申請業務はスマートフォン・タブレット端末からも可能で、稟議書や経費精算はもちろん、旅費の精算にも対応しています。会計システムとスムーズに連携できるので、経理部門の業務効率化も同時に実現可能です。電子帳簿保存法にも問題なく対応できます。
バクラク申請
- 押印申請や出張申請など幅広い稟議を一元管理
- 書類を読み取るAIで申請書の作成をサポート
- 申請金額や入力内容、役職などに応じ自動で承認経路を分岐
バクラク申請 は、稟議から請求書の支払いまで一気通貫でサポートするワークフローシステムです。
規定に合わせ柔軟に承認経路を設定でき、申請金額や入力内容に応じ承認経路や入力項目を自動で切り替え可能です。購買申請や支払申請など、多様な稟議申請のテンプレートも備えています。
契約書と稟議申請を紐づければ、照合作業にかかる手間を抑えられるほか、事前稟議と紐づけて予算消化率も管理できます。
X-point Cloud
- 使い慣れた書類デザインを電子化
- 検索や集計の機能も充実
- グループウェアと連携可能
X-point Cloud は、紙のような入力フォームを簡単に作成でき、申請・決済業務を電子化できるワークフローシステムです。
製造業をはじめとして、さまざまな分野の企業に導入されています。
使いやすい管理画面とノーコードによる承認ルートの設定が特徴で、グループウェアをはじめとした外部システムとのスムーズな連携も可能です。さらに多彩な検索機能を備えており、必要な書類を簡単に参照できます。
デモサイトや30日間の無料トライアル版も用意されています。
グルージェントフロー
- 連携したグループウェアの組織階層を自動反映
- ユーザー、組織、ロールで申請、承認の経路設計ができる
- 細やかな権限設定も可能
グルージェントフロー は、稟議の申請と確認・承認作業をシンプルな操作で効率化できる、クラウド型のワークフローシステムです。
申請フォームや承認フローはノーコードで作成できるほか、項目を選択して入力するだけで経路を設定できる手軽さも人気の理由です。導入にあたっては、ベンダーが組織の状況をヒアリングし、最適な提案をしてくれるので、まずは気軽に相談してみましょう。
Google WorkspaceやMicrosoft 365の拡張アプリケーションとして導入できるほか、細やかな権限設定も可能です。
WaWaFlow
- 大企業でも安心できる数千人規模の大人数にも対応
- プログラミングの知識不要で申請フォーム簡単作成
- スマートフォンから申請・承認が可能
WaWaFlow は、複雑な承認ルートでも、条件分岐で対応できるクラウド型のワークフローシステムです。プログラムの知識が不要で、簡単に申請フォームが作成できます。
さらに決済完了データを一括でCSV出力でき、ほかのシステムとのスムーズな連携が可能です。WaWaOfficeシリーズとは簡単に共同運用ができるので、すでに同シリーズを利用している場合は、追加で導入を検討することもおすすめです。
大容量クラウドを採用しているため、数千人規模での利用にも対応できます。そのため、スタートアップから大企業まで、幅広く利用できる汎用性の高さも魅力です。
無料体験の申し込みも可能なので、まずは機能性を確認してみましょう。
intra-mart
- 申請・承認処理以外の幅広い業務プロセス処理、既存システム連携にも対応
- 電子契約・電子サインサービスと連携
- ローコード開発による業務プロセスのデジタル化が可能
intra-mart は、現場で素早く導入できるワークフローシステムです。ローコードでさまざまな業務改善ツールを、同一のプラットフォーム上で利用できます。
業務プロセスのデジタル化や自動化に関する機能も充実しており、システム同士の連携による生産性の大幅な改善も可能です。オフィスワークをうまく電子化することで、意思決定のスピードは大きく向上します。
システムの導入だけではなく、ユーザーのDXをトータルサポートするプランも利用できるため、まずはサービスベンダーに問い合わせをしてみましょう。
【規模別】製造業においてワークフローシステムの導入で期待できる効果
ワークフローシステムは、業種や企業規模を問わず製造業で幅広く導入が進んでいます。特に承認プロセスが複雑になりやすい製造業においては、導入効果が明確に現れるケースが多くあります。
大手企業と中小企業それぞれにおいて導入によって期待できる効果を具体的に紹介します。
大手製造業で導入する場合
大手製造業では、部門横断的な稟議や複数拠点での承認が日常的に発生します。紙ベースやメールでの承認では処理が滞りやすく、業務スピードの低下が課題として挙げられることも多いでしょう。
ワークフローシステムを導入することで、各部門や拠点をオンラインでつなぎ、申請から承認までのプロセスを一元管理できるようになり、承認にかかる時間の大幅短縮や、製品開発や設備投資などの意思決定のスピードアップが期待できます。
また、システム上に承認履歴が残るため、内部統制や監査対応の効率化にも効果を発揮します。
中小製造業で導入する場合
中小規模の製造業においても、ワークフローシステムの導入効果が期待できます。
たとえば、人員が限られるなかで、稟議や経費申請の処理を紙やExcelで行っている場合は、担当者に業務負荷がかかり申請漏れや承認の遅延が課題として挙げられるでしょう。
ワークフローシステムを導入することで、申請内容をシステムで標準化でき、入力ミスや書類紛失のリスクの軽減が期待できます。
さらに、承認状況がリアルタイムで可視化されることで、経営層が迅速に判断できる体制が整い、日常業務のスピード向上とともに従業員の負担軽減にもつながるでしょう。
製造業界向けワークフローシステムで申請から承認までを効率化
ワークフローシステムは、申請・承認プロセスの自動化や業務の可視化ができます。製造業界で労働環境の悪化や非効率な業務フローに悩んでいる場合におすすめです。
さらに、ワークフローシステムでは業界問わずデータ分析機能や柔軟なカスタマイズ機能で継続的な業務最適化ができるメリットもあります。長期的な業務効率化につながるでしょう。
製造業界向けワークフローシステムを導入する際には、品質管理や安全基準に関する特殊な承認フローに対応できる柔軟性がポイントです。ほかにも、生産管理システムとの連携機能が搭載されているか確認し、製造業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。
ワークフローシステムの詳細については、次の記事で紹介しています。機能をさらにくわしく知りたい場合は、参考にしてみてください。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
また、製造業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。
